Diploma digital: descubra agora o que é e quais são suas vantagens
O diploma digital, impulsionado pelo Ministério da Educação (MEC), foi criado de acordo com as demandas de transformação digital na educação do país. Elaborado em 2018 por meio da Portaria n.º 330, a resolução apenas teve suas normas de emissão e registro determinadas no ano seguinte, com a publicação da Portaria n° 554 e, mais tarde, com a Nota Técnica n.º 13.
Segundo o MEC, as faculdades brasileiras, públicas e particulares, precisaram se preparar para emitir o diploma digital. Isso significa que, até então, todas as faculdades são obrigadas a emitir o diploma digital.
Esse é um assunto que merece a preocupação de todos aqueles que, de alguma forma, trabalham com educação no ensino superior. Se você tem interesse no tema, continue a leitura para entender mais sobre o que é um diploma digital, as vantagens e o processo de emissão desse documento!
O que é um diploma digital?
O diploma digital, como o próprio nome já diz, é o documento que confirma a conclusão de um curso, emitido em formato digital. Até 2021, o diploma universitário só poderia ser emitido no formato impresso, em uma unidade física da faculdade.
Segundo o MEC, as instituições de ensino superior são as responsáveis pelos processos de geração, armazenamento e emissão dos diplomas digitais.
A ideia de gerar uma alternativa digital para o diploma vem da necessidade de agilizar a emissão do documento, evitar episódios de fraude, diminuir custos com logística e impressão, além de aumentar o número de estudantes com acesso ao seu próprio diploma.
Quais são as diferenças em relação ao diploma físico?
As duas maiores diferenças têm a ver com a emissão e a disponibilização do diploma. A validade do documento no formato físico e digital é a mesma para o mercado de trabalho, assim como a identidade visual e a diagramação.
No entanto, no novo formato, o diploma digital pode ser acessado por meio de dispositivos, como tablets, smartphones e notebooks. A autenticação ocorre com a assinatura da IES, que deve ser certificada digitalmente, e com carimbo que contém a data e a hora da assinatura.
Como funciona a emissão do diploma digital?
A emissão do documento deve seguir as recomendações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), órgão responsável pela certificação digital e sua segurança, por meio de um sistema criptografado.
Diferentemente do que acontece no diploma físico, todo o processo de emissão do diploma digital ocorre no ambiente virtual, e as instituições de ensino devem contar com uma estrutura adequada para emitir, armazenar e registrar o diploma.
Segundo a Nota Técnica n.º 13, são dois recursos que garantem a validação jurídica nacional do documento. O primeiro deles é o carimbo de tempo, um selo que registra a data e a hora em que um documento foi criado ou recebeu uma assinatura digital, criando evidências de sua existência e garantindo a validade da assinatura.
O segundo recurso é o certificado digital, a identidade eletrônica que permite assinar documentos a distância com o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita com o próprio punho no papel, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório.
Outra particularidade importante é que o documento deve ser emitido no formato XML. Trata-se de uma linguagem que consegue armazenar vários tipos de dados de forma estruturada e facilmente legível para pessoas e sistemas operacionais.
O diploma digital deve ficar disponibilizado no site oficial da faculdade, em um ambiente restrito e mediante a consulta de código de validação do documento.
As empresas precisam ter diploma digital?
De acordo com a Portaria n.º 554, as instituições de ensino superior pertencentes ao Sistema Federal de Ensino são obrigadas a realizar a emissão e o registro do diploma digital no nível de graduação.
Dessa forma, a autenticidade é garantida por meio do certificado digital, que utiliza diversas técnicas para dificultar tentativas de fraude. Um dos grandes desafios, hoje, é contar com bons parceiros de tecnologia que atendam às demandas das empresas.
Para se adequar e conseguir emitir de forma segura o documento, a IES deve atender às especificações necessárias que a Portaria n.º 554 exige, como assinatura digital, carimbo de tempo, representação digital, armazenamento seguro e formato XML.
Como se adequar?
Para se adequar e priorizar a segurança dos dados, de forma a eliminar riscos, é fundamental estar seguro em cada etapa do processo. Basicamente, a IES precisa de:
- contar com a certificação digital;
- garantir o armazenamento de documentos de forma segura;
- cuidar do padrão visual e formato do arquivo;
- garantir mecanismo de envio do diploma ao MEC.
Além disso, é interessante que a gestão educacional realize o processo de digitalização dos documentos físicos e a emissão dos arquivos no formato digital, garantindo total privacidade e integridade das informações.
A IES também deve fazer o envio dos diplomas registrados ao MEC periodicamente, sempre no formato XML. É importante oferecer um bom ambiente virtual para que os portadores do documento consigam acessar e salvar os arquivos já certificados.
Com esse processo de adequação feito de maneira mais ágil, a IES não precisará de grande esforço operacional para a emissão de diplomas. Com isso, sobrará mais tempo e recursos para focar em outras atividades relevantes para a instituição de ensino.
Quais são as vantagens do diploma digital?
A implementação do diploma digital representa um marco da transformação digital na educação. As facilidades que o novo formato oferece muda significativamente a maneira de gerenciar os processos, tornando-os muito mais dinâmicos, rápidos e seguros.
Para o aluno recém-formado, o diploma digital simplifica a retirada do documento, sem a necessidade de contratar outros serviços de autenticação. Tudo se torna mais prático, além de que o arquivo pode ser transportado e armazenado em diferentes dispositivos.
De fato, é uma transformação que surgiu para quebrar barreiras e eliminar burocracias. Mesmo assim, é fundamental contar com empresas prestadoras de serviços tecnológicos de qualidade para ter total garantia.
A seguir, confira mais sobre os benefícios de adotar o diploma digital nas instituições de ensino superior.
Emissão rápida
O tempo de emissão do diploma físico pode ser um gargalo e costuma gerar transtornos para os alunos que precisam do documento com urgência. Um diploma digital, por outro lado, pode ficar pronto em questão de poucos dias: o processo de emissão passou de 90 para 15 dias no formato digital.
Quando disponível, o documento pode ser salvo ou compartilhado da maneira que for mais conveniente. Em vez de enfrentar uma burocracia para emitir o seu diploma, a instituição de ensino tem a chance de acelerar esse processo pela internet.
Mobilidade
As instituições de ensino devem fornecer acesso ilimitado ao diploma digital, uma vez que o documento estará salvo com segurança no seu site oficial. O acesso ao documento pode ser feito tanto pelo desktop quanto pelos dispositivos móveis, garantindo o máximo de mobilidade para os formados.
Para garantir o padrão de qualidade do diploma, é preciso atender algumas exigências no momento da impressão. Para a confecção do documento, o papel-moeda é o modelo mais indicado. Para ter validade, a tinta deve ser adequada para esse tipo de impressão, incluindo a marca d’água.
Segurança e confidencialidade
Além de toda a segurança e mobilidade, o diploma digital é pensado para garantir o máximo de segurança das informações. Todos os documentos que recebem uma assinatura digital estão sob a mais alta segurança, porque essa identificação eletrônica segue critérios criptografados. Isso torna o diploma digital único e intransferível.
Há o bloqueio total para qualquer tentativa de edição do diploma. Além disso, apenas alunos e a equipe da IES têm login e senha para acessar os sistemas e os dados exatos sobre o diploma, verificar o andamento e conferir a validade dos documentos.
Redução de despesas
A emissão do diploma digital não exige despesas com impressão, nem reconhecimento de firma, o que é uma boa notícia para a gestão de custos da IES. Além disso, a redução da burocracia e a agilidade do processo elimina inúmeras etapas que consomem tempo e recursos financeiros.
Por tudo isso, fica claro como a IES ganha em economia de tempo e dinheiro. Ao emitir o documento digital, a única demanda é encaminhar o diploma para o estudante, que recebe o título com total segurança.
Diminuição de fraudes
Outra vantagem que o diploma digital oferece é a diminuição significativa de fraudes e falsificações. Isso ocorre porque a emissão do documento é assegurada pelos parâmetros da ICP-Brasil e do MEC.
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) também assegura maior sigilo das informações. O processo, portanto, tem a garantia de segurança de dados necessária para o armazenamento de arquivos em ambientes virtuais.
Inclusive, apenas usuários autorizados podem emitir e acessar o diploma digital, inviabilizando cópias por pessoas mal-intencionadas.
Como as instituições devem buscar mais informações sobre o diploma digital?
Como vimos, o prazo de adaptação ao processo de emissão do diploma digital se encerrou no dia 4 de abril e, desde então, todas as faculdades públicas e privadas precisam emitir o documento digital para os seus alunos. A seguir, confira algumas maneiras de buscar mais informações e se adaptar às novidades do processo.
Site do MEC sobre o diploma digital
O MEC tem um portal oficial exclusivo para todos os assuntos relacionados ao diploma digital. Nele, você encontra o histórico de criação do projeto desde 2018, além de todos os documentos que regulam o diploma digital, e uma seção só para tirar as dúvidas mais frequentes. Em meio ao processo, recorra sempre ao portal oficial do MEC.
Desenvolvimento do ambiente virtual
A adaptação ou o desenvolvimento do ambiente virtual da instituição de ensino é uma prioridade, já que é preciso cumprir todas as exigências do MEC no que diz respeito aos processos de emissão, armazenamento e acesso dos formandos aos diplomas digitais.
Treinamentos
O treinamento da equipe responsável pela alimentação do sistema com as informações dos alunos é outra etapa importante, assim como as orientações destinadas ao pessoal de suporte e atendimento aos alunos.
Para os alunos e o público geral, é importante que a IES crie páginas, conteúdos e documentos educativos em relação ao processo de emissão do diploma digital e à validação jurídica do documento.
O diploma pode ser submetido gratuitamente no Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil, serviço oferecido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Por que contar com o Lyceum para emitir o diploma digital?
Você já conhece o Lyceum? Líder em gestão acadêmica no Brasil, nosso sistema oferece, entre outras vantagens, a emissão de diplomas e certificados de forma totalmente digital para os alunos das instituições de ensino, sem necessidade de papel.
Além da emissão do diploma, cuidamos de todos os aspectos que envolvem o gerenciamento da sua IES. Nosso sistema de gestão educacional é direcionado para as instituições de ensino que querem aprimorar os seus processos administrativos e acadêmicos, tendo plataformas modernas de comunicação com toda a comunidade acadêmica.
O melhor de tudo é que qualquer tipo de instituição de ensino pode contar com todos os benefícios do Lyceum — com toda certeza, incluindo a sua IES. O sistema é indicado para instituições de ensino básico, graduação, pós-graduação e até cursos livres, já que é personalizável de acordo com as demandas dos alunos.
A vantagem é que a gestão pode ter mais facilidade nos processos, contando com sistemas integrados, redução de custos operacionais e ganhos de produtividade.
Esperamos que as informações apresentadas no conteúdo ajudem os gestores que estão no processo de implementação do diploma digital na instituição de ensino. O trabalho é realmente completo e demanda uma série de agentes, mas no final das contas, as recompensas também são gratificantes.
Sua IES precisa de um sistema mais avançado para emitir o diploma digital? Pois saiba que o Lyceum oferece essa solução. Entre em contato com um consultor agora mesmo e saiba como podemos ajudar no processo de emissão de certificados e diplomas de maneira totalmente digital!
