Saiba como melhores práticas de gestão educacional podem impactar a sua instituição de ensino

Qualquer estabelecimento que lida com pessoas ou oferece serviços precisa adotar boas práticas, a fim de obter constantes otimizações nos resultados das entregas — e com uma instituição de ensino não é diferente. Com o intuito de cuidar do ciclo de vida do aluno com excelência, a instituição de ensino necessita de uma boa gestão educacional.

Utilizando a mesma filosofia de metodologias administrativas da melhoria contínua, como o ciclo PDCA, essa gestão realiza o planejamento, organiza os processos, faz a checagem do desempenho e ajusta o que precisa ser melhorado. Tudo isso acontece para que objetivos e metas educacionais sejam sempre atingidos.

Quer entender um pouco mais sobre a gestão educacional? Então, continue a leitura deste artigo!

Como funciona a gestão educacional?

Quando falamos no ciclo de vida do aluno, referimo-nos às fases que ele percorre desde o ingresso na instituição até o fim do ano letivo. O objetivo de toda instituição deve ser fazer com que esses ciclos aconteçam da forma mais otimizada possível.

É aí que entra a gestão educacional. Ela traça o caminho do estudante a partir da matrícula, passando pelo decorrer dos estudos e chegando às avaliações finais. A ideia é manter cada aluno engajado o suficiente para evitar evasões, repetências e para realizar a rematrícula no ano posterior.

O ciclo sempre se repete, e para que a instituição consiga entregar serviços de boa qualidade, a gestão educacional deve ser contínua. Entre suas práticas, ela lida com processos como os seguintes.

Planejamento e preparação

Abertura do período letivo, preparação das aulas a serem ofertadas, busca por professores disponíveis, planejamento e abertura de turmas, elaboração da grade curricular, montagem da agenda das disciplinas e análise de quais serão os critérios de avaliação.

Atividades

Captação de alunos e efetuação de matrículas e estratégias para atrair estudantes para a instituição.

Matrículas/rematrículas

Lida com o ingresso de novos alunos e a renovação de matrícula dos veteranos. Uma das ações nesse ponto também é evitar a evasão escolar. Assim, é preciso fazer com que o aluno se sinta inserido e motivado, para que chegue até o fim do primeiro ciclo e se engaje nos ciclos seguintes.

Movimentações

Em IES, por exemplo, é preciso lidar com trancamentos, dispensas de disciplinas, transferências e a inadimplência de alunos.

Fechamento

A partir dos critérios de desempenho definidos, é preciso avaliar quais estudantes estão aptos a passar de ano. Também é necessário verificar em quais pontos houve falhas para implementar melhorias no próximo ciclo.

Para gerir tais processos com efetividade, a gestão educacional utiliza seus macroprocessos:

• gestão acadêmica do aluno: envolve as ações de abertura do ano letivo, matrículas/rematrículas, movimentações, fechamento do período;
• gestão da administração escolar: envolve lidar com o corpo docente;
• gestão da capacidade instalada: envolve lidar com as unidades de instalações;
• gestão financeira: envolve lidar com as contas a receber;
• generalidades: envolve lidar com dados cadastrais, ocorrências, controle de documentos e avaliação institucional.

Todas essas ações precisam ser realizadas com o máximo de cuidado em cada etapa, de forma que o passo seguinte seja eficiente. Para esse monitoramento, é importante procurar soluções que possam atender às necessidades da instituição e, ao mesmo tempo, gerar indicadores de desempenho. É só a partir da análise desses resultados que o gestor tem ideia de quão eficientes têm sido as estratégias.

Quais são as melhores práticas da gestão educacional?

É preciso ter em mente que cada vez que desejamos operar uma instituição de forma distinta da usada pelos nossos concorrentes, podemos ter oportunidades por um lado, mas riscos de cair na ineficiência por outro. Assim, antes de tudo, precisamos analisar nossa instituição e identificar quais são os processos comoditizados e quais são os diferenciados.

Os comoditizados estão relacionados àqueles mais corriqueiros: são mais básicos e existentes também na concorrência. Nesse caso, não é recomendado tentar inovar. É mais eficiente seguir o padrão, garantindo que a instituição não esteja em desvantagem. Lidar com o controle financeiro é um exemplo disso.

Já os diferenciados podem nos ajudar na competitividade. Sendo assim, é neles que precisamos focar. Como são aspectos mais particularizados, eles se diversificam em cada instituição. Um exemplo cabível é a forma de distribuição dos alunos em sala de aula. Nem sempre seguir formalidades é a melhor solução, já que o propósito é encontrar as condições adequadas para todos aprenderem.

Em diferenciação, também podemos dar como exemplo o atendimento fornecido aos alunos. Quando feito de forma burocrática, dificulta a resolução até mesmo de problemas rotineiros, como a emissão de um boleto de mensalidade errado. Há instituições que obrigam a pessoa a sair do meio da aula e enfrentar fila para solucionar a questão. Outras aplicam métodos em que os alunos resolvem o problema em questões de segundos, até mesmo de casa.

Como implantar essas boas práticas de gestão educacional?

Podemos falar de uma série de ações para implementar a gestão educacional. Algumas delas estão listadas a seguir.

Eliminar resistências a mudanças

Quando tentamos efetivar mudanças em um ambiente, é esperado que as pessoas apresentem certa resistência ao novo.

Com isso, o que um gestor pode fazer é conversar com todos os profissionais envolvidos e, principalmente, com os professores — que são os mais ligados aos alunos. Às vezes, entender o motivo de alguma oposição pode nos ajudar a fazer com que essa mudança seja aceita mais facilmente.

Fazer uso da tecnologia

Na era em que estamos, a tecnologia não é mais uma escolha. Ela é essencial para termos eficiência nos processos de qualquer tipo de empresa, inclusive uma instituição de ensino.

Por meio de sistemas, podemos gerenciar todos os aspectos de maneira mais rápida, além de sermos capazes de visualizar os pontos que têm trazido mais disfunções.

Ter habilidade de gerenciamento

Ter habilidades diversas de gerenciamento também é necessário. Nessa situação, será preciso lidar com uma gestão em seus vários contextos, como:

• gestão pedagógica — gerindo as diretrizes de ensino;
• gestão administrativa — com aperfeiçoamento da secretaria escolar e manutenção do patrimônio;
• gestão financeira — trabalhando o controle financeiro e a aplicação inteligente do dinheiro;
• gestão de eficiência — a partir da gerência do tempo e da melhoria de processos administrativos;
• gestão da comunicação — garantindo que todos os colaboradores estejam alinhados à proposta da instituição;
• gestão de recursos humanos — com a motivação de toda a equipe.

Observar as necessidades e as particularidades de cada setor

É importante ter em mente que cada setor funciona de forma diferente, tendo suas necessidades particulares. Apesar de o foco estar no desenvolvimento geral, se uma parcela do conjunto não estiver trabalhando adequadamente, dificilmente terá os esforços ideais para somar.

Quais são os impactos da gestão educacional na instituição de ensino?

Os efeitos da implementação da gestão educacional geram vantagens à instituição. Alguns exemplos são os seguintes.

Organização e acesso facilitados

Até alguns anos atrás, quando não contávamos com a ajuda da tecnologia, todas as informações dos alunos eram gravadas em papéis, que precisavam ficar conservados de modo especial, a fim de que nenhum dado importante se perdesse.

Hoje, temos acesso a sistemas nos quais podemos armazenar grande quantidade de dados e ter acesso a eles em questão de segundos. A gestão educacional anda de mãos dadas com esses avanços, já que um dos seus principais objetivos é desburocratizar os processos.

Crescimento da instituição

A gestão educacional tem foco no desenvolvimento contínuo. Por meio de análises ambientais e uma administração mais estratégica, o gestor consegue identificar, por exemplo, fraquezas e forças, a fim de implementar melhorias — além de descobrir ameaças (e agir antecipadamente para amenizar o impacto delas) e oportunidades (conseguindo aproveitá-las no momento adequado).

Também podemos mencionar a facilidade em fazer pesquisas de satisfação com os alunos, a fim de ajustar a qualidade do que é oferecido a eles.

Comunicação rápida e eficiente

A comunicação com qualquer um dos participantes da relação — alunos, pais, corpo docente e demais colaboradores — também sofre um impacto positivo.

As solicitações e resoluções de problemas por parte dos alunos se tornam mais ágeis. Notificações e lembretes enviados a eles também são mais eficientes. Em instituições de ensino fundamental, nas quais é comum haver um acompanhamento dos responsáveis pelas crianças, o diálogo entre eles e professores se torna mais acessível.

Isso tudo é primordial para tornar qualquer instituição mais integrada e, com isso, com mais chances de aprimoramento.

Melhor saúde financeira na instituição

Não basta ter cuidados para contar com um bom fluxo de caixa e cuidar para que as contas não fiquem no vermelho: é preciso identificar os alunos inadimplentes e tentar um acordo para os pagamentos.

É importante, ainda, facilitar a quitação dos débitos pendentes. Uma gestão em nível mais estratégico também permite identificar o momento certo de fazer investimentos, a fim de deixar a instituição mais bem estruturada.

Alternativas complementares para mais engajamento

A evasão escolar ainda é um dos maiores problemas enfrentados por uma instituição de ensino. Implementar atividades complementares por meio de ferramentas tecnológicas como o EaD pode ser uma saída para evitar que alunos como as gestantes ou aqueles com necessidades especiais abandonem os cursos. Isso também pode ser um estímulo para os que apresentam mais dificuldade em acompanhar o ritmo normal das aulas.

Podemos dizer que a gestão educacional tem o propósito de fornecer melhorias constantes às instituições de ensino. No entanto, é preciso observar e otimizar, frequentemente, todos os processos, de forma que haja integração entre todas as áreas e recursos. Mensurar os resultados atingidos também é necessário, e sistemas informatizados tornam o processo ainda mais simplificado e confiável.

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