Como melhorar a comunicação escolar entre pais, alunos e professores

A comunicação pode ser uma das chaves para ser bem-sucedido em muitas situações, principalmente quando falamos sobre como melhorar a comunicação na escola. Mesmo com uma excelente infraestrutura física, dificilmente uma escola alcança um ótimo modelo de ensino sem o fortalecimento do diálogo entre pais, alunos e professores.

Melhorar o modo como essas relações acontecem engloba diversos aspectos, desde as ferramentas até as abordagens em cada momento. Neste artigo, mostramos a importância de uma comunicação efetiva entre os membros da comunidade escolar e os meios para implantar essa cultura em uma instituição. Confira e aproveite as dicas!

Crie um diálogo aberto e direto

Dois princípios que não costumam falhar quando nos referimos à comunicação escolar são objetividade e clareza. A frequência de comunicados e contatos não precisa ser diária, mas necessita de uma regularidade. Algo que precisa estar claro é que o espaço para diálogo está sempre aberto, mesmo em períodos nos quais não há reuniões ou outros eventos próximos agendados.

É necessário que a escola crie um ambiente que faça os alunos e seus familiares se sentirem confortáveis o bastante para apresentarem qualquer tipo de solicitação, a qualquer momento.

Vale a pena criar banners digitais e cartazes com informações importantes, como “Queremos te ouvir”, disponibilizando os contatos e a melhor forma de encontrar, pessoalmente, o coordenador ou outro responsável por essa área na escola. Além disso, é possível usar espaços como o site, o blog e as redes sociais da instituição.

Esteja sempre disponível

Ao oferecer diferentes canais de comunicação — isso é bastante desejável se você está querendo algo como melhorar a comunicação na escola —, é preciso verificar a disponibilidade desses canais com frequência.

Mesmo que uma demanda não possa ser resolvida no mesmo dia da sua requisição, é essencial respondê-la, confirmando o recebimento da mensagem e dizendo que está trabalhando na resolução daquela solicitação.

Abrir esse espaço e proporcionar uma comunicação aberta é positivo não só para receber demandas, mas também feedbacks. Desse modo, o aprimoramento da escola se torna um processo inclusivo, que respeita os anseios e as sugestões dos interessados.

Em casos nos quais é a própria escola que entra em contato com as famílias e os alunos por meio desses canais, é essencial prezar pela objetividade da mensagem, de modo a não causar preocupações desnecessárias ou interpretações diferentes do que se quer dizer.

Planeje a melhor abordagem para cada situação

Como dissemos, a objetividade é primordial em qualquer circunstância da comunicação. A linguagem, portanto, deve ser adequada a cada tipo de destinatário e assunto.

O tom de uma mensagem divulgada para tratar de uma questão mais delicada, como um informativo sobre um ponto que envolva a saúde dos alunos, deve ser diferente do usado para informar sobre uma festividade.

Seja por meios impressos, seja pelos digitais, uma dica interessante é apostar no uso de imagens. A união da linguagem verbal e da não verbal pode atrair a atenção do interlocutor e garantir mais leveza na mensagem.

Cada instituição costuma ter a sua “cara”, ou seja, características visuais, linguísticas e até históricas que constroem sua identidade. O equilíbrio, nesses momentos, também é essencial para que a comunicação não soe destoante da imagem da organização.

Incentive a comunicação ativa da família com a escola

O sucesso no processo de ensino e aprendizagem também passa pelas rotinas do estudante fora dos muros da escola. Para isso, nada melhor que a presença dos pais/responsáveis para relatar o que se passa nesses momentos. Contar com a participação dos familiares nas reuniões presenciais — e nos canais virtuais, quando preciso — é imprescindível.

Tornar o clima leve, mesmo quando o assunto é algo sensível, ajuda a estreitar esses laços e a criar o conforto necessário para que todos os interlocutores possam se comunicar sem receios.

Nos casos em que muitas pessoas costumam estar reunidas, é importante ter um mediador para essas conversas, de modo que todos que queiram falar possam fazer isso de maneira organizada.

Por fim, é importante que a gestão esteja preparada em relação ao conteúdo dos eventos. Se vai tratar sobre rendimento escolar, por exemplo, reúna o material disponível sobre o assunto e estude-o.

Realize eventos que incentivam a participação das famílias

A realização de eventos também é algo que costuma incentivar a participação dos familiares e ajuda a criar um clima propício para isso. Junto a uma reunião, por exemplo, pode-se fazer uma dinâmica entre pais, alunos e professores.

Para a escola, é importante promover uma experiência prazerosa e acolhedora dentro do ambiente escolar. Datas especiais do calendário, como Dia das Mães, Dia dos Pais ou até mesmo eventos promovidos pela própria escola, como feiras científicas e culturais são ótimos motivadores.

O mais importante nesses eventos é que gestores, coordenadores e educadores demonstrem empenho com o desenvolvimento dos alunos e um interesse genuíno na participação ativa das famílias na rotina escolar.

Aposte em diferentes canais de comunicação

Atualmente, há diversos meios pelos quais as interações podem ser realizadas. Contato presencial, telefone, e-mail, serviços de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, e redes sociais são alguns dos mais relevantes.

É preciso ter em mente a importância de ser multicanal, isto é, oferecer um atendimento à comunidade em mais de um meio. Nem sempre será necessário usar todos os canais ou investir igualmente em todos eles.

Faça verificações constantes para averiguar o que está funcionando bem e o que não está, e quais canais que exigem mais investimento — tanto de pessoal quanto de ferramentas.

As informações que costumam ser mais buscadas devem vir em destaque. Alguns canais, como o próprio Facebook, permitem fixar certas publicações de modo que o usuário as vejam primeiro ao acessar sua página. Itens como calendário escolar, datas de eventos e reuniões devem ser disponibilizados facilmente.

Importante: outras formas de comunicação, como o tradicional mural da escola e o site institucional, também podem ser usados. Crie uma rede de informações concisa e que não dependa de um só canal.

Em todos os casos, atente-se aos elementos visuais: use cores mais chamativas para destacar os pontos mais relevantes, fontes que favoreçam a leitura e evite, a todo custo, a poluição visual.

Essas ações, além de representarem melhorias na comunicação, otimizam o trabalho dos colaboradores da escola. Como as informações estarão disponibilizadas em locais de fácil acesso e visualização, o tempo gasto para tirar dúvidas simples de alunos e pais pode ser investido em demandas mais elaboradas ou mesmo urgentes.

Algo positivo é especificar o direcionamento e o propósito de cada canal. É possível que surjam questões, por exemplo, que só podem ser resolvidas via e-mail. Nesse caso, uma mensagem privada enviada pelo Instagram não seria adequada.

Além das mais tradicionais, outras ferramentas que podem ser usadas para melhorar a comunicação escolar entre família, alunos e professores são:

• e-mail institucional;
• WhatsApp;
• sistemas de gestão;
• redes sociais, como Facebook, Instagram e LinkedIn;
• site institucional com formulário para contato.

Se a sua escola ainda não tem um site profissional, chegou a hora de investir em um com o domínio próprio da instituição de ensino. Os familiares dos alunos podem conferir, pelo site, o que a escola propõe em cada fase da educação básica (Ensino Médio, Fundamental e Infantil), além dos seus diferenciais, missão, valores, números e outras informações.

Por último, não é interessante centralizar informações em uma só pessoa ou um só canal — a não ser quando referente a dados sigilosos. Com tantos canais disponíveis, uma das formas mais eficazes de melhorar a comunicação escolar é a unificação do atendimento.

Melhore a comunicação com famílias inadimplentes

A inadimplência é um problema comum nas escolas particulares e que revela, por vezes, um ruído na comunicação entre as famílias e a escola. O ideal é criar um canal de diálogo contínuo, para evitar que situações de inadimplência aconteçam — e, quando acontecerem, reforçar as soluções que existem para resolver essas pendências financeiras.

Uma saída interessante para evitar que a cobrança e a negociação das dívidas se tornem momento de constrangimento para os envolvidos é contar com a tecnologia. Notificações automáticas podem lembrar os familiares sobre as datas de pagamento com antecedência, evitando atrasos por esquecimento.

Essa é uma maneira mais sutil e menos agressiva de fazer a cobrança quando comparada a uma ligação telefônica, por exemplo. Mesmo que o constrangimento não seja a intenção da sua gestão da inadimplência, essa acaba sendo a consequência de um diálogo direto sobre uma situação tão delicada.

Caso a notificação automática não seja efetiva, é preciso realizar uma ligação para informar a situação aos responsáveis e, principalmente, ressaltar a disposição da escola em resolvê-la da melhor maneira possível.

Promova um atendimento personalizado

A personalização do atendimento ao aluno prevê que a escola tenha uma equipe multidisciplinar e preparada para descobrir os interesses e as aptidões de cada um, além de manter o diálogo com a família para informar sobre a evolução e o desempenho dos estudantes.

Dessa forma, os professores podem oferecer aulas programadas para as necessidades das turmas, de acordo com as características e o ritmo de aprendizado dos alunos.

Invista em um sistema de gestão

Se você quer entender como melhorar a comunicação na escola, saiba que um sistema de gestão educacional pode desempenhar um papel valioso nesse desafio. Por meio dele, os familiares podem acessar as notas dos alunos, além de materiais de estudo anexados, planos didáticos disponibilizados e diversas outras funcionalidades.

Essas são informações valiosas, que estão ao fácil alcance não só da família, mas também de alunos e colaboradores da escola. No sistema de gestão escolar, a instituição de ensino também pode fazer a cobrança automática das mensalidades via notificações, como falamos anteriormente.

A tecnologia abrange vários aspectos da comunicação entre a família e escola. Se você está procurando um bom sistema para a sua instituição, saiba que o sistema de gestão educacional Lyceum é referência no segmento.

Com anos de experiência no mercado educacional, nosso software ajuda instituições de ensino a oferecerem uma experiência totalmente digital aos alunos e seus responsáveis, professores e demais funcionários.

Chegamos ao final do conteúdo e esperamos que você tenha entendido como melhorar a comunicação na escola. Esse não é um desafio fácil, mas não é um trabalho impossível. Com a ajuda da tecnologia, você consegue centralizar vários processos e alcançar os resultados esperados.

Quer saber mais sobre como um sistema de gestão pode mudar a cara da sua escola? Acesse o site do Lyceum e veja, na prática, todas as vantagens da tecnologia!