Portaria nº 360: documentos físicos não terão validade. Entenda!

Instituições de ensino superior (IES) devem se preparar: não somente o diploma deve ser digital. Não serão mais válidos quaisquer documentos físicos emitidos pelas IES a partir das datas divulgadas na publicação. O fato está ligado com a Portaria nº 360, que dispõe sobre a digitalização de documentos acadêmicos. A sua IES está preparada?

As primeiras publicações relacionadas ao Acervo Acadêmico Digital são de 2013, a Portaria 1.224 do MEC foi revogada e não avançou. Porém, em 2017, o assunto ressurgiu com o Decreto 9.235, no Art. 21. De lá para cá, também foi publicada a Portaria 315, em substituição à Portaria 22 e em complemento ao Decreto de 2017.

Antes das regulações, o acervo digital já era uma realidade, porém, para instituições que avaliavam riscos e benefícios da digitalização de documentos. Com a legislação, os documentos digitais passam a ser obrigatórios para as IES de todo o país.

A Portaria nº 360 é a última publicação do Ministério da Educação (MEC), datada de 18 de maio de 2022, relacionada ao assunto. Ela dispõe de forma objetiva sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.

Continue a leitura que te contaremos todos detalhes da nova publicação sobre o Acervo Acadêmico Digital.

O que diz a nova Portaria nº 360?

A sua instituição de ensino tem se preparado para a digitalização do acervo acadêmico? A Portaria n° 360 é a nova publicação do MEC sobre o Acervo Acadêmico Digital. Ela dispõe, diretamente, sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital, com novos prazos e alguns deveres que devem ser cumpridos pelas IES.

O texto considera acervo acadêmico, “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Mas afinal, o que muda com a Portaria nº 360?

Confira:

Não é permitida a produção de documentos físicos integrantes do acervo acadêmico a partir do dia 01 de agosto de 2022.
As IES deverão produzir os documentos acadêmicos inteiramente em ambiente digital a partir da data mencionada.
A partir da data, documentos recebidos para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos, deverão ser convertidos para o digital.
Documentos pertencentes à subclasse 125.4, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – Ifes, deverão ter preferência no processo de digitalização. Alguns exemplos são: documentos relacionados à matrícula, histórico escolar, emissão e registro de diplomas e documentação relacionada aos cursos.

O MEC disponibilizará, ainda, uma norma regulatória com detalhes dos procedimentos para conversão e preservação dos documentos. A partir da publicação da norma, as IES terão um prazo para cumprir a digitalização do acervo físico.

Verifique, logo abaixo, os prazos determinados na Portaria nº 360.

12 meses: documentação de alunos matriculados.
24 meses: documentação de alunos formados a partir de 1º de janeiro de 2016.
36 meses: documentação de alunos formados entre o período de 1º de janeiro de 2001 a 31 de dezembro de 2015.

Os documentos que não tiveram o prazo mencionado pela Portaria, deverão ser digitalizados de acordo com a demanda da parte interessada.

Quais as vantagens do Acervo Acadêmico Digital?

Antes de focar nos prazos, que também são de extrema importância, conheça algumas das vantagens que o Acervo Acadêmico digital traz para as IES.

Durabilidade de documentos

Inúmeras pastas e papéis dentro de uma instituição de ensino não combinam com um futuro voltado para a transformação digital da educação. Documentos digitais têm uma vida útil muito mais longa do que os em papel.

Redução de custos

Os papéis acabam se tornando um grande volume dentro das IES, o que demanda espaços, manutenção e material para a confecção de infinitas documentações necessárias durante a vida acadêmica de cada um dos alunos. Neste caso, digitalizar reduz custos.

Desburocratização

Idas ao cartório e a necessidade de ir até a IES assinar um documento são coisas que vão ficar no passado. O objetivo do digital é simplificar a rotina das pessoas. Com o acervo, os processos de documentação serão mais simples.

Tramitação digital

O acompanhamento e tramitação de documentos também ocorrerá de forma digital, com menos burocracia e mais agilidade para todos os envolvidos.

Certificação Eletrônica

Os documentos digitais têm a mesma validade e aceitação dos físicos. A única diferença é que todo o processo ocorre de forma mais fluida.

Dúvidas sobre como digitalizar o seu Acervo Acadêmico? Conte com o Lyceum!

Se você chegou até aqui, já tirou todas as suas dúvidas sobre a nova Portaria nº 360 do MEC. Caso esteja em busca de ajuda para digitalizar o acervo da sua IES, conte com o Lyceum.

O Lyceum é o sistema de gestão educacional líder de mercado do país! Atendemos instituições de ensino renomadas e contamos com profissionais experientes do mercado da educação.

Entre em contato conosco que te ajudaremos no processo de digitalização da documentação acadêmica da sua IES.