4 maiores vantagens da integração de dados financeiros na IE
No atual cenário de competitividade, orientado por informações, organizações de todos os setores e tamanhos buscam constantemente maneiras de obter uma vantagem competitiva. Nesse sentido, uma estratégia fundamental, que pode fazer uma diferença relevante na obtenção do sucesso, é a integração de dados financeiros.
Para um melhor entendimento sobre o tema, neste artigo abordaremos o conceito de dados financeiros, o significado de fazer a integração desses dados, como realizá-la e as principais vantagens que a instituição de ensino pode obter com isso. Boa leitura!
O que são dados financeiros?
Os dados financeiros são indicadores que servem como base para um conjunto de métricas. Eles auxiliam os gestores a avaliar o desempenho financeiro da instituição de ensino, identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas. A seguir, confira alguns dos principais:
- churn — ou cancelamento de matrículas serve para análise da dimensão financeira da escola;
- custo de aquisição por aluno — média de custos utilizados para captar alunos e fechar cada matrícula nova;
- inadimplência — índice de mensalidades total ou parcialmente atrasadas;
- índice de liquidez — conjunto de dados que indicam a capacidade de pagamento de despesas recorrentes, referindo-se a passivos financeiros circulantes;
- margem de contribuição — demonstra se o faturamento de um período está conseguindo cobrir os custos necessários para manter o funcionamento da instituição;
- receita mensal recorrente — soma de todas as mensalidades pagas mensalmente;
- retorno sobre investimento — indica se os investimentos aplicados em melhorias estão gerando lucros ou prejuízos;
- rotatividade de funcionários (turnover) — impacto financeiro em relação à saída e entrada de novos colaboradores na instituição;
- ticket médio — é a soma das matrículas ativas dividido pelo número total de matrículas, indicando a média de receita gerada individualmente por aluno.
Qual o significado de fazer a integração dos dados financeiros?
Fazer a integração dos dados financeiros significa realizar conexões entre sistemas, a fim de permitir a troca de informações entre departamentos e a realização de transações, com agilidade, segurança, eficiência e precisão. Dessa forma, é possível simplificar as operações e reduzir o índice de erros.
Nesse sentido, a integração desempenha um papel fundamental na gestão financeira das instituições de ensino, já que simplifica e acelera processos, economizando tempo e recursos valiosos.
Além disso, permite que os gestores financeiros obtenham informações em tempo real, que viabilizam melhores tomadas de decisões com base em informações reais e integradas.
Como realizar a integração de dados financeiros na IE?
Para integrar os dados financeiros é preciso observar alguns aspectos importantes. Eles envolvem desde a definição do fluxo de dados até a escolha de uma plataforma que permita uma boa integração com os demais departamentos, já que todos eles impactam nas finanças da instituição de ensino.
A seguir, veja o passo a passo das principais etapas de uma integração.
Conheça a infraestrutura
Conhecer o desempenho da infraestrutura de TI e do banco de dados é fundamental para a instituição de ensino, por se tratar de um aspecto que pode ser drasticamente afetado pela integração.
Em casos de baixa performance da infraestrutura, a instituição terá que lidar com muitos gargalos, situação que impacta negativamente as operações e reduz a competitividade de todos os departamentos.
Nesse sentido, para conhecer o perfil da infraestrutura, o responsável pelo setor precisará analisar como os dispositivos estão estruturados para fazer a integração da melhor forma.
Para isso, é fundamental elaborar um documento que reúna informações e integrações entre banco de dados já configurados, bem como as regras de segurança e outros materiais que sejam relevantes.
Mapeie os processos internos
Ao mapear os processos internos, o gestor consegue direcioná-los para a integração. Com as rotinas internas esquematizadas e suas aplicações listadas, a empresa consegue avaliar claramente a melhor maneira de integrar suas funções.
Dessa forma, o gestor tem uma visão mais ampla sobre como os processos foram construídos e as informações que precisam ser compartilhadas.
Defina o fluxo de dados
O fluxo de dados diz respeito ao caminho que as informações seguem, desde as entradas de dados (input), por meio dos processos de transformação e manipulação, até a saída deles (output) ou armazenamento dos dados.
Sua definição permite que as informações sejam processadas em tempo real à medida que são recebidas, garantindo um gerenciamento eficiente, e as informações atualizadas estejam sempre disponíveis
Aposte na padronização
Essa é uma importante etapa na integração de dados com formatos e estruturas diferentes, pois garante que as informações sejam transmitidas de maneira consistente e correta entre eles.
Além disso, garante que todos os setores trabalhem da mesma forma durante todo o processo de integração, a fim de reduzir conflitos. Quando a padronização é observada, o setor de TI consegue enxergar com mais clareza o que precisa ser integrado e de que forma deve ser feito.
Garanta a segurança dos dados
Após todo esse planejamento, antes de iniciar o processo de integração, é preciso analisar as soluções disponíveis no mercado para a execução correta de tal procedimento. As ferramentas escolhidas precisam ter recursos que supram as necessidades da infraestrutura da instituição, e garantam a segurança dos dados, além de oferecerem um bom suporte ao usuário.
Escolha uma plataforma de integração.
Para garantir uma excelente integração de dados financeiros, é muito importante escolher uma plataforma que permita integrar outras áreas da instituição de ensino, como a acadêmica e a administrativa. Nesse sentido, a solução tecnológica deve permitir a conexão com outras tecnologias por meio de APIs (Interface de Programação de Aplicativos).
Treine a equipe
O treinamento da equipe é essencial para que o plano de integração de dados financeiros funcione corretamente. Dessa forma, é possível obter bons resultados e garantir um alinhamento com os objetivos da instituição.
Quais vantagens um sistema de gestão educacional proporciona para a IE?
Um sistema de gestão educacional pode fazer muita diferença na integração de dados, proporcionando diversas vantagens à instituição de ensino. Confira!
1. Controle abrangente das finanças
Um sistema de gestão educacional garante que a instituição tenha um controle abrangente das finanças. Isso é possível porque ele reúne informações dos diferentes setores, como secretaria, recursos humanos e contabilidade, em uma única plataforma integrada.
2. Tomada de decisões estratégicas
O sistema permite que os gestores consigam acessar dados financeiros em tempo real para identificar tendências, elaborar o planejamento financeiro e tomar decisões estratégicas.
3. Análise de relatórios gerenciais
Esse sistema também proporciona recursos importantes para análises, com base em relatórios gerenciais. Com isso, é possível gerar uma grande variedade de métricas personalizadas para atender às necessidades da instituição e acompanhamento da sua competitividade.
4. Integração de todos os departamentos da IE
Um bom sistema de gestão educacional permite a integração de todos os departamentos da IE, viabilizando uma gestão eficiente, ágil e prática. Exemplo disso é o Lyceum, um sistema premiado em Gestão Educacional, que oferece diferenciais relevantes, como:
- pix com chatbot — funcionalidade que proporciona maior agilidade no recebimento de pagamentos, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente;
- integração do acadêmico com o financeiro — gestão acadêmica completa, que inclui desde o processo de seleção de alunos até a organização financeira, permitindo uma gestão mais eficiente e centralizada, envolvendo todos os aspectos acadêmicos da instituição.
- pagamentos ágeis (boleto registrado, cartão de crédito) —funcionalidade que emite boletos com registro on-line, agilizando o processo de pagamento e oferecendo mais segurança para a instituição e para os alunos.
Como vimos, a integração de dados financeiros na IE proporciona muitas vantagens competitivas. A principal delas é simplificar e agilizar a gestão financeira nas instituições de ensino, proporcionando uma visão ampla do desempenho e economizando tempo e recursos que podem ser redirecionados para questões mais estratégicas.
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