Como é o planejamento estratégico, PDI e PPI para IES?

Captação e retenção de alunos, criação de cursos relevantes e diminuição da inadimplência e evasão. Todos esses elementos mostram objetivos a serem conquistados por instituições de ensino superior. Mas, como fazer isso? A resposta é: por meio do planejamento estratégico.

A ideia é criar um projeto que envolva diferentes recursos, instrumentos organizacionais e constitutivos, além de todos os setores da instituição para indicar o caminho que deve ser seguido. O objetivo é desenvolver atividades de modo organizado e disciplinado, a fim de alcançar objetivos maiores.

Planejar estrategicamente, então, significa equilibrar as oportunidades encontradas nos ambientes interno e externo para alcançar os objetivos futuros. É assim que a sua instituição de ensino alcançará o sucesso e, caso o país se encontre em um cenário de crise econômica, reduzirá os efeitos dela.

Se você deseja saber mais sobre esse assunto, este post vai ajudá-lo. Para isso, abordaremos os seguintes assuntos:

• Conceito do planejamento estratégico;
• Especificidades do planejamento para centros universitários, universidades e Faculdades;
• Como elaborá-lo;
• Instrumentos organizacionais necessários;
• Como fazer a implantação.

Quer saber mais? Acompanhe!

1. Planejamento estratégico: conceito

Esse é um processo de análise da instituição a partir de diversos fatores. A finalidade é definir os objetivos e caminhos que devem ser traçados, estabelecendo um direcionamento. As ações são mensuradas e indicam se o rumo tomado está correto ou precisa de ajustes.

O plano estratégico permite que a instituição responda a três perguntas principais:

• Onde a instituição está?
• Para onde se deseja ir?
• Como chegar lá?

Esse conceito pode ser aplicado a diferentes tipos de instituições, inclusive as de ensino. No caso de centros universitários, universidades e faculdades, o documento estratégico é extremamente relevante devido às próprias características dessas organizações.

As instituições de ensino superior são organizações complexas em diferentes dimensões. Há vários públicos interessados e com os quais a instituição se relaciona (gestores, coordenadores, docentes, alunos etc.), diferentes objetivos, serviços diversificados, formação de recursos humanos, linhas de pesquisa, multiplicidade de domínio de tecnologia e ampliação da infraestrutura que se tem.

Nesse cenário, o plano estratégico precisa ser feito de forma individualizada. Afinal de contas, não é uma ferramenta mágica, nem traz técnicas que asseguram resultados previsíveis. Ele deve ser entendido como um instrumento que permite tomar decisões mais assertivas, que vão influenciar deliberações e reuniões futuras.

Resumindo: a ferramenta estratégica posiciona a instituição em relação ao seu ambiente e assegura crescimento e sucesso contínuos. Isso é conquistado por um processo que deve ser constantemente revisado e no qual são definidos missão e objetivos e selecionados meios e estratégias para o alcance de metas em um prazo predeterminado.

1.1. Planejamento estratégico e sua relação com a gestão estratégica

O planejamento está inserido dentro da gestão estratégica, área da Administração que tem por finalidade orientar os recursos institucionais (esforços dos colaboradores e aplicação de meios materiais) para alcançar um objetivo coletivo, ou seja, um propósito.

Enquanto a gestão trata da elaboração de estratégias, o planejamento as concebe didaticamente. Esse processo exige uma análise de cenários e o desenvolvimento de uma matriz que apresente oportunidades e ameaças dos ambientes interno e externo.

O resultado é um instrumento que traz os seguintes pontos:

• Missão: qual é a razão de ser da organização, qual é sua função;
• Visão: onde a organização deseja chegar;
• Valores: quais são as premissas e atitudes da organização para que a visão seja alcançada;
• Estratégia: quais ações devem ser adotadas para alcançar a visão;
• Desdobramentos: quais ações devem ser executadas e farão parte da estratégia. São os objetivos estratégicos.

É importante destacar ainda que é necessário assinalar as competências organizacionais, que são as capacidades coletivas que a instituição possui ou precisa desenvolver para atingir a visão.

Apesar de o plano estratégico ser relevante, por si só não traz efeitos. Ele precisa ser implementado e bem elaborado para gerar resultados positivos. Também deve ser reformulado e reavaliado constantemente, porque seu processo é baseado em mecanismos complexos.

Isso significa que uma mudança no ambiente interno ou externo pode ocasionar consequências imprevisíveis, que podem ser positivas ou negativas para o centro universitário, universidade ou faculdade. Em suma: a dinâmica deve ser permanentemente fundamentada em planejamento, aplicação, monitoramento, análise, ajustes e reajustes.

2. Especificidades do planejamento de centros universitários, universidades e faculdades

O planejamento deve ser aplicado para instituições de ensino, porque assegura mais acertos na solução de problemas cotidianos.

Apesar disso, muitas instituições de ensino superior deixam esse instrumento em segundo plano. Em alguns casos, as instituições chegam a elaborá-lo, mas não o aplicam em sua totalidade. Portanto, deixam de utilizá-lo como ferramenta de trabalho e como subsídio para as tomadas de decisão.

O resultado dessa situação é o detrimento da execução de projetos que levam ao desenvolvimento institucional. Como inverter essa situação? O primeiro passo é considerar as características das instituições, necessárias para elaborar o plano de modo adequado:

• Alto grau de profissionalismo nas atividades;
• Descentralização das decisões, que levam ao progresso em ritmos diferentes dependendo da área considerada;
• Distintas concepções da instituição de ensino superior que existem simultaneamente, o que atrapalha uma definição única de visão de futuro, missão, metas e objetivos;
• Ambivalência do poder, já que as concepções diferentes podem fazer com que os indivíduos queiram fazer prevalecer seus pensamentos;
• Redução da coordenação de tarefas;
• Ambiguidade dos papéis da instituição; e
• Uso de tecnologias variadas para atender às diversas demandas da comunidade acadêmica.

Além dessas especificidades, as instituições de ensino, de modo geral, possuem dificuldades para implantar as estratégias delineadas no planejamento. Entre os entraves estão:

• Conflito de objetivos;
• Restrições legais, de práticas organizacionais e contratuais;
• Desalinhamento institucional;
• Cultura avessa aos riscos e mudanças;
• Falta de medidas significativas que impactem positivamente os resultados.

Devido a essas características, fica evidente que o plano estratégico deve ser elaborado de maneira participativa. Isso pode ser feito por meio de seminários, reuniões, treinamentos, cursos, entre outras alternativas.

Vale a pena lembrar ainda de que esse processo requer diversas informações e a participação de diferentes setores favorece o engajamento e a continuidade do planejamento.

3. Planejamento estratégico: como elaborá-lo?

O plano estratégico voltado para centros universitários, universidades e faculdades deve ser desenvolvido com base nas tendências e visões mundiais e brasileiras sobre o Ensino Superior. Essas diretrizes são ditadas pela Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (Unesco) e por documentos que apresentam a política nacional e a regulação para esse segmento.

De acordo com o documento World Declaration on Hogher Education for the Twenty-First Century: vision and action, da Unesco, há uma demanda crescente por educação de nível superior. Ao mesmo tempo, exige-se mais diversificação e uma consciência maior de sua importância para o desenvolvimento econômico e sociocultural.

Ou seja, o Ensino Superior deve ajudar a construir o futuro por meio do repasse de novas habilidades, conhecimentos e ideias. Esse objetivo pode ser atingido com a ajuda do plano estratégico.

No Brasil, um dos documentos mais relevantes para o Ensino Superior é o Plano Nacional da Educação (PNE). Entre suas diretrizes, está a autonomia universitária nas dimensões administrativa, didático-científica e de gestão patrimonial e financeira.

O plano estratégico deve ser elaborado considerando os pontos que especificamos. Seu passo a passo, porém, é comum. Veja a seguir as etapas que devem ser contempladas:

3.1. Análise do cenário interno e externo

O primeiro passo do planejamento exige analisar os ambientes interno e externo. Em relação ao primeiro cenário, devem ser identificados os pontos fortes e fracos da própria instituição. O que for positivo deve ser capitalizado. Já as limitações devem ser corrigidas.

É importante destacar que essa avaliação deve focar diferentes aspectos, por exemplo: técnicos, de infraestrutura física, financeiros e de recursos humanos.

Já a avaliação do ambiente externo tem como foco entender quais são as oportunidades e ameaças existentes no macroambiente. Os fatores econômicos, políticos, sociais, de mercado, entre outros, devem ser reconhecidos e, sua influência, considerada.

Essa etapa tem como finalidade geral identificar o nível e a maneira como os dois cenários podem impactar a empresa e dificultar ou facilitar o alcance dos objetivos.

3.2. Definição de objetivos

Essa etapa visa a delimitação das metas futuras por meio da análise de dados históricos. Pretende-se responder à pergunta: para onde queremos ir?

Os objetivos traçados precisam ser quantificáveis e/ou constatáveis e estarem relacionados ao horizonte de tempo. Por exemplo: podem ser relativos à retenção de alunos, captação de estudantes, redução da inadimplência, posicionamento no mercado, entre outros.

3.3. Definição de estratégias

As estratégias são a maneira pela qual os objetivos podem ser alcançados. Elas estão relacionadas aos objetivos, porque delimitam como a organização chegará às metas traçadas. Assim, cada estratégia precisa servir a um objetivo específico.

Observe que todas as etapas que compõem o plano estratégico devem ser executadas de forma organizada, o que facilita a realização de revisões periódicas. Por sua vez, a execução exige um comitê interno, que vai acompanhar as ações e elaborar um programa para detalhar cada uma das estratégias a serem aplicadas.

Para garantir que as ações sejam viáveis, é importante que o comitê estabeleça indicadores de responsabilidade, destacando os eventuais custos e prazos para que cada etapa seja proposta.

Os participantes do comitê também são responsáveis por revisar os cenários permanentemente e evitar desequilíbrios entre os objetivos e as estratégias propostas no planejamento.

Por exemplo: ao fazer o planejamento, você percebe que os pontos fortes da sua instituição são a qualidade de ensino e um gerenciamento eficaz. A limitação é a captação de alunos, que ainda pode melhorar bastante. A ameaça é a inadimplência, que vem crescendo no seu segmento. A oportunidade é a retenção dos estudantes.

O objetivo traçado é elevar a captação e reduzir a inadimplência. As estratégias para isso são focar em marketing e sistemas de controle de indicadores. O programa de ação prevê:

• Criar uma campanha que implemente mecanismos de identificação de alunos com atraso de pagamentos de mensalidade contatando o aluno em 3 dias. O responsável é gerente financeiro. O prazo é de 30 dias e o custo estimado é de R$ 50 mil;

• Potencializar o atendimento da equipe comercial que atua na captação por meio de capacitação. O responsável é o gerente de marketing. O prazo é de 15 dias e o custo de R$ 5 mil para investir em workshops, seminários, congressos etc.

4. Instrumentos organizacionais necessários

Agora que você já entendeu como elaborar o planejamento estratégico, precisa conhecer os instrumentos organizacionais necessários para implantá-lo na sua instituição de ensino. As ferramentas consideradas são: estatuto, regimento geral, plano de desenvolvimento institucional e projeto pedagógico.

Vamos entender o que caracteriza cada um desses instrumentos:

4.1. Estatuto e regimento geral

Esses dois documentos serão tratados conjuntamente por terem diversas similaridades. No entanto, seus conceitos são diferentes. O estatuto se caracteriza por ser o conjunto de regras e diretrizes que regulam o funcionamento e a organização da instituição de ensino. São as normas gerais e outros conteúdos.

Já o regimento geral determina de que maneira as regras e diretrizes devem ser executadas. São aspectos da rotina diária e os procedimentos práticos relativos à universidade.

O estatuto e o regimento geral têm a função de dar o direcionamento, ou seja, para onde e de que forma a instituição vai crescer e se fortalecer. Eles também são os instrumentos formais que conferem personalidade à universidade e materializam sua existência.

Entre os assuntos especificados em ambos os documentos, estão o objetivo da fundação da instituição, quem pode tomar decisões, de onde vêm os recursos financeiros e os beneficiados.

Esses documentos podem ser estabelecidos de diferentes maneiras. Não há um padrão exclusivo. No entanto, devem ser elaborados com um conteúdo que apresente visões éticas, claras e adequadas. É preciso especificar que a ética pauta os comportamentos, a democracia é inerente às ações e os recursos são geridos com transparência.

É importante destacar, ainda, que o estatuto e o regimento geral não trazem detalhes sobre as estruturas administrativas, responsabilidades e competências da direção.

4.2. Plano de desenvolvimento institucional (PDI)

Esse documento é uma peça ou instrumento que compõe o plano estratégico. Ele deve ser construído continuamente e servir de referência e consulta para os alunos. Segundo o Ministério da Educação (MEC), o PDI delimita a missão da universidade e as estratégias que serão utilizadas para alcançar os objetivos.

O PDI deve contemplar um período de cinco anos. Sua função é apresentar a metodologia e o cronograma para a implantação de metas, objetivos e ações da universidade. Esses elementos devem ser definidos segundo a articulação e a coerência entre as ações e a garantia de um padrão de qualidade. Em alguns casos também deve abranger o orçamento.

Um ponto relevante do PDI é delimitar os indicadores de desempenho que deverão ser acompanhados. A finalidade é estabelecer uma comparação entre a situação atual e a futura, depois da implantação do plano de desenvolvimento.

As informações e dados do PDI devem estar organizados em três níveis hierárquicos:

• Dimensões: são as informações e dados da instituição e dos seus cursos. Abrange três níveis amplos, que são a organização pedagógica e institucional, corpo docente e instalações;
• Categorias de análise: são os desdobramentos das dimensões. Cada uma delas está organizada em três níveis, que levam em consideração as características mais relevantes segundo os processos futuros de avaliação e análise;
• Indicadores: são os desdobramentos das categorias de análise e se organizam de acordo com a interdependência e proximidade.

4.4. Projeto pedagógico institucional (PPI)

Esse documento determina as políticas da universidade para o fazer acadêmico. A prática deve estar alinhada à filosofia institucional. O PDI deve estar relacionado ao PPI, porque o primeiro define as ações que vão oferecer seguimento às políticas delimitadas no segundo.

Ressalta-se que o PPI retrata a linha pedagógica da instituição para a gestão dos seus cursos, sejam eles de graduação, de pós-graduação ou de extensão. Por isso, deve ser elaborado por todos os integrantes da universidade e representantes docentes e discentes.

Entre os elementos a serem apresentados no PPI estão o histórico da instituição, seus mecanismos de inserção regional e um estudo sobre demandas do local e justificativa dos cursos. Ainda é necessário destacar a preocupação com o mercado de trabalho e fazer um levantamento sobre os egressos.

A missão é outro item fundamental do PPI. Essa é a maior meta a ser alcançada e deve ter como base os valores e princípios filosóficos da universidade. Por fim, recomenda-se destacar a concepção de ensino e currículo, que apresenta as diretrizes dos cursos da universidade e seus pontos de vista a respeito da educação.

A concepção de ensino e currículo é efetivada por metas e estratégias, que devem ser aplicadas por meio de projetos, programas e planos de ação. Esses elementos são caracterizados da seguinte forma:

• projetos: são compostos por trabalhos, que devem ser feitos com responsabilidade, e resultados esperados, sendo calculados os benefícios e prazos, além dos recursos financeiros, humanos, de equipamentos e materiais e áreas necessárias para o desenvolvimento;
• programas: são conjuntos de projetos que têm um objetivo maior;
• planos de ação: são os conjuntos de partes similares de diferentes projetos em relação ao assunto tratado.

5. Implantação do planejamento estratégico

O plano estratégico é uma ferramenta de auxílio à gestão universitária. Ele passou a ser necessário a partir de iniciativas regulatórias governamentais, como o PDI, que obrigaram as instituições de ensino a se adequarem a uma nova realidade.

Com isso, as instituições de ensino precisam pensar em longo prazo e planejar ações para um horizonte de cinco anos. É aí que entra a implantação do plano estratégico. Ele traz melhorias significativas para a gestão da instituição e precisa ser adaptado sucessivamente, principalmente porque a área educacional sofre influências externas, por exemplo, do próprio MEC.

Sua implantação deve ser feita com cuidado, porque essa etapa é diferente de sua elaboração. É nesse momento que surgem as dificuldades. Para evitá-las, é necessário considerar a união entre supervisão dos processos, planejamento e gestão de pessoas a fim de alcançar os objetivos esperados.

Essa etapa é orientada para as diferentes operações e tem por finalidade converter estratégias em ações. Porém, novamente, não há como determinar uma fórmula mágica. Cada caso é diferente e o contexto organizacional deve ser considerado.

No entanto, existem alguns aspectos que fazem a diferença na hora de implantação do plano estratégico:

• O plano estratégico pode contar com uma metodologia tradicional. Ela pode ser adotada para instituições de ensino, mas essas organizações são mais complexas e, portanto, algumas adaptações podem ser necessárias;
• A estrutura e a dinâmica de implantação podem ser aleatórias. Isso, porém, não é válido para o ambiente externo, elemento que define a finalidade da instituição de ensino. A função dessas instituições depende de diversos fatores, como recursos disponíveis, objetivos nacionais e políticas tecnológicas, industriais, educacionais e culturais;
• O principal beneficiado com a instituição de ensino é a sociedade. Isso significa que suas demandas por eficácia e eficiência devem ser constantemente monitoradas para identificar desvios entre o que foi alcançado e o que foi almejado;
• A implantação do plano estratégico pode priorizar uma de suas áreas. Por exemplo: a graduação. Depois pode-se evoluir gradativamente para outros setores;
• O modelo participativo deve ser implementado para gerenciar as mudanças;
• O planejamento deve ser transformado em gestão estratégica.

Lembre-se de que esse plano deve envolver toda a comunidade e os diferentes níveis hierárquicos, porque é assim que a cultura de planejamento será enraizada. Mas deve-se ir além da projeção de necessidades financeiras, humanas e materiais juntamente dos órgãos administrativos e unidades acadêmicas.

O mais importante é poder questionar e encontrar soluções para os problemas diários vivenciados pela instituição. Resumindo: a implementação das estratégias depende diretamente do engajamento, trabalho, motivação e supervisão dos envolvidos.

Afinal de contas, as instituições de ensino superior e todo o setor de educação precisam ultrapassar qualquer prática de atuação arcaica que ainda possuam e acabar com as barreiras inerentes ao processo de mudança.

O plano estratégico, portanto, é um desafio a ser enfrentado. Você deve começar agora mesmo e contar com a tecnologia para ajudá-lo. Somente assim você terá uma gestão mais adequada e conseguirá alcançar seus objetivos mais facilmente.

Agora que você já sabe como funciona o planejamento estratégico para centros universitários, universidades e faculdades, que tal ter acesso a mais conteúdos relevantes? É só assinar a nossa newsletter.