Saiba como um sistema de gestão acadêmica pode ajudá-lo na administração da IES
A redução de custos em instituições de ensino superior (IES) é um dos principais desafios de quem atua diretamente com a gestão acadêmica.
Afinal, como reduzi-los e, ao mesmo tempo, manter a satisfação dos alunos em alta? Quais são as melhores maneiras de fazer isso e, ainda assim, continuar com o padrão de qualidade daquilo que é oferecido à comunidade acadêmica?
Pensando nisso, elaboramos este artigo a fim de mostrar como um sistema de gestão acadêmica pode colaborar nesse sentido, otimizando a relação entre professor e aluno, diminuindo a evasão e a inadimplência e melhorando a administração da IES como um todo. Continue a leitura para saber mais a respeito!
Administração de IES, inadimplência e evasão
Antes de pensar na redução de custos propriamente dita, é interessante entender como estão organizados esses gastos e quais papéis eles desempenham em termos administrativos.
Além das despesas que se referem à manutenção das atividades cotidianas da IES, como aquisições de materiais, pagamento de contas, funcionários, professores e assim por diante, também é preciso averiguar a inadimplência dos alunos. Ela tende a ser um dos principais gargalos financeiros de muitas instituições ao impactar diretamente o caixa e até mesmo causar prejuízos ao patrimônio.
Embora não seja um custo administrativo como os demais, trata-se de um dado indispensável para se pensar em planejamento e balanço financeiro. Ainda nesse âmbito, é extremamente relevante mencionar a evasão, ou seja, a perda de um aluno que desiste do curso, podendo ser por motivação financeira ou simplesmente insatisfação.
Identificando custos exagerados para reduzi-los
É importante apontar que o maior custo das instituições de ensino é com o corpo docente. Vale frisar que ele geralmente é remunerado por hora/aula. Ou seja, uma sala de aula que começa com 40 alunos e fica com 20, tem seu custo de professor por aluno automaticamente dobrado.
Dessa forma, contar com uma solução que seja capaz de mensurar índices de desempenho e integrá-los aos custos ligados à administração pode ser uma excelente saída para reduzir gastos, melhorar a satisfação do corpo discente e, por consequência, fazer uma boa gestão de processos.
Fazer uma análise superficial a respeito da produtividade acadêmica de alunos e professores é algo que pode trazer inúmeras consequências negativas. Caso algum docente não agrade uma parte dos estudantes, os custos com a substituição podem ser maiores do que oferecer programas de especialização para que ele melhore os métodos utilizados.
Acompanhar esses dados com atenção ainda possibilita uma perspectiva contábil mais ampla, tendo em vista a importância que tem um indicador como o custo aluno, daí a importância de usar ferramentas de análise de evasão — seja ela indicativa, seja preditiva — e trabalhar estratégias de retenção de alunos.
Outro ponto que carece de cuidados é o período de matrícula. Apesar de representar a época de maior captação na IES, ela pode trazer algumas dores de cabeça se a instituição não contar com processos automatizados e ágeis para lidar com o número de novos alunos. Com a automação, é possível realizar o devido cadastramento de forma descomplicada e fazer a matrícula on-line.
À primeira vista, as despesas com papéis e impressões também podem parecer irrelevantes. Na prática, porém, não é bem assim. Imprimir boletos, relatórios, dados comparativos entre as turmas, formulários e outros documentos tende a ser dispendioso. Todos esses custos são tranquilamente evitados com o uso de um bom sistema de gestão acadêmica.
O papel de um sistema de gestão acadêmica na redução de custos de uma IES
Não é só a possibilidade de armazenar e disponibilizar uma série de documentos e informações na nuvem que tornam essa ferramenta uma poderosa aliada na redução de custos. Apesar do investimento inicial, algumas empresas oferecem treinamentos completos e dão todo o suporte para que a solução entregue o esperado e se enquadre nas necessidades particulares da instituição.
Imagine, por exemplo, uma IES com muitos cursos. Com um sistema de gestão acadêmica, os coordenadores de cada curso poderão avaliar e comparar as médias obtidas pelas turmas, a fim de verificar se não há nenhuma grande divergência entre as disciplinas.
A relação entre professores e alunos
Os docentes também podem ser avaliados de modo detalhado. Isso ocorre não só no sentido de checar se estão seguindo o conteúdo programático de uma matéria, mas também em virtude da aprovação por parte dos alunos.
Um professor que se embasa unicamente em supostos conhecimentos prévios dos alunos e/ou não se adapta à realidade da comunidade acadêmica geralmente frustra os estudantes, causando neles a incômoda sensação de que não estão aprendendo como deveriam.
Essa percepção gera o desengajamento do aluno perante os estudos, contribuindo para que ele não veja valor no curso, tire notas baixas, fique desmotivado e, por consequência, desista do curso.
Assim, gestores ganham uma instrumentação fundamentada para tomar decisões corretas que, de fato, auxiliem no aprendizado e aprimorem a vivência em sala de aula.
A opinião do corpo discente
Partindo das premissas apresentadas, ouvir a opinião dos alunos e, mais do que isso, acompanhá-los em seu progresso, é a chave mais precisa não só para diminuir os custos, mas também para alavancar as receitas de sua instituição.
Pense, por exemplo, quão útil seria se, ao fim de um semestre, você pudesse aplicar um questionário de maneira automatizada para que os alunos respondessem direto no sistema. A partir dessa funcionalidade, há como mapear os pontos fortes e de melhoria de uma disciplina e do docente responsável por ministrá-la.
Alguns aspectos a serem avaliados são:
- a metodologia utilizada;
- a velocidade na introdução de novos conceitos;
- a inclusão ou não de atividades práticas;
- uma provável superposição com outras matérias.
Alunos felizes com a infraestrutura e com o processo de aprendizagem se aproximam do sucesso. Ou seja, por mais que estejam com problemas financeiros, encontrarão alternativas para pagar as mensalidades em dia, porque sentem que o ensino agrega valores incontornáveis.
As melhorias de um sistema de gestão
Indicadores de desempenho precisos e úteis na diminuição da evasão também são vias para captar alunos possibilitadas por uma solução desse tipo. Esse movimento implica uma administração mais tranquila do ponto de vista financeiro.
Reduzir a inadimplência bem como cortar gastos exagerados e a possibilidade de negociar dívidas também são melhorias trazidas pela ferramenta de gestão acadêmica.
A redução de custos em instituições de ensino superior é uma meta totalmente viável a partir da utilização de um sistema integrado, cujo maior mérito é integrar funcionalidades e setores, facilitando a administração como um todo.
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