Sistema de Gestão Educacional: por que utilizá-lo na sua instituição de ensino?

Um significativo aliado das instituições de ensino, o sistema de gestão educacional tem como propósitos principais: trazer agilidade ao dia a dia, otimizar o tempo, organizar as finanças e mensurar a performance das atividades.

A maioria das pessoas sabe que a educação é essencial para a evolução da sociedade. Mas a verdade é que poucas conhecem a expressiva complexidade dos bastidores das instituições de ensino.

Se você é o responsável pelo funcionamento de uma dessas instituições e vive à procura de soluções que facilitem os fluxos e os processos acadêmicos, saiba que um bom sistema de gestão educacional é uma peça fundamental.

Ao longo deste artigo, nós vamos esclarecer qual é a função desse sistema e como se deve empregá-lo bem no setor educacional. Você conhecerá também as vantagens que a automatização traz para todos os envolvidos em uma unidade de ensino, seja uma escola, seja uma faculdade, seja uma universidade, e será convidado a refletir sobre o cenário da educação contemporânea e acerca dos seus desafios.

Nós esperamos contribuir para que você perceba o potencial desses sistemas e para que os empregue como poderosos aliados!

O que é um sistema de gestão educacional?

Um sistema de gestão educacional (SGE), também conhecido como um sistema de gestão acadêmica (SGA), é um software de gerenciamento de informações direcionado às instituições de ensino. Trata-se de uma solução que automatiza os processos internos de escolas e de Instituições de Ensino Superior (IES), facilitando o monitoramento do dia a dia acadêmico.

Ele também melhora o serviço de atendimento aos estudantes e reduz os custos operacionais, já que substitui os fluxos impressos e manuais por funções automáticas. Com esse sistema, a emissão e o pagamento de boletos, os agendamentos das aulas, o acompanhamento de notas e as demais consultas passam a ser executadas on-line, por meio de processos em uma plataforma.

Sabe aquela solicitação de documentos de um aluno? Com um bom sistema de gestão, a tarefa é desempenhada em poucos segundos.

É claro que existem softwares e aplicativos menores para automatizar cada um dos processos acadêmicos, mas engajar soluções fragmentadas e, por vezes, conflitantes, pode complicar ainda mais o que, por si só, já é complexo. Um sistema de gestão acadêmica unifica e controla os diferentes fluxos, simplificando o funcionamento de cada um deles e, por consequência, da própria instituição.

No entanto, o que isso significa na prática para cada ator e para cada setor envolvidos no cotidiano de uma instituição de ensino?

Gestores

Para os gestores, esse sistema se traduz em agilidade na comunicação com os estudantes e na padronização das resoluções de entraves ligadas à situação financeira individual e à vida no campus.

Além disso, com a automação dos processos e com a minimização de erros e de perdas de informações, os gestores e os coordenadores ficam livres para focar a expansão da instituição. Assim, podem monitorar as tendências dos cenários nacional e internacional e elaborar estratégias de captação de novos alunos.

Vale dizer que os sistemas de gestão educacional costumam ter um portal específico para os gestores, com indicadores e com gráficos que mostram o desempenho de cada curso oferecido, seja ele de graduação, seja ele de pós-graduação, seja ele EAD, seja ele técnico. A evasão e a inadimplência, por exemplo, são fenômenos facilmente mensuráveis com esse recurso.

Um sistema de gestão, então, viabiliza a análise da relevância de cada componente isolado da instituição, mas também de sua performance como um todo.

Professores

Como o sistema providencia um portal exclusivo para o corpo docente, os professores têm mais autonomia e mais agilidade ao publicar e armazenar os planos de aulas, as relações de presença e de ausência, as avaliações e as notas. O mesmo vale para trocar experiências e materiais de apoio.

Centralizar essas informações e recursos permite que eles obtenham uma visão mais clara e detalhada do desempenho de suas turmas e dos alunos. Vale lembrar que o sistema registra e monitora também as horas-aula do corpo docente, permitindo um melhor controle de sua carga horária.

Estudantes

Com um portal específico para atender às suas demandas, os alunos de Instituições de Ensino Superior mantêm um melhor controle sobre os seus compromissos acadêmicos e financeiros. Basta um clique para ter acesso a serviços e a operações relativas a notas, prazos, faltas, listas de leitura, reposições, mensalidades etc.

Atividades complementares, como estágios e monografias, também podem ser controladas virtualmente. Ademais, as suas informações podem ser armazenadas.

Para estudantes de EAD, essa funcionalidade é especialmente valiosa. Afinal, na maioria dos casos, eles estão distantes e impedidos de se deslocar até o campus para resolver pendências rotineiras.

Setor acadêmico

O trabalho administrativo que faz parte do cotidiano de uma instituição de ensino — recebimento, processamento e encaminhamento de toda a documentação relativa às atividades estudantis e organizacionais — é sistematizado e automatizado. Isso permite que a equipe foque os seus esforços e o seu tempo em fornecer o suporte necessário para os professores e para os alunos.

Setor financeiro

O mesmo ocorre com o setor financeiro. A automação desses fluxos gera informações e relatórios em tempo real sobre o faturamento, a inadimplência, as despesas e outros. As dúvidas, as pendências e as requisições dos alunos ou dos responsáveis passam a ser resolvidas com mais rapidez e precisão.

Outro benefício nesse sentido é que a negociação de mensalidades atrasadas e de dívidas também pode ser feita diretamente pela plataforma, que gera automaticamente diferentes planos de pagamento para o aluno escolher.

Em resumo, podemos dizer que um sistema de gestão voltado ao segmento educacional revoluciona o modo como a educação é trabalhada pela instituição. Quando empregado em uma unidade de ensino, as suas funcionalidades permitem que os gestores, os alunos e a equipe pedagógica canalizem a energia para a melhoria da interação humana, do ensino e da aprendizagem.

Comparativo

Imagine os processos internos de uma universidade ou de uma escola como um sistema de irrigação, no qual o fluxo contínuo da água depende da desobstrução dos canos e dos caminhos. Fica fácil visualizar que um sistema sem gargalos e sem obstáculos será muito mais produtivo e funcional, certo?

A água, nesse cenário, é o próprio funcionamento da instituição. Quando a gestão não é automatizada, há entraves, custos de manutenção, perdas de informações e desperdícios de tempo e de recursos. Com a implementação do sistema, todos os processos passam a fluir de forma contínua, ordenada e padronizada.

Escopo e funcionalidades

O escopo e as funcionalidades dos sistemas dependem do tamanho e da complexidade da organização contratante. As instituições menores, com menos alunos e processos mais simples, certamente requerem configurações diferentes de grandes universidades com múltiplos polos.

Então, alguns fornecedores oferecem essa possibilidade: o sistema pode ser configurado para atender a diferentes níveis de complexidade. Há, ainda, a oportunidade de customizar o software em uma série de detalhes, para que ele esteja adequado ao fluxo de trabalho da instituição e atenda com excelência a cada uma de suas necessidades.

Qual é a diferença entre sistema de gestão educacional e ERP?

Agora que já esclarecemos o que é um sistema de gestão educacional, vamos compará-lo ao ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais. O ERP também é um sistema de gestão nascido na indústria e voltado, inicialmente, para o gerenciamento do processo produtivo.

Os ERPs automatizavam todos os processos ligados à produção, desde a aquisição de insumos para a atividade-fim até a atividade-meio, com o foco na gestão empresarial administrativa e financeira. Ficam excluídas, em geral, do ERP, as atividades de chão de fábrica.

Como exemplo, uma montadora de automóveis utiliza um ERP para as tarefas administrativas e financeiras e um programa específico de chão de fábrica com toda a robótica envolvida na montagem e no controle de qualidade de veículos, ou seja, na sua atividade-fim.

É o programa de chão de fábrica que determina a qualidade e o sucesso do veículo produzido, então, é lá que está a inteligência da atividade-fim. Paralelamente, o ERP otimiza e traz eficiência aos processos administrativos, controlando os custos, a gestão de pessoal e as vendas, por exemplo.

Proposta compartilhada, focos distintos

As propostas desses dois sistemas — ERP e de chão de fábrica — são complementares. Afinal, enquanto um otimiza e controla a qualidade da atividade-fim, o outro otimiza a atividade-meio.

O sistema de gestão acadêmica tem as suas funcionalidades voltadas para o gerenciamento dos processos educacionais, especialmente no que diz respeito à comunicação e à interatividade entre o aluno e a instituição. O seu foco é na atividade-fim da instituição de ensino.

Portanto, o sistema de gestão acadêmica funciona como o “chão de fábrica” da instituição de ensino, sendo a sua função complementar àquela dos ERPs. Uma fábrica com um sistema produtivo ruim, provavelmente, vai gerar insumos de baixa qualidade, com um custo operacional alto e uma rentabilidade reduzida. Isso também é o que acontece quando você tem um sistema de gestão acadêmica ineficiente.

Qual é a importância de um sistema de gestão educacional para escolas e para IES?

Você deve saber que o volume de dados gerados no dia a dia de uma instituição de ensino é muito grande. Com frequência, quando a informação não é processada e armazenada corretamente, essa avalanche sobrecarrega o departamento acadêmico ou a secretaria e impacta o setor financeiro, gerando gargalos que dificultam — e até impedem — o funcionamento das outras áreas da unidade.

Com um sistema de gestão educacional, essas informações ficam digitalizadas e organizadas. Elas podem permanecer armazenadas em nuvem ou em um servidor dentro da própria instituição, e podem ser utilizadas para gerar relatórios e análises precisos, servindo como suporte em vez de representarem um empecilho.

Lembra-se da comparação com o sistema de irrigação? Em uma instituição de ensino, todos os terrenos ou setores dependem do fluxo contínuo de informações, sendo que um represamento indevido de dados gera problemas que afetam a saúde de toda a instituição.

Determinados fenômenos, como a evasão, quando não compreendidos e sanados em sua raiz, impactam o setor financeiro e dão origem a outros impasses. Exemplos são a falta de investimento em infraestrutura e em recursos didáticos.

Sem um software que faça uma gestão eficaz da parte operacional de uma instituição de ensino, muitas oportunidades são perdidas e muito tempo também é desperdiçado. Além disso, os processos sem padronização geram resultados erráticos e insatisfatórios, que levam a uma compreensão imprecisa e até equivocada da situação.

Essa desorganização, ao longo do tempo, resulta em perda de alunos e de colaboradores, além de desperdícios de recursos que, de outra forma, poderiam ser investidos em melhorias. A instituição perde credibilidade e fica estagnada.

Dessa maneira, ela até pode se manter no mercado durante algum tempo, mas consumirá esforços e recursos dezenas de vezes maiores do que o necessário.

A utilização de sistemas de gestão educacional com as melhores práticas de mercado, a automação e a inteligência de processos é o futuro das instituições de ensino. Continuar a empregar atividades manuais e negligenciar o potencial desses softwares é optar por se manter obsoleto.

Quais são as principais diferenças entre uma gestão educacional obsoleta e outra moderna?

Muitos dos aspectos principais que distanciam uma gestão educacional moderna de uma já obsoleta foram pontuados até aqui. Contudo, há algo importante a se ter em mente.

Ainda que haja diversos elementos de peso, é a captação de alunos (e, naturalmente, a gestão da permanência) que representa o elemento central para o crescimento de uma instituição de ensino. Logo, é fundamental que haja um empenho por parte da unidade não apenas no sentido de captar novos discentes.

O propósito é também mantê-los pertencentes ao quadro regular. É justamente nesse contexto que se tornam mais visíveis as distinções entre ambas, pois resultados positivos nesse sentido apenas serão possíveis se houver um sistema de gestão educacional que esteja atualizado e que seja simplificado e célere.

Afinal, facilidade e rapidez são dois fatores que funcionam como atrativos tanto para os alunos quanto para os responsáveis, quando cabível. Então, em uma era em que, cada vez mais, a tecnologia está presente e atuante, não dispor de uma solução verdadeiramente eficaz pode gerar reflexos negativos na reputação da instituição.

O mesmo vale quando há uma insistência em preservar a gestão educacional como uma atividade predominantemente manual e obsoleta, tornando os processos relativos a ela de difícil manejo e excessivamente burocráticos. Isso impacta a imagem da unidade perante a comunidade acadêmica.

Quais são os pré-requisitos de implementação de um sistema de gestão educacional em uma instituição de ensino?

Sistemas de gestão acadêmica podem ser implementados em vários segmentos da educação, como Ensino Superior, Básico e Técnico. Também não há restrições quanto ao número de alunos, podendo o sistema ser empregado para instituições de grande, médio e pequeno porte.

Seja qual for a natureza, o tamanho e a complexidade de sua unidade, para implantar um sistema de gestão é preciso haver planejamento. Os processos de contratação, customização e implementação costumam levar alguns meses e é essencial se certificar de que os alunos e os colaboradores sofrerão o menor impacto possível.

Além disso, é preciso estabelecer um diálogo com o fornecedor do software no intuito de delinear a opção e as funcionalidades mais adequadas à realidade da instituição. Normalmente, há custos de instalação do sistema, além de uma taxa mensal por sua utilização.

As equipes de gestão devem ser envolvidas no planejamento, pois são esses profissionais que vão personalizar o sistema de acordo com as especificidades da unidade. Ademais, zelarão para que o sistema esteja sempre funcional.

A questão da escolha do processamento e do armazenamento em nuvem ou em servidor local, por exemplo, precisa ser esclarecida. Isso porque ela definirá como o sistema será gerenciado pela instituição.

A nuvem provê uma série de facilidades que fazem com que a sustentabilidade da operação fique por conta do fornecedor, reduzindo o custo de propriedade e desobrigando a instituição de contar com técnicos especializados. Com isso, a equipe do cliente pode ficar focada no negócio.

As etapas de implementação

Geralmente, a implementação de um sistema de gestão acadêmica passa por seis etapas:

1. planejamento, seleção de requisitos e consideração dos impactos;
2. seleção do sistema mais adequado;
3. personalização de suas funcionalidades e características;
4. implantação do sistema;
5. treinamento dos colaboradores em relação à sua usabilidade e aos procedimentos necessários;
6. utilização e incorporação do produto na rotina da instituição.

É importante destacar que esses procedimentos são passos iniciais e de reconhecimento. À medida que o sistema for testado no dia a dia pelos usuários (alunos, docentes e demais colaboradores), novas possibilidades de uso vão sendo identificadas.

O que pode dar errado?

A implantação do software e a automatização de processos manuais podem demandar um período de aprendizagem e de adaptação aos novos processos. Como consequência, isso pode gerar insegurança.

Essa sensação, porém, é tão natural quanto passageira. Isso é especialmente verdadeiro se levarmos em conta que o ser humano costuma ser resistente a mudanças, ainda que elas sejam claramente vantajosas.

Como gestor, é sua responsabilidade dialogar com as diferentes equipes — os novos usuários do sistema — no intuito de superar essa barreira inicial e de facilitar a adaptação. O fim também deve ser promover o melhor aproveitamento possível de cada funcionalidade.

No entanto, fique atento: se a instituição optar pela utilização do sistema em nuvem, você não precisará se preocupar com a infraestrutura, com as necessidades e com os gargalos de crescimento. Esses detalhes, é claro, deverão ser analisados na etapa de planejamento, a fim de evitar surpresas, uma vez que o sistema esteja operante.

Quais são os principais desafios da gestão educacional e como uma solução moderna pode ajudar a superá-los?

Considerando que vivemos uma era de hiperconexão, naturalmente, as metodologias e abordagens inerentes ao âmbito educacional precisam acompanhar as transformações. Da mesma maneira que já não é viável evitar a recepção às novas tecnologias, é imprescindível inserir o aluno no centro do processo de ensino-aprendizagem.

Com isso, consequentemente, algumas alterações passam a ser necessárias na dinâmica da sala de aula. Além disso, é claro, a forma como a prática educativa passa a ocorrer também sofre modificações e o modelo de avaliação requer uma revisão. Nesse contexto, a gestão educacional passa a lidar com alguns desafios, como:

• a consequente descentralização da sala de aula, já que, atualmente, as aulas podem acontecer nos mais diversos ambientes, o que traz à tona a necessidade de descentralizar também a gestão, de forma que é preciso entender como coordenar todos os espaços de modo democrático;
• a manutenção do engajamento dos alunos, afinal, com o surgimento de um sem-número de recursos que tornam o conhecimento acessível na palma da mão (quase literalmente, por meio, por exemplo, de tablets e de smartphones), se a instituição de ensino não estiver antenada e disposta a fazer das inovações grandes aliadas, até mesmo os índices de evasão escolar podem aumentar;
• a fundamentação da gestão em dados, de modo que, na prática, essa atividade não se limite apenas à implementação de softwares robustos e que integrem as práticas pedagógicas e administrativas, mas que exista verdadeiramente uma tomada de decisões que se fundamenta nos dados gerados por tais ferramentas.

Tais objeções, contudo, podem ser facilmente superadas com a adoção de uma solução moderna, completa e disponível 24 horas ao dia para trazer inovação aos seus processos e otimizá-los. Com diversas funcionalidades que se adaptam às suas necessidades, um bom sistema de gestão educacional é a chave para driblar os entraves da transformação digital.

Qual é a tendência da automatização em nossa sociedade?

Chegou o momento de refletir sobre o contexto histórico em que vivemos e sobre como as instituições de ensino podem se beneficiar da revolução tecnológica que está acontecendo. Nossa sociedade caminha em direção à completa automatização de processos burocráticos e à digitalização de informações.

Vemos isso acontecendo nas esferas privada e pública e nos mais diversos setores, como saúde, educação, economia e política.

Em breve, não fará mais sentido imprimir as páginas de um contrato e enviá-lo pelos Correios, pois é infinitamente mais rápido e eficaz compartilhar o documento em outros mecanismos, como o Google Drive, ou simplesmente encaminhá-lo por e-mail.

Ademais, em tempos de leitura de códigos de barras pelo celular, quem terá tempo e disposição para pagar fisicamente um boleto? Hoje, grande parte da população tem acesso a dispositivos eletrônicos, como notebooks, tablets e smartphones, e é provável que, em pouco tempo, haja uma democratização ainda maior de tais recursos.

Assim, é fácil perceber que há uma tendência para a automatização, simplesmente porque ela facilita o nosso cotidiano. Inclusive, ela permite que dediquemos o nosso tempo e a nossa energia a atividades que exijam criatividade e capacidade analítica.

É claro que não haverá uma completa substituição de um por outro, do manual pelo automatizado. Contudo, existirá, sim, uma integração entre o intelecto humano e o potencial tecnológico.

O diferencial de cada geração

Um fator que deve ser considerado pelas instituições de ensino tem a ver com as gerações que ocupam atualmente os lugares nas escolas e nas universidades.

A geração Z, também conhecida como nativos digitais, nascida entre o final dos anos 1990 e 2010, é assim chamada por conta de sua familiaridade com os dispositivos tecnológicos. Esses jovens não conhecem e não conseguem conceber uma vida sem internet, sem conectividade e sem as facilidades viabilizadas por esses mecanismos.

A relevância de qualquer instituição para eles é medida em termos de tecnologia, justamente por conta do potencial que ela tem para facilitar o cotidiano e acelerar processos. Os dispositivos móveis parecem uma extensão do corpo dos jovens de hoje, assim como o perfil nas redes sociais funciona como uma extensão de sua identidade.

O ambiente virtual é a realidade na qual essa geração investe grande parte de seu tempo. Assim, é completamente natural para um estudante nativo digital acompanhar suas notas e avaliações pela tela de um smartphone.

Materiais didáticos não impressos (como vídeos, tutoriais, webinars, jogos e exposições interativas de conteúdo) estão, aos poucos, substituindo livros e apostilas. Da mesma forma ocorreu com os buscadores virtuais, como o Google, que substituíram as enciclopédias.

Tendo uma boa conexão com a internet, é possível acessar rapidamente uma imensa quantidade de informações. Essa dinâmica, por si só, já muda a maneira como a educação é feita.

O papel das instituições de ensino

Isso tudo mostra que as instituições, especialmente as voltadas para o ensino, não podem ignorar a evolução no modo como a interação entre as pessoas e os recursos materiais e virtuais acontece.

Além disso, é bom ter em mente que as transformações não vão parar por aqui. Imagine o que será preciso alterar para acomodar as necessidades cognitivas da próxima geração, que está sendo chamada de Alfa?

O papel de quem trabalha com educação é viabilizar a manifestação do potencial intelectual dos mais jovens, garantindo que o terreno esteja fértil para o aprendizado das futuras gerações e para a construção de conhecimento. Reflita: como a sua instituição poderá fazer isso se estiver presa a metodologias e tecnologias ultrapassadas?

Essa evolução não é apenas tecnológica. Ou melhor, a evolução tecnológica não acontece isoladamente.

Ela reflete uma mudança de comportamento e de pensamento em âmbito global. O que a desencadeou foi, justamente, a vontade humana de vencer obstáculos e pavimentar seu caminho em direção a uma vivência mais produtiva, livre de burocracias e de desperdício de tempo e de recursos.

Como consequência, hoje, todos nós pensamos de acordo com essa lógica. Por isso, temos a sensação de que os dias são mais acelerados do que em outras décadas.

Baixamos aplicativos que facilitam as nossas atividades diárias, que monitoram a nossa produtividade em casa, nos estudos e no trabalho, e que nos colocam em contato com uma infinita rede de informações.

Assim, no contexto de uma instituição de ensino, a adoção de um sistema de gestão automatizado reflete o interesse de fazer parte dessas transformações, que não são apenas tecnológicas. Na verdade, são também comportamentais.

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo, que teve como objetivo explicar a natureza do sistema de gestão acadêmica, a sua relevância no cenário atual, bem como os benefícios que ela pode trazer para uma instituição de ensino.

Como você pôde ver, a proposta desse sistema é automatizar e organizar os processos internos de uma instituição, facilitando a comunicação e o atendimento ao aluno.

Do ponto de vista dos gestores, uma solução assim facilita também a tomada de decisão e o monitoramento do desempenho dos seus colaboradores e dos discentes, já que fornece indicadores precisos de performance.

Outro ponto abordado foi a diferença entre esse sistema e o conhecido como ERP. Apesar de compartilharem algumas funcionalidades e objetivos, esses programas são voltados para públicos e processos distintos.

Antes de escolher e implementar o sistema, é necessário se planejar e estabelecer um diálogo com o fornecedor da tecnologia. O intuito é chegar à solução mais adequada às necessidades da sua instituição.

Por fim, você refletiu sobre o momento histórico que estamos vivendo e pôde perceber que a integração entre processos automatizados e manuais é uma tendência global. Nesse contexto, adotar um sistema de gestão educacional significa acompanhar essa evolução e se manter relevante frente às novas gerações, cada vez mais familiarizadas com a tecnologia.

As informações deste artigo ajudaram você a compreender por que um sistema de gestão acadêmica com as melhores práticas pode ser uma boa ideia para a sua instituição de ensino? Então, que tal compartilhá-lo nas redes sociais? Assim, você permitirá que outras pessoas também conheçam os benefícios desse sistema automatizado!