Sistema de gestão educacional: quando atualizar ou trocar?

A tecnologia tem um papel muito importante na administração de uma instituição de ensino, uma vez que ajuda a otimizar diversos processos. Entretanto, à medida que a escola se expande, dependendo da solução contratada, é preciso investir na atualização ou troca do sistema de gestão educacional a fim de evitar uma defasagem.

Será que você sabe quando é o momento certo de investir nessa mudança? Neste post, mostraremos quais são os principais sinais de que isso precisa ser feito e o que avaliar para contratar a ferramenta ideal. Boa leitura!

Quais são os sinais de que é o momento certo de trocar o sistema de gestão educacional?

Existem algumas ineficiências que ocorrem nos processos que deixam muito claro quando é o momento de trocar o sistema de gestão educacional. Nos próximos tópicos, vamos explicar melhor cada um deles.

Dificuldade de suprir a demanda

Se um sistema não é escalável, chegará um ponto em que o gestor vai se deparar com a dificuldade de suprir a demanda — quer seja pelo aumento da quantidade de alunos ou pela capacidade de atendimento da plataforma, por exemplo.

Falta de recursos

Com a expansão da instituição, é natural que surjam novos fluxos de trabalho e, então, o sistema não consegue atender a essas necessidades atuais. Assim, a solução se torna obsoleta e incompleta, mostrando a necessidade de atualização ou troca.

Suporte ineficiente

O suporte é um dos aspectos fundamentais a respeito de um sistema de gestão. Por meio dele, são resolvidos problemas, solução de dúvidas e até o treinamento de colaboradores.

Quando o suporte é ineficiente, pode-se perceber problemas como demora na resposta, falta de correção adequada para as falhas apontadas e até mesmo situações mais graves, como a indisponibilidade do sistema em determinados períodos.

Problemas constantes

Por fim, outro grande sintoma de que é o momento de investir em uma atualização ou troca é quando o surgimento de problemas se torna recorrente — com uma frequência bem maior do que o esperado.

Falta de interação entre todos os envolvidos

A falta de interação entre os envolvidos na vida acadêmica do aluno (familiares e professores, por exemplo) impede que seja feita uma comunicação rápida, clara e transparente — tanto por parte dos professores, quanto dos pais e estudantes.

Isso gera perda de eficiência, aumenta os custos da instituição (com a necessidade de elaborar comunicados impressos) e ainda impede que os responsáveis tenham um contato mais próximo com a escola, deixando de promover uma participação mais ativa.

Dessa forma, se a plataforma utilizada não disponibiliza essa função, é mais um sinal de que a escola está perdendo boas oportunidades de tornar as pessoas ainda mais envolvidas com a vida acadêmica dos alunos — isso sem contar a possibilidade de facilitar a rotina (principalmente financeira) desses responsáveis.

O que é necessário avaliar ao procurar um novo sistema?

Saber o momento certo de trocar de sistema é essencial para entender que existe um problema que deve ser solucionado. Contudo, não basta identificar as ineficiências, também é importante conhecer os aspectos relevantes na avaliação de uma nova tecnologia. Nos próximos tópicos, explicaremos alguns deles.

Funcionalidades

O primeiro passo é fazer um mapeamento das necessidades da instituição. Com base nesse trabalho, fica mais fácil identificar quais são as funcionalidades que o sistema deve oferecer para suprir a demanda.

Sendo assim, ao procurar por uma nova solução, verifique quais funções ela apresenta e se isso é o suficiente para realizar o trabalho com eficiência.

Integrações

Também é importante verificar quais integrações o sistema oferece, principalmente quando se utiliza outras ferramentas. Por meio dessa característica, é possível realizar diversas tarefas sem o risco de erros (e retrabalhos), uma vez que toda comunicação e compartilhamento de informações entre as plataformas são feitas de forma automática.

Isso vale também para a integração com outros setores. Nesse contexto, significa que sempre que a secretaria fechar uma nova matrícula, por exemplo, o setor financeiro já tem que estar ciente de que nos próximos períodos deve haver a cobrança e o recebimento de novas mensalidades.

Suporte oferecido

É importante também avaliar o tipo de suporte que a empresa desenvolvedora oferece. Como dito, ele é importante para obter agilidade na solução de problemas e correção de falhas — além de contribuir para orientar os colaboradores a respeito das dúvidas relacionadas ao sistema, principalmente durante a fase de implantação.

Escalabilidade

A escalabilidade consiste na característica que um sistema tem de se adequar ao crescimento de uma instituição e continuar oferecendo o serviço com a mesma qualidade. Na prática, isso quer dizer que a tecnologia utilizada deve ter a mesma capacidade de processamento, independentemente da quantidade de novos alunos ou processos.

É esse aspecto que contribui para que as demandas sejam sempre atendidas e que a instituição não precise trocar de solução só porque agora precisa contar com uma base de dados maior ou novas funções que não existiam antes.

Por que é importante contar com uma solução completa?

É inegável que o preço é um fator que tem grande peso na decisão por novos investimentos. Entretanto, vale a pena ressaltar a importância de avaliar o custo-benefício que a ferramenta oferece — ou seja, mesmo que tenha um valor um pouco mais elevado, ela consegue atender melhor às necessidades, além de conseguir escalar de acordo com o crescimento da instituição de ensino.

Nesse sentido, apostar em uma solução mais completa é a decisão mais acertada, uma vez que essa plataforma terá capacidade de suprir a demanda rotineira da escola, além de estar preparada para escalar quando as premissas mudarem.

Manter o sistema de gestão educacional atualizado e optar pela solução mais completa é a forma mais eficaz de garantir que as rotinas na instituição de ensino sejam sempre suportadas pela tecnologia. Assim, evita-se a defasagem, a ineficiência e a incidência de falhas que podem prejudicar o andamento dos fluxos de trabalho e até mesmo os resultados.

O que achou do artigo? Quer entender melhor por que você deve focar em um sistema que atenda especificamente às demandas da sua instituição de ensino? Aproveite e saiba mais sobre esse assunto agora mesmo!