6 cuidados no armazenamento de arquivos digitais da instituição de ensino

A transformação digital facilitou o armazenamento de arquivos, tornando o acesso mais fácil e integrado, reduzindo burocracias e oferecendo mais mobilidade. Esse processo traz uma série de benefícios para as IES, como redução de custos com espaço, gerenciamento e acondicionamento de arquivos físicos, além de facilitar o estabelecimento do acesso remoto.

Porém, para garantir que esses dados estejam seguros e respeitando as legislações, é importante que os responsáveis pelo armazenamento e gestão desses dados tomem certos cuidados. Neste post, vamos conhecer os 6 cuidados que toda IES deve tomar na hora de fazer o armazenamento de arquivos. Confira!

1. Defina o local do armazenamento

No caso das instituições de ensino superior, o melhor ambiente para manter os dados armazenados é o acervo acadêmico digital. Nele, todos os documentos que foram produzidos na IES poderão ser armazenados, ou seja, o histórico acadêmico dos estudantes ficará disponível para que eles possam comprovar seus estudos de forma oficial.

A digitalização do acervo acadêmico é um processo natural e coloca as IES dentro das medidas relativas aos avanços tecnológicos no ensino superior. A utilização dessas ferramentas permite a otimização dos resultados em todos os níveis, colaborando com a evolução geral do ensino.

A nova geração de alunos, os nativos digitais, nasceu em um mundo em que o normal é que tudo esteja digitalizado e não há como uma instituição ter fluidez em seus processos, atendendo essa demanda, sem estar plenamente imersa na transformação digital — a começar pelos seus sistemas de gestão e armazenamento.

Além disso, há a necessidade de corresponder às demandas normativas, que exigem a digitalização de todo o acervo acadêmico desde 2017. Sobre isso, falaremos no tópico seguinte. Acompanhe!

2. Conheça a regulamentação envolvendo o acervo acadêmico

A regulamentação que estipula as diretrizes relativas ao acervo acadêmico digital é o Decreto nº 9.235, de 2017. Ele traz uma série de mudanças para as IES, como a necessidade que as instituições de ensino têm de indicar uma IES sucessora para a manutenção de seu acervo, em caso de descredenciamento.

Cada instituição deverá apresentar o seu projeto de acervo digitalizado e, desde de 2017, todo o acervo acadêmico deve ser digitalizado, conforme portaria 22, também de 2017, em seu artigo 42.

Outro ponto importante em relação à regulamentação é a necessidade de fazer a transição com a utilização de tecnologias seguras, que viabilizam a integridade e autenticidade dos dados em ambiente digital.

Em 2018 foi estabelecida a portaria 315, que complementa o decreto 9.235, determinando que as instituições criem uma Política de Manutenção e Guarda de Acervo Digital. Nesse cenário, aparece a necessidade de aplicação do Plano de Classificação de Documentos, que vem para tornar o armazenamento de documentos digitais e físicos mais organizados.

Em maio de 2022 foi estabelecida a portaria 360, que exige que as IES passem a produzir apenas documentos digitais a partir de agosto do mesmo ano. De acordo com a portaria, os prazos para os documentos já produzidos irem para o digital são:

• 12 meses — documentação de alunos matriculados.  
• 24 meses — documentação de alunos formados a partir de 1º de janeiro de 2016.  
• 36 meses — documentação de alunos formados entre o período de 1º de janeiro de 2001 a 31 de dezembro de 2015.  

Também foi estabelecida a necessidade da criação de uma Tabela de Temporalidade Documental, que tem como objetivo garantir a prescrição legal e administrativa dos arquivos, em suas determinadas fases, que são: corrente, intermediária e permanente.

3. Escolha um fornecedor com credibilidade

Para que a IES se preocupe apenas com a gestão de seus arquivos armazenados, é importante escolher uma solução segura, que reduza a margem de erros e que torne o trabalho mais fluido.

Por isso, é importante optar por soluções de gestão acadêmica que sejam desenvolvidas especificamente para IES, ou seja, fuja de sistemas de gestão genéricos. Softwares desenvolvidos por empresas especializadas em ensino são projetados com foco nas principais demandas do setor.

É importante conhecer bem a empresa que vai contratar para fazer o armamento, pois ela será uma parceira de sua instituição. Nesse cenário, quanto maior for o know-how deles, melhor será essa parceria e vocês poderão crescer juntos na transformação digital.

4. Defina uma política de acessos

Quando você conta com um bom parceiro na aquisição do sistema de gestão e armazenamento de dados, boa parte das questões de segurança estará bem encaminhada. Porém, há uma questão que é de responsabilidade da IES, que é a política de acessos ao sistema.

É importante definir quem poderá acessar os arquivos da IES, de acordo com a demanda de cada usuário do sistema. Definir os limites de cada pessoa no acesso aos dados reduz o risco de vazamentos e invasões, além de facilitar o rastreamento.

Esse controle pode ser feito diretamente no software, estabelecendo os níveis hierárquicos e de funções e definindo criação de senhas seguras, com trocas periódicas, reforçando as camadas de segurança.

5. Realize backups periódicos

O backup é uma das estratégias mais tradicionais quando o assunto é segurança digital e consiste na criação de uma cópia de segurança dos dados para serem utilizados em caso de desastres.

O ideal é que backups sejam realizados de forma periódica e automatizada, ou seja, que possam ser programados de maneira planejada. O intervalo entre os backups deve contribuir para que haja a menor perda de dados possível, ao mesmo tempo que não gaste muitos recursos e se torne caro.

Uma das vantagens de optar por sistemas de armazenamento em nuvem é que eles ficam armazenados remotamente, em servidores com segurança reforçada, ou seja, você ficará responsável por controlar a segurança em relação ao acesso e poderá manter um backup extra, se achar necessário.

6. Conte com boas opções de recuperação de dados

Se o backup contribui com a criação de cópias dos dados para evitar que haja a perda total em caso de desastres, a recuperação de dados serve para acelerar a recuperação das informações perdidas. 

Nesse cenário, a IES garante que os dados estarão de volta aos seus lugares de maneira ágil, reduzindo o tempo de paradas e esperando que o arquivo esteja novamente disponível aos usuários.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de manter bons cuidados no armazenamento de arquivos nas IES. Mais do que apenas se preocupar com a segurança e escolha do ambiente em que os arquivos ficarão guardados, é importante respeitar as normas e portarias que regulamentam os processos, para que a IES se mantenha dentro do compliance.

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