Por que focar em um software que atenda às demandas específicas das instituições de ensino?
Um sistema de gestão educacional organiza, mensura e otimiza processos. É por isso que investir nesse tipo de sistema facilita o dia a dia do gestor, já que pode ajudá-lo a focar a sua atenção em tarefas menos operacionais e mais estratégicas.
Entretanto, nem sempre os modelos de softwares disponíveis no mercado conseguem atender às peculiaridades do segmento em que uma organização atua. Para garantir mais eficácia à gestão de uma Instituição de Ensino, deve-se avaliar a possibilidade de se investir em um sistema de gestão educacional (SGE).
Primeiro de tudo, a necessidade de se ter um sistema sob medida no setor educacional é bastante visível. Por lidar com situações complexas e diferentes tipos de público, as demandas exigem um tratamento especializado.
Porém, o processo de escolha de um sistema específico para o segmento educacional pode trazer algumas dúvidas: qual o seu diferencial? Quais processos podem ser melhorados? Vale a pena investir nesse serviço? As respostas para essas questões você encontra abaixo. Confira!
Quais as diferenças entre o Lyceum e um sistema de gestão genérico?
Sistemas de gestão genéricos auxiliam a cuidar das atividades mais simples. Se você precisa gerenciar a montagem de carros, por exemplo, ele vai te ajudar a definir a melhor forma de montar, o tempo necessário e como está o estoque de peças. O objetivo do gestor com o uso da ferramenta é permitir que uma organização produza mais, com menor custo.
A princípio, um software genérico pode ser adaptado para o segmento de educação, sendo capaz, por exemplo, de reunir informações sobre a distribuição dos alunos nas turmas e o número de estudantes matriculados.
Porém, para uma gestão mais eficaz, as instituições de ensino precisam acompanhar dois índices: o aprendizado dos alunos e o desempenho da instituição como negócio. Para cumprir essa tarefa, um sistema de gestão educacional é fundamental.
Em um software específico, existe, por exemplo, a possibilidade de adotar indicadores acadêmicos que mesclam dados quantitativos e qualitativos. Isso permite que os gestores compreendam melhor a realidade da instituição sob diversos aspectos, desde o desempenho dos alunos até a folha de pagamento dos docentes.
Quais processos são otimizados?
São muitos os processos que uma instituição de ensino consegue otimizar quando começa a usar um sistema de gestão educacional, aqui citamos os principais:
1. Gestão do aluno
Todos os processos relacionados à gestão de alunos podem ser executados por meio do sistema de gestão educacional. O gestor consegue ver as avaliações de desempenho realizadas pelos alunos e o seu desenvolvimento ao longo do curso. Faltas, ocorrências pedagógicas, matrículas e outras informações estão reunidas em um só local, que pode ser acessado facilmente.
O próprio aluno também é beneficiado com uma plataforma sob medida, já que ela é capaz de facilitar, por exemplo, processos de matrícula. Com o software, o estudante pode emitir boletos, checar os pré-requisitos para cursar uma disciplina, entre outras ações.
Além dos aspectos mais burocráticos, os alunos também podem consultar agenda, calendário de provas, notas, faltas e outros materiais didáticos que auxiliarão na sua formação.
2. Gestão dos coordenadores e dos professores
O coordenador tem papel de destaque no desenvolvimento de uma instituição de ensino, por isso, é importante que ele tenha acesso a informações mais estratégicas. Por meio de um sistema educacional, ele pode acompanhar os indicadores de desempenho que precisa cumprir, relacionados à captação, retenção, nível de satisfação dos alunos, entre outros.
Todas essas informações podem ser concentradas em apenas uma ferramenta, que também é capaz de auxiliar o coordenador, o professor e demais gestores da instituição em outras tarefas, como:
- lançamento de notas, faltas e outras informações acadêmicas;
- deferimento ou indeferimento de requerimentos;
- gerenciamento de docentes e alunos.
3. Gestão da inadimplência
A inadimplência é uma métrica que precisa ser acompanhada de perto por uma instituição de ensino. Com o sistema de gestão educacional, é possível perceber e traçar estratégias para reduzir a quantidade de alunos com dificuldades de pagar as mensalidades. A ferramenta, inclusive, permite que a instituição ofereça aos alunos outros meios de pagamento, como cartão de crédito. Essa mudança aprimora o controle da área financeira da instituição e garante mais flexibilidade para a comunidade acadêmica.
4. Gestão da captação e retenção
Certamente, captar e reter alunos é um desafio para quem gerencia uma instituição de ensino, não é mesmo? Traçar as estratégias mais adequadas para a melhoria desses processos é uma ação diretamente relacionada a um profundo conhecimento da instituição sobre a comunidade acadêmica e seu nível de satisfação. Um sistema de gestão educacional também atua nesse sentido, promovendo, por exemplo, a oportunidade de os alunos avaliarem, por meio de questionário, os cursos, os docentes e outros aspectos que compõem o processo de aprendizagem.
As respostas coletadas representam, naturalmente, um termômetro do desempenho da instituição e, a partir delas, medidas mais efetivas podem ser tomadas. É possível, por exemplo, identificar os maiores motivos de evasão e criar campanhas de marketing específicas para reter os alunos.
Por que investir em um sistema de gestão educacional?
Centralização de informações
Um sistema de gestão educacional permite a centralização todas as atividades gerenciais, financeiras e acadêmicas de uma escola ou universidade. Tendo em vista que muitos dados são gerados diariamente e a organização de todas essas informações demanda um tempo significativo dos colaboradores, uma ferramenta que une as informações é, sem dúvida, uma importante alternativa para instituições de ensino.
Integração de iniciativas
Outro benefício do sistema é a integração das ações de áreas distintas, medida que permite ao gestor melhor controle dos processos, redução de gastos com outros tipos de sistemas e mais fluidez nas operações realizadas. A plataforma ainda oferece acesso via dispositivos móveis, garantindo, por meio de um aplicativo, mobilidade para que as pessoas (alunos, responsáveis, professores, colaboradores técnico-administrativo e gestores) acessem as informações a qualquer hora, de qualquer lugar.
Engajamento da comunidade
Aproximar ainda mais a comunidade acadêmica da instituição, por meio da tecnologia, é mais uma vantagem. Com o mundo cada vez mais conectado e os alunos buscando por uma interação permanente e facilitada, oferecer um espaço para compartilhar informações além da sala de aula é um ponto positivo para a aprendizagem.
Vale lembrar que todo compartilhamento deve ser feito de maneira clara e intuitiva, visando garantir que esse recurso seja aproveitado de forma adequada e efetiva.
Economia de recursos
A economia de recursos é outro item a ser considerado por instituições de ensino que estão avaliando a possibilidade de investir em um sistema voltado especificamente para a gestão educacional. Quando se usa ferramentas genéricas, há o risco de lidar com sistemas desarticulados e perder informações importantes. Também é necessário mais tempo para fazer alguma mudança no sistema, o que pode prejudicar o trabalho da equipe.
Ao optar por um software de um fornecedor especializado em educação e aprovado por instituições de ensino exigentes, a instituição tem a garantia de uma plataforma que se encaixa à sua rotina, com mais agilidade nas melhorias do sistema e menos tempo gasto para o treinamento da equipe.
Por fim, vale lembrar que um sistema de gestão deve possuir atributos relevantes para o funcionamento da instituição, como a emissão de relatórios gerenciais. Medidas como essas auxiliam na tomada de decisões e na adoção de estratégias baseadas em dados, que promovem soluções mais eficientes para o crescimento da organização.
Este artigo é apenas uma introdução sobre o que um sistema de gestão educacional robusto e flexível pode fazer por uma Instituição de Ensino. Se deseja mais informações, fale com um especialista do Lyceum!
