Gestão escolar e as novas tecnologias: entenda mais sobre essa relação!

Se, anos atrás, os recursos digitais eram ferramentas alternativas para a realização do projeto pedagógico, na atualidade eles são elementos-chave nas estratégias de ensino.

No que tange à gestão escolar, ela jamais poderá ser dissociada das atividades educativas, portanto, também precisa agregar o desenvolvimento tecnológico às suas rotinas. Isso acontece porque a tecnologia tem, entre suas máximas, organizar e facilitar os processos, estreitar a comunicação, favorecer a gestão do tempo e maximizar resultados.

Nesse sentido, integrar a gestão escolar e as novas tecnologias desburocratiza tarefas ― geralmente repetitivas ― e permite a criação de um mindset de crescimento, tanto do ponto de vista pedagógico quanto mercadológico.

Que tecnologias podem ser associadas à gestão escolar e quais são seus benefícios para o cotidiano institucional? Continue a leitura deste artigo e descubra!

Quais são as inovações tecnológicas para a gestão escolar?

As inovações tecnológicas para a gestão escolar incluem inúmeras ferramentas em praticamente todas as áreas. Vamos mostrar algumas e como elas contribuem para a otimização de todo o trabalho, incluindo a gestão global da instituição.

Ferramentas de captação de alunos

As ferramentas de captação de alunos são aplicativos utilizados nas estratégias de marketing digital para direcionar as ações ao público-alvo desejado, estabelecer uma comunicação eficiente nos canais mais utilizados, traçar metas eficientes, automatizar ações e controlar as verbas de campanha. Alguns exemplos são:

• captação de alunos via mídias sociais com automação de marketing;
• análise de SEO (Otimização para Mecanismos de Buscas) para marketing de conteúdo;
• CRM (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) educacional para controle, captação e retenção de alunos.

Sistema de gerenciamento de Recursos Humanos

É um conjunto de aplicativos para gerenciar Recursos Humanos e processos relacionados ao ciclo de vida de professores e funcionários. O sistema de RH oferece uma série de ferramentas voltadas a necessidades como:

• gestão de todas as etapas de processos seletivos;
• criação de organogramas;
• emissão de folhas de pagamento;
• gestão de desenvolvimento do colaborador;
• relatórios de ponto, horas extras e folgas.

Sistema acadêmico

O sistema acadêmico reúne as principais informações relativas às rotinas estudantis. Ali, estão incluídos os prontuários dos alunos, planos de aulas, notas, faltas, calendário de provas, entre outras informações.

Além de ser integrada ao setor administrativo, essa ferramenta tem funcionalidades vinculadas à área do aluno no portal institucional e serve como importante meio de comunicação com familiares e responsáveis, além de auxiliar na organização dos próprios alunos.

Sistema financeiro

Com um sistema de gestão financeira eficaz, a instituição consegue uma visão clara de todas as suas transações e movimentações financeiras. Algumas das principais funções incluem:

• integração com bancos e financeiras;
• criação automática de boletos;
• avaliação de fluxo de caixa;
• verificação das contas a pagar;
• planejamento orçamentário;
• gestão de inadimplência;
• criação de painéis de status financeiros;
• geração de dados relevantes sobre a situação financeira.

Como um sistema de inteligência educacional pode associar todas essas informações?

Como você viu, são inúmeras as ferramentas que podem ser utilizadas em favor de uma gestão escolar otimizada. Por outro lado, quando esses sistemas atuam isoladamente, a gestão escolar fica impedida de ter uma visão holística da instituição em tempo real.

O sistema de inteligência educacional, por sua vez, permite que a instituição reúna, em um só ambiente, todos os processos-chave da instituição com fluidez, organização e de maneira unificada.

O Lyceum é um excelente exemplo de solução para gestão escolar. Sua arquitetura garante plataformas amigáveis, segurança das informações e facilidade de integração com outros sistemas. Tudo para que você, gestor, enxergue sua instituição de maneira global e personalizada. Descrevemos abaixo os pilares do Lyceum.

Captação

Portais responsivos para que sua instituição possa captar alunos via Internet. São eles:

• loja virtual — faça a venda online de cursos livres;
• processo seletivo — ambiente para realização de todas as etapas de vestibulares;
• admissão — site para recepção de novos alunos, desde agendamento de visitas até a matrícula.

Portais online

Os portais online têm a função de conectar alunos, secretaria, professores e coordenadores.

• Portal do aluno: voltado à vida acadêmica e situação administrativa. Permite solicitações pessoais, além de realizar o processo de matrícula e rematrícula.
• Portal do docente: o professor organiza as informações de suas turmas, faz a gestão das disciplinas e solicita serviços administrativos.
• Portal do coordenador: área específica para o coordenador gerenciar as informações das turmas, com recursos idênticos aos dos professores.

Secretaria virtual

Nessa plataforma são realizadas todas as operações relacionadas à vida do aluno na instituição. As principais funcionalidades são:

• matrícula e rematrícula — feitas tanto pelo setor quanto pelo aluno ou responsável financeiro;
• movimentações — cancelamentos de matrícula, trancamento de disciplinas e cursos e registro de desistentes;
• atendimentos — registro de todas as informações acadêmicas e financeiras do aluno, contatos, eventos com os alunos etc.

Gestão

O sistema reúne tanto o universo acadêmico quanto administrativo-financeiro em uma única solução.

• Acadêmico: organização dos cursos, execução do projeto pedagógico, avaliação do desempenho acadêmico — desde a captação até a conclusão do curso.
• Administrativo: possibilita uma visão holística da instituição, com o objetivo de ampliar os resultados de mercado, a sustentabilidade, superavit e viabilidade.
• Financeiro: reúne as principais ferramentas de gestão financeira para uma atuação estratégica.

Outros recursos

Além dessas plataformas, você pode acrescentar plugins e extensões, como:

• acervo digital;
• boletos registrados;
• cartão de crédito;
• chatbot;
• gestão da aplicação;
• integração ava;
• integração ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa);
• nota fiscal eletrônica.

Quais são os benefícios de uma gestão escolar otimizada?

Adotar a tecnologia na gestão escolar permite melhorar os processos acadêmicos e focar no corebusiness da instituição. A geração de um grande volume de dados fornece, à gestão escolar, insumos para uma avaliação clara dos pontos fortes e fracos da instituição, e eles servem de base para uma tomada de decisão estratégica.

Ainda, se sua instituição está focada no aluno, é preciso avaliar o desempenho pessoal dos estudantes e seu nível de engajamento com a instituição. O objetivo é entender cada realidade e propor um diagnóstico precoce de possíveis problemas, bem como garantir um relacionamento positivo e amigável, tanto com os estudantes quanto com seus familiares.

Por fim, mas não menos importante, está a economia. Com a tecnologia, é possível eliminar grandes quantidades de materiais de escritório e até equipamentos, o que gera diminuição da despesa mensal com esses recursos outrora essenciais.

Quais são os desafios do uso da tecnologia na gestão escolar?

Abraçar a transformação digital é um desafio para as instituições de ensino, pois envolve uma ampla mudança cultural e uma familiarização de toda a comunidade escolar, dos funcionários às famílias.

Com isso, é preciso investir primeiramente em capacitação profissional para que todos os colaboradores e professores dominem as ferramentas. Em seguida, os alunos e familiares precisam ser envolvidos no processo, afinal, a dinâmica das atividades pedagógicas e administrativas será significativamente modificada.

Além disso, não é possível deixar de lado os custos iniciais de implantação das ferramentas de tecnologia. Ainda que a maioria dos serviços utilize a chamada cloud computing technology (tecnologia de computação em nuvem), provavelmente algumas aquisições importantes e atualizações de computadores deverão ser feitas.

Em último lugar, é preciso pensar na segurança de dados. Com o boom das tecnologias online, cada vez mais estão acontecendo invasões e sequestros de dados que levam a golpes e crimes de todo tipo, especialmente financeiros. Logo, sua instituição precisa garantir a integridade dos dados dos alunos, bem como atender às normas de transparência e segurança previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de evitar qualquer problema jurídico.

Você acabou de conhecer a relação entre gestão escolar e as novas tecnologias. Viu algumas das principais ferramentas utilizadas hoje e alguns dos desafios a serem vencidos. Também apresentamos um resumo das principais funcionalidades do Lyceum.

Agora, fica uma pergunta: você deseja otimizar sua gestão e, definitivamente, ter uma instituição que responde às necessidades da educação no século XXI? Então, aceite nosso convite e entre em contato conosco para ver como as soluções do Lyceum pode dar as respostas que você espera!