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Atendimento por chatbot: quais as vantagens e como implementar?

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O chatbot é um robô criado por meio de um software para conversar com os humanos. Para que ele consiga executar tarefas simples, como responder os usuários de forma automática, a ferramenta faz uso da inteligência artificial.

Dessa forma, o robô é capaz de criar conteúdos para as respostas de forma rápida e eficiente, além de analisar e vasculhar sua base de conhecimento para tentar solucionar as dúvidas das pessoas que estão interagindo com o atendimento por chatbot.

Essa estratégia permite que seja possível que o seu negócio tenha mais vantagens competitivas no mercado de atuação, da mesma forma que melhora a experiência do cliente e garante mais agilidade no atendimento. Quer descobrir como implementar o atendimento por chatbot com cuidado? Continue a leitura do artigo! Vamos lá?

Defina os objetivos

Apesar do chatbot ajudar bastante as empresas a otimizar o atendimento ao cliente, nem sempre ele consegue substituir as funções de um profissional qualificado. Isso significa que, para que o sistema funcione como planejado, é preciso definir os objetivos de cada operação que será executada pelo sistema. Por exemplo, tente analisar quais são as perguntas mais frequentes do usuário, a fim de conseguir sanar o máximo de questionamentos dos consumidores.

Portanto, não se esqueça de fazer uma triagem das funções de um pré-atendimento, de forma que consiga colher as informações necessárias para que o diálogo seja executado corretamente. A partir disso, caso o indivíduo não consiga resolver os seus problemas durante o atendimento automático, a conversa deve ser transferida para um colaborador, para que haja um atendimento mais humanizado.

Construa uma identidade

Assim como o atendimento humano, no chatbot também é preciso construir a identidade e a personalidade do sistema que está sendo criado. Ou seja, defina o nome do seu assistente virtual e programe-o para chamar o usuário pelo seu nome. Assim, além de conseguir que o atendimento fique mais personalizado, sempre que o cliente for falar com a empresa de forma virtual, ele conseguirá ter uma relação mais próxima com a marca.

Tudo isso permite que consiga garantir uma melhor satisfação do seu público-alvo, que se sentirá mais acolhido pela companhia. Por isso, não se esqueça de contar com os dados do usuário para a construção dessa identidade.

Integre ao CRM

Sabemos que alimentar o CRM com informações dos leads demanda muito tempo dos colaboradores, tendo em vista que é preciso ter funcionários para coletar os dados dos consumidores e executar determinadas ações a partir desses dados.

Contudo, quando você consegue integrar o atendimento por chatbot ao CRM, fica mais fácil diminuir a demanda por recursos humanos, sem que para isso precise perder a personalização. E não é só isso! Por meio dessa estratégia também é possível aumentar a base de dados dos clientes de forma mais rápida, pois não há um limite máximo de usuários que podem ser atendidos pelo chatbot.

Outro benefício bastante vantajoso dessa ação é poder ter a qualificação de lead. Ou seja, durante a conversa, o sistema consegue captar as principais informações dos leads, que podem ser imediatamente armazenadas no CRM. Dessa forma, ficará mais fácil otimizar as estratégias dos setores de marketing e vendas da instituição de ensino.

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Use a linguagem apropriada

Como já falamos no início do artigo, os chatbots usam inteligência artificial em sua comunicação. Dessa forma, eles conseguem fazer o processamento de diversas informações com rapidez e segurança, seja no gerenciamento de ligações telefônicas, seja na personalização do atendimento, por exemplo.

A partir disso, conseguirá pôr em prática uma linguagem apropriada para o perfil do público-alvo que deseja atingir. Ou seja, se os seus clientes em potencial forem pessoas mais jovens, é possível utilizar uma abordagem mais leve, informal e descontraída. Isso ajuda as pessoas a se sentirem representadas dentro do seu universo. Da mesma forma, essa estratégia também ajuda a evitar que a interação com o usuário seja fria e robotizada.

Responda em tempo real

No atendimento por chatbot é importante que você implemente a ferramenta para responder em tempo real aos clientes. Afinal, ninguém quer passar longos períodos para ter sua solicitação atendida, não é mesmo?

Quando uma unidade educacional, por exemplo, não conta com automatização no atendimento, aumentam as chances de os alunos ficarem insatisfeitos com a IE, o que pode gerar prejuízos financeiros para a instituição, que passa a reduzir o seu índice de satisfação e, consequentemente, eleva o número de evasão de estudantes.

Contudo, quando esse atendimento é feito com rapidez, aumentam as chances de o seu negócio ser mais bem-sucedido no ramo de atuação. Isso porque os indivíduos passam a perceber que aquela organização tem compromisso com o cliente.

Conte com um bom repertório de respostas

Imagine que você esteja conversando com um amigo e ele sempre dê a mesma resposta para os seus questionamentos. Isso pode parecer estranho e confuso, não é mesmo? Saiba que isso é exatamente o que acontece se você não tiver um bom repertório de respostas no atendimento por chatbot. 

Mesmo sabendo que o atendimento é automatizado, ninguém quer conversar com um sistema que dá sempre as mesmas respostas. Isso porque, além de ficar muito robotizado, acaba deixando o usuário, muitas vezes, sem conseguir sanar suas dúvidas corretamente.

Por isso, é importante ter um bom repertório de respostas no sistema automatizado. Assim, as pessoas vão perceber que o software não é um simples robô, mas um sistema inteligente que tem personalidade e que consegue desenvolver suas próprias expressões acerca das perguntas realizadas.

Agora que você já sabe quais são as vantagens do atendimento por chatbot e como implementar, não se esqueça de evitar alguns erros nessa estratégia. Entre eles: não disponibilizar contato com atendente humano, não ter um objetivo claro e não contar com uma boa empresa para desenvolver a solução.

Ter um bom sistema de gestão para gerir o chatbot da unidade educacional é indispensável na obtenção da satisfação dos alunos da IE. Com o software eficiente, conseguirá não só otimizar os processos da empresa, como também será possível evitar falhas comunicacionais com seu público-alvo.

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