inadimplência escolar

Como fazer a gestão da inadimplência na sua escola?

Fazer uma boa gestão da inadimplência é a mais desafiadora tarefa da área financeira de uma escola. Executar essa atividade exige um bom controle das informações sobre os pagamentos realizados pelos alunos, depende de boa capacidade de diálogo e negociação dos colaboradores e requer muita atenção para não ferir alguma legislação referente ao tema.

Somente em 2016, por exemplo, a inadimplência no ensino infantil, fundamental e médio cresceu 22%; já no ensino superior, a taxa aumentou 38%. Em alguns casos, os atrasos nas mensalidades comprometeram valores usados para realizar o pagamento de colaboradores ou os investimentos e manutenções das estruturas físicas e tecnológicas das instituições.

Para ajudar na gestão da inadimplência de sua escola, preparamos este post. Nele, você descobrirá o que diz a legislação sobre a cobrança de mensalidades atrasadas, conhecerá algumas boas práticas para executar essa tarefa e verá como um sistema pode ajudar sua instituição. Continue lendo e confira!

Por que a gestão da inadimplência em escolas é importante?

Abrir uma turma ou ofertar um curso exige a elaboração de um planejamento financeiro, calculando os custos com pessoal, materiais a serem disponibilizados e quaisquer outras despesas que possam impactar no orçamento da instituição.

Em seguida, é comum que os gestores definam os valores das mensalidades com base na expectativa de custos e receitas pretendidas com aquela oferta. A inadimplência desestrutura toda a engenharia financeira projetada para o curso, fazendo com que cada real perdido impacte diretamente o resultado esperado.

Ao não planejar a gestão da inadimplência, a instituição de ensino deixa de realizar uma parte importante do planejamento financeiro e, muitas vezes, passa a utilizar a rentabilidade de um curso para cobrir as despesas operacionais de outro. O problema é que, se essa prática se torna habitual, cada vez mais alunos se tornarão inadimplentes, e menos cursos oferecerão uma boa rentabilidade para suprir os prejuízos obtidos em outras ofertas.

Logo, a gestão da inadimplência evita que os serviços educacionais sejam comprometidos e que sua qualidade diminua. Também ajuda a manter o planejamento financeiro da instituição alinhado com as expectativas da gestão.

Quais são as boas práticas para uma gestão da inadimplência escolar?

Existem 5 boas práticas que podem apoiar os gestores na eliminação ou diminuição da inadimplência escolar:

Fique atento à legislação

O relacionamento entre instituição de ensino, alunos e responsáveis é tipificado como uma relação de consumo e, por isso, segue a legislação estabelecida no artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor. Ou seja, é exigido que o aluno ou seus responsáveis não sejam expostos a constrangimentos, ameaças ou ridículo, caso atrasem uma mensalidade.

Já a Lei nº 9.870/99 estabelece que o aluno não sofrerá nenhum prejuízo pedagógico em casos de inadimplência, como a suspensão de provas ou a proibição de acesso às dependências da instituição. A flexibilidade e o apoio da instituição são muito importantes para os pais manterem seus filhos matriculados, mesmo em tempos mais difíceis para as famílias. Contudo, são plausíveis, de acordo com a legislação:

  • a negação da renovação da matrícula quando terminar o ano ou o semestre;
  • acordo extrajudicial, antes de 90 dias de atraso do pagamento;
  • a judicialização do caso, após esse período.

Cuide da captação de alunos

Como vimos, as possibilidades de cobrança após a admissão de um aluno não são tão amplas para a instituição de ensino. Por isso, a principal boa prática é avaliar o perfil e as condições financeiras dos candidatos antes de admiti-los em um curso.

Informatize a cobrança

Campanhas promocionais que geram isenções de mensalidades, atrasos no recebimento de boletos, valores em desacordo com o contrato pelo aluno, entre outros fatores, podem gerar faturas que não serão pagas.

guia da gestão educacional

Por isso, utilize um sistema capaz de automatizar a geração de boletos e reconhecer as especificidades do contrato. Isso evitará que falhas no faturamento e recebimento dos documentos de pagamento gerem atrasos. Também eliminará possíveis erros nos valores a serem cobrados, permitindo que o planejamento financeiro fique alinhado com as expectativas dos gestores.

Utilize uma régua de cobrança

Quais são os tempos de atraso que determinam quando uma ação deve ser tomada pelos responsáveis em busca da diminuição da taxa de inadimplência?

Cada instituição tem suas próprias regras para identificar inadimplentes. Por exemplo, em alguns casos, os pagamentos não realizados após 30 dias do vencimento do boleto são categorizados como inadimplência; em outros, isso só ocorre após 60 dias.

Por isso, é importante ter um sistema de gestão escolar parametrizável, que poderia disparar uma mensagem recordando sobre a ausência do recebimento no dia seguinte ao vencimento da cobrança.

Já se a pessoa passar de outro prazo determinado pela escola, o sistema pode gerar um relatório de inadimplentes para os quais um colaborador pode ligar, conversando sobre o pagamento pendente. Em casos de mais de uma mensalidade em atraso, um acordo poderia ser oferecido na negociação com o responsável pelo aluno.

Enfim, a ideia da régua de cobrança é determinar quando cada ação deve ser tomada para diminuir a taxa de inadimplência de maneira proativa.

Conte com ajuda especializada

Em casos que excedam os 90 dias de inadimplência, pode ser necessário terceirizar a cobrança e contar com o apoio de serviços especializados em recuperação de créditos. Essa estratégia é indicada para não retirar a atenção de sua equipe financeira dos clientes com maior potencial de pagamento.

Confira outras dicas em nosso guia para redução da inadimplência em instituições de ensino, que tem um foco maior em instituições de ensino superior (IES), mas que também tem muitas dicas importantes para instituições de de educação básica.

Como o uso do Sistema Lyceum pode ajudar na gestão da inadimplência e proporcionar bons resultados?

O uso de um bom sistema para informatizar a gestão financeira e criar mecanismos para mitigar a inadimplência é uma das principais práticas a serem adotadas. Por isso, listamos 6 funcionalidades do Sistema Lyceum que ajudam as instituições a reduzir a taxa de não pagantes:

  1. o sistema trata cada contrato de maneira individual. Com isso, executa o cálculo das mensalidades e dos ativos a receber de forma adequada, além de gerar os boletos automaticamente, facilitando o pagamento em dia;
  2. executa a gestão do recebimento e detecta quando os valores são pagos de forma integral, parcial ou deixam de ser quitados. Logo, agiliza os processos de cobrança;
  3. automatiza a conciliação do contrato. Ou seja, se o valor pago foi menor ou maior, o sistema ajusta os boletos futuros para evitar cobranças indevidas;
  4. executa a régua de cobrança de forma automática de acordo. Pode-se configurar o sistema para que a partir do momento em que o aluno ficar inadimplente, execute o disparo de e-mails e mensagens instantâneas, conforme a régua de cobrança, solicitando a regularização do pagamento;
  5. permite acordos online pré-configurados. O aluno pode fazer acordos, emitir novos boletos com os valores corrigidos ou quitar os débitos usando o cartão de crédito, por meio de portais disponibilizados pelo sistema e acessíveis via computador ou dispositivos móveis;
  6. por fim, o Lyceum conta com módulos que oferecem a possibilidade de transferir as cobranças que não resultaram em pagamento, mesmo após as diversas tentativas, para uma assessoria especializada.

Fazer uma boa gestão da inadimplência significa reconhecer que cada real a ser faturado em atraso ou que não é pago para a instituição de ensino tem um impacto significativo no resultado, na rentabilidade e na capacidade de investimento e manutenção da escola.

Por isso, é fundamental adotar ferramentas e boas práticas para manter o superávit financeiro, apoiar a apuração e agilizar o recebimento desses valores.

Agora que você já conhece como o Sistema Lyceum pode apoiar a gestão da inadimplência em sua instituição de ensino, que tal conhecer outras funcionalidades voltadas à gestão financeira e acadêmica? Entre em contato com nossos consultores e conheça todos os recursos. Basta acessar nossa página “Fale com o Lyceum”!

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