Automação educacional: quais são os benefícios e como fazer
A automatização dos processos internos se tornou uma preocupação para diversos setores, inclusive para a edu
A automatização dos processos internos se tornou uma preocupação para diversos setores, inclusive para a educação. A “automação educacional”, expressão atribuída à automação em instituições de ensino, otimiza o funcionamento das atividades internas e o atendimento aos alunos.
A sofisticação das ferramentas usadas para acompanhar o desempenho de operações, centralizar informações e analisar resultados vai muito além de uma saída para reduzir custos. Afinal, elas permitem às organizações prestar serviços com maior qualidade, modernizar sua reputação e facilitar a interação com o público externo.
Na educação, as vantagens específicas da automação são inúmeras, tanto para os alunos quanto para coordenadores e docentes. Diante disso, vamos trazer logo abaixo mais detalhes sobre o conceito de automatização educacional e esclarecer os benefícios dessa tendência para a educação e os modos de aplicação. Continue a leitura e entre na discussão!
Índice [Ocultar]
- 1 O que é automação educacional?
- 2 Quais os benefícios da automação educacional?
- 2.1 Facilidades para os alunos
- 2.2 Segurança das informações
- 2.3 Redução da inadimplência
- 2.4 Facilidades para os professores
- 2.5 Notoriedade na área
- 2.6 Gestão escolar mais eficaz
- 2.7 Melhor atendimento
- 3 Quais as soluções para a automação dos processos na educação?
- 3.1 Fazer um mapeamento das atividades
- 3.2 Identificar os objetivos da instituição
- 3.3 Adotar um software educacional
- 4 Como funciona a automação na comunicação da instituição?
O que é automação educacional?
A automatização educacional é o conjunto de soluções que visam tornar as operações internas de uma instituição de ensino automáticas, ou seja, realizadas por ferramentas digitais. As máquinas ficam responsáveis por realizar atividades repetitivas, e as pessoas passam a adquirir funções mais significativas para o crescimento da instituição.
Quando atividades rotineiras ligadas às áreas de administração e finanças são feitas por ferramentas digitais, a gestão da instituição ganha muito em termos de tempo e produtividade. Menos ocorrências de falhas e retrabalhos geram uma “economia de tempo” que resulta em uma reorganização das funções desempenhadas pelas pessoas.
Todos os modelos de instituição de ensino, de pequeno a grande porte, podem aproveitar os benefícios gerados pelas soluções de automação de processos: escolas, faculdades, universidades, centros universitários, instituição de cursos livres etc.
Quais os benefícios da automação educacional?
Ficou com mais curiosidade para conhecer os benefícios da automação nos processos de instituições de ensino? Explicamos os principais ganhos a seguir.
Facilidades para os alunos
Uma das preocupações mais comuns na gestão educacional é em relação à capacidade que a instituição tem para responder às demandas do aluno. Falhas no atendimento, como falta de envio ou recebimento de documentos, tomam mais tempo da gestão e prejudicam o relacionamento — com os responsáveis, no caso das escolas.
A automação é capaz de fazer o controle dessas questões e de outras de ordem burocrática. Deixar a emissão e o recebimento de documentos a cargo de uma ferramenta digital substitui um controle “manual” que envolve muitas pessoas e demanda tempo de todos.
Segurança das informações
Outra preocupação muito importante são as ações preventivas que a gestão tem com a segurança de dados dos alunos e da instituição. O vazamento, o extravio ou a alteração de dados sigilosos podem provocar ações judiciais, além da perda de reputação no mercado.
Para evitar situações como essas, as instituições de ensino podem contar com uma tecnologia que centralize os dados fundamentais para as operações administrativas e tenha um sistema de segurança avançado para impedir a ação de pessoas mal-intencionadas.
Redução da inadimplência
A inadimplência é um problema com o qual as instituições de ensino particulares precisam lidar, principalmente em períodos de crise econômica. Além desse fato, não ajuda muito a ausência de tecnologias que permitam aos gestores controlar essa questão em suas instituições.
Quando monitorado de perto cada caso de inadimplência, fica mais fácil encontrar soluções viáveis para os dois lados. Somado a isso, quando a gestão automatiza as cobranças, por meio do disparo automático de boletos, significa que ela tem um panorama dos casos e pode se basear em informações certas para fazer projeções financeiras.
Facilidades para os professores
As soluções encontradas na automação educacional podem agilizar a vida dos professores em uma série de momentos. Uma plataforma de gestão permite que o professor compartilhe seu plano didático com alunos e coordenação e consiga realizar atualizações no documento quando necessário.
Enviar avisos e fazer a administração de notas e faltas são outras possibilidades que um software centraliza para o professor.
Notoriedade na área
A tecnologia pode contribuir para a captação e retenção de alunos para as instituições de ensino. À medida que as operações se tornam mais mensuráveis com as ferramentas digitais, os gestores podem identificar gargalos e antecipar soluções que satisfaçam os alunos (ou responsáveis por eles) e, consequentemente, contribuam para a notoriedade da instituição.
Gestão escolar mais eficaz
Outro benefício da automação educacional é a possibilidade de garantir uma gestão escolar mais eficaz. Isso porque, com os processos sendo automatizados, fica mais fácil ter o controle de todas as atividades que estão sendo realizadas na instituição de ensino. O que reflete diretamente no fluxo de caixa da empresa, visto que conseguirá acompanhar de perto como está o setor financeiro e quais são os gargalos que estão comprometendo a saúde financeira da unidade educacional.
Por meio de uma boa gestão educacional, também é possível realizar uma melhor capacitação dos profissionais e retenção dos alunos, a fim de que consiga garantir um maior número de matrículas dos alunos novatos e veteranos. É nesse sentido que a integração de dados tende a ser indispensável para tornar os procedimentos mais rápidos tanto pela equipe de marketing quanto pelo setor comercial e administrativo.
Melhor atendimento
Já pensou em poder contar com um atendimento de excelência na IE? Isso é possível por meio da automação educacional. Com boas ferramentas digitais, é possível ter uma comunicação online mais otimizada entre os professores, pais e alunos. Mas, para que isso seja possível, é preciso que sua equipe seja devidamente capacitada e treinada para realizar um atendimento eficaz e de qualidade, prezando sempre pelo bom relacionamento dos alunos com a instituição de ensino e demais colaboradores da IE.
Você também não deve esquecer de ter o controle e acesso de todas as demandas que são solicitadas em tempo real. Isso ajuda na hora de escolher ações que precisam ser tomadas para que os processos sejam realizados de forma mais produtiva e ágil. Essa estratégia também contribui para a implementação de algumas medidas corretivas, quando houver necessidade.
Quais as soluções para a automação dos processos na educação?
Até aqui, você já deve ter percebido que a automação educacional compreende várias áreas de uma instituição de ensino. As soluções que a gestão pode encontrar para iniciar a aplicação dessa tendência vão desde as mais simples às mais complexas. Confira!
Fazer um mapeamento das atividades
É comum que haja atividades que ninguém saiba exatamente por que são feitas daquela maneira, embora não seja a abordagem mais eficaz. Por isso, a implementação da automação dos processos começa com um mapeamento das atividades realizadas pela secretaria e pela coordenação da instituição.
Dessa forma, fica mais fácil identificar os problemas operacionais e encontrar a maneira de sistematizar cada situação com as funcionalidades de um sistema de gestão.
Identificar os objetivos da instituição
Outro cuidado importante é identificar as principais necessidades da instituição para chegar aos seus objetivos com a automatização dos processos. Esse planejamento permitirá que todos trabalhem em prol dos mesmos propósitos e não tenham resistência às mudanças.
É normal que algumas pessoas manifestem uma recusa das novas funções, mas, a longo prazo, quanto mais informação for concedida sobre as etapas de implementação, mais as pessoas ficarão “abertas” às novas possibilidades.
Adotar um software educacional
Os benefícios da automação educacional se encontram no software de gestão. Coordenação, docentes e alunos compartilham de um ambiente digital seguro para acompanhar suas atividades, solicitar documentos e receber informações. Matrículas e rematrículas, envio de trabalhos e pagamentos são apenas algumas de suas funcionalidades.
Como funciona a automação na comunicação da instituição?
A comunicação é uma etapa indispensável para garantir todos os benefícios da automação educacional que listamos ao longo do artigo. Por isso, você não pode esquecer de inserir essa estratégia na sua escola, que costuma ser realizada por meio do chatbots. Para entender melhor sobre essa ferramenta, continue a leitura!
Os chatbots são considerados programas de computador que ajudam a simular um atendimento humano na conversa com outras pessoas. A partir disso, ele consegue responder às solicitações do usuário de forma automática e humanizada, dando a impressão de que a pessoa está conversando com um profissional e não com software.
Esse tipo de ferramenta é integrada ao serviço de inteligência artificial. O que torna o sistema capaz de manter um diálogo em tempo real, tanto por meio da voz quanto por mensagem de texto. Assim, os chatbots podem ser integrados em diversas plataformas, como Messenger, WhatsApp e Telegram.
Um bom software ainda garante a captação de novos alunos, integração e a inclusão do atendimento pedagógico em um único sistema. Além disso, é possível realizar um atendimento personalizado por meio de um avatar, que pode ser configurado. Assim, ficará mais fácil manter a linguagem do chatbot compatível com os valores da instituição de ensino.
Como você pode perceber, a inclusão da tecnologia da educação, tanto nas aulas quanto na gestão, é uma tendência que pode ajudar sua instituição de ensino a manter bons resultados e se diferenciar no mercado, seja em um momento de crise, seja em um momento pós-crise. Os meios de iniciar a automação educacional, como vimos neste artigo, são vários e recheados de benefícios, como: segurança da informação, redução da inadimplência, notoriedade na área, gestão escolar mais eficaz, melhora no atendimento etc.
O software educacional está no centro de uma boa gestão, por isso sugerimos que você conheça o Lyceum, sistema de gestão acadêmica e financeira para instituições de ensino. Fale conosco para conferir todas as funcionalidades do nosso sistema.
cação. A “automação educacional”, expressão atribuída à automação em instituições de ensino, otimiza o funcionamento das atividades internas e o atendimento aos alunos.
A sofisticação das ferramentas usadas para acompanhar o desempenho de operações, centralizar informações e analisar resultados vai muito além de uma saída para reduzir custos. Afinal, elas permitem às organizações prestar serviços com maior qualidade, modernizar sua reputação e facilitar a interação com o público externo.
Na educação, as vantagens específicas da automação são inúmeras, tanto para os alunos quanto para coordenadores e docentes. Diante disso, vamos trazer logo abaixo mais detalhes sobre o conceito de automatização educacional e esclarecer os benefícios dessa tendência para a educação e os modos de aplicação. Continue a leitura e entre na discussão!
O que é automação educacional?
A automatização educacional é o conjunto de soluções que visam tornar as operações internas de uma instituição de ensino automáticas, ou seja, realizadas por ferramentas digitais. As máquinas ficam responsáveis por realizar atividades repetitivas, e as pessoas passam a adquirir funções mais significativas para o crescimento da instituição.
Quando atividades rotineiras ligadas às áreas de administração e finanças são feitas por ferramentas digitais, a gestão da instituição ganha muito em termos de tempo e produtividade. Menos ocorrências de falhas e retrabalhos geram uma “economia de tempo” que resulta em uma reorganização das funções desempenhadas pelas pessoas.
Todos os modelos de instituição de ensino, de pequeno a grande porte, podem aproveitar os benefícios gerados pelas soluções de automação de processos: escolas, faculdades, universidades, centros universitários, instituição de cursos livres etc.
Quais os benefícios da automação educacional?
Ficou com mais curiosidade para conhecer os benefícios da automação nos processos de instituições de ensino? Explicamos os principais ganhos a seguir.
Facilidades para os alunos
Uma das preocupações mais comuns na gestão educacional é em relação à capacidade que a instituição tem para responder às demandas do aluno. Falhas no atendimento, como falta de envio ou recebimento de documentos, tomam mais tempo da gestão e prejudicam o relacionamento — com os responsáveis, no caso das escolas.
A automação é capaz de fazer o controle dessas questões e de outras de ordem burocrática. Deixar a emissão e o recebimento de documentos a cargo de uma ferramenta digital substitui um controle “manual” que envolve muitas pessoas e demanda tempo de todos.
Segurança das informações
Outra preocupação muito importante são as ações preventivas que a gestão tem com a segurança de dados dos alunos e da instituição. O vazamento, o extravio ou a alteração de dados sigilosos podem provocar ações judiciais, além da perda de reputação no mercado.
Para evitar situações como essas, as instituições de ensino podem contar com uma tecnologia que centralize os dados fundamentais para as operações administrativas e tenha um sistema de segurança avançado para impedir a ação de pessoas mal-intencionadas.
Redução da inadimplência
A inadimplência é um problema com o qual as instituições de ensino particulares precisam lidar, principalmente em períodos de crise econômica. Além desse fato, não ajuda muito a ausência de tecnologias que permitem aos gestores controlar essa questão em suas instituições.
Quando monitorado de perto cada caso de inadimplência, fica mais fácil encontrar soluções viáveis para os dois lados. Somado a isso, quando a gestão automatiza as cobranças, por meio do disparo automático de boletos, significa que ela tem um panorama dos casos e pode se basear em informações certas para fazer projeções financeiras.
Facilidades para os professores
As soluções encontradas na automação educacional podem agilizar a vida dos professores em uma série de momentos. Uma plataforma de gestão permite que o professor compartilhe seu plano didático com alunos e coordenação e consiga realizar atualizações no documento quando necessário.
Enviar avisos e fazer a administração de notas e faltas são outras possibilidades que um software centraliza para o professor.
Notoriedade na área
A tecnologia pode contribuir para a captação e retenção de alunos para as instituições de ensino. À medida que as operações se tornam mais mensuráveis com as ferramentas digitais, os gestores podem identificar gargalos e antecipar soluções que satisfaçam os alunos (ou responsáveis por eles) e, consequentemente, contribuam para a notoriedade da instituição.
Quais as soluções para a automação dos processos na educação?
Até aqui, você já deve ter percebido que a automação educacional compreende várias áreas de uma instituição de ensino. As soluções que a gestão pode encontrar para iniciar a aplicação dessa tendência vão desde as mais simples às mais complexas. Confira!
Fazer um mapeamento das atividades
É comum que haja atividades que ninguém saiba exatamente por que são feitas daquela maneira, embora não seja a abordagem mais eficaz. Por isso, a implementação da automação dos processos começa com um mapeamento das atividades realizadas pela secretaria e pela coordenação da instituição.
Dessa forma, fica mais fácil identificar os problemas operacionais e encontrar a maneira de sistematizar cada situação com as funcionalidades de um sistema de gestão.
Identificar os objetivos da instituição
Outro cuidado importante é identificar as principais necessidades da instituição para chegar aos seus objetivos com a automatização dos processos. Esse planejamento permitirá que todos trabalhem em prol dos mesmos propósitos e não tenham resistência às mudanças.
É normal que alguns manifestem uma recusa das novas funções, mas, a longo prazo, quanto mais informação for concedida sobre as etapas de implementação, mais as pessoas ficarão “abertas” às novas possibilidades.
Adotar um software educacional
Os benefícios da automação educacional se encontram no software de gestão. Coordenação, docentes e alunos compartilham de um ambiente digital seguro para acompanhar suas atividades, solicitar documentos e receber informações. Matrículas e rematrículas, envio de trabalhos e pagamentos são apenas algumas de suas funcionalidades.
A inclusão da tecnologia da educação, tanto nas aulas quanto na gestão, é uma tendência que pode ajudar sua instituição de ensino a manter bons resultados e se diferenciar no mercado, seja em um momento de crise, seja em um momento pós-crise. Os meios de iniciar a automação da educação, como vimos neste artigo, são vários e recheados de benefícios.
O software educacional está no centro de uma boa gestão, por isso sugerimos que você conheça o Lyceum, sistema de gestão acadêmica e financeira para instituições de ensino. Fale conosco para conferir todas as funcionalidades do nosso sistema.
