Software de gestão acadêmica: por que escolher um sistema flexível e robusto?

Agilidade, redução de custo e eficiência. Essas são só algumas das vantagens oferecidas por um software de gestão acadêmica, ferramenta capaz de auxiliar instituições de ensino de pequeno, médio ou grande porte a otimizar a qualidade dos serviços prestados e alinhá-los às tendências modernas do mundo educacional.

Além de automatizar processos e integrar informações como qualquer outro software de gestão, um sistema construído para atender especificamente o setor acadêmico auxilia as instituições em rotinas próprias do departamento educacional. Acompanhamento da performance do corpo discente, captação de novos alunos e identificação e mitigação de inadimplência são alguns exemplos desse trabalho.

Se você quer saber mais sobre a importância de um software de gestão acadêmica, confira nosso artigo e conheça uma ferramenta que pode fazer muito bem para a sua instituição!

O trabalho de um software de gestão dentro de uma instituição

Independentemente do porte e do setor de atuação de uma instituição, um software de gestão pode executar ações capazes de organizar a rotina e otimizar, de diferentes maneiras, o trabalho realizado. Automatização de processos — e, consequentemente, redução de custos e de erros —, integração de dados e processos, e gestão financeira e geração de informações para tomada de decisão a qualquer tempo e em qualquer lugar são algumas das atividades que integram o escopo de atuação da ferramenta. E para fazer tudo isso é essencial que o software seja robusto e confiável.

Dentro de uma instituição de ensino, um software de gestão é capaz de oferecer ainda mais benefícios, facilitando os processos operacionais e gerenciais da organização. Quer saber mais sobre isso? Então, acompanhe as informações abaixo.

Software de gestão acadêmica e os benefícios para as instituições de ensino

Já pensou em uma ferramenta automatizada que seja capaz de realizar diversas atividades acadêmicas e administrativas da sua instituição de ensino, como geração de boletos, monitoramento de frequência e geração de documentos acadêmicos, tais como históricos e boletins dos alunos? Pois isso é o que um software de gestão acadêmica pode fazer , facilitando a vida de alunos, docentes e gestores.

Veja abaixo outras facilidades oferecidas por uma ferramenta de automação.

Gestão financeira

Além de acompanhar o fluxo financeiro, monitorando permanentemente receitas e recebimentos, um software de gestão acadêmica permite, por exemplo, o controle rigoroso sobre o faturamento e a inadimplência de alunos.

A simples informação de que um estudante não paga mensalidade há um determinado período chega, de forma automática, a todos os setores que precisam ter ciência da situação — financeiro, coordenação do curso, etc. —, o que facilita a adoção de medidas de maneira rápida e efetiva e pode reduzir os prejuízos.

As ferramentas de recebimento no portal de alunos permitem conforto e comodidade ao aluno, que pode fazer seus pagamentos a partir do seu celular, através do seu internet banking ou fornecendo o cartão de crédito em uma plataforma de e-commerce.

Gestão Operacional

Essa talvez seja a função mais tangível de um software de gestão voltado para o mercado acadêmico. Seja qual for o porte de uma instituição, a rotina dos funcionários abrange uma série de atividades acadêmicas e administrativas, que envolvem preenchimento de dados, envio de informações, geração de documentos e boletos, entre outras ações.

Automatizar todos esses processos agiliza a execução das operações, reduz custos, minimiza a possibilidade de erros e aumenta a produtividade da equipe, que pode se preocupar menos com os fatores operacionais e mais com a questão educacional.

Além disso, um software de gestão armazena toda e qualquer atividade operacional realizada pela instituição, o que facilita ações futuras, já que não será preciso recorrer a livros, planilhas e documentos antigos todas as vezes que for necessário recuperar uma informação.

Os processos automatizados permitem o monitoramento do seu desempenho, identificando gargalos e a entrega dos serviços dentro dos prazos esperados pelos alunos, através de mecanismos de controle de níveis de serviço.

Auxílio para traçar estratégias

Em relação ao aspecto gerencial, essa é a capacidade mais relevante de um software de gestão acadêmica. Tendo em vista que todas as informações referentes à rotina e à operação estarão reunidas em um único banco de dados, o gestor não precisará avaliar relatórios extensos ou esperar a reunião de balanço periódica para tomar decisões que podem melhorar os resultados da instituição.

Ter facilmente em mãos a informação de que os alunos de um determinado curso estão infrequentes, por exemplo, pode identificar a necessidade de mudanças de pessoas ou de comportamento do corpo docente ou de conteúdo das disciplinas oferecidas — já que a grade curricular parece não estar despertando interesse suficiente.

Enquanto isso, conseguir prever ou medir em tempo real o índice de evasão de alunos dá ao corpo gerencial da instituição a possibilidade de adotar rapidamente estratégias de retenção, o que pode minimizar os impactos e reverter os resultados em pouco tempo.

Lyceum: flexível, robusto e na nuvem

Agora que você já sabe o que um software de gestão pode fazer por sua organização, é hora de conhecer uma das mais modernas ferramentas disponíveis no mercado: o Lyceum, um sistema de gestão educacional já adotado por grandes instituições de ensino do país.

Desenvolvido a partir das melhores práticas adotadas, testadas e aprovadas pelo mercado, o software é robusto e composto por uma série de funcionalidades que o tornam capaz de atender a qualquer tipo de instituição de ensino, independentemente do perfil e do volume de alunos — para se ter uma ideia, o Lyceum cuida da gestão acadêmica de organizações de 500 até instituições com mais de 100 mil discentes.

Essas aplicações garantem ao sistema uma flexibilidade de funcionamento diferenciada, que permite que as unidades acadêmicas utilizem, sem ter que sempre customizar ou pagar nada a mais por isso, todas funcionalidades e regras que se encaixam à realidade da organização — diferente do que se costuma ver no mercado.

Esse caráter robusto e flexível do Lyceum contribui para que ele seja uma ótima ferramenta para sua instituição, seja quais forem suas principais necessidades frente a organização — ampliar a capacidade de atendimento, reduzir o índice de evasão ou, apenas, otimizar o serviço prestado.

Confira outros benefícios oferecidos pelo Lyceum.

Integração com o Ambiente Virtual de Aprendizagem

Essa é uma das mais importantes funcionalidades oferecidas pelo software, que permite que a relação e a comunicação entre a instituição e os alunos ultrapasse os muros da unidade acadêmica.

Com a viabilidade de se integrar a qualquer sistema LMS ou AVA, o Lyceum possibilita que o aluno utilize o ambiente virtual — inclusive o próprio smartphone — para realizar atividades, solicitar serviços da secretaria, acompanhar notas, conversar com professores/tutores, entre diversas outras atividades.

Esta integração possibilita a implementação de EaD puro ou na modalidade blended, na qual o aluno cursa disciplinas presenciais e à distância.

Se sua instituição já oferece ou pretende oferecer a modalidade de Ensino a Distância (EaD), saiba, portanto, que o software pode ser um grande aliado desse trabalho.

Tecnologia avançada e computação em nuvem

Outro diferencial do Lyceum está ligado ao aspecto tecnológico. O sistema não exige nenhuma instalação nas máquinas da instituição — como costumam funcionar as ferramentas de gestão —, porque roda em ambiente web, dentro do seu navegador em qualquer dispositivo, o que facilita sua utilização.

Além disso, o software trabalha com o modelo de computação em nuvem, que viabiliza maior capacidade de armazenamento, integração do banco de dados, entre outras vantagens. Com o sistema em nuvem, diferente das infraestruturas tradicionais de computação, a instituição paga somente pelo que utilizar e não precisa comprar um pacote pronto antes mesmo de saber como se dará a aplicação da ferramenta na realidade da organização.

Essa funcionalidade permite, inclusive, que a unidade de ensino adeque a utilização do software aos picos de demanda da instituição, aumentando, por exemplo, a capacidade de funcionamento e armazenamento durante o período de matrículas e diminuindo no decorrer das férias escolares.

Indicadores de desempenho

Esse talvez seja o benefício que mais afeta a vida do gestor educacional, já que, por meio dele, é possível monitorar a performance da instituição em diversos aspectos. A partir de métricas sugeridas pela organização, o Lyceum gera indicadores de desempenho mensuráveis, que podem ser acompanhados em tempo real e mostram como está o andamento da instituição quanto ao cumprimento dos objetivos estabelecidos.

O software permite que o administrador da instituição acesse facilmente todas essas informações — por meio de um tablet, por exemplo — e tenha uma visão ampla sobre a organização, inclusive antevendo possíveis resultados com desvios em relação ao esperado e definindo estratégias para que as metas sejam alcançadas.

Por todas as características apresentadas, fica claro que a proposta do Lyceum não é uma simples implantação ou substituição de um sistema de gestão. Trata-se, na verdade, da mudança de conceitos, que promove uma transformação na metodologia de trabalho das instituições de ensino, garantindo às unidades redução de custos e eficiência.

O Lyceum permite que as organizações acadêmicas compartilhem com uma ferramenta de automação a responsabilidade pelas atividades operacionais e foquem no que realmente interessa a elas: a captação e a formação qualificada de alunos.

Se você gostou das informações deste artigo e tem interesse em conhecer um pouco mais sobre o software de gestão acadêmica, fale com um especialista!