implementação de sistema de gestão educacional

10 erros e acertos de IEs que implementaram sistemas de gestão educacional de mercado

O processo de implementação de sistema de gestão educacional é algo importante para toda instituição de ensino (IE), uma vez que essa tecnologia é capaz de otimizar a administração e a operação do negócio. No entanto, existem alguns erros comuns que devem ser evitados para que a implantação não seja comprometida, podendo gerar mais transtornos do que benefícios.

Neste post, você verá quais são 5 desses equívocos, bem como 5 acertos mais frequentes. Dessa forma, você terá como realizar adequadamente a condução desse processo na sua IE. Confira!

Quais são os principais erros de implementação de um sistema de gestão educacional de mercado?

1. Escolha inadequada do fornecedor

O primeiro erro, bastante comum, é escolher pelo menor preço. Em vez de escolher pelo preço deve-se escolher o sistema que melhor retornará os investimentos necessários, uma vez que um bom sistema de automação de processos diminui custos, agiliza a instituição e aumenta a satisfação de alunos e docentes.

2. Cronograma impreciso de implementação

Outro erro envolve o cronograma de implantação, em que são estabelecidas as etapas do processo. Nesse caso, é comum, para diminuir custo, definir um cronograma curto demais, a ponto de a implementação ser entregue sem que tudo esteja devidamente preparado.

No outro extremo, quando o sistema escolhido não contém automação de todos os processos utilizados pela instituição, exige-se alto investimento em customização e o cronograma se torna longo demais, podendo aumentar custos e causar retrabalho devido ao período extenso do projeto.

3. Sobrecarga de trabalho que impede a equipe de focar no processo

Vale lembrar que o processo de implementação sempre é feito a quatro mãos, ou seja, não pode ficar só na mão do fornecedor nem só na da IE. Ele precisa ser realizado por meio de uma parceria entre ambos.

Você deve engajar, dentro da instituição, as pessoas-chave para que a implantação dê certo. Para tanto, é importante que elas tenham tempo para se dedicar ao projeto.

Todavia, é comum que esses profissionais tenham que se desdobrar em muitas atividades no cotidiano, de modo que acabam não se dedicando o suficiente a essa implementação. Por isso, é preciso liberar parte do expediente para que eles possam focar nesse processo. O melhor é, se possível, montar uma equipe exclusiva para o projeto.

4. Afastamento dos processos da IE das melhores práticas

É comum que pessoas acostumadas aos antigos processos não queiram mudar. Elas encontram desculpas para continuar executando tudo da mesma forma a que estão acostumadas. Entretanto, a automação de processos não se resume a reproduzir no computador a rotina manual.  Isso vale tanto para a automação de um chão de fábrica, quanto para a automação de uma atividade burocrática.

O computador consegue reunir simultaneamente informações complexas e encontrar atalhos que resultem em maior eficiência, maior rapidez, ao mesmo tempo em que estabelece controles que manualmente seriam muito trabalhosos. Testando esse procedimento em diferentes instituições, realizando correções de rumo quando necessário, estabelecem-se as “melhores práticas”.

Quando a instituição opta por manter muitas especificidades fora das melhores práticas, será preciso levantar e endereçar o gap, ou seja, a diferença entre o produto comprado e o processo que se quer implementar.

Quanto maior essa diferença, mais difícil será essa implementação, pois será preciso ajustar e parametrizar o produto para que funcione conforme as práticas da IE. Tal fator adiciona riscos de cronograma e de custos ao projeto.

5. Falhas ou falta de dimensionamento na migração de informações

Após o sistema ter sido adquirido e implantado, chega o momento de parametrizar e trazer os dados de alunos para dentro dessa nova base. É aí que surgem problemas relacionados à migração das informações, como inconsistências ou recebimento de informações incompletas e/ou inconsistentes.

Para evitar isso, é importante ter uma estratégia de migração realizada por profissionais experientes — tanto do lado do fornecedor quanto do lado da IE — e que tragam para o sistema as informações de maneira consistente.

No Lyceum, por exemplo, solicita-se o envio de dados das IEs em determinado formato. Depois, a equipe recebe esses dados, coloca no sistema de gestão e retorna à instituição uma avaliação sobre a consistência deles, apontando o que precisa melhorar. Esse retorno é entregue à instituição de ensino periodicamente, de modo que ela possa corrigir e aprimorar as informações continuamente.

Por quais motivos esses erros acontecem?

O primeiro motivo é, sem dúvida, a instituição não escolher um bom sistema ou uma solução aderente ao que ela precisa. Além disso, não ter uma consultoria adequada apoiando-a na implementação, pode levar à tomada de decisões equivocadas e à necessidade de mais tempo até conseguir aprender e, enfim, acertar na implantação.

Outro problema ocorre quando o fornecedor terceiriza a implantação para implantadores sem know-how sobre o processo e não faz o alinhamento adequado, de modo a gerar falhas e ruídos que atrapalham a implementação.

Veja mais motivos para esses erros:

  • escolher o sistema de menor custo, e não o ideal para o modelo da IE;
  • não dar atenção à funcionalidade/usabilidade da ferramenta etc.
  • uso de dados incompletos e/ou inconsistentes;
  • processos mal definidos, cujas mudanças são comunicadas de forma insuficiente aos usuários; e
  • usuários mal treinados.

Quais medidas preventivas e lições podem ser observadas com esses erros?

Primeiro, faça uma escolha adequada. Envolva as pessoas certas no processo de implementação e preze por uma boa gestão do projeto. Também opte por um fornecedor que já tenha implementado projetos parecidos em instituições semelhantes à sua e que, por isso, tenha expertise nesse tipo de processo.

É necessário que as expectativas da IE e a forma de trabalhar do fornecedor estejam alinhadas, para evitar uma migração feita de “qualquer jeito” e outros atropelos que não poderão ser corrigidos na gestão.

O que caracteriza um acerto no processo de implementação de um sistema de gestão educacional?

Sem dúvida, não é simplesmente entregar uma ferramenta e ir embora. A implementação de sistemas de gestão educacional deve ser planejada, executada e monitorada. Além disso, ela deve ser gerenciada e avaliada, permanentemente, levando-se em consideração o cronograma e os custos.

Também é preciso realizar de forma ativa a gestão de mudança (change management) e acompanhar as alterações ao longo do caminho. A governança do projeto de implementação deve receber atenção especial.

Para evitar erros, a dica é utilizar princípios como os do PMBOK, que incluem áreas de conhecimento como o gerenciamento de aquisições, o gerenciamento da qualidade, o gerenciamento de riscos, entre outras. Eles prezam pela qualidade na gestão do projeto, promovendo mais segurança ao processo e menos imprevisibilidade.

Quais são os principais acertos?

1. Escolher um fornecedor e um sistema de gestão de qualidade

É fundamental analisar a idoneidade e a experiência do fornecedor desejado para aquisição de um bom sistema de gestão. Quanto mais expertise e reconhecimento, menos riscos você tende a correr com o programa. Isso porque ele, possivelmente, foi desenvolvido com base em análises de vários cases de outras IEs, resultando em processos programados com foco nas melhores práticas.

2. Aderir às novas tecnologias

É importante buscar soluções de gestão que estejam sintonizadas com as novas tecnologias, pois elas trazem vantagem competitiva e maior perenidade. Um exemplo é a implementação realizada na nuvem. Ela diminui os investimentos em hardware, traz maior segurança aos dados, disponibilidade de acesso 24×7, com a vantagem de a instituição pagar conforme o uso. Isso é importante porque nas instituições de ensino existem períodos de uso intenso (como na matrícula) e períodos de menor uso (como nas férias).

Com o sistema de gestão na nuvem vários processos podem ser executados remotamente pelo fornecedor do sistema, como parametrizações, instalação de novas versões, encerramento de período letivo, entre outros. A própria implantação é agilizada, diminuindo prazos e custos.

3. Capacitar sua equipe

Antes da entrada em operação do sistema, é importante que as pessoas estejam capacitadas, por meio de um plano de capacitação que atenda às diversas áreas da IE. Dessa forma, seus usuários saberão como operar a nova solução e você evitará problemas de adaptação.

4. Executar uma implantação planejada

Não tente eliminar etapas da implantação. É essencial fazer um bom planejamento

Se sua IE está às vésperas das matrículas, por exemplo, não é indicado escolher essa data para entrar em operação com o novo sistema. Isso porque os usuários não estão capacitados ou habituados a usar as novas funcionalidades. Qualquer erro nesse processo crítico pode interferir diretamente na receita da IE.

Portanto, é essencial fazer um bom planejamento em relação ao momento de entrada em operação do sistema de gestão educacional. Uma possibilidade é entrar com a operação parcialmente, avaliar o desempenho e depois pôr em funcionamento o restante.

5. Substituir antigos processos pelas melhores práticas

Aproveitar a implantação do sistema de gestão para introduzir as melhores práticas, agilizando a instituição, diminuindo custos e aumentando a satisfação da comunidade acadêmica.

O processo de implementação de sistema de gestão educacional precisa ser devidamente planejado e executado, tendo em vista repetir os acertos apontados acima e evitar os erros mencionados. Dessa forma, você aumentará as chances de êxito e sucesso.

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