Melhoria de processos: como aplicar essa metodologia na IE
A competitividade acirrada no mercado educacional, mais cedo ou mais tarde, deixará para trás a instituição educacional (IE) que tiver dificuldade ampliar a qualidade dos serviços, por meio de uma gestão eficiente e inovadora. Nesse sentido, a Melhoria de Processos, também conhecida pela sigla “BPI”, é uma iniciativa que visa melhorar as operações de uma organização continuamente.
Em especial nas IE, a BPI pode ser uma poderosa ferramenta estratégica para aprimorar o desempenho pedagógico e a gestão administrativa, evitando gargalos que dificultam atingir resultados de excelência.
Deseja entender melhor como implantar a melhoria de processos em sua IE? Fique conosco na leitura deste artigo e descubra.
O que é a melhoria de processos?
A Melhoria de Processos, conhecida pela sigla BPI (do inglês Business Process Improvement), é uma iniciativa de gestão que procura estruturar os processos institucionais para atender às necessidades organizacionais e de seus respectivos clientes.
A metodologia pode ser aplicada em um único departamento ou em toda a instituição. Essa segunda opção é a que mais agrega valor ao consumidor e à estratégia do negócio na totalidade, pois impacta toda a cadeia produtiva.
Para isso, é importante que as organizações analisem sua realidade atual e entendam onde estão as oportunidades de melhoria, por meio de uma abordagem disciplinada. Ao se envolver na melhoria dos processos de negócios, as organizações podem identificar gargalos, atritos, ineficiências e outros problemas em seus processos e tomar ações corretivas, o que as ajuda a:
- cortar custos;
- eliminar esforços redundantes;
- garantir a adesão contínua aos fluxos de trabalho e melhor conformidade com as regras e regulamentos;
- melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços;
- reduzir erros.
Além disso, as técnicas de BPI podem ajudar uma empresa a atender às demandas dos clientes e às metas de negócios com mais eficiência. A melhoria do processo de negócios também cria valor em sua capacidade de ajudar as empresas a ajustar como operam para garantir que estejam posicionadas para competir no atual ambiente de negócios orientado para a tecnologia.
Quais as vantagens de implantá-la na gestão educacional?
Agora que já compreendemos o que é e a importância da melhoria de processos, vamos apontar as vantagens de adotá-la em uma IE.
1. Aumento da produtividade
Em uma IE, não são poucas as atividades que geram preenchimento manual de dados, como planos de aula, relatórios, prontuários, envio de circulares, e muito mais. Isso pode levar a um esforço enorme por parte de professores e funcionários, diminuindo o tempo para a realização de tarefas que realmente impactam a vida dos alunos e da instituição.
Com uma metodologia BPI, por sua vez, muitos desses processos podem ser automatizados, economizando horas de trabalho e esforço geral.
Além disso, o tempo de respostas às diversas demandas acadêmicas e administrativas tende a diminuir, em razão da diminuição de etapas em cada processo e do aumento da agilidade no atendimento aos solicitantes.
2. Motivação nos colaboradores
Um ambiente de trabalho com processos morosos ou pouco organizado também afeta a motivação dos colaboradores para o trabalho.
Porém, se a IE afasta rotinas enfadonhas e adota processos que não limitam a energia de seus corpos docente e administrativo, facilitando as rotinas organizacionais, é muito possível que eles se sintam felizes e motivados em sua atuação, o que possibilita conseguir seu apoio para pensar em como contribuir para melhorias na instituição.
3. Maior índice de satisfação com o serviço
Um dos pontos altos da melhoria de processos é a entrega de um serviço com maior qualidade, de maneira eficiente e, até mesmo, personalizada ― algo indispensável à dinâmica de qualquer IE. Com isso, vê-se um reflexo positivo desse modus operandi na satisfação dos alunos e pais.
Por exemplo, ao ampliar e aperfeiçoar as ferramentas e meios de comunicação com as famílias, sua IE amplia as experiências positivas de alunos e pais, diminui conflitos e estreita o relacionamento com eles, fazendo crescer sua confiança e fidelização.
4. Risco reduzido
Processos manuais e morosos, que dependem diretamente das interações entre seres humanos e máquinas, produzem erros e retrabalhos que podem gerar riscos desnecessários para a IE, tanto do ponto de vista da entrega dos serviços educacionais quanto para a própria gestão educacional.
No entanto, com as melhorias de processos, é possível integrar ferramentas ao sistema de gestão educacional que possibilitam uma utilização intuitiva e sem erros, bem como permitem aos gestores educacionais terem uma visão holística dos cenários da instituição.
Como inserir a melhoria de processos na gestão da sua IE?
Você deve estar se perguntando sobre como adotar a melhoria de processos na sua IE. Então, separamos aqui algumas etapas que apontam esse caminho. Confira!
Identifique os processos existentes e o que deseja mudar
O primeiro passo para a melhoria de processos na IE é fazer o mapeamento de processos já existentes, incluindo a visualização das etapas, atividades e fluxos de trabalho dentro de cada processo.
Analise os pontos de dor e gargalos
Esta etapa inclui a identificação de gargalos, ineficiências, redundâncias e outros pontos problemáticos no fluxo de trabalho usando ferramentas de visualização, bem como informações das partes interessadas.
Reestruture os processos
Essa fase pode acontecer de diversas maneiras, desde a simplificação de um processo até sua substituição ou eliminação. Dependendo do departamento, também pode incluir a requalificação de profissionais ou adição de novas tecnologias, como automação robótica de processos. Esta etapa também deve incluir a análise e o teste da solução proposta para garantir que ela não tenha consequências negativas não intencionais.
Realize treinamentos para Implementar o novo processo
Uma vez estabelecidos os novos processos, é importante que eles sejam absorvidos pelos colaboradores. Dependendo da atividade, talvez a IE precise estender esses treinamentos à comunidade escolar. Por exemplo, se você decidir fazer uma integração importante com o portal institucional ou App de uso dos estudantes e pais.
Avalie e quantifique
Ao passo que estrutura a melhoria de processos, também estabeleça métricas para avaliar as mudanças ocorridas e quantificar os resultados alcançados.
Quais sãos os exemplos de metodologias BPI
Por fim, a melhoria de processos adota um sem-número de metodologias e ferramentas de gestão para apoiar essa estratégia. Separamos algumas delas para você:
- Six Sigma: é um conjunto de ferramentas e técnicas de gerenciamento projetadas para melhorar a capacidade do processo de negócios, reduzindo a probabilidade de erro, por meio de dados e estatística.
- Manufatura enxuta: metodologia que se concentra em minimizar os desperdícios e maximizar a produtividade.
- Gestão da qualidade total (TQM): processo focado na melhoria contínua da qualidade para o cliente. Com o auxílio de toda a organização, cria-se o objetivo comum de melhorar a qualidade do produto ou serviço, bem como os procedimentos necessários à produção.
- Sistema Toyota de produção/Just-in-Time: metodologia que foca a redução de custos a partir da produção de produtos conforme a demanda, sem excessos.
- Teoria das Restrições: processo focado em encontrar fatores que restringem ou impedem o alcance de um objetivo, modificando-os até deixarem de ser impeditivos.
Como você viu, embora a melhoria de processos seja um desafio significativo para as IE, realizá-la por meio de estratégias consagradas da área de gestão empresarial pode encurtar etapas e garantir a eficácia desejada pela direção, gerando resultados efetivos para a instituição e a comunidade escolar.
Então, como estamos falando em eficiência nas operações das IE, sugerimos que você permaneça conosco um pouco mais e veja este outro artigo com 5 exemplos de otimização de processos nas instituições de ensino.