Como usar ferramentas de gestão na instituição de ensino!
Estamos vivendo um momento de mudança geracional dentro e fora das escolas, pois os alunos das novas gerações não aprendem como os das gerações anteriores e as infraestruturas das instituições de ensino também não são mais analógicas como foram durante décadas, ou seja, é necessário um modelo de gestão inovadora.
Nesse cenário, para dar conta de todas as demandas que essa nova realidade oferece, é importante que a instituição de ensino conte com uma boa ferramentas de gestão, que, além de automatizar processos, integre dados, setores e dê mais autonomia para alunos e docentes.
Neste post, vamos entender o que são as ferramentas de gestão e como escolher a melhor solução. Confira!
O que são as ferramentas de gestão e o que podem fazer?
As ferramentas de gestão são sistemas com módulos, funções e possibilidade de integração com outras ferramentas, que tem como objetivo otimizar as tarefas mais importantes para a sustentabilidade de uma empresa. Existem, por exemplo, as ferramentas de gestão genéricas, com modos administrativo, financeiro e controle de estoque, que visam suprir as principais demandas que uma empresa pode ter.
Existem também as ferramentas de gestão desenvolvidas de forma segmentada, ou seja, para um setor específico, que traz, além dos módulos de gestão financeira, administração voltados para o setor específico, outros módulos e recursos que são indispensáveis para que a organização consiga manter sua rotina.
No setor educacional, as ferramentas de gestão tem como foco, além das rotinas internas, integrar-se com módulos que tornaram a vida de pais, alunos e profissionais mais autônoma e desburocratizada.
Os alunos da nova geração gostam de resolver tudo na palma da mão em seus smartphones, ou seja, dar a chance para que eles façam matrícula, agendamentos, solicitações e consultas a distância e incluir a instituição na realidade deles.
Além disso, as ferramentas de gestão devem permitir a emissão de relatórios, criação de gráficos e a análise de KPIs — indicadores chaves de desempenho —, que permitem ao gestor avaliar o que está indo bem e o que precisa ser consertado.
Os dados sobre as preferências dos alunos, por exemplo, podem ser cruciais para modificações estratégicas que melhorem a qualidade do ensino, da infraestrutura, do projeto pedagógico, etc.
Outro ponto importante é a gestão financeira, afinal, sem esse controle a instituição se torna insustentável. Um caixa saudável permite, além do pagamento de funcionários e fornecedores, o reinvestimento em melhoria contínua, que faz com que a instituição consiga acompanhar as mudanças que a sociedade está passando, principalmente em termos tecnológicos.
Como escolher essa ferramenta?
Neste tópico, vamos entender como escolher as melhores ferramentas. Primeiro, é importante entender se a empresa fornecedora do sistema de gestão entende o funcionamento da um instituição de ensino e as principais demandas que esse tipo de empresa tem.
Depois, é importante avaliar o tempo que o fornecedor está no mercado oferecendo soluções para insinuações de ensino e se sua cartela de cliente é sólida. Em seguida é hora de analise quais são os recursos oferecidos por elas, como:
- ferramentas para a captação de novos alunos;
- gestão financeira;
- integração com chatbots e diversas forma de pagamento;
- integração com CRM;
- disponibilização de app para alunos;
- secretaria virtual;
- entre outros.
Faça uma lista de suas principais demandas como gestor e veja se a empresa fornecedora da ferramenta de gestão tem as condições necessárias para cobrir essas necessidades.
Como o Lyceum contribui com a gestão escolar?
Como vimos, gerir uma instituição de ensino sem contar com a ajuda da tecnologia é inviável em tempos de transformação digital. Nesse cenário, escolher um sistema de gestão desenvolvido especialmente para o setor educacional é primordial, assim como a boa escolha do fornecedor.
O Lyceum é um sistema de gestão completo, com tudo que a sua intuição necessita para otimizar o dia a dia em várias áreas. Veja a seguir os principais recursos dessa ferramenta de gestão.
Automatiza o processo de captação
A nova geração de pais e estudantes tem intimidade com a internet e busca autonomia na hora de tomar suas decisões. A instituição que facilita o acesso e oferecer menos burocracias sairá na frente na hora de atraí-los. Para isso, é importante dar a eles as ferramentas necessárias para que eles agilizem sua inscrição.
Com o Lyceum você tem acesso a um e-commerce projetado para a venda de cursos livres online. Também terá à sua disposição um ambiente que agiliza o processo seletivo para instituições de nível superior.
Contará também, com um site pronto para a admissão autônoma de pais e alunos, desde o agendamento de uma visita até a matrícula.
Acesso facilitado aos serviços
Uma vez matriculados, os alunos vão em busca de maior autonomia para realizar suas solicitações rotineiras, como acompanhamento de notas, frequências, emissão de boletos de pagamento, realização de rematrículas e demais solicitações. Tudo isso pode ser realizado via portal do aluno.
Já o professor tem a sua disposição o portal do docente para lançar de forma online as informações referentes às suas turmas — notas, faltas, planos didáticos, além de poder subir e baixar documentos e fazer solicitações à secretaria.
No portal do coordenador o profissional tem acesso a todas as informações das turmas que coordena, além de poder acessar os meus recursos que os professores.
Gestão administrativo-financeira
Com o Lyceum a sua Instituição tem em uma única ferramenta os módulos de gestão financeira e administrativa, além do acadêmico.
Na gestão acadêmica, será possível organizar os cursos, ter acesso a dados para avaliar o desempenho acadêmico e o projeto pedagógico. Em relação à gestão administrativa, o gestor passa a ter acesso a uma visão 360º de tudo o que é necessário para a instituição se manter sustentável como um negócio.
Em relação a gestão financeira, você conta com todas as ferramentas necessárias para manter a saúde financeira em dia, como ferramentas para faturamento, nota fiscal eletrônica, sistema para negociação e gestão de inadimplência, controle de recebimento, entre outros.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de contar com uma boa ferramentas de gestão para otimizar a rotina e produtividade de sua instituição de ensino.
Trabalhar com um sistema de gestão desenvolvido para o setor educacional é muito mais do que automatizar tarefas burocráticas, é uma oportunidade de entregar mais autonomia para os alunos e seus responsáveis e de ter acesso aos dados para emitir relatórios e analisar indicadores que embasam a tomada de decisão.
Quer saber como contar com uma das melhores ferramentas de gestão a favor de sua instituição? Entre em contato conosco e conheça hoje mesmo o Lyceum, uma ferramenta 100% pensada para otimizar a rotina das instituições de ensino.
