Secretaria digital: veja como funciona e se adapte!

A secretaria digital é um sistema que proporciona à instituição de ensino administrar todo o seu acervo acadêmico. Ela armazena informações pertinentes aos alunos e responsáveis — e facilita o acesso desses dados.

Com a portaria 315, do MEC, digitalizar documentos não é mais uma opção: é uma exigência do governo. Por isso, buscar formas de armazenar arquivos no ambiente digital demanda uma solução robusta, que otimize a gestão e o trabalho dos profissionais de ensino.

A secretaria digital é uma solução pensada tanto nos gestores de instituições de ensino como nos funcionários, alunos e responsáveis. Para você conhecer melhor essa ferramenta e o que ela pode fazer pela sua organização, preparamos este artigo. Siga a leitura!

O que é a secretaria digital?

A secretaria digital é uma ferramenta utilizada para a gestão ágil e automatizada de diversos documentos de uma instituição de ensino, como:

• protocolos;
• arquivos financeiros;
• matrículas;
• notas;
• protocolos;
• certificados;
• entre outros.

Assim, tudo o que engloba o universo administrativo acadêmico e que, segundo uma determinação do governo (a Portaria 315), deve ser digitalizado. Além disso, a secretaria digital também ajuda a instituição a se tornar uma empresa paperless, isto é, que reduz significativamente o consumo de papel.

Softwares e soluções digitais educacionais já existem há algum tempo, mas a secretaria digital se tornou essencial porque ela surge como o modo mais confiável de armazenar informações no ambiente virtual.

Como se não bastasse, a secretaria digital também serve como uma plataforma de integração dos diversos setores da empresa, o que facilita a consulta, a edição e o download e upload de arquivos.

A secretaria digital é uma solução completa, que atende tanto aos alunos como aos diversos profissionais que trabalham na instituição. Os gestores também podem estabelecer níveis de acesso, para que somente pessoas escolhidas por eles tenham acesso a determinados documentos.

Nesse sentido, a secretaria digital otimiza as operações de uma maneira holística, facilitando a rotina tanto dos profissionais de ensino como para os alunos — e para os responsáveis por eles. Todo mundo ganha mais autonomia, sem a necessidade da intermediação de um colaborador para qualquer tarefa.

Com essa tecnologia, os gestores também terão relatórios sobre o desempenho de setores específicos da instituição, como o departamento financeiro e as equipes que controlam outras informações dos estudantes.

A secretaria digital não costuma funcionar como um programa único, mas como parte de um sistema mais completo para as instituições de ensino, como é o caso do Lyceum.

O que a secretaria digital tem a ver com a Portaria 315?

A secretaria digital é uma solução que otimiza o armazenamento e a acessibilidade de dados relacionados à instituição de ensino. Nesse sentido, ela é crucial para que as IEs consigam se adequar às exigências da Portaria 315.

Isso porque essa Portaria define que todas as instituições de ensino digitalizem os seus documentos físicos, como um modo de facilitar a consulta pelas partes envolvidas, inclusive pelos órgãos governamentais.

Inclusive, vale a pena enfatizar esse caráter integral, que deixa claro que todas as instituições devem aderir às novas regras.

Afinal, de acordo com o texto, estão incluídas “as instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.

Originalmente, o prazo para a implementação dessa digitalização era de 24 meses, a partir da publicação da portaria — em abril de 2018. Outra Portaria, a 332, estendeu esse prazo.

Assim, a Portaria 315 entrou definitivamente em vigor em maio de 2023, o que significa que todas as instituições que ainda não disponibilizam um acervo acadêmico digital podem ser penalizadas.

Outro detalhe importante é que não basta apenas digitalizar documentos que até então existiam apenas em formato físico. É necessário também assegurar a integridade e a segurança desses arquivos, de modo que o sistema promova a confiabilidade dos dados.

Nesse sentido, um sistema educacional como o Lyceum, sobre o qual falaremos um pouco mais adiante, combina o melhor de dois mundos: a otimização do acesso aos arquivos e a proteção dessas informações.

Penalidades para quem não se adéqua

De acordo com o texto da Portaria 315, a SERES (Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior) é a organização responsável pela supervisão em relação às instituições de ensino. É esse órgão que investiga quem está cumprindo as novas regras.

Instituições de ensino que ainda estejam se adaptando às regras podem procurar a SERES para entender as exigências específicas e evitar sanções — que arranhariam significativamente a reputação da IE.

Em caso de não cumprimento das providências estabelecidas pela SERES, a Portaria descreve um conjunto de multas administrativas que podem ser aplicadas.

Essas punições estão descritas no Decreto no 9235/2017. São elas:

• possível desativação de cursos e habilitações oferecidas;
• intervenção governamental;
• suspensão temporária das atribuições e da autonomia da instituição;
• descredenciamento (em relação ao MEC);
• redução das vagas autorizadas;
• suspensão temporária de ingresso de novos alunos ou suspensão de oferta de cursos.

Quais são as vantagens dessa informatização da secretaria?

A secretaria digital tem como principal objetivo tornar a gestão acadêmica mais eficiente, com a facilidade de consulta aos arquivos e a capacidade de tirar dúvidas mais rapidamente, por exemplo. Além disso, ela também garante que a empresa digitalize seus arquivos, uma exigência do governo.

A Portaria 315/18, criada pelo Ministério da Educação, exige que todos os arquivos e informações que fazem parte do acervo acadêmico devem ser convertidas para o meio digital. A secretaria ajuda os gestores a cumprir essa obrigação e ainda apresenta uma série de outros benefícios. Vamos conhecê-los.

Automatização dos processos

A automação educacional tira processos repetitivos da mão dos colaboradores e os entrega para soluções como a secretaria digital, que os realiza de modo bem mais rápido.

Sustentabilidade com o paperless

Eliminar papéis é ótimo — tanto para a organização dos arquivos da instituição, como para a saúde do meio ambiente. Digitalizar os documentos e alocá-los na secretaria dispensará a necessidade de imprimir todos os documentos.

Além de deixar o ambiente mais organizado, também libera espaço físico para a instituição utilizar com outras finalidades. Afinal, não será mais preciso manter um arquivo impresso de grande proporção.

Integração da gestão acadêmica

A secretaria virtual é capaz de integrar setores, como as próprias secretarias, o setor financeiro, o jurídico, o marketing, entre outros. A troca de informações se torna bem mais rápida, facilitando o alinhamento entre diferentes profissionais e equipes.

Por isso, essa solução reduz a burocracia, o retrabalho e a duplicidade de dados no sistema, assim como informações inconsistentes. Todos os setores poderão utilizar a mesma solução, padronizando as atividades.

Praticidade

Uma secretaria acadêmica virtual facilita as operações do dia a dia, como consultas a notas e percursos dos alunos. Isso simplifica a consulta e o repasse de documentos.

Isso porque a secretaria acadêmica digital torna o fluxo operacional da instituição bem mais simples, já que tudo fica controlado e centralizado, o que é essencial para o trabalho dos gestores.

Segurança da informação

A implementação da secretaria digital também amplia a segurança das informações da instituição, já que boas soluções digitais contam com mecanismos próprios de proteção. Assim, eles são capazes de prevenir fraudes e erros humanos, como as perdas de documentos ou até o cancelamento de diplomas.

Facilidade de consulta

Precisa consultar o diploma de um aluno que se formou há mais de uma década? Isso pode ser bem difícil quando essa pesquisa precisa ser feita manualmente, no meio de tanto papel.

Por isso, outro diferencial da secretaria acadêmica digital é a capacidade de rastrear os arquivos com facilidade. Afinal, basta aplicar alguns filtros, como nome e ano, para encontrar os arquivos dos quais você precisa.

Conservação dos documentos

Mencionamos brevemente o paperless, uma iniciativa que busca reduzir o uso excessivo de papel. Além de obter isso com uma secretaria digital, a preservação dos documentos se torna mais fácil.

Afinal, nenhum papel dura para sempre. Guardar documentos de décadas atrás, por exemplo, se torna bem mais inviável quando eles só existem na versão impressa. Por isso, a secretaria digital melhora a consulta e conserva os arquivos com a digitalização.

Armazenamento em nuvem

Para garantir que os documentos e arquivos estão sempre acessíveis e resguardados, os melhores sistemas trabalham com o armazenamento em nuvem.

Essa tecnologia possibilita a facilidade de consulta e realiza backups automáticos, que asseguram que os documentos não sejam deletados.

Nesse contexto, mesmo que um colaborador cometa um erro e delete um documento que esteja dentro do disco rígido de um computador, por exemplo, o backup automático garantirá que o mesmo arquivo possa ser recuperado diretamente na nuvem.

Tecnologias que trabalham na nuvem também proporcionam o acesso de qualquer lugar do mundo. Desse modo, funcionários da instituição que estejam viajando ou trabalhando longe das dependências da IE terão acesso a arquivos importantes — desde que sejam pessoas autorizadas pela chefia.

Qual é o melhor sistema de secretaria digital?

O Lyceum é um ERP educacional completo, que proporciona diversas integrações, tanto com softwares de CRM quanto com outras aplicações. Com ele, a educação se torna realmente digital. Além disso, uma das suas funcionalidades é justamente a secretaria digital.

No Lyceum, a secretaria virtual é, basicamente, o espaço em que as atividades de registro do histórico do aluno, movimentação e atendimento são realizadas. Nela, os gestores conseguem controlar informações relacionadas à matrícula e rematrícula, tal como disponibilizar esses serviços para alunos e responsáveis.

É também na secretaria digital do Lyceum que serão acessadas informações acadêmicas específicas e financeiras dos estudantes, para ajudá-los a tirar dúvidas e para consultar registros relacionados às atividades dos discentes, como visitas agendadas e contratos feitos.

Como você viu no artigo, uma secretaria digital é uma ferramenta completa para arquivar documentos, facilitar a consulta a eles, tirar dúvidas de alunos e realizar diversas solicitações. O Lyceum é uma das soluções mais robustas no mercado, com diversas funcionalidades.

Quer saber quais são essas funcionalidades e como elas ajudam a sua instituição? Então, entre em contato conosco.