7 formas de como reduzir custos em uma instituição de ensino

Uma instituição de ensino costuma ter muitos gastos para que consiga funcionar corretamente, entre eles: energia elétrica, emissão de documentos, custos com equipamentos e materiais educacionais, entre outros.

Para evitar que esses gastos sejam maiores do que o esperado e tragam prejuízos para a sua empresa, é fundamental saber como reduzir os custos da unidade educacional. Dessa forma, ficará mais fácil otimizar os processos organizacionais e obter os lucros esperados ao longo dos meses e do ano.

Quer descobrir sete formas de como reduzir os custos de uma instituição de ensino? Então, não deixe de conferir todos os tópicos que elaboramos para você ao longo do artigo. Boa leitura!

1. Faça o planejamento e controle orçamentário

Para fazer o planejamento e controle orçamentário, primeiramente é fundamental relatar todos os custos e analisar quais gastos realmente são necessários. Da mesma forma que é preciso pensar nos imprevistos que podem surgir dentro da unidade de ensino, além de fazer o detalhamento das despesas e receitas para que, assim, seja possível identificar os gastos que são condizentes com o empreendimento.

Para que isso seja possível, não esqueça de seguir as orientações a seguir:

• renda média mensal da escola — verificar qual a média mensal da unidade educacional e multiplicar esse valor por 12, assim, será possível obter o valor do rendimento anual; 
• custos variáveis e fixos — liste quais são as despesas fixas mensais, variáveis e eventuais. Em seguida, multiplique por 12 para obter a média anual;
• fundo de emergência — nesta etapa, é preciso fazer uma estimativa dos gastos que podem aparecer ao longo do ano, como manutenção de equipamentos, aumento de aluguel, entre outros;
• acompanhar o planejamento — faça uma análise e comparação do rendimento mensal e das despesas, para que seja possível mensurar o lucro ao longo dos meses ou do ano.

2. Reduza gastos com energia elétrica

A energia elétrica costuma ser um dos grandes vilões dos empreendimentos. Isso porque, ao longo do dia, existe gasto com diversos tipos de equipamento e lâmpadas acesas. E, na instituição de ensino não é diferente, por isso, se você deseja saber como reduzir os custos com energia elétrica, não deixe de seguir estas orientações:

• substitua as lâmpadas fluorescente da empresa por lâmpadas de led;
• faça campanhas internas para que os colaboradores e estudantes apaguem as luzes quando elas não estiverem sendo utilizadas;
• opte por atividades com os alunos ao ar livre;
• deixe as janelas e portas fechadas quando o ar-condicionado estiver ligado, entre outros.

3. Busque formas de reduzir a inadimplência

O atraso nas mensalidades dos alunos costuma ser um dos grandes problemas enfrentados pelas unidades educacionais. Isso porque não é permitida a suspensão dos serviços em caso de inadimplência das parcelas.

Então, para evitar que a inadimplência se torne um problema para a instituição, é preciso adotar estratégias de cobrança efetivas. Isso pode ser feito por meio de algumas ações, como oferecer diversas possibilidades de pagamentos de mensalidades e enviar um lembrete para as pessoas informando sobre o vencimento da fatura por meio de um e-mail, SMS, software etc.

4. Negocie com fornecedores

Na hora de contratar os serviços e produtos para a instituição de ensino, não deixe de pesquisar os preços e fazer uma negociação com os fornecedores. Dessa forma, conseguirá obter os itens necessários com o melhor custo-benefício, aproveitando as promoções.

E, sempre que possível, realize as compras por atacado, pois conseguirá obter produtos com valores ainda mais atrativos, o que permite uma maior economia e otimização da margem de lucro do empreendimento.

5. Defina boas estratégias de cobrança

Ao contar com uma boa estratégia de cobrança, conseguirá estabelecer o pagamento das mensalidades de forma mais efetiva, evitando gastos com tarifas bancárias. Por exemplo, se algumas pessoas optarem por pagar com cartão de crédito e outras por boleto bancário, tente emitir os boletos apenas para quem optou por essa modalidade. Isso fará com que reduza os gastos da instituição.

Outra estratégia que pode ajudar na hora da cobrança é agrupar todos os serviços em um mesmo documento. Dessa forma, será possível visualizar todos os gastos de forma rápida e simples, evitando que os alunos e responsáveis esqueçam de realizar algum pagamento. 

6. Evite o desperdício

Uma excelente maneira de como reduzir os custos de uma instituição de ensino é evitar o desperdício de recursos e de tempo. Isso significa que todos os profissionais da unidade educacional devem utilizar os materiais da forma correta para fazer com que eles durem mais e, assim, seja possível evitar novas compras em um curto prazo.

Não se esqueça que a produtividade também ajuda a reduzir os custos do local. Um exemplo disso é evitar intervalos longos entre as aulas de um professor. Isso porque as horas que esse profissional está à disposição da instituição de ensino também precisam ser remuneradas. 

7. Conte com um sistema de gestão educacional

Contar com um sistema de gestão educacional eficiente é fundamental para conseguir otimizar a gestão financeira do empreendimento. Essa estratégia trata-se de um investimento em economia, tendo em vista que o software ajuda a organizar e monitorar todos os gastos e ganhos da unidade.

Além disso, auxilia na hora de fazer o planejamento estratégico do orçamento da instituição, de maneira que possa reduzir os custos e otimizar os recursos disponíveis de forma mais acertada.

Essas são algumas formas de como reduzir os custos em uma instituição de ensino da melhor forma possível. Mas, não se esqueça: a principal estratégia é contar com um sistema de gestão educacional, tendo em vista que poderá garantir diversos benefícios para a unidade educacional. Entre eles: reduzir os custos com atendimentos, melhorar o processo de captação de novos alunos e aumentar a satisfação dos estudantes.

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