Como fazer a gestão da inadimplência na sua Instituição de Ensino

Fazer uma boa gestão da inadimplência é a mais desafiadora tarefa da área financeira de uma instituição de ensino. Executar essa atividade exige um bom controle das informações sobre os pagamentos realizados pelos alunos, depende de boa capacidade de diálogo e negociação dos colaboradores e requer muita atenção para não ferir alguma legislação referente ao tema.

No ano de 2020, a forte crise econômica e as mudanças no formato das aulas fizeram com que o índice de inadimplência subisse 72,4% nas instituições de ensino superior privadas em relação ao ano anterior. Na educação básica, as escolas precisaram adaptar seu quadro e oferecer descontos às famílias para que as aulas fossem mantidas.

Em alguns casos, os atrasos nas mensalidades comprometem valores usados para realizar o pagamento de colaboradores ou investimentos e manutenções das estruturas físicas e tecnológicas das instituições.

Neste post, você descobrirá o que diz a legislação sobre a cobrança de mensalidades atrasadas, conhecerá algumas boas práticas para executar essa tarefa e verá como um sistema pode ajudar sua instituição.

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Por que a gestão da inadimplência em instituições de ensino é importante?

Abrir uma turma ou ofertar um curso exige a elaboração de um planejamento financeiro, calculando os custos com pessoal, materiais a serem disponibilizados e quaisquer outras despesas que possam impactar o orçamento da instituição.

Em seguida, é comum que os gestores definam os valores das mensalidades com base na expectativa de custos e receitas pretendidas com aquela oferta. A inadimplência desestrutura toda a engenharia financeira projetada para o curso, fazendo com que cada real perdido impacte diretamente o resultado esperado.

Ao não planejar a gestão da inadimplência, a instituição de ensino deixa de realizar uma parte importante do planejamento financeiro e, muitas vezes, passa a utilizar a rentabilidade de um curso para cobrir as despesas operacionais de outro.

O problema é que, se essa prática se torna habitual, cada vez mais alunos se tornarão inadimplentes, e menos cursos oferecerão uma boa rentabilidade para suprir os prejuízos obtidos em outras ofertas.

Logo, a gestão da inadimplência evita que os serviços educacionais sejam comprometidos e que sua qualidade diminua. Também ajuda a manter o planejamento financeiro da instituição alinhado com as expectativas da gestão.

Quais são as boas práticas para uma gestão da inadimplência na instituição?

Existem 10 boas práticas que podem apoiar os gestores na eliminação ou diminuição da inadimplência nas instituições de ensino. Conheça a seguir.

Fique atento à legislação

O relacionamento entre instituição de ensino, alunos e responsáveis é tipificado como uma relação de consumo e, por isso, segue a legislação estabelecida no artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor. Ou seja, é exigido que o aluno ou seus responsáveis não sejam expostos a constrangimentos, ameaças ou ridículo, caso atrasem uma mensalidade.

Já a Lei nº 9.870/99 estabelece que o aluno não sofrerá nenhum prejuízo pedagógico em casos de inadimplência, como a suspensão de provas ou a proibição de acesso às dependências da instituição.

A flexibilidade e o apoio da instituição são muito importantes para que os alunos de ensino superior ou os pais, em caso de educação básica, mantenham as matrículas ativas, mesmo em tempos mais difíceis para o orçamento doméstico. Contudo, são plausíveis, de acordo com a legislação:

• negação da renovação da matrícula quando terminar o ano ou o semestre;
• acordo extrajudicial, antes de 90 dias de atraso do pagamento;
• judicialização do caso, após esse período.

Cuide da captação de alunos

Como vimos, as possibilidades de cobrança após a admissão de um aluno não são tão amplas para a instituição de ensino. Por isso, a principal boa prática é avaliar o perfil e as condições financeiras dos candidatos antes de admiti-los em um curso.

É fundamental ter um bom trabalho de captação de alunos para manter o funcionamento, especialmente em um cenário de dificuldades financeiras, para compensar a evasão. É preciso mostrar os benefícios do ensino oferecido e as oportunidades que ele pode representar para o futuro.

Por isso, é importante ter critérios de público-alvo e manter um relacionamento com as pessoas interessadas para coletar mais informações. Da mesma forma, o processo de matrícula precisa explicitar a política de pagamentos da instituição e se certificar de obter os dados completos do responsável pelas mensalidades.

Informatize a cobrança

Campanhas promocionais que geram isenções de mensalidades, atrasos no recebimento de boletos, valores em desacordo com o contrato pelo aluno, entre outros fatores, podem gerar faturas que não serão pagas.

Por isso, utilize um sistema capaz de automatizar a geração de boletos e reconhecer as especificidades do contrato. Isso evitará que falhas no faturamento e recebimento dos documentos de pagamento gerem atrasos. Também eliminará possíveis erros nos valores a serem cobrados, permitindo que o planejamento financeiro fique alinhado com as expectativas dos gestores.

Considere que, quanto mais fácil for o processo de pagamento, menores as chances de que as pessoas deixem isso para depois e se esqueçam. Seu software de gestão pode contar com avisos de boletos em aberto e aqueles que já foram pagos pelo estudante ou pela família. Com isso, eles podem acompanhar a situação e diminuem as chances da perda de prazo.

Assim, os alunos ou as famílias precisam conseguir gerar o boleto de pagamento sem a necessidade de contatar a instituição, inclusive os que estão em atraso já com o valor corrigido.

Oferecer a opção de débito automático também é importante. Dessa forma, aqueles que optarem por essa modalidade não precisarão se lembrar de pagar a mensalidade dos estudos, pois o valor será debitado diretamente em sua conta bancária.

Utilize uma régua de cobrança

Quais são os tempos de atraso que determinam quando uma ação deve ser tomada pelos responsáveis em busca da diminuição da taxa de inadimplência?

Cada instituição tem suas próprias regras para identificar inadimplentes. Por exemplo, em alguns casos, os pagamentos não realizados após 30 dias do vencimento do boleto são categorizados como inadimplência; em outros, isso só ocorre após 60 dias.

Por isso, é importante ter um sistema de gestão parametrizável, que poderia disparar uma mensagem recordando sobre a ausência do recebimento no dia seguinte ao vencimento da cobrança.

Já se a pessoa passar de outro prazo determinado pela instituição, o sistema pode gerar um relatório de inadimplentes para os quais um colaborador pode ligar, conversando sobre o pagamento pendente. Em casos de mais de uma mensalidade em atraso, um acordo poderia ser oferecido na negociação com o aluno ou seu responsável.

Enfim, a ideia da régua de cobrança é determinar quando cada ação deve ser tomada para diminuir a taxa de inadimplência de maneira proativa.

Conte com ajuda especializada

Em casos que excedam os 90 dias de inadimplência, pode ser necessário terceirizar a cobrança e contar com o apoio de serviços especializados em recuperação de créditos. Essa estratégia é indicada para não retirar a atenção de sua equipe financeira dos clientes com maior potencial de pagamento.

Confira outras dicas em nosso guia para redução da inadimplência em instituições de ensino, que tem um foco maior em instituições de ensino superior (IES), mas que também tem muitas dicas importantes para instituições de educação básica.

Crie proximidade com os alunos e a família em diferentes canais de comunicação

Para manter a instituição organizada e reduzir os riscos de acontecerem atrasos no pagamento das mensalidades, é importante manter uma boa comunicação com os alunos ou com seus responsáveis. Assim, é preciso que se explorem os mais diversos canais disponíveis.

As pessoas podem usar diferentes meios, por isso, o ideal é garantir que a mensagem chegue. Dessa forma, usar o portal do aluno, e-mail e até avisos por escrito são recursos para se certificar de que a comunicação aconteça.

Além disso, em momentos delicados de crise ou em dificuldades pontuais que podem acontecer com alunos, oferecer espaços para o diálogo é fundamental. Lembre-se que o objetivo da educação é melhorar a vida das pessoas, portanto, a transparência e a flexibilidade são elementos essenciais.

Ofereça descontos de adimplência

Oferecer um estímulo para o pagamento em dia e antecipado é uma boa estratégia para reduzir a inadimplência. A instituição pode oferecer vantagens progressivas, redução significativa no valor da mensalidade ou um benefício para o próximo pagamento.

Para usar esse recurso, é preciso que a equipe gestora se organize para evitar que os descontos não prejudiquem o orçamento. É preciso fazer um cálculo do quanto é possível diminuir sem que o valor pago seja menor do que o correspondente ao serviço prestado.

O ideal é encontrar o equilíbrio entre oferecer uma vantagem real ao aluno ou responsável e não prejudicar o caixa da instituição.

Crie roteiros de cobranças

Fazer a cobrança das mensalidades atrasadas é importante, porém, isso precisa ser realizado com muito cuidado. Caso ela seja direcionada de maneira errada, pode causar problemas de relacionamento e gerar conflitos desnecessários.

Para que isso não ocorra, é preciso que a instituição tenha um roteiro para as cobranças, que determine o procedimento a ser adotado para cada caso. Assim, o ideal é ter uma pessoa responsável por isso, para evitar que ela seja feita em duplicidade.

A recomendação é saber qual membro da família é o principal responsável pelo pagamento e entrar em contato diretamente com ele. Também é interessante verificar o melhor horário para isso, o que pode ser obtido no cadastro do aluno.

Entenda as particularidades de cada caso

Existem muitas dificuldades individuais que devem ser consideradas. Além disso, em um momento de crise econômica, priorize a conversa e a negociação. Em 2020, em decorrência das dificuldades financeiras acarretadas pela pandemia do coronavírus, o Brasil estabeleceu 3 novos Projetos de Lei (PLs) para esse caso específico:

• PL 1.119/20: determina que as escolas de ensino fundamental e médio reduzam em pelo menos 30% o valor das mensalidades durante a paralisação das aulas;
• PL 1.108/20: possibilita a renegociação das mensalidades com instituições de ensino básico e superior, além de vetar a alteração nos salários dos professores;
• PL 1.183/20: define que os ensinos básico, superior e técnico devam reduzir em pelo menos 50% o valor das mensalidades dos cursos presenciais que estiverem sendo ofertados remotamente.

Portanto, esse contexto de instabilidade financeira tem regras para a cobrança que devem ser observadas. É válido reforçar que a transparência e a boa comunicação com as pessoas atendidas é fundamental.

Nesse sentido, a instituição precisa criar estratégias para compreender a situação dos alunos, como enquetes, fóruns e grupos de discussão, e, a partir disso, pensar nas melhores soluções. Da mesma forma, sempre que possível conversar com o aluno e com a família para compreender as dificuldades particulares é um bom caminho para buscar alternativas.

Considere que, em uma situação de crise, é essencial se esforçar para evitar a evasão. Portanto, é o momento de buscar o diálogo e a solução para as dificuldades.

Separe os alunos por grupos

Como vimos ao longo deste texto, conhecer bem os alunos é importante para evitar as perdas de prazos. Além disso, avaliar as situações particulares é necessário para oferecer um bom suporte ao aluno e à família.

Para que esse trabalho seja feito de maneira eficiente, é recomendado separar os alunos por grupos. Você pode registrar aqueles que têm um histórico de pagamentos em dia e eventualmente atrasam, os que apresentam inadimplência com frequência e os estudantes que têm uma alta dívida acumulada.

Esses dados podem ser cruzados com as informações das famílias, para que a administração da instituição de ensino estipule um procedimento personalizado. Nesse sentido, o roteiro de cobrança precisa estar alinhado com os grupos.

Como o uso do Sistema Lyceum pode ajudar na gestão da inadimplência e proporcionar bons resultados?

O uso de um bom sistema para informatizar a gestão financeira e criar mecanismos para mitigar a inadimplência é uma das principais práticas a serem adotadas. Por isso, listamos algumas funcionalidades do Sistema Lyceum que ajudam as instituições a reduzir a taxa de não pagantes:

• tratar cada contrato de maneira individual. Com isso, o sistema executa o cálculo das mensalidades e dos ativos a receber de forma adequada, além de gerar os boletos automaticamente, facilitando o pagamento em dia;
• executar a gestão do recebimento e detectar quando os valores são pagos de forma integral, parcial ou deixam de ser quitados. Logo, agilizam-se os processos de cobrança;
• automatizar a conciliação do contrato. Ou seja, se o valor pago foi menor ou maior, o sistema ajusta os boletos futuros para evitar cobranças indevidas;
• executar a régua de cobrança de forma automática de acordo. Pode-se configurar o sistema para que, a partir do momento em que o aluno ficar inadimplente, execute o disparo de e-mails e mensagens instantâneas, conforme a régua de cobrança, solicitando a regularização do pagamento;
• permitir acordos online pré-configurados. O aluno pode fazer acordos, emitir novos boletos com os valores corrigidos ou quitar os débitos usando o cartão de crédito, por meio de portais disponibilizados pelo sistema e acessíveis via computador ou dispositivos móveis.

Por fim, o Lyceum conta com módulos que oferecem a possibilidade de transferir as cobranças que não resultaram em pagamento, mesmo após as diversas tentativas, para uma assessoria especializada.

Fazer uma boa gestão da inadimplência significa reconhecer que cada real a ser faturado em atraso ou que não é pago para a instituição de ensino tem um impacto significativo no resultado, na rentabilidade e na capacidade de investimento e manutenção dos serviços.

Por isso, é fundamental adotar ferramentas e boas práticas para manter o superávit financeiro, apoiar a apuração e agilizar o recebimento desses valores.

Agora que você já sabe como o Sistema Lyceum pode apoiar a gestão da inadimplência em sua instituição de ensino, que tal conhecer outras funcionalidades voltadas à gestão financeira e acadêmica? Entre em contato com nossos consultores e conheça todos os recursos. Basta acessar nossa página “Fale com o Lyceum”.