Processamento em lote na IE: como fazer o agendamento?

O processamento em lote é uma técnica muito utilizada para processar um volume grande de dados de forma automática e lógica. Esse é um método que pode ser muito eficiente para IEs que precisam fazer atividades que ocorrem de tempos em tempos e querem trazer mais autonomia e efetividade para esses processos. 

Esse processamento é diferente do contínuo, pois não fica sendo realizado a todo momento, já que é agendado para se realizado em datas e períodos de tempo específicos. Ou seja, a etapa pode acontecer durante a madrugada, quando os servidores estão menos carregados, o que não afetará o desempenho de outros processos. Portanto, é bastante eficiente quando é necessário executar tarefas repetitivas, pois elimina a necessidade de intervenção manual em cada parte do processo.

Neste artigo, vamos mostrar alguns processos da IE que podem necessitar de recorrência e agendamento, além de explicar como agendar esse processamento em lote. Continue a leitura!

Quais processos podem necessitar de recorrência e agendamento?

Existem atividades dentro de uma IE que podem necessitar de recorrência e agendamento. Confira algumas delas!

Processos financeiros

O primeiro processo que vem à mente quando pensamos em recorrência e agendamento é a parte financeira da instituição. De modo geral, essa é uma atividade que deve ser feita mensalmente ou em outros períodos, de acordo com a sua realidade.

O processamento em lotes na parte financeira é comumente empregado no processamento de grandes volumes de transações, como pagamentos. Esse tipo de atividade pode ser programado para ser realizado durante a noite, aproveitando que o volume de transações é menor nesse horário, em busca de eficiência no processo.

Processos acadêmicos 

Os processos acadêmicos também têm uma previsibilidade, já que ocorrem em períodos determinados, como fechamento de trimestre ou semestre. Algumas etapas podem se valer do processamento em lote para facilitar e agilizar o processo, como o fechamento de turmas e as agendas estudantis. 

Além disso, ao fim de cursos ou etapas letivas, é necessário a emissão de certificados e boletins. Tal etapa também poderia ser agendada de maneira que cumprisse o tempo necessário no calendário e que entregasse esses documentos de forma automatizada e no período certo de tempo, trazendo mais agilidade para essa etapa.

Geração de relatórios

A geração de relatórios é muito importante dentro de uma instituição de ensino e pode ser um processo bastante complicado de se fazer manualmente. Por isso, contar com a automação educacional para essa área pode ser uma grande ajuda, trazendo resultados relevantes. Relatórios importantes podem, inclusive, levar a instituição à conformidade legal de modo mais simples. 

O processamento em lotes pode permitir que relatórios sejam automaticamente produzidos e períodos definidos previamente. Se você quer um relatório de frequência dos alunos, por exemplo, é possível agendar para que ele seja gerado de mês em mês. Diversos outros dados importantes também podem contar com relatórios de modo automático, facilitando a análise dessas informações.

Como fazer o processamento em lote?

Depois de conhecer um pouco mais sobre o tema, é importante entender o passo a passo para fazer o agendamento e a recorrência da execução dos processos em lotes da IE. Confira!

Identificação dos projetos

O primeiro passo é identificar quais projetos da sua IE se aplicam a esse sistema de processamento. Analise com calma o que pode ser feito via agendamento e quais etapas precisam de processamento contínuo, afinal, nem tudo se aplica à estratégia do processamento em lotes. 

Após identificar as suas necessidades, é preciso fazer o agendamento definindo quais serão os processos e a recorrência deles. Lembre-se de que a automação de processos é essencial para aliviar o trabalho humano, trazer mais previsibilidade em algumas etapas, aumentar a agilidade e melhorar os resultados da instituição. 

Avaliação do andamento

Outra etapa muito importante é avaliar o andamento dos processos em lote. É preciso entender se as etapas estão sendo feitas no período certo, trazendo os resultados que a instituição precisa. Se você faz um planejamento para que os pagamentos caiam durante a madrugada do primeiro dia do mês, por exemplo, é preciso entender se esse tempo será hábil para outros processos, como matrícula. 

É preciso fazer essa avaliação para entender se é preciso mudar a recorrência ou as datas do processamento dos lotes. Com esse acompanhamento é possível evitar agendamentos que não traziam o melhor fluxo de trabalho para a instituição. 

Otimização contínua

A otimização contínua também é fundamental para que os processos continuem funcionando de forma eficiente. Ela pode ser feita com novas formas de entregar documentos e verificar os resultados ou ao eliminar etapas que possam estar prejudicando a qualidade dos processos.

O importante é buscar sempre maneiras de facilitar os processos e trazer mais competitividade para a instituição. Não é porque o processamento de lotes está funcionando que não é possível melhorá-lo em alguns aspectos.

Como o Lyceum pode contribuir?

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o processamento em lote e como fazer o agendamento para esse processo, é interessante conhecer ferramentas que facilitam a aplicação dessa estratégia na sua instituição. O Lyceum é um sistema de gestão educacional utilizado para gestão acadêmica, escolar e administrativa de instituições de ensino e pode deixar esse processo mais simples. 

Com a ajuda do sistema, é possível reduzir custos, diminuir a burocracia, centralizar a gestão dos dados e potencializar os lucros da instituição. Por isso, vale a pena encontrar a opção que seja mais adequada para a sua realidade.

Por meio do sistema do Lyceum, é possível marcar qual frequência ele quer que o processo seja executado e os dados serão gerados a cada execução. Isso dá à instituição o poder para avaliar esses dados de modo rápido, conferindo a eficiência do processo e fazendo os ajustes necessários.

Neste artigo, apresentamos o processamento em lote e como fazer o agendamento desse processo na sua IE, de modo que ele se torne eficiente e prático. Além disso, mostramos como o Lyceum pode contribuir, trazendo mais agilidade, segurança e eficiência para o dia a dia da instituição.

Gostou de conhecer mais sobre o tema? Então, entre em contato conosco e saiba como o Lyceum pode impulsionar a sua IE!