SAP Business One integrado ao Lyceum: vantagens para a gestão

À medida que as instituições de ensino crescem, adotar e integrar sistemas de gestão educacional e empresarial robustos é importante para simplificar os processos administrativos e acadêmicos da IES (Instituição de Ensino Superior) e evitar desgastes que só atrapalham o cotidiano.

Em 2018, a Techne se tornou parceira SAP e uniu em um só lugar soluções poderosas para gestão acadêmica e empresarial, o Lyceum e o SAP Business One. Desse modo, resolveu-se as dificuldades causadas pela necessidade de integração desses sistemas.

As instituições de ensino que adotarem o sistema Lyceum com o SAP Business One ganharão em qualidade e segurança na gestão, uma vez que a fusão dessas tecnologias permite visualizar  informações com transparência e agilidade, dando à organização mais clareza e objetividade para a tomada de decisão.

Para que você compreenda melhor como isso acontece, explicaremos a importância de ter a solução SAP Business One integrada ao seu sistema de gestão educacional, o que muda efetivamente o patamar de gestão da sua instituição. Fique conosco!

O que é SAP e sua integração com o sistema de gestão educacional Lyceum?

O SAP Business One é um sistema de gestão empresarial desenvolvido pela empresa alemã SAP com o objetivo de integrar todos os departamentos de uma organização, do RH ao financeiro, com soluções customizadas para qualquer realidade.

Trata-se de um ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em tradução literal). Originalmente, a sigla SAP é uma abreviação para Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados.

Enquanto o Lyceum é um sistema de gestão acadêmica, focado nos processos relacionados ao aluno — seletivo, admissão, recebimentos, gestão de documentos e solicitação de serviços —, o SAP Business One é uma plataforma que alia com integridade cada operação financeira da empresa.

No mercado existem muitos módulos SAP atualmente, entre eles:

• Business Intelligence;
• Compras;
• Controladoria;
• Contabilidade;
• Gestão Financeira;
• Recursos Humanos;
• Gestão de Materiais;
• Planejamento de Produção;
• Vendas e Distribuição.

Com a integração entre o Lyceum e o sistema da SAP, ambas as soluções são complementadas de forma que a tecnologia de gestão educacional adotada pela IES fica ainda mais robusta e potencializa sua eficiência.

Em um exemplo prático, a IES pode emitir os boletos da mensalidade aos alunos pelo Lyceum e espelhar as informações ao sistema da SAP. Sendo assim, a instituição pode ter uma gestão financeira com dados mais fidedignos sem a necessidade de abrir diferentes sistemas.

Então, todas as informações sobre movimentação financeira, como créditos, débitos e seus efeitos no caixa ficam disponíveis de forma online na solução da SAP.

A integração Lyceum e SAP Business One acontece automaticamente para clientes antigos?

Clientes que já tenham o SAP Business One e o Lyceum não integrados podem utilizar o plugin de integração Lyceum One. Dessa forma, as soluções passam a conversar de maneira automática. E a Techne, responsável pelos produtos, garante tanto a união quanto o bom funcionamento e manutenção do sistema após as versões serem atualizadas.

Por que é importante ter um parceiro SAP de qualidade?

Implantar sistemas da SAP resulta em caminhar para uma estratégia de transformação digital na instituição. Portanto, não é uma decisão a ser tomada superficialmente.

Cada organização tem inúmeras particularidades, o que as tornam um organismo complexo. Por isso, os consultores SAP têm a experiência necessária na busca de soluções para os mais diferentes nichos de projetos e buscam as melhores soluções para cada segmento de mercado.

Além disso, o parceiro SAP será o responsável por dar todo o suporte técnico e o treinamento necessário para que a IES consiga utilizar todas as funcionalidades. Afinal, não faz sentido ter uma série de recursos e não conseguir utilizá-los, não é mesmo?

Nesse contexto, é importante ressaltar que o SAP Business One é uma ferramenta totalmente personalizável. Após sua IES adquirir o produto, a Techne se responsabiliza por fazer a implementação.  Para tanto, são levantados todos os processos e regras da instituição, os quais são parametrizados no sistema para, enfim, receber a migração dos dados já existentes. Depois disso, ocorre a instalação e a capacitação dos usuários.

Quais as vantagens de contratar o sistema SAP Business One embarcado no Lyceum?

O Lyceum já é reconhecido pelas instituições de ensino brasileiras. Hoje, a solução faz parte da gestão educacional de mais de 200 marcas entre instituições privadas e públicas de diferentes portes, desde a educação básica até o ensino superior.

Entre eles, destacam-se instituições importantes como Colégio Miguel de Cervantes, UNIP, FGV, Insper e Instituto de Ensino e Pesquisa do Hospital Albert Einstein. O número total de alunos que têm seus dados gerenciados pelo Lyceum ultrapassa os 2 milhões.

Ao contratar o SAP Business One embarcado no Lyceum você conta com o espelhamento dos dados do Lyceum no SAP Business One, integração nativa e suporte e melhorias evolutivas. Vejamos algumas das vantagens.

Comunicação mais coesa

Como o sistema atua de forma integrada, as falhas de comunicação naturais dos processos analógicos é praticamente extinta. Graças à união entre o Lyceum e o SAP Business One, quase tudo o que acontece na vida financeira da instituição pode ser registrado automaticamente. Sendo assim, os processos são executados com mais fluidez e naturalidade.

Moldável às necessidades da organização

Como o sistema SAP é facilmente escalável, é bem simples adicionar funcionalidades, como novos módulos, ou integrar mais departamentos. Em um exemplo prático, se sua IES utilizava o sistema para controlar o setor financeiro, mas deseja integrar a gestão de compras, é possível incluir essa funcionalidade sem grandes esforços.

Automatização de processos

Os processos ganham agilidade por meio da automatização, o que resulta em menor desgaste dos colaboradores. Dessa forma, pode haver uma redistribuição de tarefas entre os recursos humanos e melhoria na gestão das equipes.

Diminuição de custos

O investimento em um sistema de gestão educacional arrojado como o Lyceum aliado ao SAP One Business proporciona uma diminuição significativa nos custos do funcionamento da IES. Isso porque a extinção de processos analógicos, somada à automatização, elimina uma série de retrabalhos e gastos comuns à rotina de qualquer atividade administrativa.

Inteligência estratégica

O SAP Business One tem como foco a tomada de decisões, com várias visões ordenadas na estrutura top-down. Já na entrada do sistema o gestor tem uma visão geral dos dados e pode detalhar aqueles mais específicos.

Como os sistemas geram relatórios e filtram informações, isso é de grande auxílio para a inteligência da IES. Dessa forma, ganha-se em previsibilidade de cenários, facilitando a criação de estratégias de ação para melhorar a organização da casa e a competitividade no mercado.

Para que sua IES tenha condições de oferecer uma educação de qualidade, ela precisa ser bem gerida integralmente. Quando há falhas em setores importantes, a exemplo do financeiro, a instituição perde o controle sobre as contas e deixa de investir no que realmente é necessário para seu core business.

Por esse motivo, a adoção  de um sistema de gestão educacional integrado a um parceiro SAP, como é o caso do Lyceum, é fundamental para que os gestores conheçam de forma plena os cenários da instituição e possam agir de maneira racional, embasada em dados reais.

Se você está em busca de garantir que os processos acadêmicos e financeiros da sua instituição funcionem, não deixe de entrar em contato conosco!