Fluxo de caixa na instituição de ensino: confira como fazer!
O fluxo de caixa refere-se às saídas e entradas líquidas de dinheiro em uma empresa. A sua análise permite aos gestores o acesso a informações sobre a capacidade da companhia de pagar suas dívidas, sendo essencial para conhecer a saúde financeira de uma instituição de ensino — além de uma excelente ferramenta para medir o nível de liquidez.
Quando uma organização opera com fluxo de caixa negativo, por exemplo, com mais despesas do que receitas, passa a não ter dinheiro suficiente para sustentar seus negócios. Assim, as chances de chegar à falência e fechamento são altas.
Neste post, vamos entender como manter um bom fluxo de caixa e a importância da tecnologia nesse processo. Continue a leitura e confira!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa consiste em quanto de dinheiro entra e sai de um empreendimento. Ou seja, representa todas as movimentações financeiras, uma vez que apresenta os valores pagos e recebidos em determinado período. A avaliação do fluxo de caixa é uma medida fundamental para identificar irregularidades, mas também oportunidades.
As instituições de ensino, por exemplo, devem entender muito bem a sua própria realidade financeira tanto para evitar entrar no vermelho quanto para ter mais chances de realizar investimentos e melhorias. Até porque a ferramenta permite entender, de fato, quanto de dinheiro está disponível.
Por isso mesmo, o fluxo de caixa é considerado uma atividade essencial para ter mais precisão na tomada de decisões. Para a gestão de uma IE, o fluxo de caixa gera uma visão ampla do orçamento, evidenciando despesas, faturamento, entre outros dados relevantes.
Os benefícios de realizar um bom fluxo de caixa são diversos, como os listados a seguir:
- planejar e controlar as saídas e entradas em um período determinado;
- avaliar se o orçamento é suficiente para cobrir os gastos;
- antecipar decisões em relação à falta ou sobra de dinheiro;
- entender se a instituição de ensino está trabalhando com aperto ou folga financeira;
- contar com recursos para ajustar os valores das mensalidades;
- verificar se é possível oferecer descontos e bolsas de estudo;
- confirmar se o orçamento é suficiente para manter o funcionamento e a qualidade da IES.
Deu para perceber que o fluxo de caixa, de fato, cumpre um importante papel na saúde financeira de qualquer empresa. Por isso mesmo, é fundamental mantê-lo sempre atualizado e identificar periodicamente quais são as informações que os relatórios mensais apontam.
Nesse ponto, os gestores educacionais podem identificar se o fluxo de caixa tem a tendência a ser negativo ou positivo, considerando um período estimado de tempo. A seguir, confira o que cada um dos conceitos significa na prática!
Fluxo de caixa negativo
Geralmente, o fluxo de caixa negativo ocorre quando o dinheiro que entra é insuficiente para arcar com todas as despesas necessárias para o funcionamento do negócio. Há uma série de causas que podem gerar a situação, como perda do controle financeiro, falta de planejamento, custos não programados, entre outras.
Com isso, a gestão da IE pode enfrentar muitos problemas, como atraso no pagamento de salários de professores e colaboradores, além da impossibilidade de arcar com dívidas e empréstimos. O fluxo de caixa negativo pode provocar até mesmo a redução do patrimônio e prejudicar futuros investimentos, por exemplo.
Fluxo de caixa positivo
O fluxo de caixa positivo, por outro lado, ocorre quando há mais entrada do que saída de dinheiro. Isso significa que a IES está tendo mais receita do que gastos, representando um cenário bastante favorável para o crescimento. Para manter o fluxo de caixa positivo, no entanto, é importante realizar um bom monitoramento.
Nesse caso, a gestão deve contar com uma planilha de controle de gastos, identificando quais são os custos essenciais para a manutenção e saúde financeira da instituição. Além de tudo, para ter resultados sempre positivos, é fundamental ter um gerenciamento eficiente para evitar erros no fluxo de caixa.
Como manter um bom fluxo de caixa?
Como vimos, o bom controle e a análise do fluxo de caixa permitirão saber qual é a real situação da sua instituição de ensino em relação às suas obrigações, além de viabilizar análises preditivas.
É importante também saber avaliar o que está errado para encontrar soluções que podem favorecer as finanças. A indicação é fazer o controle diário do fluxo de caixa, registrando todas as movimentações de recursos.
Com essa base, o gestor poderá tomar melhores decisões de acordo com os resultados, seja para criar um plano de ação diante de um possível risco, seja para identificar se as operações estão sendo realizadas de forma adequada. A seguir, confira as principais dicas para otimizar esse controle!
Identifique cada uma das receitas e despesas da instituição
Identifique todas as operações que trazem receita para a instituição, não apenas aquelas ligadas à mensalidade dos alunos. O mesmo mapeamento deverá ser feito para identificar todas as despesas, não deixando para trás qualquer saída de dinheiro.
Isso inclui as despesas operacionais, os salários dos colaboradores — acrescidos dos adicionais, benefícios e bonificações —, pagamento de linhas de crédito, compras, despesas com fornecedores, pagamento de impostos e o que mais for necessário.
Estude o resultado do fluxo de caixa
Depois de reunir os dados, é hora de calcular o fluxo de caixa para entender como está a saúde financeira da instituição de ensino. Esse é o momento de saber se suas receitas estão sendo suficientes para cobrir todas as suas obrigações, ou seja, se as despesas não estão superando as entradas de caixa.
Caso o saldo seja negativo, você terá a sinalização de que a sua instituição não tem liquidez suficiente para manter o funcionamento — precisará aumentar as receitas ou reduzir as despesas. Em alguns casos, será necessário fazer as duas coisas.
Já o fluxo de caixa positivo mostrará que vocês estão no caminho certo. Utilize os dados para analisar como está o lucro líquido, o capital de giro e se há sobras para novos investimentos no crescimento do negócio.
Faça essa análise de forma periódica
A análise do fluxo de caixa para garantir a saúde financeira da instituição não pode ser realizada apenas de forma esporádica. Defina um ciclo para estudá-lo de acordo com o volume de receita e despesas que a sua instituição apresenta.
Você pode fazer de forma mensal, trimestral, semestral ou na periodicidade que achar melhor. Nas IES, por exemplo, que trabalham com aquisição de novas matrículas e saídas semestrais, o período de 6 meses pode ser uma boa alternativa para entender o fluxo de caixa a cada ciclo, permitindo que sejam realizados os ajustes necessários.
Defina os indicadores no fluxo de caixa
A análise e o controle de fluxo de caixa devem estar baseados na avaliação de indicadores que evidenciam as movimentações de receita em uma instituição. Entre os principais, podemos destacar:
- contas a receber — um dos fatores que pode influenciar nesse indicador é o índice de inadimplência, ou seja, pode sinalizar a necessidade de fazer uma melhor gestão de cobranças;
- contas a pagar — a partir desse indicador o gestor pode analisar a situação de crédito da instituição e definir se é necessário reduzi-la e, ainda, se há um número de linhas de crédito acima do necessário;
- liquidez — indica se as operações estão indo como deveriam, ou seja, se há caixa suficiente para cobrir todas as obrigações;
- empréstimos — serve para analisar se não há um superendividamento e está tudo sendo pago de maneira correta, sem atraso e juros — além da possibilidade de renegociação.
Há outros indicadores que podem ser analisados e que estão ligados diretamente ao fluxo de caixa, porém, você deve sempre dar mais atenção aos que podem resultar em prejuízos para as situações operacionais — como as quebras de obrigações, problemas com reposição de estoque, falta de negociação de juros na aquisição de crédito e outros.
Como a tecnologia contribui para uma boa gestão do fluxo de caixa?
Um bom software de gestão voltado para o setor educacional traz uma série de recursos que contribuem para a saúde financeira de uma instituição. A começar pela agilidade no acesso às informações gerenciais e operacionais e possibilidade de acesso a gráficos simples e dinâmicos para as mais diversas avaliações.
Ao centralizar os dados, o sistema de gestão contribui para a redução de dívidas, seja por perdas e imprecisão de dados, seja pela facilidade de calculá-los e padronizá-los de forma automatizada. Assim, o responsável pelo financeiro da instituição tem a possibilidade de projetar despesas, taxas, impostos e demais cenários, antecipando tendências.
Além disso, a tecnologia permite a automação de processos que seriam burocráticos e repetitivos. Os alunos e responsáveis podem emitir boletos e outros meios de pagamento diretamente via app do aluno ou site da instituição, o que contribui para a redução de inadimplências e atrasos.
Com menos inadimplências e atrasos, será possível fazer a projeção de fluxos futuros e verificação dos recursos e movimentações de forma detalhada. Em termos de gestão de riscos, planejamento e gestão estratégica, também oferece suporte inigualável para a produção de insights para a tomada de decisão.
Em suma, a adoção das tecnologias possibilita otimizar o tempo e aumentar a produtividade da equipe, tornando a gestão de caixa da empresa muito mais dinâmica e inteligente.
Como vimos, evitar o fluxo de caixa negativo e garantir que as contas estejam saudáveis torna a instituição forte e capaz de oferecer uma boa infraestrutura para os alunos, além de mais segurança para os responsáveis. Além disso, permite que a IES mantenha suas obrigações em dia, garantindo o bem-estar de seus colaboradores para que possam se engajar cada vez mais em seus projetos.
Gostou do post? Então, assine a nossa newsletter agora mesmo e receba em primeira mão as nossas novidades!
