Veja como um software auxilia na gestão administrativa escolar

A gestão administrativa escolar é responsável por muitas atividades essenciais para o funcionamento de uma instituição de ensino. Ela tem o papel de organizar, dirigir e manter o capital financeiro e humano, para garantir os melhores resultados no processo de ensino-aprendizagem.

Assim, tem a função de assegurar o cumprimento das leis, administrar os recursos materiais da instituição, promover a preservação do patrimônio, incorporar tecnologias e atender às necessidades de profissionais e estudantes.

Para tornar mais simples a execução dessas tarefas e evitar erros, uma ótima alternativa é contar com um sistema de gestão. Confira nas próximas linhas as principais vantagens que esse recurso pode oferecer.

Melhora a organização dos processos

O sistema de gestão administrativa escolar integra os dados da instituição de maneira inteligente, o que ajuda na organização dos processos importantes. Isso evita erros comuns, mas que geram grandes problemas, como atraso no pagamento de contas, preenchimento incorreto de formulários ou perda de documentos.

Alguns exemplos que podem acontecer de forma conectada e simplificada são: gestão de materiais, controle financeiro e matrículas. Com um sistema inteligente, é possível garantir mais eficiência em processos complexos e essenciais da gestão, o que reduz os riscos e alivia os profissionais, que podem se dedicar a outras funções.

Nas empresas, é comum ter um sistema com essa finalidade, mas a área da educação tem as suas particularidades, que devem ser consideradas pela plataforma de gestão.

Reduz a evasão universitária

Um sistema permite conhecer, em detalhes, os dados a respeito da evasão universitária, bem como acompanhar a experiência do estudante enquanto ele ainda está com a matrícula ativa. Dessa forma, oferece informações relevantes para corrigir problemas que causam a insatisfação e o abandono do curso.

Da mesma forma, quando a instituição é organizada e tem boa comunicação com os alunos, a evasão é reduzida. Por outro lado, tem-se mais controle dos pagamentos, o que possibilita tomar providências em relação à inadimplência, para evitar que se agrave ao ponto de se tornar irreversível.

O sistema pode, inclusive, ter um espaço específico para acordos e negociação de dívidas. Com isso, evita o esquecimento do prazo ou constrangimentos em decorrência de atrasos.

Por meio de um sistema inteligente, é possível realizar avaliações periódicas da instituição, que oferecem espaço aos funcionários e estudantes para apresentarem as suas sugestões de melhoria. Esses recursos permitem se aprimorar sempre e manter os discentes fidelizados e adimplentes.

Centraliza as informações

Concentrar todos os dados importantes em um único sistema é uma vantagem importante proporcionada pelo sistema de gestão escolar. Ele atua de maneira integrada, evitando a perda de informações e documentos. Além disso, pode cruzar dados e auxiliar na tomada de decisões.

Antes de adotar uma nova estratégia, é possível ter uma visão global e detalhada da instituição, para que qualquer ação seja feita de forma consciente e controlada.

Reduz custos

Alguns gestores podem se preocupar com o investimento a ser realizado nessa ferramenta, mas ao incorporar um sistema que proporciona tantas facilidades para a instituição de ensino, a rotina se torna mais organizada, os erros são evitados e, com isso, acontece uma redução de custos.

Como destacado, os profissionais também ganham tempo para outras atividades importantes. Similarmente, os recursos são usados de maneira mais inteligente para garantir melhores resultados.

A dica, nesse caso, é buscar um sistema de qualidade e eficiência, que seja compatível com a instituição. Para isso, é fundamental conhecer as particularidades do programa pedagógico e compreender quais funcionalidades são necessárias para aprimorar a rotina.

Facilita a comunicação

No cenário atual, em que a Internet assumiu um papel fundamental na vida de grande parte das pessoas, é importante que a educação também esteja atualizada e demonstre modernização.

Com as informações mais centralizadas e organizadas, é possível tornar a comunicação interna e externa mais diretas e eficientes. O sistema permite programar o disparo de mensagens para profissionais e alunos, além de oferecer todas as informações sobre a instituição sem a necessidade de contatar um atendente.

Além disso, os próprios estudantes podem consultar ou emitir os documentos que necessitarem. As mudanças e os avisos importantes podem ter destaque no sistema e serem comunicados por diferentes meios, como e-mail, SMS ou outro.

Essa é uma ótima maneira de engajar mais os alunos, afinal, a comunicação pode ser estendida para além do tempo em que eles ficam na instituição. Do mesmo modo, permite disponibilizar materiais didáticos e fóruns de discussão. Esse contato mais organizado, objetivo e direto traz mais confiança no ensino.

Oferece segurança para as informações

Os dados mantidos pela instituição são preciosos. Eles concentram informações sobre estudantes e funcionários, documentos e outros materiais fundamentais, que não podem ser perdidos ou vazados. Assim, é imprescindível que eles sejam preservados em uma plataforma segura.

Manter os arquivos em computador oferece alguns riscos, afinal, a máquina pode ter algum dano e os dados sumirem. Da mesma forma, documentos físicos estão sob a ameaça de sofrerem danos ou de se perderem. O sistema de gestão administrativa escolar armazena tudo que for registrado em um banco de dados, além de permitir backups regulares.

Dessa maneira, tudo o que a instituição precisa guardar fica seguro, acessível e em ordem. O sistema também precisa contar com a proteção contra invasões de hackers e vírus que possam corromper os dados.

Proporciona atuação individualizada

Ao desenvolver as propostas pedagógicas, é importante acompanhar os resultados e identificar o que pode ser melhorado. O sistema permite verificar o desempenho dos estudantes, as maiores dificuldades que apresentam, os pontos fortes e as fragilidades do ensino.

Com essas informações, fica mais fácil implementar novas tecnologias na instituição e engajar os professores para aprimorarem sua prática. São passos importantes para elevar a pontuação nas avaliações oficiais, que causam um grande impacto no marketing e, consequentemente, na captação e manutenção de alunos.

O sistema ajuda muito na gestão administrativa escolar. No momento da decisão, é preciso avaliar se a ferramenta tem as funcionalidades que a instituição necessita, se oferece um bom suporte e a garantia de estabilidade da plataforma.

O Lyceum pode ajudar a trazer mais eficiência e organização para a rotina da sua instituição. Oferecemos um sistema educacional com flexibilidade para se adaptar aos métodos de ensino e ótimas avaliações dos usuários. Entre em contato para saber mais!