Entenda o que é e como funciona o ERP on cloud!

Diante de processos cada vez mais digitais, instituições de ensino precisam encontrar maneiras eficientes de gerenciar suas atividades internas. Dado o contexto, o ERP on cloud vem ganhando destaque, sendo uma solução que oferece benefícios significativos para as empresas, organizações e instituições de ensino.

Imagine ter uma plataforma de gestão que permite integrar setores dessa instituição, facilitando o acesso aos dados e o processo de tomada de decisão. Ao longo do texto, explicaremos o que é essa solução e como funciona, mostrando os seus principais benefícios.

Continue lendo até o final e saiba mais sobre o ERP on cloud!

O que é o ERP on cloud

O ERP on cloud (ou na nuvem) é um software que auxilia empresas a gerenciar processos. Na prática, essa solução é executada em servidores remotos — fora da empresa ou instituição de ensino — sendo que os seus dados ficam acessíveis via internet.

Como funciona?

Com o ERP on cloud, as empresas podem acessar seus dados de qualquer lugar, desde que estejam conectados à rede. Importante destacar que as atualizações de software são gerenciadas pelo provedor da nuvem — logo as empresas não precisam se preocupar em manter a versão mais recente do ERP.

Na prática, o funcionamento do ERP na nuvem não difere muito do sistema instalado localmente. Todavia, ele é executado em um ambiente cloud, cujos servidores remotos armazenam todos os dados e são gerenciados pelo fornecedor.

Tais fornecedores costumam oferecer suporte técnico a atualizações regulares do ERP. A ideia é garantir que os usuários tenham acesso às funcionalidades mais recentes e seguras.

Quais as diferenças entre ERP on cloud e local?

As principais diferenças entre os dois se concentram nos seguintes aspectos: implantação, gerenciamento e acesso. Sobre o primeiro, o ERP local é instalado nos servidores internos da empresa, sob o seu controle. Já o sistema de gestão na nuvem é implantado em servidores remotos.

Em relação ao gerenciamento, é a empresa ou instituição que tem total responsabilidade sobre o ERP local. Em outras palavras, toda a infraestrutura de TI fica a cargo da companhia, incluindo rede, banco de dados e servidores. Isso não acontece com o ERP na nuvem, uma vez que o fornecedor é quem gerencia sua infraestrutura, visando entregar atualizações que façam o software se manter eficiente e seguro.

Por fim, o acesso a um ERP local só pode ser feito na rede local da empresa, ou em alguns casos, por meio de VPN (Virtual Private Network), solução bastante adotada no regime de home office. Já no caso de um ERP na nuvem, todo o acesso é feito por meio da internet, via navegador web ou aplicativo móvel.

Quais as vantagens desse sistema na nuvem?

Contratar um ERP on cloud pode fazer a instituição de ensino dar saltos consideráveis rumo a um maior reconhecimento de mercado. Isso porque a solução é bastante moderna, ajudando a lidar com desafios, tanto presentes quanto futuros. A seguir, confira os seus principais benefícios!

Segurança

Geralmente, os fornecedores de ERP na nuvem têm mecanismos de segurança rigorosos contra invasões de dados. Algumas dessas medidas incluem criptografia, backup regular, medidas de segurança física e autenticação de usuários.

Mobilidade

O colaborador ou o gestor não precisa mais estar no endereço físico da instituição para acessar os dados, em frente ao computador. O ERP on cloud promove mobilidade à medida que permite o acesso ao sistema em aparelhos móveis conectados à internet, independentemente do lugar. Dessa forma, pessoas que não estão no mesmo lugar, por exemplo, podem colaborar de modo mais eficiente, dando maior fluidez e qualidade às suas atividades.

Redução de custos

Existem infraestruturas locais de TI que são muito caras de manter. Um desses custos diz respeito ao armazenamento, e quando este acaba, a empresa precisa se submeter a um processo de compra de novos equipamentos, algo que costuma ser bastante moroso e caro.

Com o ERP on cloud, sempre que for preciso mais armazenamento, este é obtido rapidamente junto ao fornecedor. Da mesma forma, em épocas com menos volume de operações, os recursos podem também ser contraídos, fazendo os custos de TI serem mais previsíveis do que em uma infraestrutura local.

Maior controle dos processos

Muitas, senão todas as organizações, precisam integrar seus dados e sistemas. Significa unificar todos os setores em uma única interface, de modo a promover uma visão integral das operações, facilitando o processo de tomada de decisão.

Em outras palavras, a grande necessidade das instituições de ensino está em integrar setores como finanças, administração, recursos humanos e atendimento ao aluno. Dito isso, ter um ERP on cloud é de suma importância, pois o sistema promove essa integração, automatizando vários processos manuais e reduzindo a incidência de erros humanos. Assim, os processos passam a ser mais ágeis, fluidos e eficientes.

Decisão acertada

Sem um ERP on cloud, dificilmente o gestor tem meios plausíveis de tomar suas decisões. Como dito há pouco, a integração de dados entre os setores ajuda na tomada de decisão com elevada propensão de acerto, uma vez que a visibilidade dos processos a suas dependências passa a ser maior.

Maior produtividade

Se o colaborador não precisa mais fazer certas rotinas repetitivas, ele agora pode se concentrar em atividades mais estratégicas. Enquanto o ERP on cloud automatiza tarefas, os profissionais e equipes passam a ter condição de agregar mais valor ao negócio, tendo em vista também a mobilidade proporcionada por esse sistema na nuvem.

Um exemplo prático do ERP on cloud em instituições de ensino é o processo de matrícula. Este pode ser automatizado, de modo que os dados dos alunos serão convertidos, por exemplo, em faturas de pagamento, sendo enviadas aos pais ou responsáveis.

Dessa forma, quem trabalha na instituição não precisa mais fazer essa conferência manual de dados. Além disso, a necessidade de usar documentos em papel diminui ou até acaba, contribuindo no aumento da produtividade interna.

O ERP on cloud pode trazer muitos benefícios para instituições de ensino. Além de maior mobilidade, essa solução de gestão também é bastante segura, permitindo o aumento ou diminuição dos recursos, com base no volume de dados que está sendo trabalhado. Foram vistos no texto outros benefícios, como produtividade, redução de custos, maior controle de processos e decisões mais acertadas.

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