CRM para educação: por que utilizar na sua instituição de ensino?
Está em busca de soluções digitais para atrair e reter os alunos em sua IE? O CRM — Customer Relationship Management — pode ser a sua solução. Além de ter diversas vantagens por si só, ele ainda pode ser utilizado em conjunto com outras tecnologias, garantindo uma maior organização dos dados.
Com essa ferramenta de gestão de atendimentos você pode automatizar processos, coletar os dados de forma eficiente e reunir informações em forma de insights.
Além disso, com a integração com outros sistemas, o CRM otimiza os processos e alinha setores, que passam a ter uma base de dados unificada para analisar e trabalhar com referência em seus resultados.
Neste post, vamos entender a importância do CRM para a educação e como escolher a melhor opção para sua IE. Confira!
Quais são os benefícios do uso do CRM em instituições de ensino?
Vamos ao ponto central de nosso post: por que utilizar um CRM na instituição de ensino? E quais são os benefícios de uma solução totalmente adaptada para a educação.
Neste tópico, vamos apresentar os principais benefícios que o uso dessa ferramenta traz para uma IE, mostrando como eles otimizam os processos internos. Acompanhe!
Centralização de dados
Sem dúvidas um dos benefícios mais marcantes de contar com um CRM é a possibilidade de integrar e centralizar os dados da IE. Essa centralização facilita o acesso, permitindo que os dados possam ser integrados aos demais setores e sistemas de forma rápida e fácil, aumentando a produtividade e reduzindo o tempo de espera.
Além disso, a integração de dados privilegia a segurança. Afinal, é muito mais fácil criar estratégias de segurança para proteger um banco de dados unificado do que proteger dados soltos.
Captação e permanência de alunos
Antes da modernização do mercado, o processo de captação de alunos se baseava nos meios de divulgação offline (como anúncios na imprensa) e a força da marca. Contudo, hoje é mais fácil atingir um público maior, por meio da internet e de tecnologias apropriadas, como o CRM.
Isso porque o programa oferece um cadastro eficiente de potenciais clientes da instituição. Os gestores conseguirão controlar e consultar, com facilidade, os nomes e os dados de contato de quem entra em contato com a organização.
Para isso, é importante optar por sistemas que garantam recursos nessa etapa de captação, como a possibilidade de incluir turmas e cursos por meio dela, sem precisar comparecer fisicamente à instituição.
Outro ponto importante de um bom CRM educacional é a capacidade de acompanhar o atendimento. Afinal, sem o histórico de interações e da frequência do contato feito, os funcionários da instituição confundirão nomes e solicitações, dificultando a atração e a permanência dos estudantes.
O CRM para instituições educacionais também é importante para facilitar a presença em eventos offline, como a apresentação de cursos, palestras e outras atrações desse tipo. Assim, as pessoas poderão se inscrever por ele, de forma on-line.
Em relação à retenção de alunos, a agilidade que a integração de dados de um CRM confere torna os atendimentos e solicitações mais rápidas, reduzindo burocracias — principalmente quando a IE utiliza o App do Aluno como ferramenta, para dar mais autonomia aos docentes para fazer suas solicitações.
Maior organização
A Portaria 315/18, do Ministério da Educação, exige que todos os arquivos e informações que fazem parte do acervo acadêmico da instituição de ensino devem ser convertidas para o meio digital — isto é, precisam estar presentes na internet para consulta.
Nesse sentido, o CRM é a ferramenta perfeita para digitalizar a documentação de todo o acervo e das atividades diárias da instituição, além de organizar os dados para a consulta por parte dos colaboradores da instituição.
Personalização do ensino
Quando um estudante ou uma pessoa responsável entra em contato com uma instituição de ensino que utilize um CRM, será possível arquivar todo o histórico desses contato no banco de dados dessa solução digital.
Assim, será possível analisar quais são os cursos e conteúdos mais procurados pelos estudantes e pelos responsáveis. Como se não bastasse, os insights e sugestões oferecidos por essas pessoas na conversa serão base para melhorias na instituição.
Com o CRM, a instituição não só coleta dados, mas também guarda informação relevante para montar uma grande que seja atrativa e esteja alinhada aos objetivos de aprendizagem dos alunos.
Melhoria da imagem da instituição
A partir do momento em que a instituição passa a ter uma comunicação mais sólida com seus clientes — alunos e seus responsáveis —, com mais agilidade, qualidade e acessibilidade, tende a ganhar pontos positivos com eles. Isso promove um ganho em relação à imagem da instituição, que passa a se destacar em seu mercado de atuação.
Além de reduzir a taxa de churn — que consiste no abandono ou da não rematrícula após um ano letivo—, a IE passa a se tornar referência em termos de atendimento personalizado, tornando os pais e alunos divulgadores espontâneos de seus serviços, o que gera engajamento e atração de novos docentes.
O resultado é um aumento do faturamento, da lucratividade e da capacidade de investimento em novas melhorias.
Mais integração entre as equipes
A partir do momento em que a IE passa a contar com um sistema que integra dados e oferece uma série de ferramentas para agilizar o atendimento, todos os setores passam a se integrar, tendo pleno acesso ao histórico dos clientes para utilizar os dados ou analisar as demandas que sejam direcionadas ao seu devido setor.
Engana-se quem pensa que o CRM é uma ferramenta destinada apenas ao setor de atendimento. Cada atendimento realizado traz uma demanda específica sobre as necessidades de responsáveis e alunos que fizeram a solicitação, e essa demanda pode estar direcionada aos mais diversos setores da instituição.
Trabalhar esses dados para identificar tendências ou demandas por melhorias pode fazer com que haja uma integração e um crescimento uniforme da IE — além do ganho de produtividade com a otimização das tarefas.
Dá base para ações de marketing
Com os dados centralizados, aliando o CRM a um software com capacidade analítica, será possível identificar as tendências para criar ações de marketing muito mais certeiras e direcionadas ao público correto. Você pode, por exemplo, identificar que há uma demanda dos alunos por determinado curso de qualificação que eles não encontram na cidade e oferecer como diferencial para a atração de novos alunos.
Se os estudantes tiverem uma faixa etária predefinida, com hábitos e padrão de vida semelhantes, ao identificar as demandas do público interno é possível atrair novos alunos que têm o mesmo perfil, na mesma região. Com o uso das redes sociais, as informações mapeadas a partir do CRM podem render excelentes campanhas, com criatividade e inovação.
Automação de tarefas
Outro benefício de um CRM educacional é a sua capacidade de automatizar tarefas, tirando trabalhos demorados e repetitivos da mão de funcionários da instituição. Entre algumas das atividades que podem ser automatizadas, estão;
- envio de e-mails;
- mensagens SMS;
- mensagens de WhatsApp.
Nesse sentido, o CRM garante que os colaboradores que até então estavam com essas tarefas nas mãos possam ser realocados para atividades mais estratégicas para a instituição de ensino, como a elaboração de cursos e turmas, atendimento aos alunos e responsáveis e outras tarefas.
Integração com outros sistemas
O CRM já tem, como vimos até aqui, inúmeras vantagens por si só. Contudo, a instituição fica ainda mais moderna com a integração a um ERP como o Lyceum, por exemplo.
Isso porque o Lyceum prove integrações não só com CRMs, mas também com outras aplicações, fazendo com que a educação se torne realmente digital.
O Lyceum é um sistema de gestão conectado a múltiplos fornecedores e que se mantém disponível 24 horas por dia. Assim, ele complementa as funcionalidades do CRM, promove a inovação dentro da instituição e otimiza os processos de maneira ininterrupta.
Como escolher um bom CRM?
Agora que já entendemos os benefícios de contar com um CRM no contexto educacional, vamos às dicas sobre como escolher a melhor solução para a sua IE. São detalhes importantes que ajudarão na identificação da ferramenta que realmente agregará valor aos seus atendimentos. Confira:
- avalie as funcionalidades disponíveis — existem os CRMs genéricos e os CRMs voltados para o setor educacional, que trazem otimizações que atendem à demanda desse setor. Avalie quais dessas funcionalidades atendem às suas necessidades;
- verifique a possibilidade de emissão de relatórios — para que você possa analisar resultados e estipular metas, é importante estar atento às métricas e dados que possam nortear as melhorias de gestão;
- implementação — softwares em nuvem têm implementação rápida e simples, pois são acessados remotamente e, quanto mais rápida for a implementação da sua ferramenta, mais rápido sua IE estará respondendo às demandas de mercado;
- avalie o suporte — para que o CRM entregue tudo o que sua IE necessita, é preciso estar por dentro de todas as suas funcionalidades e contar com o apoio especializado sempre que houver a necessidade, sem que isso signifique esperar por muito tempo.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância do CRM para a educação. Contar com as ferramentas digitais corretas é a melhor maneira de uma IE mergulhar de vez na transformação digital e se posicionar como uma instituição moderna e inovadora.
Assim, a instituição mostra que enxerga no aluno muito mais do que um número, também como um futuro agente de transformação social. Além disso, é possível integrar o CRM a um sistema de gestão educacional completo, que ampliará ainda mais os horizontes de sua IE.
O Lyceum, por exemplo, é um software de gestão escolar completo, com funcionalidades pensadas para otimizar a gestão educacional, inovando a gestão, otimizando processos, além de ser totalmente integrável ao CRM para educação.
Gostou do nosso post? Então, continue em nosso blog e entenda por que o Lyceum é o melhor sistema para otimizar a gestão do aluno em sua IE.
