Acervo Acadêmico Digital: como atender as normas do MEC

A inovação no âmbito educacional vai muito além da presença de tecnologias fundamentais. Rever processos, pensar em soluções diferentes e implementar novas práticas são alguns dos requisitos para inovar constantemente. Nesse contexto, o acervo acadêmico digital tem uma grande importância.

Levando esses fatos em consideração, elaboramos este post com a finalidade de explicar a relevância e as obrigatoriedades relacionadas à Portaria. Também esclarecemos como fazer a transição das atividades da IES para o ambiente digital e os motivos que nos levaram a uma aceleração da digitalização nos últimos tempos.

Se você tem interesse nesse assunto, não deixe de acompanhar o nosso post. Boa leitura!

O que é o acervo acadêmico?

Trata-se de um acervo que contém todos os documentos produzidos e recebidos por Instituições de Ensino Superior (IES), públicas ou privadas, que pertencem ao sistema federal de ensino. Os documentos do acervo estão relacionados ao histórico acadêmico dos estudantes e são necessários para comprovar seus estudos.

Qual é a importância da digitalização do acervo acadêmico?

Antes de tudo, é preciso entender a digitalização do acervo como uma adequação do mercado educacional e das instituições de ensino aos avanços tecnológicos, e, por consequência, às transformações culturais como um todo.

Esse processo também se relaciona à utilização múltipla de recursos tecnológicos no ensino, cuja abrangência engloba a gestão acadêmica, pedagógica, administrativa, e assim por diante.

O uso dessas tecnologias e inovações tem como principal finalidade maximizar os resultados obtidos em todos os níveis. Por fim, elas também acabam colaborando com a evolução geral do ensino.

Considerando um cenário ainda mais amplo, as IES precisam se alinhar estrategicamente às mudanças ocorridas na Educação e às alterações regulatórias. Também é essencial acompanhar as novas gerações de alunos, suas mudanças de comportamento e a interação com o mercado de trabalho.

Partindo desses pressupostos, digitalizar o acervo acadêmico é estar alinhado a uma transformação que há décadas acontece em diversos setores do mundo, que é a automação dos processos internos das organizações. Trata-se, portanto, de uma necessidade: responder a um fenômeno social amplo e urgente.

Quais instituições são afetadas?

Todas as instituições de Ensino Superior públicas e privadas devem migrar seus acervos para o meio digital, mas a obrigatoriedade de criar um projeto de acervo acadêmico digital alinhado ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as instituições privadas.

Quais são as obrigatoriedades e prazos relativos ao acervo acadêmico digital?

As principais obrigatoriedades sobre o acervo acadêmico digital estão dispostas no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Esse marco regulatório, é bom lembrar, trouxe uma série de modificações para o Ensino Superior.

Nos termos do artigo 58, por exemplo, está estabelecida a necessidade de se indicar uma IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, em caso de descredenciamento ou até mesmo durante o processo.

Ainda de acordo com o Decreto, a organização deve apresentar um projeto de acervo digitalizado. O artigo 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabeleceu um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES seja transportado para um meio digital.

A Portaria também estabelece que essa transição seja feita a partir do uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação no meio digital.

Qual foi a novidade da Portaria 315?

Em abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, complementar ao decreto 9.235. Ela surgiu em substituição à Portaria 22, mas sem apresentar grandes alterações.

A Portaria 315 determina a criação de uma Política de Manutenção e Guarda de Acervo Acadêmico por parte das instituições. Com ela, surgiu a necessidade de aplicar o Plano de Classificação de Documentos, para a organização de documentos físicos e digitais, e a Tabela de Temporalidade Documental, que assegura a prescrição legal e administrativa dos arquivos nas fases em que se encontram (corrente, intermediária e permanente).

Como a nova portaria foi publicada em abril de 2018, as IES tiveram até abril de 2020 (24 meses) para implementar o acervo acadêmico digital.

Como se preparar e fazer a transição para o digital?

O prazo para adequação ao acervo acadêmico digital se encerrou há alguns meses, e as instituições precisam se certificar de que contam com bons fornecedores, capazes de apresentar um projeto consistente de treinamento e migração do acervo.

De modo geral, para uma migração das instituições para o ambiente digital, é necessário levar dificuldades orçamentárias em consideração, mas sem abrir mão da qualidade das funcionalidades que as ferramentas devem oferecer.

Primeiramente, é essencial desenvolver um planejamento que contemple todas as etapas da modificação. Um bom começo é listar os processos envolvidos, quais demandas eles exigem, quais recursos serão necessários e os métodos a serem utilizados.

Também é necessário criar um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar uma Política de Segurança que proteja o acervo acadêmico em sua totalidade. Seria ideal se esse grupo também ficasse atento a todos os requisitos legais, tomando as medidas para que sejam devidamente cumpridos.

Feito isso, é preciso contar com um suporte tecnológico efetivo, que possibilite realizar o procedimento sem oferecer riscos aos documentos. Isso acontece porque é necessário respeitar as determinações do Decreto, garantindo totalmente a integridade do acervo acadêmico.

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de documentos?

O cuidado com os documentos se reflete em outros processos administrativos da instituição de ensino. Pode-se dizer, inclusive, que uma documentação preservada e organizada é um dos pontos-chave para fazer uma boa gestão em todos os sentidos.

Um documento, afinal, quase sempre se configura como o registro oficial de algo. As informações por ele armazenadas muitas vezes não constam em outras documentações. Desse modo, eles cumprem um papel central na rotina administrativa de uma IES.

A boa gestão de documentos envolve necessariamente a adoção de ferramentas seguras, capazes de permitir o acesso ao acervo apenas a usuários devidamente autorizados pela instituição. É por isso que é tão importante considerar alguns cuidados ao escolher o sistema de gestão documental.

O que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve ter?

Antes de tudo, é preciso entender que a digitalização do acervo acadêmico é uma mudança complexa e sensível, que causa um grande impacto na IES.

Dificilmente uma equipe de desenvolvimento de uma IES vai conseguir fazer a migração sozinha no prazo estipulado. Sendo assim, o ideal é buscar um fornecedor confiável, com experiência em soluções de gestão acadêmica e conhecimento da legislação brasileira.

A seguir, confira alguns requisitos que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve cumprir.

capacidade de utilizar e gerenciar a base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
certificação de que a ferramenta escolhida permite o compartilhamento de documentos em tempo real;
verificação da ferramenta, para saber se ela oferece as opções de conversão e exportação de documentos;
suporte oferecido pelo fornecedor — procure um suporte técnico em português e verifique se a empresa escolhida pode treinar a sua equipe;
melhor custo-benefício, solução encontrada depois de fazer uma boa busca no mercado;
utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Quais são as vantagens do acervo acadêmico digital?

Além da questão da adaptação à mudança que é vista na própria sociedade e do cumprimento das determinações regulatórias, a migração das atividades para o ambiente digital, com a adoção de um sistema de gestão documental, gera uma série de benefícios à IES.

Um dos mais relevantes é a redução dos grandes volumes de papel. Isso facilita inúmeras atividades relacionadas aos documentos, como produção, trâmites burocráticos, acesso, uso e armazenamento. Assim, é possível agilizar fluxos e tomadas de decisão.

Em virtude desse fator, o tempo de espera no atendimento tende a diminuir. Como consequência, a instituição pode melhorar seus resultados com a retenção de alunos, já que a agilidade para resolver problemas tem um peso considerável nos índices de satisfação.

Por causa da transição e das demandas que ela cria, torna-se viável promover uma integração total de documentos, dados e informações com os outros sistemas utilizados pela instituição. Outras vantagens que merecem destaque são:

possibilidade de acesso instantâneo às informações;
eliminação do risco de extravio;
aumento da segurança;
otimização dos espaços físicos destinados ao armazenamento.

O acervo acadêmico digital, além de obrigatório, é uma realidade de suma importância para o contexto educacional do nosso país. Como vimos, além de benéfica por várias razões, a transição atende a uma necessidade social cada vez mais pertinente.

Houve uma aceleração da digitalização nos últimos tempos?

É importante entender que a migração das operações internas das IES para o ambiente digital não é uma novidade. Antes mesmo da Portaria 315, que fortaleceu o Decreto 9.235, algumas instituições já colocavam o acervo acadêmico digital em prática, além de outras operações ligadas à automação educacional.

Esse era um fator de diferenciação, que ajudava a reter e captar mais alunos para as instituições. Embora o acervo acadêmico digital tenha se tornado regra, a automação educacional continua sendo um fator diferenciação: hoje, nem todas as IES apostam na automação da sua rede de atividades burocráticas e administrativas.

Depois da Portaria 315, talvez o episódio que mais demonstrou a necessidade dessa renovação, impulsionando a digitalização das operações, inclusive no setor educacional, tenha sido as mudanças provenientes da pandemia provocada pelo Covid-19.

A paralisação das aulas presenciais por tempo indeterminado, como medida para conter o número de contaminações do vírus, provocou alguns impactos no funcionamento das instituições de ensino. Muitos gestores precisaram repensar tantos os processos administrativos quanto as relações de ensino e aprendizado entre professores e alunos.

Nesse momento, quem ainda não havia impulsionado a automação educacional precisou fazer a migração — talvez abrupta — para os meios digitais, de modo que a instituição continuasse funcionando durante o ano letivo.

A tendência é que, além do acervo acadêmico digital, impulsionado pela portaria 315, as interações do aluno com a instituição, atividades de docência e operações da coordenação sejam cada vez mais digitais. É uma transformação que deve envolver um sistema de gestão seguro, capaz de oferecer funcionalidades que correspondam às demandas da instituição.

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