Saiba como otimizar a gestão financeira em instituições de ensino privadas
Em anos de crise econômica em um país, o acesso à educação fica difícil para muitos jovens. Diante disso, as instituições de ensino superior (IES) precisam aperfeiçoar a gestão financeira e propor novas estratégias para conseguir manter as atividades.
Mesmo as instituições sem fins lucrativos devem organizar o faturamento para que possam obter recursos para ampliar as atividades e investir nas pessoas e em novos equipamentos.
Para isso, é fundamental controlar o fluxo de caixa, aperfeiçoar as negociações e evitar a inadimplência. Caso contrário, a instituição não terá recursos para oferecer um bom atendimento aos alunos, o que prejudica sua credibilidade. Mas, como melhorar a gestão de recursos? Acompanhe algumas dicas!
Quais os principais desafios da gestão financeira nas instituições de ensino?
A gestão de recursos nas instituições de ensino é muito mais complexa do que nas empresas de médio e grande porte. Isso porque os gestores precisam aplicar boa parte da verba na capacitação e manutenção do corpo docente, permitir o desenvolvimento de pesquisas e projetos de extensão – em universidades -, investir em equipamentos tecnológicos e na infraestrutura. Ou seja, é necessário gerenciar a parte administrativa e financeira e toda a estrutura da instituição.
Por exemplo: um curso de enfermagem exige uma infraestrutura muito mais complexa do que o de ciências contábeis, pois precisa de laboratório de anatomia e parcerias com hospitais. O diretor acadêmico precisa compreender essas diferenças para saber quais graduações pode oferecer sem aumentar excessivamente os custos.
Além disso, a instituição de ensino deve investir na captação e retenção de alunos. Afinal, uma turma com capacidade para 30 estudantes, mas com apenas 15 estudantes encarecerá, e muito, o custo da atividade.
Nesse cenário, os diretores de IES precisam fazer um planejamento a curto, médio e longo prazo para poderem investir em materiais de ensino, qualificação de professores, ampliação de estrutura física e gestão dos alunos em sala de aula.
Por que o custo por aluno é tão importante para uma instituição de ensino?
Geralmente, mesmo no exterior, o maior gasto das IES é com os seus funcionários. Isso representa, em média, entre 60% e 70% de todo o investimento. Afinal, o professor recebe seu salário baseado na hora/aula. Nesse sentido, uma turma com 100 alunos terá um custo inferior a uma sala com apenas 20 alunos.
Por isso, a principal estratégia a ser considerada na gestão financeira é a maximização de estudantes por turma. Ao utilizar um sistema por crédito, por exemplo, o aluno escolhe as disciplinas e paga por aquelas que se matriculou. Ou seja, se ele optar por cursar apenas três disciplinas em vez de seis, ele pagará somente por elas.
Essa flexibilidade evita a inadimplência e, até mesmo, a evasão. Ao estabelecer o sistema de crédito, é possível colocar alunos de cursos diferentes na mesma disciplina.
Por exemplo: o curso de Psicologia tem a disciplina de estatística. O mesmo ocorre no de Engenharia e Matemática. Assim, estudantes dos três cursos podem frequentar a aula com o mesmo docente, no mesmo horário, visto que o estudo será o mesmo. A única diferença será em relação aos exemplos aplicados, que podem ser direcionados para cada área de ensino por meio de exercícios.
Esse modelo foi adotado pela Universidade São Francisco. A instituição implantou esse sistema de reagrupamento de alunos e reduziu de 1.700 para 1.400 turmas, o que gerou uma economia de 20%. Dessa maneira, o diretor da IES consegue reduzir os custos da instituição sem perder a qualidade no ensino.
Como aprimorar a gestão financeira da sua instituição?
Para organizar os processos da instituição e aperfeiçoar a gestão financeira, é fundamental adotar as seguintes estratégias:
Faça um planejamento
Ao fim de cada ano, o diretor acadêmico já pode estabelecer um orçamento para as despesas básicas do ano seguinte.
Por exemplo: é possível planejar quais áreas de ensino receberão investimentos, qual o valor que será aplicado e estabelecer um limite. Nesse caso, nada do que estiver fora do orçamento poderá receber recursos, com exceção para os imprevistos.
Essa medida favorece que as decisões sejam feitas com base em projeções e análises de dados, evitando decisões impulsivas.
Otimize o fluxo de caixa
Um das grandes preocupações das instituições de ensino é que a inadimplência do aluno desestruture seu fluxo de caixa. Portanto, ter mecanismos indicadores de desempenho financeiro e processos para melhoria da adimplência são fundamentais.
Monitore todas as informações financeiras da instituição de ensino. É preciso ter conhecimento sobre as entradas e saídas de dinheiro, contas a pagar e a receber.
Dessa forma, o gestor terá mais capacidade para avaliar as medidas necessárias para reduzir custos e ampliar o faturamento.
Entenda o custo por aluno e curso
Você conhece o custo de cada aluno e de cada curso da instituição? É fundamental fazer uma análise sobre esses dados para saber precificar corretamente o valor de cada curso e conhecer o limite de bolsas e descontos que podem ser oferecidos.
O desconhecimento dessas situações é um grande risco para a IES, visto que os gestores não conseguirão fazer o controle dos valores investidos.
Analise o preenchimento de turmas
Como estão suas turmas? Há muitas vagas disponíveis ou todas as cadeiras estão preenchidas? Avalie essa situação e, se se possível, trabalhe com cursos com grades curriculares convergentes, que possibilitem que alunos de diferentes cursos ocupem a mesma sala de aula. Assim, você reduzirá custos, aumentará a integração entre os estudantes e garantirá a sustentabilidade da instituição de ensino.
Invista em inovações para fugir da crise
As instituições de ensino superior precisam acompanhar as mudanças tecnológicas e do perfil dos estudantes. Portanto, o diretor acadêmico deve ficar atento às inovações disponíveis no mercado e fazer uma projeção no seu orçamento para inserir novas ferramentas na sala de aula e nos processos administrativos da universidade.
Por exemplo: é possível oferecer serviços de matrícula on-line, acompanhamento da rotina acadêmica e solicitação de serviços sem a necessidade do aluno comparecer à unidade. Isso economiza o tempo dele e dá mais agilidade aos processos.
Utilize um sistema de gestão acadêmica
Um sistema formatado especialmente para as instituições de ensino conta com muitas funcionalidades essenciais para a efetiva gestão acadêmica e financeira. E o uso de uma ferramenta contábil não supre todas as necessidades do gestão acadêmica, pois não atende inúmeras particularidades das instituições de ensino.
Portanto, um sistema específico de gestão acadêmica integrado a um sistema de gestão empresarial possibilita o controle total sobre o que acontece na instituição, desde a gestão da vida acadêmica do aluno até a gestão contábil.
Sendo assim, o sistema de gestão acadêmica permite a análise dos indicadores de desempenho da instituição por meio da emissão de relatórios detalhados e a avaliação da performance de cada unidade, curso, coordenador ou professor. Enquanto isso, o sistema de gestão empresarial possibilita a visão da instituição de ensino como um negócio, com toda a gestão financeira e contábil. A integração possibilita o espelhamento dos cursos vendidos por meio do sistema acadêmico para o sistema empresarial, que possibilita melhor previsibilidade de caixa, gestão contábil e fiscal por centro de custo (unidade, curso, polo etc.).
O momento é uma ótima oportunidade para as instituições de ensino buscarem a inovação e o aprimoramento da gestão financeira. Você precisa reduzir os custos da sua IES? Entre em contato com nossa equipe e conheça alguns cases de sucesso!
