Gestão de documentos digitais: entenda como fazer na IE!
Com as empresas mergulhando de vez na transformação digital, a gestão dos documentos digitais se torna uma das tarefas primordiais para garantir o sucesso nesse processo. Nas instituições de ensino não é diferente, afinal, o grande volume de documentos produzidos e recebidos — novos e arquivados — exige um cuidado redobrado para manter a sua segurança e integridade.
Além da proteção das informações, a boa gestão de documentos digitais contribui para o aumento de produtividade, afinal, o acesso se torna mais fácil e rápido — funcionários, pais e alunos podem simplesmente acessar um sistema para solicitar um documento e não fazer todo um protocolo burocrático. A integração entre diferentes setores também acaba sendo realizada de forma orgânica.
Para ajudar nessa missão, neste post, vamos entender a importância da gestão de documentos digitais e os cuidados que devem ser tomados para a segurança das informações escolares. Confira!
Quais são os principais riscos na gestão de documentos físicos?
Antes de falarmos sobre a gestão de documentos digitais, precisamos entender porque ela é tão necessária. Para isso, neste post, vamos entender quais são as desvantagens de manter um modelo anacrônico de gestão de documentos.
A legislação brasileira exige que as instituições de ensino superior trabalhem com acervo acadêmico digital. As IE de ensino fundamental e médio também devem adotar o armazenamento digital como padrão, para evitar riscos desnecessários. Veja abaixo os principais riscos que uma instituição corre ao trabalhar com documentos físicos.
Degradação ambiental
Papéis e tintas são passíveis de danos por ações do tempo, que podem ser acusados, por exemplo, por exposição à luz e umidade. Por maior que seja o cuidado da IE, no meio de tantos documentos, pode acontecer de algum papel ficar armazenado de forma inadequada e ser exposto a luz, apagando os dados, ou seja, perdendo a autenticidade.
A poeira também prejudica documentos aguardados inadequadamente, podendo amarelar, desgastar ou até manchar um papel importante que ficou muito tempo na mesa ou em uma estante esperando para ser utilizado.
Degradação biológica
A degradação biológica se dá quando o documento é atacado, por exemplo, por fungos, roedores e insetos, levando, além de problemas de inutilização dos materiais, a possíveis problemas de saúde dos colaboradores.
As traças, por exemplo, podem se reproduzir e atacar os documentos de forma lenta e contínua sem que os responsáveis percebam. No começo aparecem apenas pequenos furinhos, mas com o tempo os arquivos começam a se degradar por completo.
Acidentes e erros humanos
Na correria do dia a dia é normal que aconteçam erros humanos e acidentes que podem danificar documentos físicos. Uma caneta, por exemplo, pode estourar no momento que um colaborador estiver preenchendo um documento importante.
Há o risco de alguém derramar água ou alimento em papéis em uma mesa ou armário. Outro risco é o de descarte equivocado, pois alguém pode deixar o documento em um local ao lado de objetos que serão jogados e o documento pode ir junto.
Risco de segurança
Os riscos de segurança estão ligados a roubos ou cópias não autorizadas de documentos importantes da instituição de ensino. Lidar com dados pessoais de alunos e pais requer cuidado máximo com a segurança, não apenas por ser uma exigência da LGPD, mas porque é obrigação de qualquer empresa cuidar bem de um ativo tão importante de seus clientes.
Por mais seguro que sejam as salas e arquivos em que os papéis estão guardados, os papéis estão acessíveis a quaisquer pessoas. Basta um descuido para que alguém mal-intencionado tenha acesso a documentos sensíveis e faça um uso criminoso.
Riscos ao meio ambiente
A utilização de documentos físicos aumenta o consumo de recursos naturais para a produção de papéis e demais materiais utilizados na confecção do documento. Uma IE que quer promover valores ligados às demandas da nova geração deve começar dando o exemplo internamente, com a adoção de meios que contribuam para a proteção do meio ambiente.
Como fazer uma boa gestão de documentos digitais na IE?
A boa gestão de documentos digitais deve ser feita com o apoio na tecnologia, mas também com a criação de regras claras, sendo assim, neste tópico trazemos algumas dicas para otimizar os processos na gestão de documentos. Confira abaixo:
- crie um protocolo de armazenamento — é importante que a IE tenha regras claras a respeito do compartilhamento e armazenamento de documentos digitais — a forma como os arquivos e pastas devem ser nomeados, regras de backup, ambientes que serão utilizados, etc;
- utilize um armazenamento centralizado — a centralização em um único diretório ou sistema de gestão, com suas sub-pastas, é importante para fazer a gestão de segurança, como backups e controle de acesso, além de garantir que os documentos estejam sempre no mesmo logar;
- use nomes breves e autoexplicativos — nomear os arquivos adequadamente contribui para que eles possam ser encontrados com mais facilidade, evitando que haja a duplicação e extravio de documento por desorganização;
- Revise os documentos físicos semanalmente — digitalize os documentos o quanto antes, definindo períodos para a revisão dos papéis, para que eles possam se unir aos documentos que já foram digitalizados e os que foram criados diretamente no digital.
Por que usar um sistema de gestão escolar?
Gerir documentos em um IE sem utilizar um bom sistema de gestão integrado é abrir mão de uma série de benefícios. Um gerenciador de arquivos otimiza muito a rotina de uma instituição de ensino, com automação de processos e integração automática. Veja abaixo os principais benefícios de fazer a gestão de documento com um sistema de gestão:
- permite a gestão de acesso, oferecendo diferentes níveis de acordo com cada necessidade;
- mantém os documentos protegidos contra riscos biológico, ambientais e químicos;
- entrega um ganho enorme de produtividade para a IE, que passa a ter uma maior fluidez no acesso e compartilhamento de arquivos;
- maior proteção contra vazamento de dados;
- redução de custos com espaço físico, refrigeração e demais gastos para manter um arquivo físico seguro e protegido.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância da gestão de documentos digitais e a importância de contar com um bom sistema de gestão para esse processo. O Lyceum é um sistema de gestão completo e desenvolvido para atender todas as demandas de sua IE, incluindo o aumento de tempo e gestão de documentos digitais com agilidade e segurança.
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