Otimize o processo de matrículas com um sistema de gestão educacional
Para que o aluno consiga resolver suas solicitações com rapidez e simplicidade, é importante que a IES invista na automatização de seus processos. Além de garantir um melhor atendimento ao aluno e também maior liberdade e mobilidade para requisição de serviços, adotar um sistema de gestão educacional de mercado otimiza o processo de matrículas e permite acompanhar a trajetória acadêmica do estudante.
Entenda no texto o que é um sistema de gestão, seus principais benefícios e como essa ferramenta auxilia o processo de matrículas da sua instituição. Continue a leitura!
O que é um sistema de gestão educacional?
Gerenciar os processos acadêmicos: essa é a principal funcionalidade de um sistema de gestão educacional. Também conhecido como sistema de gestão acadêmica, essa ferramenta possibilita o gerenciamento das informações e a automatização dos fluxos e processos acadêmicos.
Ao permitir centralizar em um único sistema toda a gestão acadêmica, financeira e burocrática da instituição, o sistema de gestão educacional facilita a integração entre os departamentos e o processo de gerenciamento da instituição. Também permite maior economia de tempo na execução dos processos burocráticos, melhora a rotina produtiva e possibilita o acompanhamento das atividades de alunos, professores e coordenadores.
Por que investir em um sistema de mercado?
Um dos principais desafios da gestão de uma IES é administrar e armazenar o volume de dados produzidos cotidianamente. Os processos manuais — preenchimento de formulários, organização de arquivos, emissão de documentos etc. — demandam não apenas mais funcionários envolvidos em uma mesma função, como também mais tempo de trabalho e espaço físico de armazenamento.
Ao digitalizar os processos, o sistema de gestão educacional simplifica a organização dos dados e agiliza o acesso às informações. Também reduz a necessidade de espaço físico para arquivamento e torna as informações disponíveis para diferentes setores, o que facilita a análise de dados, a produção de relatórios e a realização dos processos burocráticos.
Ao usar um sistema de mercado, aprovado por instituições de ensino exigentes, a instituição tem a garantia de uma plataforma que se encaixa à sua rotina, com mais agilidade nas melhorias do sistema e menos tempo gasto para o treinamento da equipe.
Além disso, obtém-se processos mais claros e eficientes, afinal, o sistema de gestão não só garante melhores práticas operacionais, como também proporciona uma melhor gestão dos recursos.
Processos acadêmicos e administrativos
Em relação aos processos acadêmicos, a ferramenta tem como principais funcionalidades:
- integração da secretaria com as rotinas dos alunos e professores;
- organização dos cursos;
- captação e retenção de estudantes;
- gestão de recebíveis;
- controle da inadimplência;
- realização dos processos seletivos;
- supervisão do desenvolvimento do projeto pedagógico;
- avaliação do desempenho de discentes e docentes;
- controle acadêmico dos alunos da matrícula até a formatura.
No caso do setor administrativo, a integração dos diversos setores e a centralização dos registros possibilitam que o gestor tenha uma visão 360º da instituição. Além disso, o cruzamento de dados e informações e a emissão de relatórios analíticos e sintéticos permitem a análise de dados para a tomada de decisões estratégicas.
Gestão financeira
Já em relação à gestão financeira, o sistema oferece diferentes ferramentas que facilitam processos, como
- faturamento;
- recebimento;
- emissão de boletos e nota fiscal eletrônica;
- negociação e gestão da inadimplência.
Outro importante benefício do sistema de gestão é a redução dos custos operacionais. A otimização dos processos gera para a instituição maior economia de tempo e dinheiro na execução das tarefas diárias e também garante mais eficiência e produtividade na rotina dos funcionários. Além disso, permite identificar e avaliar de forma mais eficiente como os recursos da IES estão sendo gastos e planejar melhorias.
Como o sistema de gestão auxilia o processo de matrículas da IES?
O processo de matrículas é a porta de entrada dos estudantes na instituição, sendo seu bom desenvolvimento fundamental não só para a captação e retenção de alunos, mas também para garantir uma boa reputação da IES.
Ao permitir que o processo de matrículas e rematrículas seja completamente virtual — realizado no site ou aplicativo —, o sistema de gestão torna a atividade muita mais rápida e simplificada.
Entre os benefícios da automatização, cabe destacar:
- exclusão das filas e do tempo de espera;
- entrega de documentos digitalizados, que são arquivados e consultados no próprio sistema;
- maior mobilidade, rapidez e comodidade para o aluno;
- otimização da coleta e arquivamento dos dados pessoais dos discentes;
- controle dos prazos de entrega das documentações;
- diminuição dos custos da instituição com a contratação de atendentes, emissão de documentos e formulários impressos etc.
O sistema também garante melhor atendimento às solicitações dos alunos e a disponibilização de vários serviços online, como:
- comprovante de matrícula;
- declaração de situação acadêmica;
- emissão de documentos de concessão de bolsas e financiamentos;
- histórico escolar.
Além de beneficiar os alunos, o sistema de gestão educacional permite que a instituição de ensino superior gerencie a trajetória acadêmica de cada estudante e estabeleça estratégias de relacionamento, que previnam a evasão e ampliem a fidelização dos alunos. Por meio da análise de dados e dos indicadores de desempenho é possível, por exemplo:
- controlar a inadimplência;
- desenvolver estratégias para a retenção e captação de alunos;
- identificar estudantes propensos à evasão e antecipar estratégias de retenção;
- traçar perfis de público, identificando padrões de comportamento e tendências;
- acessar todas as informações acadêmicas e financeiras do aluno.
No entanto, para que o sistema de gestão educacional ofereça os melhores resultados, é preciso que a instituição identifique suas demandas e então escolha um sistema de gestão que ofereça os serviços e funcionalidades necessários.
Desenvolvido pela Techne, o Lyceum é um sistema de inteligência educacional capaz de executar todas as atividades relacionadas às questões acadêmicas e administrativo-financeiras da sua instituição.
Adotado por algumas das maiores e melhores instituições de ensino do Brasil, como FAAP, FGV, Unicesumar, Insper, IESB e Unip, o Lyceum é um sistema de gestão completo, robusto e totalmente flexível às demandas da sua IES.
No caso da otimização do processo de matrículas, o sistema oferece:
- secretaria virtual;
- maior capacidade de armazenamento e integração do banco de dados;
- verificação de pré-requisitos e compatibilidade de horários para que o aluno faça a matrícula;
- fornecimento de dados para controle da inadimplência e ferramentas para negociação de dívidas;
- ambiente específico para a realização do processo seletivo da IES;
- segurança no armazenamento e consulta de dados;
- chatbot para o atendimento virtual e 24 horas dos alunos;
- tecnologia avançada e computação em nuvem, que permitem seu funcionamento em ambiente Web.
Como vimos no texto, adotar um sistema de gestão educacional é uma ótima estratégia para otimizar o processo de matrículas na sua IES e também gerenciar toda a trajetória acadêmica dos alunos.
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