Você sabe como criar um plano de captação de alunos? Veja aqui!

Uma instituição de ensino tem como missão entregar valor para a sociedade, formando pessoas, estimulando a busca por conhecimento e desenvolvendo as melhores habilidades de seus alunos. Para isso, é importante que a organização consiga ser sustentável financeiramente, não apenas para manter sua infraestrutura atual, como para investir em inovação e melhorias.

A cada semestre, no caso das IES; ou ano, no caso das IE, é importante que seja realizado um trabalho estratégico com foco na captação de novos alunos para que haja um equilíbrio, afinal, a cada fim de ciclo há saídas inevitáveis — como alunos que encerraram seu ciclo de formação e os que se mudam para outras regiões. Esse plano de captação deve envolver, além do planejamento estratégico, o investimento em ferramentas tecnológicas, como um bom sistema de gestão.

Nas linhas abaixo, vamos entender quais são as principais etapas necessárias para a criação de um bom plano de captação de alunos e como a tecnologia ajuda nesse processo. Confira!

Quais os passos necessários para criar o plano de captação de alunos?

Neste tópico, trazemos um passo a passo com as ações básicas que uma instituição de ensino deve implementar para criar seu plano de captação de alunos, buscando, assim, equilibrar as saídas com novas entradas. Acompanhe.

Tenha uma meta clara

O primeiro passo para criar um plano de captação de novos alunos é definir um número, uma base para que você possa criar ações de marketing e demais processos voltados para essa quantidade de alunos que a instituição deseja receber

Essa quantidade deve ter como base o número médio de alunos que deixam a intuição entre o final e o início dos períodos letivos, a quantidade de alunos que ela pode manter com sua estrutura atual e, em caso de prognóstico de crescimento, o número de alunos que a instituição deseja ter.

Não esqueça de somar essa quantidade ao número médio de alunos que se rematriculam no início do próximo período, para entender se a instituição, de fato, tem condições para mantê-los.

Invista em divulgação

Depois de definir o número que vocês desejam alcançar, é hora de começar as estratégias de divulgação. Você pode utilizar os veículos de mídia tradicionais de sua região — rádios, TVs, outdoors, impressos etc. Além disso, as redes sociais aparecem como um dos melhores ambientes para atrair novos alunos e para chamar a atenção de pais e responsáveis.

Crie boas campanhas, com um designer moderno, chamadas bem humoradas e, acima de tudo, apresente os valores e diferenciais de sua instituição e coloque nos formatados de cada rede social.

Use o Instagram, Facebook e YouTube para divulgar seus vídeos institucionais, não apenas falando de seus cursos, mas mostrando a infraestrutura da escola. Dê a oportunidade para que os interessados agendem visitas para que possam conhecer as instalações pessoalmente.

Análise os indicadores

O que não pode ser medido não pode ser gerenciado, ou seja, para garantir que suas estratégias estão, de fato, obtendo resultado, é de suma importância ficar atento aos indicadores e métricas.

Para isso, você deverá contar com um sistema de gestão que tenha um módulo de captação, que você poderá integrar com o CRM. Além do sistema de gestão, utilize os números das redes sociais, de seu site e blog e confira métricas e indicadores, como:

• pessoas que fizeram solicitações diretamente pelo chatbot;
• mensagens recebidas via Whatsapp;
• visualizações no blog;
• visualizações nosso site;
• preenchimento de formulários em landing pages;
• cliques em stories do Instagram;
• visualizações e likes em videos no YouTube ou Facebook;
• agendamentos de visitas online;
• resultados do NPS;
• Retorno Sobre Investimento — ROI.

Delegue tarefas

Depois de definir metas e indicadores é hora de delegar tarefas para os setores competentes. Por exemplo, cabe ao setor de marketing e comercial, seja interno ou terceirizado, criar as campanhas de captação de alunos, seja na internet ou em plataformas tradicionais.

Já a equipe da secretaria deve estar preparada e equipada para lidar com o aumento de demanda, cuidando da parte do atendimento relativo ao cadastro e agendamento de reuniões com os interessados.

Os coordenadores ficam responsáveis por apresentar a instituição e os diferenciais dos cursos que são responsáveis. O setor financeiro fica responsável por fechar a matrícula e viabilizar as possibilidades de descontos e promoções.

Apresente seus diferenciais

Inícios de anos letivos são concorridos para as instituições de ensino, com inserções de publicidade em várias mídias praticamente o dia todo, sem falar nas ações de email marketing, SMS e notificações que disparam nas telas dos Leads.

Nesse mar de propagandas e notificações, para se destacar, além de criar materiais interessantes e engajadores é importante que você apresente os diferenciais de sua instituição.

Crie uma lista com os diferenciais de sua instituição e trabalhe as ações de marketing em cima deles. Fala sobre os de sua infraestrutura, do seu método de ensino, porque o aluno deve se matricular em sua intuição e não nas concorrentes

Como a tecnologia pode ajudar no plano de captação de alunos?

Agora que já entendemos os principais passos que uma instituição de ensino deve tomar para criar um bom plano de captação de alunos, vamos entender como a tecnologia pode contribuir com esse processo.

As principais ferramentas para colocar essa estratégia em ação, podem ser encontradas em um bom sistema de gestão educacional. Para você ter um exemplo, no Lyceum, um sistema de gestão completo desenvolvido para instituições de ensino, o gestor conta com um portal direcionado para a captação de alunos. Os recursos disponibilizados são:

• conte com um e-commerce preparado para a venda online de cursos livres.
• ambiente específico para a realização de todas as etapas referentes aos processos seletivos de instituições de ensino superior;
• conte com um site desenvolvido para que pais e responsáveis realizem desde o agendamento de uma visita na escola até a matrícula de seus filhos de forma 100% autônoma.

Esperamos que, após a leitura deste post, você possa dar os primeiros passos rumo a criação de seu plano de captação de alunos. Mais do que atrair novos leads para abastecer seu time de vendas, o seu plano de captação deve mostrar para a comunidade que sua intenção é gerar valor para a sociedade e não apenas captar novos “clientes”.

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