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Automação educacional: quais são os benefícios e como fazer

A automatização dos processos internos se tornou uma preocupação para diversos setores, inclusive para a educação. A “automação educacional”, expressão atribuída à automação em instituições de ensino, otimiza o funcionamento das atividades internas e o atendimento aos alunos.

A sofisticação das ferramentas usadas para acompanhar o desempenho de operações, centralizar informações e analisar resultados vai muito além de uma saída para reduzir custos. Afinal, elas permitem às organizações prestar serviços com maior qualidade, modernizar sua reputação e facilitar a interação com o público externo.

Na educação, as vantagens específicas da automação são inúmeras, tanto para os alunos quanto para coordenadores e docentes. Diante disso, vamos trazer logo abaixo mais detalhes sobre o conceito de automatização educacional e esclarecer os benefícios dessa tendência para a educação e os modos de aplicação. Continue a leitura e entre na discussão!

O que é automação educacional?

A automatização educacional é o conjunto de soluções que visam tornar as operações internas de uma instituição de ensino automáticas, ou seja, realizadas por ferramentas digitais. As máquinas ficam responsáveis por realizar atividades repetitivas, e as pessoas passam a adquirir funções mais significativas para o crescimento da instituição.

Quando atividades rotineiras ligadas às áreas de administração e finanças são feitas por ferramentas digitais, a gestão da instituição ganha muito em termos de tempo e produtividade. Menos ocorrências de falhas e retrabalhos geram uma “economia de tempo” que resulta em uma reorganização das funções desempenhadas pelas pessoas.

Todos os modelos de instituição de ensino, de pequeno a grande porte, podem aproveitar os benefícios gerados pelas soluções de automação de processos: escolas, faculdades, universidades, centros universitários, instituição de cursos livres etc.

Quais os benefícios da automação educacional?

Ficou com mais curiosidade para conhecer os benefícios da automação nos processos de instituições de ensino? Explicamos os principais ganhos a seguir.

Facilidades para os alunos

Uma das preocupações mais comuns na gestão educacional é em relação à capacidade que a instituição tem para responder às demandas do aluno. Falhas no atendimento, como falta de envio ou recebimento de documentos, tomam mais tempo da gestão e prejudicam o relacionamento — com os responsáveis, no caso das escolas.

A automação é capaz de fazer o controle dessas questões e de outras de ordem burocrática. Deixar a emissão e o recebimento de documentos a cargo de uma ferramenta digital substitui um controle “manual” que envolve muitas pessoas e demanda tempo de todos.

Segurança das informações

Outra preocupação muito importante são as ações preventivas que a gestão tem com a segurança de dados dos alunos e da instituição. O vazamento, o extravio ou a alteração de dados sigilosos podem provocar ações judiciais, além da perda de reputação no mercado.

Para evitar situações como essas, as instituições de ensino podem contar com uma tecnologia que centralize os dados fundamentais para as operações administrativas e tenha um sistema de segurança avançado para impedir a ação de pessoas mal-intencionadas.

Redução da inadimplência

A inadimplência é um problema com o qual as instituições de ensino particulares precisam lidar, principalmente em períodos de crise econômica. Além desse fato, não ajuda muito a ausência de tecnologias que permitem aos gestores controlar essa questão em suas instituições.

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Quando monitorado de perto cada caso de inadimplência, fica mais fácil encontrar soluções viáveis para os dois lados. Somado a isso, quando a gestão automatiza as cobranças, por meio do disparo automático de boletos, significa que ela tem um panorama dos casos e pode se basear em informações certas para fazer projeções financeiras.

Facilidades para os professores

As soluções encontradas na automação educacional podem agilizar a vida dos professores em uma série de momentos. Uma plataforma de gestão permite que o professor compartilhe seu plano didático com alunos e coordenação e consiga realizar atualizações no documento quando necessário.

Enviar avisos e fazer a administração de notas e faltas são outras possibilidades que um software centraliza para o professor.

Notoriedade na área

A tecnologia pode contribuir para a captação e retenção de alunos para as instituições de ensino. À medida que as operações se tornam mais mensuráveis com as ferramentas digitais, os gestores podem identificar gargalos e antecipar soluções que satisfaçam os alunos (ou responsáveis por eles) e, consequentemente, contribuam para a notoriedade da instituição.

Quais as soluções para a automação dos processos na educação?

Até aqui, você já deve ter percebido que a automação educacional compreende várias áreas de uma instituição de ensino. As soluções que a gestão pode encontrar para iniciar a aplicação dessa tendência vão desde as mais simples às mais complexas. Confira!

Fazer um mapeamento das atividades

É comum que haja atividades que ninguém saiba exatamente por que são feitas daquela maneira, embora não seja a abordagem mais eficaz. Por isso, a implementação da automação dos processos começa com um mapeamento das atividades realizadas pela secretaria e pela coordenação da instituição.

Dessa forma, fica mais fácil identificar os problemas operacionais e encontrar a maneira de sistematizar cada situação com as funcionalidades de um sistema de gestão.

Identificar os objetivos da instituição

Outro cuidado importante é identificar as principais necessidades da instituição para chegar aos seus objetivos com a automatização dos processos. Esse planejamento permitirá que todos trabalhem em prol dos mesmos propósitos e não tenham resistência às mudanças.

É normal que alguns manifestem uma recusa das novas funções, mas, a longo prazo, quanto mais informação for concedida sobre as etapas de implementação, mais as pessoas ficarão “abertas” às novas possibilidades.

Adotar um software educacional

Os benefícios da automação educacional se encontram no software de gestão. Coordenação, docentes e alunos compartilham de um ambiente digital seguro para acompanhar suas atividades, solicitar documentos e receber informações. Matrículas e rematrículas, envio de trabalhos e pagamentos são apenas algumas de suas funcionalidades.

A inclusão da tecnologia da educação, tanto nas aulas quanto na gestão, é uma tendência que pode ajudar sua instituição de ensino a manter bons resultados e se diferenciar no mercado, seja em um momento de crise, seja em um momento pós-crise. Os meios de iniciar a automação da educação, como vimos neste artigo, são vários e recheados de benefícios.

O software educacional está no centro de uma boa gestão, por isso sugerimos que você conheça o Lyceum, sistema de gestão acadêmica e financeira para instituições de ensino. Fale conosco para conferir todas as funcionalidades do nosso sistema.

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