4 dicas para melhorar a gestão de contratos na instituição de ensino
As melhores práticas de gestão de contratos são indispensáveis para a rotina de uma instituição de ensino. Só quem trabalha em instituições de ensino sabe que, sem o mínimo de organização, não é possível lidar com o grande volume de papéis em cada um dos setores.
Na parte administrativa e financeira, a falta de boas práticas de gestão pode afetar a produtividade dos colaboradores e até o orçamento da instituição como um todo, afinal, gasta-se mais com papel e impressões quando não há processos digitais ou automatizados.
Você tem interesse por esse assunto? Neste post, vamos explicar mais sobre a importância da gestão de contratos na instituição de ensino. Continua a leitura e veja como promover uma boa gestão desses documentos.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o conjunto de etapas que fazem parte do ciclo de vida dos contratos assinados por uma instituição. O ciclo começa com a elaboração do documento e a negociação de suas cláusulas, continua com as revisões durante o período de vigência e o seu armazenamento, terminando com a renovação/encerramento do contrato.
Com essas etapas bem definidas, uma gestão pode agilizar todo ciclo de vida do documento. Um processo rápido e transparente é algo esperado por todas as partes envolvidas na negociação. O problema é que existem diversos obstáculos para garantir que esse processo ocorra com o máximo de transparência.
Um dos principais obstáculos é a falta de automatização. Não são poucas as instituições que ainda lidam com um número enorme de contratos em papel, às vezes acumulados durante anos, o que aumenta a desorganização e o risco de perdas de documentos.
Mais à frente, vamos explicar as melhores medidas para lidar com esse e outros obstáculos da gestão de contratos. Por enquanto, confira a relevância desse processo para as instituições de ensino nas próximas linhas.
Qual é a importância para uma instituição de ensino?
Ter uma gestão de contratos não é bem uma escolha, porque, de um modo ou de outro, toda instituição de ensino precisa elaborar contratos para concretizar a matrícula/rematrícula dos alunos e armazenar esses documentos quando são assinados, não é?
O esforço é, na verdade, é o de entender por quais motivos é importante digitalizar a gestão de contratos. Afinal, você pode entregar à tecnologia o trabalho duro de armazenar e disponibilizar esses documentos conforme a necessidade da sua instituição. Sem falar que já é possível resolver todas as etapas do ciclo de vida dos contratos no ambiente digital.
Entenda melhor por que modernizar a gestão de contratos pode ajudar (e muito) sua instituição de ensino:
- encontrar os documentos com facilidade — quando a sua equipe administrativa ou financeira precisa, por quaisquer motivos, encontrar um contrato, basta pesquisar o documento usando palavras-chave ou códigos específicos no banco de dados;
- reduzir custos com papel e impressão — se o ciclo de vida dos contratos pode ser todo feito no ambiente digital, a sua instituição economiza com a compra de papel e gastos com impressão;
- utilizar assinatura digital — à medida que a gestão de contratos é feita de forma digital, a sua instituição pode usar a assinatura digital, que é um instrumento com validação jurídica para atestar a veracidade de documentos oficiais.
Tudo certo até aqui? No próximo tópico, vamos partir para a prática e entender como melhorar a gestão de contratos na sua instituição de ensino.
Como melhorar a gestão de contratos na instituição de ensino?
Algumas etapas não podem ficar de fora da sua gestão de contratos. Confira nossas dicas a seguir e descubra como modernizar esse processo na sua instituição de ensino!
1. Automatize parte do processo com um software de gestão educacional
Se você chegou até aqui, percebeu que a gestão tradicional de contratos envolve processos manuais que tendem a consumir mais tempo da sua equipe administrativa, além de aumentar o risco de erros humanos em um processo bastante delicado.
Então, resta saber qual é a melhor alternativa à gestão tradicional. Nossa recomendação é contar com um software de gestão educacional, pois essa tecnologia é capaz de armazenar e organizar de forma segura os contratos.
Um sistema de gestão integra todas as áreas que envolvem a organização da instituição. Isso significa que, além da gestão de contratos, você ainda pode automatizar as demais atividades administrativas, financeiras e acadêmicas da sua instituição de ensino.
Para os funcionários que ficam responsáveis por esses processos, será mais fácil armazenar e encontrar os documentos sempre que for necessário.
2. Designe uma equipe para a gestão de contratos
O investimento em tecnologia é essencial para os diversos setores de uma instituição de ensino, mas, quando se trata de gestão de contratos, também é fundamental que haja pessoas responsáveis por gerir o ciclo de vida desses documentos.
Os contratos demandam um acompanhamento frequente da instituição de ensino, principalmente em relação aos prazos e ajustes solicitados por alguma das partes. Ter pessoas designadas para essa função pode tornar a gestão de contratos mais segura.
3. Use assinatura digital
A assinatura digital, também chamada de assinatura eletrônica, é o instrumento que garante a autenticação jurídica de um contrato assinado no ambiente digital. Essa é uma prioridade se a sua instituição está pensando em automatizar o ciclo de vida dos contratos.
4. Treine os colaboradores
Por fim, talvez o mais importante seja orientar os colaboradores sobre como fazer a gestão correta dos contratos. Pode ser necessário adotar um período de adaptação para que os responsáveis por esse processos ganhem familiaridade com as novas tecnologias.
Com um software de gestão educacional, será necessário que os colaboradores entendam como o sistema como um todo está integrado à gestão de contratos. Também é importante manter canais abertos para receber feedbacks e entender como as novas práticas de gestão podem se adaptar à rotina de todos.
Por que implementar o software de gestão educacional Lyceum?
Como você viu, a gestão de contratos deve ser uma prioridade para as instituições de ensino. Quanto mais automatizada, menores são as chances de que ocorram perda de documentos ou desorganizações. É aí que entra o Lyceum!
O Lyceum é um sistema de gestão acadêmica, administrativa e financeira que integra funcionalidades para o acompanhamento das rotinas burocráticas da instituição e ainda funcionalidades para a vida acadêmica de cada aluno.
Na parte de gestão administrativa, é possível ter uma visão 360° de todos os aspectos que garantem a sustentabilidade da instituição de ensino como uma empresa. Já na gestão financeira do sistema de gestão educacional, os gestores têm acesso a informações sobre faturamento, nota fiscal, alunos inadimplentes e muito mais.
A gestão de contratos na instituição de ensino é um processo com diversas vantagens, ainda mais quando é feita com um sistema de gestão educacional como o Lyceum. Aproveite essa tecnologia para modernizar as atividades administrativas, financeiras e acadêmicas da sua instituição de ensino.
Para conhecer mais sobre nosso sistema de gestão educacional, entre em contato com um de nossos consultores e tenha mais detalhes sobre o Lyceum!
