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Confira 7 boas práticas da gestão de custos para aplicar na IES

Para uma instituição de ensino superior (IES) alcançar um bom desempenho, é fundamental investir não apenas no âmbito educacional — corpo docente e discente qualificados, infraestrutura adequada, produção científica — como também gerenciar os resultados, sendo a gestão de custos fundamental para garantir a saúde financeira da instituição.

Além de oferecer aos gestores informações sobre os rendimentos e desempenho da IES, a gestão de custos também auxilia no planejamento e na tomada de decisões e facilita o controle dos gastos e investimentos.

Quer garantir um controle de custos eficiente para a sua instituição? Conheça 7 práticas que vão ajudar a sua IES a alcançar os melhores resultados.

1. Faça um mapeamento dos custos

O primeiro passo para uma boa gestão de custos é conhecer os gastos da instituição. O monitoramento constante dos dados permite ao gestor não apenas conhecer a realidade financeira, como estabelecer metas e estimar os custos operacionais.

Também possibilita um melhor embasamento para a tomada de decisão sobre investimentos, cortes e alocação de recursos da IES.

Para o mapeamento dos gastos, faça um levantamento do custo fixo e variável da instituição de modo a obter o registro de todos as despesas e também identificar quais investimentos são de fato necessários.

Considere como custo fixo a soma de todas as despesas mensais da instituição com o pagamento de funcionários, impostos, conta de água, luz, telefone e assim por diante. Já nos custos variáveis, inclua os gastos ocasionais, que variam a cada mês dependendo da necessidade de aquisição de novos materiais, contratações temporárias, investimento em mídias off-line ou on-line, entre outros.

2. Estabeleça metas e acompanhe seu progresso

Fazer o controle do fluxo de caixa, acompanhar os rendimentos ao longo dos meses e analisar a captação e a inadimplência dos alunos são ações fundamentais para uma gestão eficiente dos custos.

Para supervisionar o andamento desses processos, é importante estabelecer metas e avaliá-las por meio de métricas, ou indicadores de desempenho, que permitam medir o trabalho realizado e comparar os resultados com o que estava previsto. Além disso, o acompanhamento das metas permite a identificação de tendências nas receitas e nos custos.

3. Implemente uma cultura de contenção de gastos

Outra prática fundamental para a gestão de custos é adotar uma cultura de contenção de gastos, estimulando colaboradores e alunos a adotarem hábitos de consumo responsável.

Ao criar uma cultura de conscientização e uso racional dos materiais e recursos, é possível não só reduzir e até eliminar gastos desnecessários, como também incentivar a sustentabilidade. Para isso, adote ações como:

  • campanhas de conscientização sobre o consumo de água e energia elétrica;
  • substituição dos arquivos impressos por eletrônicos;
  • uso de materiais recicláveis e controle do consumo de papel;
  • reaproveitamento de artigos e materiais que iriam para o lixo.

4. Compare os preços e padronize fornecedores

Uma boa gestão de custos também requer pesquisa para a aquisição de materiais e contratação de serviços. Uma boa estratégia para economizar é centralizar a compra de materiais e produtos em períodos específicos — mensal, trimestral, por exemplo —, o que garante não só um melhor planejamento dos gastos como também a negociação de descontos.

Para evitar preços abusivos, faça orçamentos com mais de um fornecedor. Caso atue com parceiros, verifique se eles estão de fato oferecendo um produto de qualidade e condizente com os preços vigentes no mercado. Além disso, é importante que os diferentes setores da instituição adotem os mesmos fornecedores na aquisição dos produtos e serviços.

5. Compartilhe os resultados com a equipe

Para que a redução dos custos e despesas aconteça, é preciso envolver os colaboradores. Afinal, visto que eles participam do dia a dia da instituição, se souberem onde e como os recursos são gastos, sentem-se também envolvidos no processo de gestão de custos.

Assim, manter a equipe informada sobre as metas e os resultados alcançados é fundamental, para que ela entenda os motivos de reduzir custos e realocar recursos e também compreenda seu papel no equilíbrio financeiro da instituição e no combate ao desperdício.

6. Incentive a produtividade dos funcionários

Uma das formas de evitar gastos desnecessários é investir na produtividade da equipe. Para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho desempenhado, ofereça treinamentos para os funcionários envolvidos nos setores financeiro e administrativo, de modo a agilizar a execução dos processos e também reduzir erros.

Outra boa prática é fazer o acompanhamento das atividades, identificando quais setores demandam mais funcionários e quais atividades manuais podem ser automatizadas, visando agilizar os processos burocráticos e melhorar o cumprimento de prazos.

Além disso, verifique quem são os funcionários responsáveis por executar cada tarefa e quais delas podem ser feitas por um número menor de colaboradores.

7. Invista em tecnologia para a gestão de custos

Além de serem sujeitos a erros, os processos de gestão manuais demandam um número maior de funcionários para o tratamento das informações e também aumentam os custos com a organização e a manutenção de documentos e planilhas.

Investir na automação dos processos não só evita o desperdício de tempo e dinheiro como também garante um controle mais eficiente dos custos.

Para isso, é importante adotar um bom sistema de gestão acadêmica, que, além de oferecer cálculos e informações precisas e facilitar a criação de diferentes indicadores e métricas, também permite o controle dos diferentes processos relacionados ao setor financeiro, como:

  • centralização e segurança de todas as informações referentes ao setor;
  • organização de dados bancários, despesas e receitas;
  • inventário de materiais;
  • pagamento dos funcionários;
  • controle das mensalidades dos alunos e gestão da inadimplência.

No entanto, antes de adquirir um sistema de gestão, verifique se ele atua de forma integrada, ou seja, se centraliza os dados fornecidos pelos diferentes setores, permitindo que as informações sejam compartilhadas.

Neste artigo, você viu a importância de implementar boas práticas, como mapear as despesas, estabelecer e acompanhar metas e compartilhar informações. Investir em tecnologia é um fator-chave para aplicar essas sugestões de forma adequada, o que vai garantir uma gestão de custos eficiente para a sua instituição.

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