Quando mudar o sistema de gestão acadêmica

Para alcançar o crescimento, além de investimentos na área pedagógica, uma Instituição de Ensino Superior (IES) precisa garantir um gerenciamento inteligente e eficaz, que mantenha sua rotina organizada, e isso pode passar pela decisão de mudar o sistema de gestão acadêmica, também chamado de sistema de gestão educacional.

Afinal, ainda que automatizar os processos com a tecnologia na gestão acadêmica seja uma ótima opção, é necessário ficar atento aos resultados. Reclamações, atrasos na execução das tarefas, falta de produtividade, inadimplência e evasão podem ser indicadores de que é preciso fazer essa mudança de sistema para obter melhores resultados.

Para tomar uma decisão consciente, conheça os principais benefícios de um sistema de gestão acadêmica e saiba como escolher a melhor opção para a sua IES. Boa leitura!

O que é um sistema de gestão acadêmica?

Como destaca Raimunda Maria da Cunha Ribeiro, professora da Faculdade Estadual do Piauí:

o sucesso de uma instituição de ensino superior, seja pública ou privada, depende de sua habilidade de adaptação ao mundo em mudanças, de sua habilidade em perseguir seus objetivos para contribuir com desenvolvimento e persistir nos compromissos firmados com a sociedade.

Essa adaptação começa na própria forma de gerenciamento das instituições. Se antes, a preocupação do gestor acadêmico ficava restrita ao aspecto pedagógico, como organização de currículos, capacitação dos professores e um acompanhamento rotineiro das atividades, hoje, ele precisa se adequar a novos desafios.

Isso significa cuidar não apenas das questões de ensino-aprendizagem, como também das diferentes demandas relacionadas aos aspectos financeiros, administrativos e de planejamento da instituição. Para gerir todos esses processos, sem negligenciar a qualidade do ensino, uma opção para a gestão acadêmica é tornar a tecnologia uma aliada, ao adotar uma ferramenta que auxilie seu trabalho.

Se, no ambiente corporativo, o sistema de gestão serve para melhorar as operações da empresa, ao aumentar sua eficiência e também competitividade, nas IES, ele assume outras funcionalidades, sendo necessário adotar um sistema de gestão específico, desenvolvido para atender às necessidades e rotinas de uma instituição.

O principal objetivo de um sistema de gestão acadêmica para o público educacional é simples: organizar os fluxos e processos da instituição. Entre seus benefícios, destacam-se economia de tempo, otimização da rotina produtiva e a possibilidade de avaliação de desempenho das atividades por alçadas (professores, coordenadores e gestores).

Ele também permite centralizar em um só sistema toda a gestão burocrática, financeira e acadêmica da IES, o que favorece a integração de todos os departamentos da instituição e melhora a gestão. Em relação aos processos acadêmicos, podemos destacar entre suas funcionalidades as seguintes:

• integração da secretaria com as rotinas dos docentes e discentes;
• captação de alunos e controle dos inadimplentes;
• realização dos processos seletivos;
• organização dos cursos;
• acompanhamento facilitado da execução do projeto pedagógico;
• avaliação constante do desempenho de estudantes e professores;
• controle acadêmico dos alunos, desde a matrícula até a conclusão do curso.

Cabe ressaltar que a adoção de um sistema de gestão acadêmica não busca substituir pessoas, e sim facilitar sua rotina profissional e alavancar seu desempenho. Ao otimizar os processos cotidianos e rotineiros das instituições, reduzindo tempo com burocracias e preenchimento de formulários, por exemplo, ele permite que os funcionários se dediquem a tarefas mais estratégicas, que contribuam para o sucesso da instituição e de seus alunos.

Por que investir em um sistema acadêmico?

Há muita inadimplência na sua instituição? Falta controle na compra de materiais em geral, como produtos de limpeza, papelaria e recursos de escritório? A comunicação com alunos e professores está ineficiente? E o controle do seu rendimento?

Esses são apenas alguns dos problemas comuns de um gestor acadêmico que a implementação de um sistema pode ajudar a melhorar. Para que não haja dúvidas de que adotar essa ferramenta é uma decisão acertada, apresentaremos as principais vantagens que ela pode trazer para sua IES. Confira!

Diminuição dos custos

No ambiente acadêmico, um sistema de gestão permite não apenas o monitoramento eficiente do fluxo financeiro — receitas e recebimentos —, como também o controle rigoroso de outros elementos que contribuem para o aumento dos gastos.

Além de auxiliar a administração das despesas referentes ao funcionamento da IES, como aquisição de materiais e o pagamento de contas, funcionários e professores, ele permite a gestão da inadimplência, fator que impacta diretamente a saúde financeira e o planejamento da instituição.

Por acompanhar a ficha financeira dos discentes, o sistema é capaz de indicar, por exemplo, o número de alunos inadimplentes e as parcelas que não foram pagas. Essa informação permite que a instituição adote estratégias de relacionamento com eles, que garantam o pagamento e evitem outro problema, que é a evasão.

Outro importante elemento que garante a redução dos custos é a otimização dos processos operacionais, já que uma instituição que não automatiza seus procedimentos gasta muito mais tempo nos processos, o que também demanda uma equipe maior de trabalho. Somado a isso, a adoção de um sistema de gestão integrado reduz gastos significativos com a manutenção e suporte de diferentes sistemas periféricos.

Captação e fidelização de alunos

Assim como torna os processos mais claros e digitais, o sistema de gestão possibilita uma profissionalização do ambiente acadêmico.

Ao automatizar ações como envio de e-mails, entrega de notas, lembretes de provas e de trabalhos acadêmicos, ele melhora a experiência educacional para alunos e professores, promovendo uma boa relação entre instituição e comunidade acadêmica. Essa aproximação impacta diretamente a fidelização dos alunos e os torna promotores da instituição e agentes de captação para novos candidatos.

Ainda em relação à atração de novos alunos, como a ferramenta permite traçar um perfil dos estudantes que estão efetuando matrículas na instituição, ela facilita o planejamento de melhores estratégias de captação.

Redução da burocracia

A rotina dos profissionais de uma IES envolve uma série de atividades acadêmicas e administrativas, que incluem o preenchimento de dados, envio de informações, geração de relatórios, documentos e boletos etc. Além de demandar tempo, executar essas tarefas de forma manual expõe esses processos a erros e falhas.

Além de acelerar os procedimentos, a automação permite um fluxo de trabalho padronizado, com o uso de templates para os documentos e informações disponíveis no sistema. O sistema também facilita a execução dos processos acadêmicos, oferecendo algumas funcionalidades, como:

• simplificação do processo de matrícula, trancamento, transferências de turmas e rematrícula;
• organização da grade de disciplinas e também da distribuição das turmas;
• centralização das informações dos alunos;
• controle dos prazos de entrega de documentos;
• administração dos resultados avaliativos, como lançamento de notas e emissão de relatórios de aprovação, recuperação ou reprovação.

Acesso facilitado aos dados

Para tomar boas decisões, nada melhor do que ter em mãos um conjunto de dados da instituição que permitam o planejamento e desenvolvimento de estratégias.

Com o apoio de um sistema de gestão acadêmico, é possível coletar, tratar e analisar dados de forma rápida e eficaz. Inclusive, ele permite acompanhar em tempo real a performance da instituição em diversos aspectos, bem como criar e monitorar diferentes indicadores de desempenho, que revelem se os objetivos de sua estratégia estão sendo alcançados.

Acompanhamento do desempenho dos professores

O corpo docente é um importante patrimônio para qualquer IES, responsável por garantir um conteúdo de qualidade aos alunos e se manter alinhado aos interesses e valores da instituição.

Além de garantir suporte para que os professores desempenhem suas atividades de ensino e resolvam mais facilmente os processos burocráticos, o sistema permite ao gestor a supervisão desses profissionais. Isso possibilita, por exemplo, que ele fique ciente sobre o desenvolvimento do conteúdo programático de uma disciplina ou qual o sistema de pontuação adotado nas atividades.

A ferramenta também facilita o acompanhamento das estratégias criadas pelo professor para motivar os alunos e melhorar a absorção de conteúdo, auxiliando o desenvolvimento das atividades interativas.

Como escolher um sistema de gestão acadêmica?

Já iniciamos este tópico defendendo a ideia de que desenvolver um sistema de gestão acadêmica internamente não é uma vantagem. Os motivos são claros:

• custo elevado com atualizações;
• dificuldade de adaptação às novas tecnologias;
• ausência de testes que garantam a adoção das melhores práticas;
• dependência do setor da TI da instituição;
• maior vulnerabilidade.

Apresentadas as desvantagens do desenvolvimento de um sistema interno, damos continuidade ao argumento, ressaltando os benefícios da adoção de um sistema de mercado. São eles:

• menor custo quando comparado a uma solução interna;
• processo de atualização contínuo e de acordo com as principais tendências do mercado;
• suporte profissional;
• rápida implementação e customização;
• maior maturidade do sistema e estabilidade;
• melhor usabilidade para os funcionários.

Agora que você já sabe porque um sistema de gestão acadêmica de mercado é a melhor opção, passamos para o próximo passo: escolher uma ferramenta adequada às necessidades da sua instituição. Para isso, apresentaremos alguns fatores que você deve considerar na hora de escolher o sistema.

Atendimento e suporte da empresa

Ao adquirir um sistema de gestão acadêmica, você também contrata o acompanhamento de uma empresa, que será responsável pelo suporte técnico e atualizações periódicas. Por isso, investir em um fornecedor que, além de um bom produto, oferece um atendimento de qualidade, é fundamental para evitar problemas futuros.

Em relação ao suporte, antes da contratação, certifique-se de que a cobertura oferecida conta com um serviço 24 horas, que possa auxiliá-lo no caso de ameaças virtuais. Já para a avaliação do atendimento, observe se os profissionais são solícitos na hora de esclarecer dúvidas e se a relação estabelecida preza pela cordialidade e confiança.

Outra questão fundamental é verificar a idoneidade do fornecedor e buscar referências com gestores de outras instituições que já utilizaram o serviço dele. Contratar uma empresa reconhecida no mercado e especializada no segmento educacional traz como vantagem a bagagem e experiência na execução de outros projetos.

Custo do serviço

Adquirir um sistema de gestão é, acima de tudo, um investimento na qualidade da própria instituição, então, focar um sistema tendo o preço como o único critério não é a melhor estratégia.

É claro que valores abusivos ou muito abaixo do mercado devem servir de alerta. Um preço muito elevado, por exemplo, pode ser resultado de uma supervalorização do serviço, enquanto valores muito baixos podem sinalizar um serviço inferior e limitações do sistema.

O melhor é buscar um preço justo e adotar como critério de avaliação o custo-benefício. Para isso, avalie os serviços prestados e considere os ganhos em longo prazo, fazendo uma estimativa do tempo que sua instituição levará para pagar o investimento e quanto ela poderá economizar com o novo sistema.

Sistema realmente integrado

Adotar um sistema que integre todas as informações é decisivo para a otimização dos processos da instituição. Com isso em mente, priorize aqueles sistemas que oferecem funções completas e centralizem toda a gestão burocrática, financeira e acadêmica da IES.

Entre os bons sistemas do mercado, há ainda a opção de portais integrados ao sistema, que permitem uma comunicação adequada com alunos, professores e comunidade externa.

Funcionalidades da ferramenta

Quanto mais o sistema escolhido se adaptar à sua instituição, mais ele cumprirá a sua função, que é facilitar o trabalho. Para garantir um bom desempenho e os melhores resultados, é essencial analisar se as funcionalidades da ferramenta são adequadas às suas necessidades.

Além de avaliar se os módulos disponibilizados realmente oferecem as soluções de que você precisa, procure por opções que ofereçam flexibilidade, permitindo, se necessário, a inserção e modificação de módulos ou campos específicos.

Entre as várias funcionalidades que um sistema oferece, não podem faltar:

• indicadores de performance;
• controle de inadimplência;
• captação de alunos;
• controle financeiro;
• gestão de provas;
• comunicação com alunos.

Armazenamento na nuvem

Ter todos os dados da sua instituição armazenados de forma segura e disponíveis em qualquer lugar são algumas das vantagens de optar por uma implementação do sistema de gestão acadêmica na nuvem (cloud).

Além de não exigir nenhuma aquisição de equipamentos nem a instalação nas máquinas da instituição, já que roda em ambiente Web, esse tipo de sistema oferece maior capacidade de armazenamento e integração do banco de dados. Além do mais, garante fácil acesso, já que seu navegador se adapta a diferentes dispositivos.

Outro diferencial é a possibilidade de pagamento por demanda, ou seja, em vez de adquirir um pacote pronto, a instituição paga de acordo com o uso, podendo, inclusive, aumentar a capacidade de funcionamento e armazenamento do sistema durante o período de matrículas e reduzi-la no período das férias.

Como saber se está na hora de mudar o sistema de gestão acadêmica?

Chegamos à questão inicial do nosso texto: mudar o sistema de gestão acadêmica. Uma decisão que claramente não é fácil, afinal, um novo sistema demanda gastos para a instituição e, ainda que reduzido, um processo de adaptação dos profissionais à ferramenta.

Para ajudá-lo nessa resposta, selecionamos importantes indicativos para um processo de mudança. Veja!

Falta de integração

Se o sistema adotado não permite a centralização dos dados fornecidos pelos diferentes setores e departamentos — secretaria, financeiro, administração, gestão acadêmica, equipe técnica etc. —, esse é um indicativo de que ele não opera de forma integrada.

Algumas empresas disponibilizam sistemas destinados a serviços específicos, sendo possível ter um sistema de gestão financeiro, outro para recepção, um para gestão administrativa. Além de não permitir que as informações sejam compartilhadas, já que estão registradas separadamente, essa separação dificulta o acesso a dados específicos de cada setor e análise gerencial dessas informações.

Somado a isso, um sistema parcial faz com que a equipe perca muito tempo executando processos manuais que poderiam ser otimizados. Isso sobrecarrega os profissionais, levando-os à execução de tarefas desnecessárias, como um duplo levantamento de dados para a obtenção de diferentes relatórios.

Ausência de escalabilidade

Escalabilidade é a capacidade que um sistema tem para gerenciar uma quantidade elevada de processos ou seu potencial para aumentar o processamento e acomodar o crescimento das atividades. De forma mais simplificada, é a capacidade que um sistema tem de crescimento com a oferta da mesma qualidade e baixo aumento dos custos.

No caso de um sistema de gestão acadêmica, é preciso se perguntar se a ferramenta adotada continua atendendo às demandas atuais da instituição e se ela se mantém atualizada e adaptada aos novos recursos tecnológicos.

Se a ferramenta já não consegue acompanhar essa evolução, atendendo de forma ágil e eficiente às demandas mais complexas decorrentes dessa expansão, é preciso mudar o sistema de gestão acadêmica. Dê preferência a um sistema flexível e robusto, que se adapte às suas especificidades e apresente uma melhor capacidade de armazenamento de dados.

Fazendo isso, você evitará que sua IES fique condicionada à ineficiência do sistema, o que pode encarecer os custos operacionais e até mesmo inviabilizar a gestão e seu crescimento.

Não há suporte adequado

Nada pior do que gastar um tempo de trabalho que poderia ser produtivo, tendo que aguardar no telefone o atendimento de algum técnico. Outro problema igualmente comum é quando, após assinar o contrato, o fornecedor não encontra mais tempo para solucionar suas dúvidas e atender às demandas imediatas.

Para avaliar se sua instituição conta com um suporte adequado, considere os seguintes pontos:

• atendimento pleno antes, durante e depois da implementação do sistema;
• solução de problemas eventuais;
• disponibilidade para esclarecer dúvidas;
• planejamento para a migração de dados;
• oferta de capacitação para os funcionários que usarão a ferramenta.

Controle financeiro ineficiente

Um sistema de gestão que não oferece um controle financeiro eficiente demanda que a instituição não só disponha de mais recursos para a aquisição de ferramentas adicionais, que desempenhem as tarefas, como também prolonga os processos, influenciando as rotinas produtivas da IES.

Para saber se você conta com um serviço de qualidade, observe se o seu sistema oferece um gerenciamento financeiro completo, que possibilite:

• centralização e segurança de todas as informações referentes ao setor;
• organização dos dados bancários, despesas e receitas;
• inventário de materiais;
• pagamento dos colaboradores;
• controle das mensalidades dos alunos;
• gestão da inadimplência.

Ele ainda deve oferecer ao administrador relatórios detalhados, que auxiliem a detectar aspectos que precisam ser melhorados, assim como permitir rastrear todas as movimentações financeiras.

Atuação dos professores limitada ou complexa

Uma educação de qualidade começa no cuidado da instituição de ensino com seus alunos e profissionais, de modo especial, os professores. São eles os principais responsáveis por garantir as melhores condições de aprendizagem para os estudantes, sendo fundamental dar tempo para que eles possam se dedicar a essa tarefa.

Um sistema de gestão que inviabiliza a automação dos processos burocráticos limita a atuação do professor, que, em vez de focar a preparação das aulas e a elaboração de recursos pedagógicos, que potencializem o aprendizado, têm que dedicar horas de trabalho com o preenchimento manual do diário, registro de notas, correção de gabaritos e outras atividades burocráticas que extrapolam a sala de aula.

Como o Lyceum pode ajudar sua instituição?

Desenvolvido pela Techne, o Lyceum é um sistema de inteligência educacional, que une o melhor dos mundos acadêmico e administrativo, capaz de realizar todas as atividades relacionadas às questões pedagógica e financeira da IES.

Seus mais de 20 anos de experiência no mercado, atendendo a diferentes instituições de ensino, permitiram o desenvolvimento de uma metodologia de implantação baseada nas melhores práticas de gestão educacional, o que torna o Lyceum um sistema de gestão completo, robusto e totalmente flexível às demandas da sua IES.

Desde 2018, a Techne, desenvolvedora do Lyceum, conta com uma parceria de integração com o sistema de gestão empresarial alemão SAP Business One, o que significa que o melhor sistema de gestão educacional do mercado brasileiro se aliou ao melhor ERP do mundo.

Adotado por algumas das maiores e melhores instituições de ensino do Brasil, por exemplo, FGV, Insper, FAAP, Unip, Unijorge, Universidade Positivo, grupo Bom Jesus, Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein, dentre tantos outros,  o Lyceum tem resultados comprovados, sendo um dos exemplos de case de sucesso sua atuação na Unicesumar, que apresentou um crescimento considerável após a implantação do sistema alinhado ao seu planejamento estratégico.

Para que não reste dúvida de que o Lyceum pode ajudá-lo a alavancar os resultados da sua instituição, destacamos algumas de suas vantagens:

• integração com qualquer ambiente virtual de aprendizagem (AVA);
• tecnologia avançada e computação em nuvem, que permitem que o sistema funcione em ambiente Web, dentro do seu navegador e em qualquer dispositivo;
• sistema robusto e composto por uma série de funcionalidades que o tornam capaz de atender a qualquer tipo de instituição de ensino, independentemente do perfil e do volume de alunos;
• maior capacidade de armazenamento e integração do banco de dados;
• capacidade de customização para atender às especificidades de cada instituição;
• painel de Inteligência Educacional, que oferece ao gestor uma visão completa sobre o desempenho da instituição, performance dos cursos, processos de captação e a situação dos alunos;
• parametrizações para cada atividade, possibilitando que cada área da instituição tenha um planejamento próprio;
• robô de atendimento (chatbot) que permite atendimento 24 horas e também pode ser usado para a captação de alunos via chat, no próprio site da instituição ou no perfil das mídias sociais;
• consultoria para atender as necessidades específicas da instituição,
• equipe de suporte preparada para oferecer as melhores soluções e resultados.

Mudar o sistema de gestão acadêmica pode ser uma importante estratégia para que a IES melhore seu desempenho e se destaque no mercado. Para tomar uma decisão acertada, conheça as demandas da sua instituição, e entenda os serviços e funcionalidades que um bom sistema de gestão oferece para, então, optar por aquele com o melhor custo-benefício, o que inclui preço, flexibilidade, qualidade do produto e do atendimento.

Se você gostou das informações deste texto e deseja conhecer mais sobre o Lyceum, fale com um especialista!