Gestão financeira educacional: qual a importância e como colocá-la em prática?

Um dos pontos de maior importância dentro da gestão educacional é o setor financeiro da instituição. Sem uma boa saúde financeira é impossível manter a IE ativa, com o pagamento dos profissionais em dia, infraestrutura moderna e pagamentos das demais despesas. 

A tecnologia deu a oportunidade para que os gestores pudessem otimizar a gestão, reduzindo tarefas repetitivas e burocráticas, além de automatizar uma série de processos. Tudo isso possibilita que o planejamento estratégico leve a instituição rumo a uma administração financeira pautada em pilares sólidos, com definição de onde se deseja chegar e os caminhos a serem percorridos para que esse objetivo seja alcançado.

Para ajudar nessa missão, neste post vamos entender quais são os benefícios da boa gestão financeira educacional e como colocá-la em prática. Confira!

Quais são os benefícios da gestão financeira educacional?

Antes de entender como a boa gestão financeira educacional deve ser realizada, vamos entender os benefícios da aplicação desse processo dentro das instituições de ensino. Acompanhe!

Torna o dia a dia mais tranquilo

O primeiro benefício da boa gestão educacional é a manutenção dos serviços da instituição, dentro do que é necessário para que ela mantenha o seu funcionamento. É necessário garantir que as receitas sejam suficientes para cobrir as despesas e, assim, garantir a fluidez de todos os processos e partir para objetivos mais ambiciosos.

Contribui para a redução de custos

O segundo benefício é a redução de custos, pois será possível descobrir eventuais desperdícios com recursos, funções desnecessárias e gastos que podem ser eliminados ou reduzidos, tornando a alocação de receitas mais precisa. Ao fechar as torneiras de gastos desnecessários, a instituição passa a atrair uma maior margem para fazer os investimentos.

Entrega uma maior eficiência operacional

O terceiro benefício é o ganho de eficiência operacional, pois, ao estruturar a gestão utilizando um bom sistema de gestão educacional, há uma redução natural nos erros, além de dar aos profissionais do setor melhores condições de trabalho.

Como colocar a gestão em prática?

Agora que já entendemos a importância e os benefícios de manter uma boa gestão financeira educacional, vamos entender como colocar esse processo em prática. Acompanhe!

Faça um planejamento financeiro

O planejamento estratégico funciona como se fosse um mapa, que indica os caminhos que a instituição deve seguir em termos financeiros. Ele deve trazer, com informações gráficas que permitam ao gestor saber, não apenas onde quer chegar, mas os rumos que deverão ser tomados até esse destino. 

Esse planejamento estratégico indicará a maneira como a IE financia as suas atividades, ou seja, é importante, nesse cenário, além de mapear os custos, identificar todas as fontes de arrecadação da IE, como:

• empréstimos e financiamentos;
• as mensalidades dos alunos;
• fundos de investimento;
• fomento mercantil;
• venda de ativos.

Por exemplo, suponhamos que sua IE está passando por um período de alta inadimplência, mas você está no meio de um projeto de expansão. Definir a fonte de renda desse projeto de expansão, de forma antecipada, levando em conta todos os riscos, é o foco de um planejamento bem-definido. 

O gestor pode considerar identificar a necessidade de fazer um empréstimo como forma de investimento no futuro da instituição. Da mesma maneira, ao definir que pegará esse dinheiro emprestado, ele deverá definir como ele será pago, considerando os prazos, juros e correções monetárias. Ao amarrar todas as pontas, o seu “mapa” financeiro se torna muito mais preciso para guiá-los ao sucesso.

Estabeleça metas

Se o planejamento é importante para definir como a IE estrutura os seus pagamentos e receitas, as metas são o motor da gestão financeira educacional.

Por exemplo, você pode ter como meta aumentar o número de matrículas para elevar a rentabilidade da IE. Nesse cenário, pode ser necessário um investimento em marketing, reforma da infraestrutura, investimento em tecnologia, contratação de bons profissionais e outros.

Para receber novos alunos, a escola deve ter a capacidade física e de corpo docente para atender esse novo público. Além disso, o serviço prestado deve corresponder ao que foi oferecido nas estratégias de marketing.

Acompanhe os resultados

O que não pode ser medido não pode ser gerenciado, por isso, de nada adianta a criação de um planejamento, com metas bem-definidas, se o gestor não acompanhar o andamento dos processos.

É importante identificar o que está dando certo e o que não está funcionando, para que haja uma correção antes que o problema se agrave. Para isso, é primordial analisar os dados do setor financeiro, para se antecipar a eventuais mudanças. Isso é melhor realizado quando a instituição conta com um bom sistema de gestão.

Utilize a tecnologia em seu favor

Em pleno 2022, não faz sentido para uma instituição de ensino manter a sua gestão financeira de modo analógico ou utilizando planilhas e sistemas obsoletos. O ideal é contar com um bom sistema de gestão, desenvolvido especificamente para IEs, que traga todos os recursos que a boa gestão escolar demanda. 

O Lyceum tem o que sua IE precisa

Um bom exemplo é o Lyceum, um sistema de gestão completo, que tem tudo o que sua instituição precisa para otimizar a gestão financeira. A começar pela redução de custos que a instituição passa a ter a partir do momento em que digitaliza seus processos, reduzindo tarefas burocráticas e repetitivas e integrando setores.

Isso reduz os custos operacionais, além de facilitar a integração de dados para a obtenção de métricas, indicadores e gráficos para balizar o planejamento, tornando a tomada de decisão mais sólida.

Neste modelo financeiro, os profissionais podem fazer a gestão dos contratos dos alunos, mapear a inadimplência e enviar notificações de forma automática. Além disso, o Lyceum oferece autonomia para pais e alunos na negociação de dívidas, de forma 100% online, sem que ele tenha de encarar filas e burocracias.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de fazer uma boa gestão financeira educacional e as bases para a implementação dessa gestão. A tecnologia é a base da otimização da administração em empresas de todos os setores. No setor educacional isso não é diferente, afinal, as IEs têm demandas específicas e precisam de softwares de gestão específicos.

Gostou do post? Quer saber como contar com o melhor software de gestão educacional para otimizar a sua gestão e eficiência educacional? Entre em contato conosco e conheça os diferenciais do Lyceum.