Tecnologias para instituições de ensino

Tecnologias Fundamentais para Instituições de Ensino

Em plena era da informação, as tecnologias digitais se mostram fundamentais tanto na gestão quanto na relação ensino-aprendizagem. Essas tecnologias podem contribuir em relação aos mais variados aspectos, facilitando a realização de diversas demandas comuns às instituições de ensino.

No entanto, qual papel a tecnologia exerce? Quais são as tecnologias mais úteis para quem quer abrir ou aprimorar uma instituição de ensino? Quais são os motivos para usá-los e como fazê-lo corretamente? Para saber a resposta dessas e de outras questões, continue a leitura!

O papel das tecnologias no apoio às instituições de ensino

Atualmente, o uso de recursos tecnológicos está presente em praticamente todos os setores: alimentício, agrícola, varejo e assim por diante. Com a educação, essa tendência se mantém à medida que a utilização correta da tecnologia pode dar mais qualidade às diversas atividades inerentes ao cotidiano das instituições de ensino.

Imagine, por exemplo, uma ferramenta capaz de automatizar os principais processos de gestão educacional. Um sistema de gestão com uma secretaria virtual que possibilite aos alunos realizar a matrícula a qualquer momento e acessar diversos serviços a partir de poucos cliques. Essa categoria de solução não só já existe como também reúne em si diversos recursos, todos eles relacionados à rotina de pais ou alunos:

  • acompanhamento do plano de aulas;
  • registro e armazenamento das notas;
  • histórico escolar;
  • emissão e recebimento de boletos;
  • organização dos cursos;
  • emissão de documentação do aluno;
  • automação dos processos de abertura e fechamento do período letivo;
  • negociação de mensalidades atrasadas;
  • entre outras.

Organizar esses dados e oferecê-los de maneira simplificada aos alunos ou pais é algo totalmente relacionado a uma gestão automatizada, que elimina a necessidade de lidar com esses processos de forma manual. Isso colabora não só para deixar o atendimento ao aluno e os processos mais ágeis, mas também no sentido de diminuir a incidência de erros e aprimorar a gestão educacional.

Indicadores de desempenho

A eficiência dos processos pode ser medida por intermédio de indicadores de desempenho. Com eles, os gestores ganham fundamentos para a tomada de decisão e têm uma base sólida para avaliar o planejamento e executar mudanças pontuais.

Os indicadores, fornecidos apenas por boas ferramentas, permitem avaliar a agilidade e eficiência para desempenhar um processo administrativo, como a emissão de um determinado documento.

Do ponto de vista qualitativo, pode-se utilizar a avaliação do aluno, que considerará a praticidade e agilidade do serviço prestado, demonstrando seu nível de satisfação.

Vale ressaltar que algumas empresas disponibilizam esse tipo de sistema em nuvem. Isso quer dizer que a TI da organização se torna descomplicada, sem precisar se preocupar com a gestão da infraestrutura tecnológica, que é realizada pelo fornecedor, permitindo que a equipe de TI da instituição mantenha seu foco no negócio principal.

Além do sistema de gestão, que é o coração de uma instituição de ensino, também há outras ferramentas fundamentais para o sucesso de uma nova instituição. Conheça algumas!

4 tecnologias para garantir mais qualidade na educação

1. Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA ou LMS em inglês)

Voltado à gestão do aprendizado, o AVA é uma sala de aula virtual, basicamente. Trata-se de um software, que permite modificações estruturais em seu funcionamento. Por meio dele, os professores podem compartilhar conteúdos, postar atividades a serem entregues, continuar o debate da sala de aula em fóruns de discussão etc. É uma tecnologia essencial para as instituições que usam ou desejam usar metodologias ativas de aprendizagem.

2. Pergamum

Criado pela PUC-PR (Pontifícia Universidade Católica do Paraná), o Pergamum é um sistema integrado de bibliotecas. Ou seja, ele consegue fazer o gerenciamento de dados de múltiplas unidades, permitindo um monitoramento mais eficiente do acervo, bem como uma análise detalhada sobre a necessidade de novas aquisições e afins.

3. Office 365 Educacional

Office 365 Educacional é, basicamente, a reunião de algumas das principais funcionalidades do que há de mais atual no pacote Office da Microsoft. Essa versão, que é gratuita para alunos e professores, contém os seguintes aplicativos:

  • Word;
  • Excel;
  • Power Point;
  • One Note;
  • Microsoft Teams.

Graças a essa série de recursos, é possível concentrar diversas atividades em um só “lugar”: editar textos, compartilhar anotações, montar apresentações para a sala de aula, trabalhar com planilhas etc.

4. Lyceum

O Lyceum é um conjunto de sistemas e módulos essenciais para a gestão profissional de uma instituição de ensino; do ensino básico ao superior. O objetivo do sistema é organizar os processos, atender alunos e docentes através da internet e otimizar o uso de recursos para introduzir novos patamares de eficiência na gestão. Confira os principais recursos:

Avaliação Institucional

Gerador flexível e parametrizável de questionários, utilizados para a avaliação de cursos, disciplinas, docentes, coordenadores, entre outros ou para pesquisas de opinião. Executa tabulação, análise gráfica e dinâmica dos resultados. Tudo por meio da Internet, eliminando o uso do papel.

Currículos e Horários

Realiza o cadastramento e a manutenção dos cursos da instituição, incluindo critérios para aprovação nas disciplinas, carga horária, pré-requisitos e equivalências. Possui um assistente para a montagem da estrutura curricular dos cursos e efetua a agenda de turmas, docentes e dependências físicas. A enturmação automática é efetuada de forma ágil e otimiza a utilização de espaços físicos e de docentes.

Controle Acadêmico

Efetua todos os controles acadêmicos da vida do aluno, inclusive atividades complementares, estágios e monografias e possui biblioteca de fórmulas de cálculo para notas finais.

Central de Relacionamento

Permite um atendimento muito mais ágil com resumos Acadêmicos e Financeiros do aluno. Possibilita agendamento e acompanhamento de eventos como visitas de “prospects”, telefonema de um atendente para o responsável pelo aluno etc.

E-Commerce de Cursos

Gerencia a oferta de cursos que não necessitam de processo seletivo, como por exemplo, curso de extensão ou de curta duração. Efetua a inscrição de potenciais candidatos que podem ser convertidos em registros acadêmicos automaticamente.

Indicadores de Desempenho

Interface amigável com informações para a tomada de decisão. Apresenta as informações de “Business Intelligence” de acordo com o perfil do gestor, através de gráficos e tabelas, dando uma visão completa da instituição

Simulados

Automatiza a realização e a correção de exames simulados, utilizados tanto por escolas para simulação do ENEM e de processos seletivos, quanto para simular exames da OAB.

Financiamento Estudantil

Realiza a gestão dos contratos dos alunos e FIES, com registro de cada período onde o contrato foi aditado. Gera dívidas e planos de pagamento para o FIES, de forma automática, a partir das informações do contrato do FIES e do Aluno por período: valor mensal do contrato, mês de início do pagamento do FIES e número de parcelas.

Gestão de Polos EAD

Faz a gestão de modelos de EAD baseado em Polos, com a execução de atividades acadêmicas e financeiras através da Internet de forma intuitiva e amigável. O Lyceum ainda oferece grande flexibilidade de configurações, se adequando às diversas particularidades de cada instituição de ensino.

Portal On-line para Alunos

O aluno consulta horários, agenda, calendário de provas, notas, faltas e sua situação financeira. Pode também negociar dívidas de acordo com planos pré-configurados pela instituição, além de acessar materiais didáticos disponibilizados pelos docentes.

Portal On-line para Pais

Em instituições de educação básica, é possível criar responsáveis financeiros para acompanhamento de um ou mais filhos. Os pais ou responsáveis podem consultar horários, agenda, calendário de provas, notas, faltas, atividades, avisos e sua situação financeira. Pode também negociar dívidas de acordo com planos pré-configurados pela instituição, além de acessar materiais didáticos disponibilizados pelos docentes.

Portal On-line para Docentes

Sala virtual dos professores onde eles podem consultar informações sobre alunos, turmas e horário de aulas, agendar provas, lançar notas e faltas e publicar material didático.

Portal On-line para Coordenadores

Confere o status de gerente de negócios aos coordenadores de curso, permitindo o acompanhamento do desempenho de turmas e docentes no decurso do período letivo. Ele pode alterar notas, faltas de turmas de docente que ele coordena.

Processo Seletivo On-line

Faz a inscrição e emissão de boleto pela web. Automatiza a realização dos exames e aceita notas do ENEM ou de outros processos seletivos. Utilizado para graduação, pós-graduação, mestrado, MBA, especialização e processos seletivos em geral.

Retenção

Apresenta informações em formato gráfico para visualização dos alunos com maior risco de evasão. Gera automaticamente listas para campanhas promocionais dos alunos identificados e possibilita o registro dos resultados.

Secretaria Acadêmica Virtual

Realiza todos os processos acadêmicos, o atendimento a docentes e alunos e o oferecimento de serviços diversos. Agiliza o atendimento e produz sensível diminuição de custos operacionais, reduzindo o trabalho administrativo e eliminando o trâmite de papéis. Possui a funcionalidade de Autenticidade Eletrônica de Documentos que possibilita checar documentos emitidos pela secretaria através da Internet.

Financeiro

Realiza o controle dos lançamentos de débitos e créditos efetuados pelos alunos. Calcula a cobrança de mensalidades por curso, crédito, disciplina ou série, incluindo serviços executados pela Secretaria Virtual. Gera boletos detalhados de mensalidades e serviços adquiridos, permitindo a cobrança em um único boleto para minimizar as taxas bancárias. Monitora a inadimplência, gera acordos e permite múltiplos responsáveis financeiros e planos de pagamento.

 

Os porquês de adotar tecnologias para uma melhor gestão educacional

Além da otimização e da agilidade gerada por processos automatizados, boas tecnologias educacionais, como as que apresentamos no tópico anterior, são úteis por diversos motivos. Veja, logo abaixo, quais são os principais.

Melhora a retenção

Levando em consideração que a satisfação dos alunos aumenta por meio do uso das tecnologias corretas, a retenção de alunos tende a crescer com a presença dessas ferramentas. Com soluções rápidas e um ambiente de ensino-aprendizagem moderno, adequado aos padrões atuais, ele dificilmente pensará em mudar de instituição. Essa tendência também se aplica aos responsáveis, que veem uma grande vantagem na praticidade.

Diminui os gastos

Resolver um processo com maior rapidez significa que há mais tempo para a resolução de outras demandas. Desse modo, por mais específicas que sejam elas, é viável economizar recursos que antes precisavam ser destinados a custos com impressões, reparos e gastos com pessoal. Mesmo os processos que não são passíveis de automatização ganham com isso, porque podem ser feitos com maior atenção.

Reduz a inadimplência

inadimplência, principalmente em instituições de ensino superior, geralmente denota a insatisfação do aluno com o curso. Sendo assim, por meio do uso de ferramentas adequadas, existem diversos meios de analisar os porquês por trás desse descontentamento e o que pode ser feito a fim de saná-lo. Esses princípios também são válidos no combate à evasão.

Otimiza a tomada de decisão

Contando com indicadores precisos, os gestores podem optar por trocar ou não um docente ou a coordenação de um curso, saber o que está distante das expectativas dos alunos, entender as demandas por novos materiais, entre outras medidas relevantes para tomar decisões.

As ferramentas de gestão educacional trazem qualidade para os processos de uma instituição, integrando os âmbitos financeiro e acadêmico. Com isso, a educação também ganha em eficiência e qualidade.

Gostaria de saber mais sobre as ferramentas acima ou apontar outras ferramentas fundamentais para novas instituições de ensino? Então, deixe seu comentário!

 

Lyceum

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