O que diz a portaria 315 do MEC sobre digitalização? Entenda mais!

A digitalização de documentos já deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade de empresas de todos os setores e portes. Para as instituições de ensino que têm bastante tempo de funcionamento, essa mudança representou um grande desafio, afinal, durante muitas décadas o processo educacional foi todo baseado em documentações de papel, mesmo após a implementação de computadores nas IES.

Esse processo de transição fez com que várias intuições mantivessem parte de seus documentos em arquivos físicos, parte digitalizada e parte produzida em meio digital. Essa desorganização gerava erros, perda de dados e travava a modernização da educação. Sendo assim, em abril de 2018 entrou em vigor a Portaria 315 do MEC, que visava a aceleração da digitalização e a criação de um acervo académico digital por parte das IES.

Neste post, vamos entender a importância da Portaria 315 do MEC para a modernização da educação superior e como a Portaria 360 deu continuidade a esse processo. Confira!

O que é a Portaria 315?

Em vigor desde abril de 2018, a Portaria 315 do Ministério da Educação, teve como destaque a obrigatoriedade de que todas as instituições de ensino superior digitalizem seus documentos relativos às suas atividades acadêmicas — em todas as modalidades, seja EAD ou presencial e nos cursos de graduação e pós-graduação.

Outra requisição que a portaria fez, é que os dados precisam ser armazenados em um acervo acadêmico digital seguro, que garanta a confiabilidade, integridade, autenticidade e durabilidade das informações. 

A portaria é bem específica sobre a padronização desse processo, demandando das IES a utilização de um sistema GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Entre os principais requisitos desse sistema, a portaria destaca:

• a criação de uma base de dados que possa ser gerenciada e acessível;
• caso haja a necessidade, deve ser criado um plano ou método de recuperação de documentos;
• para garantir a validade e autenticidade dos dados, é importante que seja feita a emissão de um certificado académico digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — PIC Brasil;

Um dos desafios para a implantação dessa portaria foi conscientizar os gestores de que a migração do acervo acadêmico não se tratava de uma simples burocracia, mas uma maneira de modernizar a modernização. 

Em plena transformação digital, a acessibilidade e fluidez dos dados não é compatível com os métodos analógicos e anacrônicos utilizados por muitas instituições de ensino até então. Como o foco de uma organização do setor educacional é servir a sociedade, a digitalização viabiliza a emissão de documentos online por parte de colaboradores da instituição, professores, pais e alunos.

O que é a Portaria Nº 360 do MEC?

Se em 2018 as Instituições tiveram que se adequar às novas regras a respeito das digitalizações de seus dados acadêmicos antigos, em maio 2022, foi publicada no diário Oficial da União a Portaria 360, que exige que todos os documentos criados a partir de agosto de 2022 sejam produzidos no formato digital e façam parte do acervo acadêmico de forma original.

O foco não é mais a transformação de documentos antigos e digitais, mas a automação da gestão educacional trazendo o setor de ensino do país de vez para a transformação digital. Assim como na portaria 315, o objetivo é dar mais agilidade aos processos educacionais e segurança para os dados. 

Com as pessoas conectadas 24 horas por dia em seus smartphones, cabe às organizações simplificar e facilitar o acesso aos dados, evitando burocracias que as novas gerações sequer entendem a necessidade.

Quais as normas da portaria?

A primeira norma da portaria é bem direta: a partir de 1 de agosto de 2022, todos os novos documentos do acervo acadêmico não poderão ser produzidos em formato físico. 

Os documentos produzidos internamente deverão ser produzidos diretamente em meio digital e os que forem recebidos em papel — documentos entregues para matrícula e demais solicitações de alunos e responsáveis — devem ser digitalizados.

Quais os benefícios da aplicação desta portaria?

Os principais benefícios da produção de arquivos diretamente em meio digital são:

• facilidade para a gestão, que pode localizar o documento necessário no acervo sem necessidade de fazer solicitações externas e esperar prazos;
• integração, pois cada setor ou profissionais autorizado poderá acessar de forma imediata aos documentos necessários para o seu trabalho;
• maior atratividade para os alunos nativos digitais, que desejam autonomia e agilidade para acessar suas informações e baixar documentos;
• reduz o uso de papel, contribuindo para a preservação do meio ambiente e redução de custos na instituição;
• reduz o risco de perda ou extravio de documentos, já que eles serão salvos em um ambiente digital e poderão contar com sistemas adicionais de backup e recuperação de desastres.

Quais os desafios para as IES?

Os desafios para as IES estão ligados ao acompanhamento dos prazos referente à portaria, que estabelece que, a partir de sua, em 18/05/22, a instituição tem 12 meses para regularizar os documentos referentes aos acadêmicos matriculados atualmente na instituição. Dá 24 meses para a regulariação dos documentos dos alunos formados entre 01/01/2016 e 18/05/22 e 36 para as graduações entre 01/01/2001 e 31/12/2015.

Quais documentos precisam ser armazenados no Acervo Acadêmico Digital?

Agora que entendemos quais são as principais portarias referentes à obrigatoriedade de digitalização de documentos nas IEs, vamos entender quais são os arquivos que devem ser armazenados no Acervo Acadêmico Digital e como a escolha de um bom fornecedor contribui para esse processo.

Em relação aos documentos da mantenedora e mantida, os projetos de desenvolvimento, os atos e documentos regulatórios devem ser guardados nos formatos digitais. As informações referente aos cursos, como os projetos pedagógicos, programas didáticos e as disciplinas também precisam estar presentes no acervo.

Para facilitar o acesso e dar mais autonomia para os alunos, no acervo acadêmico deverão estar os documentos pessoais dos discentes, o contrato, requerimento de matrículas, documentos acadêmicos e aqueles referentes à escolaridade. Já os professores terão acesso aos diários de classe de forma digital, tendo que lançar as informações diretamente no sistema.

Como o Lyceum contribui para a transformação digital nas IES?

O Lyceum é um sistema de gestão completo para Instituições de ensino e tem como um de seus principais diferenciais o Acervo Acadêmico Digital. Nesse ambiente, o gestor poderá realizar a tramitação, armazenamento e assinatura eletrônica dos documentos digitalizados. Além disso, com o nosso sistema, será possível, entre outras coisas:

• fazer a assinatura eletrônica de documentos armazenados ou não no Lyceum.
• gerar o acervo de documentos da Turma — aluno, docente e secretaria;
• visualizar os documentos digitais integrados ao sistema acadêmico; 
• enviar e receber documentos por meio do Portal do Aluno;
• aceitar ou recusar documentos enviados pelo aluno.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância da Portaria 315 do MEC para a aceleração da digitalização do acervo acadêmico por parte das IES. Também falamos a respeito da Portaria 360, que tem como foco a eliminação da produção de documentos físicos, para fixar de vez a modernização e a consolidação dos acervos acadêmicos digitais.

Gostou do post? Quer saber como ter o melhor sistema de gestão educacional à disposição de sua IES e contar com um acervo acadêmico digital seguro, acessível e integrável? Entre em contato conosco e conheça o Lyceum.