Entenda como funciona o uso do chatbot na captação de alunos

Um chatbot educacional é um sistema de computação que utiliza aplicativos de mensagens como canal para interação e simulação da ação humana no diálogo com usuários. O objetivo desse programa é elucidar qualquer dúvida que o visitante tenha, independentemente do horário, dispositivo ou dia da semana em que ele acesse o site da instituição de ensino.

Isso porque o chatbot é um robô (bot, em inglês) que substitui total ou parcialmente a intervenção humana em uma conversa com um humano. Até 2020, segundo a consultoria Gartner, 85% dos atendimentos via internet usarão um chatbot para oferecer maior agilidade.

Contudo, será que o chatbot educacional pode ser adotado na etapa de captação de alunos? Como aconteceria esse processo? Continue lendo e confira a resposta para essas e algumas outras questões!

Como usar um chatbot sem robotizar a interação com os potenciais alunos?

Um estudo da PwC apontou que 27% das pessoas que usaram algum aplicativo de mensagem ou o chat de um site para obter um atendimento não sabiam dizer se a interação foi conduzida por um robô ou por um humano.

Em ambas as situações, a maioria das interações obedece a certo roteiro. Além disso, existe a tendência de dúvidas e respostas se repetirem diversas vezes, sem alterações substanciais no conteúdo.

Isso significa que, mesmo contratando e capacitando as pessoas, dificilmente elas conseguirão estabelecer um contato tão inusitado com o visitante de um site a ponto de destacar o atendimento e diferenciá-lo de um robô.

Afinal, um diálogo por chat se baseia na estrutura de perguntas e respostas. Aliás, 67% das pessoas estão dispostas a usar um chatbot para agilizar seu atendimento e encontrar respostas de maneira mais rápida.

No entanto, para permitir maior humanização do atendimento e sua personalização, muitos chatbots sugerem a utilização de emojis, como as figuras com rostinhos, para apoiar a transmissão de sentimento nos diálogos.

Outras ferramentas permitem uma consulta ao histórico de interações de uma pessoa, o que torna o atual diálogo mais rico, personalizado e detalhado. Isso seria difícil de acontecer se um atendente humano estivesse interagindo com mais de 5 pessoas simultaneamente, por exemplo.

Como fazer a captação de alunos usando um chatbot?

A captação de um aluno se baseia em uma interação que coleta os dados do candidato, elucida suas dúvidas sobre um ou mais cursos e convida a pessoa a se inscrever, muitas vezes já emitindo o primeiro boleto para pagamento da taxa de vestibular ou de matrícula. Logo, existe um padrão de etapas que podem ser realizadas com ou sem a ajuda de um humano.

Por isso, estabeleça pequenas metas para o chatbot realizar a cada etapa do processo de conquistar um novo aluno. Por exemplo, a primeira tarefa do robô é atrair a pessoa para uma conversa.

Ele pode fazer isso explicando que é um assistente virtual e para quais funcionalidades está apto a ajudar a pessoa. Em seguida, o objetivo será obter dados para um possível contato futuro com o candidato, caso a interação seja interrompida antes da etapa final.

Enfim, caberá à instituição de ensino determinar quais as principais etapas, funcionalidades e informações que o chatbot realizará. Também deverá indicar em qual momento uma pessoa será envolvida ou se todo o processo poderá ser feito sem a intervenção humana.

Como funciona um chatbot?

Atualmente, existem duas categorias de chatbot que funcionam de modos diferentes: os bots baseados em regras e os robôs que usam inteligência artificial para aprimorar as conversas. A diferença entre os dois modelos está na programação que exigem. No entanto, o usuário final não notará a diferença ao usar qualquer um deles.

Os robôs baseados em fluxos de conversa são os mais comuns e exigem que sua equipe pense nas alternativas que a pessoa terá para realizar suas interações. Essa categoria inclui botões de múltipla escolha ou respostas objetivas que são usados para aprofundar um diálogo. Por exemplo, ele poderia perguntar a data de nascimento da pessoa ou pedir para ela escolher o curso que deseja conhecer.

Já os robôs baseados em inteligência artificial são aqueles capazes de aprender e estabelecer novos fluxos de conversa com os padrões que detectam conforme atendem aos usuários. Portanto, além de simular a ação humana de dialogar com uma pessoa, eles recebem autonomia para aperfeiçoar as conversas e aprofundar os conteúdos tratados em cada interação.

Quais as principais vantagens em se utilizar essa tecnologia?

O uso de chatbots revoluciona a forma como as instituições de ensino atendem aos seus candidatos e alunos, pois oferecem diversas vantagens. A ferramenta pode ser implementada no dia a dia, sanando dúvidas, automatizando o envio e correção de atividades e tarefas, e muito mais.

Sem dúvidas, é possível reduzir esforços e otimizar o tempo das instituições, já que as equipes podem focar em demandas mais específicas e que exigem, de fato, atendimento humano mais complexo.

Hoje, os chatbots educacionais dispõem de funcionalidades cada vez mais integradas à inteligência artificial e ao aprendizado de máquina. Com isso, aprendem com a interação dos usuários e se tornam cada vez mais inteligentes, levando fluidez na interação com o público.

Abaixo, confira quais são os principais benefícios e diferenciais dessa tecnologia!

Facilidade

A primeira vantagem é a facilidade, já que eles não exigem a instalação de nenhum aplicativo e usam as tecnologias já conhecidas pelos usuários, como Facebook Messenger, WhatsApp ou chat do site. Ou seja, são mais democráticos e acessíveis que os aplicativos para smartphone.

Disponibilidade

Não precisam de férias, intervalos ou qualquer interrupção de atendimento. Isso ajuda a manter as instituições de ensino online durante as 24 horas e em qualquer dia do ano.

Simultaneidade

Podem realizar diversos atendimentos simultâneos. Isso dá escala para os atendimentos, principalmente em momentos de maior demanda, em que a instituição está promovendo alguma campanha ou veiculando uma propaganda.

Simplicidade

A maioria dos chatbots não exige uma infraestrutura de TI nem uma equipe dedicada ao seu projeto de implantação e suporte. Afinal, boa parte deles são sistemas em nuvem, de fácil configuração e simples integração com um ou mais canais de atendimento da instituição de ensino.

Agilidade

Hoje, dificilmente as pessoas têm paciência para esperar respostas de atendentes, seja por meio do telefone, seja via chat. Com o chatbot educacional, por outro lado, a instituição consegue realizar diversos atendimentos em um curto espaço de tempo, enviando diversas mensagens por dia, de maneira mais inteligente, interativa e ágil.

Ampliação de canais

Essa tecnologia permite que as redes sociais menos exploradas pela instituição passem a ser usadas como canais de captação de alunos. Por exemplo, o Facebook pode se tornar um poderoso aliado na hora de eliminar dúvidas sobre mensalidades, promoções, metodologia ou matriz curricular de um curso.

Engajamento dos alunos

A falta de engajamento, assim como a evasão, são problemas comuns para as instituições de ensino. Com a utilização do chatbot, no entanto, é possível oferecer conteúdos personalizados, tirar dúvidas e ajudar os alunos nas atividades acadêmicas.

Auxílio para a prática docente

Com as funcionalidades do chatbot, os estudantes podem se dedicar à busca por novos conhecimentos de forma autônoma, sem precisar da ajuda direta dos professores. Assim, os profissionais podem aproveitar todo o potencial do recurso para criar materiais inovadores e pensar em abordagens diferenciadas para serem usadas em sala de aula.

Diferencial competitivo

O chatbot é capaz de atrair e capturar a atenção dos potenciais alunos para o site da instituição. Em muitos casos, o usuário entra na página em busca de informações e tem mais chances de estabelecer contato com o robô para tirar dúvidas e fazer perguntas, devido à praticidade e simplicidade que o serviço oferece.

Personalização no atendimento

Como a tecnologia é baseada em inteligência artificial, capaz de processar um grande volume de informações com rapidez, é possível gerenciar as mensagens e personalizar os atendimentos. Assim, a gestão pode investir na experiência dos alunos e potencializar a sua estratégia.

Como contratar um chatbot educacional?

Para não perder potenciais estudantes, é fundamental que a instituição contrate um serviço de chatbot para permitir a automação e integração entre diferentes canais de atendimento. Para escolher a tecnologia, é necessário levantar objetivos e metas, e avaliar como o sistema será implementado.

Atualmente, existem inúmeros chatbots disponíveis no mercado. É importante buscar uma empresa parceira e reconhecida, que atua especificamente com o desenvolvimento desse tipo de ferramenta.

Veja, a seguir, quais fatores considerar no momento de investir na solução para a instituição de ensino!

Dê preferência a sistemas específicos para o seu segmento de atuação

Como existem diversas opções de chatbots no mercado, é necessário dar preferência a sistemas feitos especialmente para o segmento da educação. Com isso, fica mais fácil engajar os alunos por meio de uma personalização inteligente dos fluxos de conversas e pela praticidade na troca de mensagens.

Entenda os motivos de ter um chatbot

O chatbot educacional pode servir para uma série de funcionalidades. No momento de escolher uma tecnologia, portanto, a gestão de ensino deve mapear as demandas e compreender a fundo os motivos que explicam a importância da contratação do serviço. O intuito pode ser captar mais estudantes, melhorar a comunicação com os atuais alunos e seus familiares, entre outros.

Verifique como é o suporte da ferramenta

Antes de investir na solução, a instituição de ensino deve escolher uma empresa parceira que forneça atendimento e suporte de qualidade. O chatbot do Lyceum, por exemplo, é uma plataforma responsiva e personalizável voltada para a captação de estudantes pela internet.

O sistema é desenvolvido por especialistas em educação, que se baseiam nos objetivos e necessidades de cada instituição para proporcionar sempre a melhor experiência.

O uso de chatbot educacional é uma tendência que permite melhorar a eficiência dos canais digitais, aumentar a disponibilidade deles e reforçar a presença da instituição em redes sociais e outros espaços.

Mais que reduzir custos, o uso da tecnologia propicia uma adequação aos desejos dos candidatos em verem suas dúvidas rapidamente respondidas. Tenha em mente que é importante ter um padrão de comunicação na ferramenta, justamente para criar uma identidade verbal própria e exclusiva da marca.

Gostou do conteúdo? Aproveite a visita e entre em contato com um consultor do Lyceum agora mesmo para conhecer a nossa solução que promove a inovação e a otimização dos processos nas instituições!