Automação de processos em instituições de ensino: confira 7 vantagens!
Um dos grandes mitos relacionados à automação de processos é aquele em que as tecnologias tomariam todo o espaço dos colaboradores. Na verdade, essa funcionalidade serve para retirar trabalhos repetitivos e manuais das mãos deles, propocionando que eles se concentram em atividades mais produtivas.
Essa é apenas uma das muitas vantagens da automação de processos para os colaboradores. Quando aplicada à gestão educacional, ela garante a otimização de atividades para todos os envolvidos: alunos, responsáveis, gestores, docentes e por aí.
Neste post, conheceremos os outros benefícios e falaremos um pouco mais da automação em si, para que você entenda como ela é aplicada na prática. Confira!
O que é a automação de processos?
A automatização de processos, quando aplicada ao contexto educacional, se refere ao conjunto de soluções que transformam as operações internas e rotineiras de uma instituição de ensino em atividades realizadas automaticamente, por meio de ferramentas digitais.
Assim, a tecnologia fica responsável por realizar tarefas repetitivas. Os colaboradores podem ser alocados em funções mais estratégicas da instituição. O principal objetivo da automatização de processos é aprimorar o andamento do fluxo de trabalho, o que é essencial em organizações educacionais.
Afinal, com a automatização, será possível reduzir custos, aumentar a produtividade de funcionários, minimizar falhas e controlar, em tempo real, os processos da instituição.
Isso é feito por meio de um sistema de gestão como o Lyceum, que consegue reunir informações dos alunos, do corpo docente e dos colaboradores, com a possibilidade de acesso remoto.
Um sistema desse tipo facilita o trabalho de todos os colaboradores: os professores conseguem consultar dados dos alunos e compartilhar planos didáticos. Os alunos ganham uma plataforma mais ágil. Os gestores obtêm uma solução que integra os dados. Como podemos ver, todos saem ganhando.
Quais são as vantagens da automação de processos em instituições de ensino?
Agora que falamos do conceito, mostraremos as vantagens específicas da automação para as IEs.
1. Integração do banco de dados e facilidade de consulta
Um sistema que automatiza processos consegue disponibilizar um banco de dados integrado, que facilita a consulta a todas as informações relevantes para os gestores e colaboradores autorizados.
2. Captação e retenção de alunos
Uma das demandas mais importantes para uma instituição de ensino é a capacidade que ela tem de não só captar, mas também reter os alunos atuais. Alguns dos fatores que ajudam nisso são, além de um corpo técnico qualificado, a capacidade de resolver problemas rapidamente e lidar com as demandas dos estudantes.
Um meio de garantir a retenção de alunos é contar com soluções digitais modernas, que automatizam funções como o envio de documentos e proporciona ferramentas para otimizar respostas no atendimento, como os chatbots.
A automação de processos influencia positivamente no processo de captação e retenção de novos alunos. Com um sistema qualificado, será possível facilitar o processo de matrícula e rematrícula, por exemplo, garantindo que os alunos e responsáveis não desistam da instituição por conta de ferramentas.
3. Gestão do fluxo de caixa
A automação de processos nas instituições de ensino pode abranger diversas áreas, como o setor financeiro. Assim, será mais fácil acompanhar o pagamento das mensalidades, gerar novos boletos e também controlar questões internas, como os investimentos feitos em equipamentos e campanhas de marketing, por exemplo.
Além disso, será possível acompanhar as informações em tempo real, para que os profissionais consigam identificar gargalos e tomar decisões rapidamente. Com a automação de algumas funções, a instituição corrige erros humanos, que possam comprometer a saúde financeira.
4. Segurança das informações
Um bom relacionamento entre instituições de ensino e alunos e responsáveis se baseia na confiança mútua. Imagine, por exemplo, que uma universidade deixe que dados sigilosos vazem: além de provocar ações judiciais, a reputação da organização também será seriamente comprometida.
Por isso, é essencial contar com sistemas automáticos que facilitem a implementação de ações preventivas contra pessoas mal-intencionadas e mantenha os dados dos alunos e dos colaboradores seguros.
A própria instituição se protege com essa medida, já que também evita que informações sensíveis da organização sejam expostas.
5. Redução da inadimplência
A automação de processos permite que as cobranças sejam automáticas. Isso é feito por meio do disparo de boletos, sem a necessidade de um colaborador para fazer isso. Desse modo, com erros humanos sendo evitados, será mais fácil controlar os casos de inadimplência.
A automação permite monitorar, em tempo real, cada falta de pagamento e atraso na mensalidade. Com o acompanhamento próximo de cada caso, será mais fácil encontrar soluções que contemplem tanto as necessidades da instituição como a situação da pessoa inadimplente.
6. Melhoria no atendimento e na comunicação
A sua instituição de ensino pode ter os melhores docentes e o melhor quadro técnico de colaboradores. Contudo, sem um bom atendimento, que seja ágil e cortês, a verdade é que muitos alunos e responsáveis procurarão ambientes mais amistosos.
Assim, a melhoria no atendimento não depende apenas da educação dos colaboradores, mas também de um sistema que seja ágil o bastante para garantir economia de tempo e evitar problemas no relacionamento dos alunos e responsáveis com a instituição.
Nesse sentido, a automação de processos em instituições de ensino ajuda a instituição a promover respostas automáticas para dúvidas comuns. Isso pode ser feito por meio de um chatbot, por exemplo, a tecnologia que é programada para responder a perguntas de maneira rápida.
Caso o solicitante tenha uma dúvida mais complexa, o chatbot pode direcionar o atendimento para ele. Como esse colaborador não precisa fazer o primeiro contato, que passou pela máquina, o funcionário pode utilizar esse tempo economizado para outras tarefas estratégicas.
7. Facilidades para os alunos
Ainda falando de atendimento, uma das queixas mais comuns na gestão educacional se refere à capacidade que a instituição tem de responder aos contatos dos alunos. Além da agilidade no contato, questões como a falha no envio ou recebimento de documentos irritam os estudantes e prejudicam a reputação da organização.
A automação de processos educacionais é capaz de realizar o controle dessas questões e também otimizar outras questões burocráticos.
Com isso, será possível deixar a emissão e o recebimento a carga de uma ferramenta digital, que retira a necessidade de colocar um trabalho puramente manual na mão dos colaboradores. Para os estudantes e responsáveis, fazer matrículas, rematrículas e enviar trabalhos será bem mais fácil.
Como você viu no artigo, a automação de processos otimiza os processos para todas as partes envolvidas. Além disso, ela geralmente é apenas uma das funcionalidades de um sistema de gestão completo, como é o caso do Lyceum, que digitaliza documentos, concentra informações e facilita a consulta de informações, por exemplo.
Gostou do artigo e quer saber mais sobre como você pode contar com a automação de processos na sua instituição? Então, entre em contato conosco!
