Gestão de dados: entenda a importância de fazer na IE!

No mundo de hoje, inclusive no âmbito educacional, uma frase específica tem se mostrado cada vez mais verdadeira: “os dados são o novo petróleo”, de acordo com a analogia do matemático londrino Clive Humby. Você pode se perguntar: de onde ele tirou esse insight?

Bom, trilhões de gigabytes de dados são gerados a cada ano. Só de ligar o seu computador e entrar no site da instituição de ensino, um aluno já fornece elementos que podem ser explorados pela organização. Contudo, para isso é necessário ter uma boa política de gestão.

Neste post, falaremos mais sobre o que é a gestão de dados, quais são as suas vantagens e como as instituições de ensino podem fazer isso. Boa leitura!

Qual é a diferença entre dado e informação?

O termo “dado” não é, necessariamente, sinônimo de informação. Afinal, esses dados nem sempre estarão prontos para fornecer insights para os gestores de imediato. São as ferramentas digitais que os transformarão em conhecimento relevante para a instituição.

Assim, os dados são a matéria-prima que, após ser estruturada, ganha significado — e se tornam, definitivamente, informações.

Isso porque os dados por si não trazem respostas para as perguntas que surgem na rotina da instituição de ensino, principalmente se forem dados não estruturados. Eles precisam ser interpretados e combinados com outras tecnologias (como o Business Intelligence, o Big Data, o DSS) para fazer sentido.

Do mesmo modo, quando nos referimos à gestão de dados como o conjunto de meios e práticas para garantir o armazenamento de informações relevantes, os dois termos podem ser utilizados como sinônimos.

O que é a gestão de informação?

A gestão de informação é o trabalho que a instituição de ensino faz com o conhecimento que ela produziu por meio do trabalho com dados.

Ela abrange todas as políticas que uma instituição adota para administrar as informações com as quais ela trabalha. Nesse sentido, o gerenciamento envolve tanto o armazenamento seguro como a capacidade de utilizar tecnologias para extrair conhecimento relevante dos dados.

Assim, podemos dizer que essa gestão se relaciona à identificação, ao armazenamento, ao acesso, à proteção e ao uso de dados por uma instituição específica.

Com uma política bem definida, a empresa disponibiliza o acesso somente a profissionais autorizados. Do mesmo modo, ela também facilita a consulta às informações necessárias aos diferentes setores, otimizando o trabalho coletivo.

Em uma instituição de ensino, gerir os dados não é apenas recomendado, como também é obrigatório. Afinal, a organização lida com dados de diversas fontes: dos alunos, dos profissionais, dados financeiros, histórico escolar, entre muitos outros.

Quais são os benefícios da gestão da informação em uma instituição de ensino?

Agora, mostraremos como uma boa gestão (focada tanto no armazenamento de dados como na produção de conhecimento por meio do trabalho com dados) é importante para as IEs. Também apresentaremos alguns exemplos práticos de uma boa política aplicada ao ensino.

Comunicação eficiente

Empresas que deixam a gestão de dados de lado terão sérios problemas em relação à comunicação interna. Afinal, será difícil compartilhar as informações entre os diversos setores.

Sem a devida gestão de dados, informações importantes podem se perder no meio do caminho ou nem mesmo serem transmitidas para as pessoas que deveriam utilizá-las. Isso prejudica o andamento adequado dos processos dentro de uma instituição.

Um exemplo: uma instituição de ensino precisa consultar os dados de clientes inadimplentes. Contudo, sem uma gestão de dados, o gestor descobre que não houve uma sincronização que garantisse elementos atualizados para ele visualizar.

Assim, a instituição acaba tendo prejuízo, uma vez que as informações de quem deve dinheiro a ela foram perdidas — com o uso de um sistema inadequado para instituições de ensino.

Facilidade de acesso

Com o dinamismo de uma instituição de ensino, que recebe solicitações de alunos e outras pessoas de todo mundo, a agilidade para encontrar documentos e dados relevantes é fundamental.

Além disso, a facilidade de acesso também garante que os gestores encontrem os dados que desejam para fundamentar suas decisões. Para garantir esses processos, é necessário utilizar soluções digitais.

Assim, ter um sistema de gestão educacional e plataformas de análise de dados é importante para não só armazenar, como também produzir conhecimento relevante por meio da investigação do ambiente digital no qual a instituição está inserida.

Integração de dados

Há uma infinidade de dados disponíveis — tanto na internet em geral como no ambiente digital de uma instituição de ensino, que abrange o histórico de informações armazenadas, a navegação e os bancos de dados.

Quando uma instituição decide utilizar ferramentas de análise de dados, como o Big Data e o Business Intelligence, para extrair conhecimento relevante, ela terá mais elementos para tomar decisões embasadas no negócio.

A integração de dados pode ser definida como o cruzamento de elementos diferentes, mas que ofereçam perspectivas relevantes. Ela busca conferir significados que aumentem o entendimento de mercado por meio da organização.

Uma boa política de dados definirá processos e ferramentas para garantir que esses resultados sejam atingidos, por meio da especialização dos seus profissionais e da utilização de tecnologia de ponta.

Eficiência e automação na gestão escolar

A gestão de dados também tem ênfase na automação, ao entregar tarefas repetitivas e manuais para as máquinas. Com essa funcionalidade, será mais fácil ter o controle das atividades que estão sendo realizadas na instituição de ensino.

Captação de alunos

Com uma boa política e ferramentas de análise de dados, a instituição consegue mapear informações (retiradas de meios como o site, o blog, as redes sociais e os chatbots) e conhecer particularidades de alunos em potencial, fomentando a captação.

Assim, com essa investigação, será possível desenvolver estratégias de comunicação on-line direcionadas especificamente a eles e apresentá-las nos canais em que esses alunos têm mais potencial de interagirem.

Com os dados coletados, a instituição de ensino também pode trabalhar com ferramentas de marketing digital nessa fase de captação de alunos, por meio das seguintes práticas:

• bom ranqueamento do site da instituição na página de exibição de resultados do Google, com o uso de palavras-chave segmentadas;
• garantir tráfego para o website e atrair futuros alunos;
• promoção da marca nas redes sociais;
• geração de leads, com a classificação e atração de consumidores em potencial.

Como implementar a gestão da informação na instituição de ensino?

Antes é entender que os dados são um ativo valioso — e conscientizar os colaboradores em relação à importância deles. Quando a gestão se torna um pilar da empresa, será bem mais fácil armazenar e produzir novas informações.

O segundo passo é realizar um diagnóstico das necessidades da instituição em relação à gestão de dados. A organização precisa de meios melhores de armazenamento? De produzir conhecimento relevante em relação ao seu histórico digital? Essas são algumas das perguntas que devem ser feitas.

Depois, é preciso definir responsabilidades e delegar tarefas. É necessário determinar aquelas pessoas que cuidarão dessa política e avaliar os impactos das práticas determinadas de acordo com os objetivos.

É importante notar que a gestão de dados não é uma ação isolada. Ela deve ser integrada aos objetivos de negócio, de forma que as boas práticas sejam assimiladas pela organização. Para isso, os gestores devem oferecer exemplos de como ela é importante e contratar boas soluções nesse sentido.

O Lyceum

O Lyceum, por exemplo, é um sistema de gestão educacional que centraliza informações e fornece funcionalidades para todos os envolvidos na cadeia da instituição de ensino: gestores, docentes, alunos, responsáveis, membros da secretaria.

O software é capaz de ajudar a instituição digital a gerir as suas informações, não só na produção de conhecimento relevante a partir do trabalho de dados, mas também na organização — o que agrega valor à IE.

O Lyceum oferece, por exemplo, uma secretaria digital, que conserva documentos, arquiva informações sensíveis, facilita a consulta e fornece informações relevantes para alunos, responsáveis e profissionais.

Como vimos no artigo, a gestão de dados depende de boas práticas por parte da organização, mas também da adoção de uma tecnologia de alto nível que favoreça a governança. Com isso, a empresa conseguirá manter as suas informações seguras e facilitar o acesso de pessoas autorizadas.

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