Saiba como fazer um planejamento financeiro em instituições de ensino
Um bom planejamento financeiro é um dos grandes aliados da gestão educacional, pois possibilita que a instituição se mantenha sustentável, viabilizando o controle do orçamento. Com essa base, é possível dar mais segurança financeira para as atividades educacionais, antevendo possíveis crises econômicas, com reservas para garantir a qualidade acadêmica e o crescimento.
A elaboração de um bom planejamento precisa de definições de objetivos a curto, médio e longo prazos, além de uma boa capacidade de identificação dos melhores investimentos. Além disso, é importante contar com a tecnologia a seu favor, pois ela contribui para a redução de trabalhos burocráticos e repetitivos, além de diminuir a margem de erros na hora dos cálculos e projeções.
Para ajudar nessa missão, neste post vamos entender como fazer um planejamento financeiro em uma instituição de ensino. Confira!
Estabeleça metas palpáveis
Antes de começar qualquer processo, é importante saber onde se deseja chegar e, no planejamento financeiro, são as metas que darão o direcionamento correto.
Como o planejamento financeiro não é um fim em si próprio, pois serve a instituição, ele deve ser pautado nas melhorias que a instituição precisa não apenas em termos de atração e retenção de alunos, mas também em toda a sua estrutura interna, incluindo o corpo docente e demais colaboradores.
Para isso, são necessários investimentos na infraestrutura da instituição, o que não significa cuidar apenas de estética e conservação, mas agregar valor real para atualizar todos os setores, fazendo reparos e reformas estruturais.
Muitos gestores, ao traçar estratégias para a atração de novos alunos, focam exclusivamente em marketing e estratégia de vendas, mas se esquecem de investir em melhorias internas e na qualidade do ensino.
Em suma, o estabelecimento de metas palpáveis e objetivas contribui para que haja uma melhor alocação de recursos, definindo o que é prioritário, os gastos que não agregam e podem ser eliminados e demais ações que permitam a instituição melhorar a sua qualidade e, consequentemente, aumentar os lucros.
Mantenha um bom controle dos gastos
Sem um bom controle de gastos não é possível ter um bom planejamento financeiro, ou seja, é importante reunir todos os dados sobre os gastos e custos da instituição. Isso vai desde a compra de insumos simples, passando pelos custos fixos e variáveis, até os maiores investimentos relativos à manutenção da infraestrutura.
É preciso ter esses dados estruturados em uma planilha ou em um bom sistema de gestão financeira. A partir disso, é necessário fazer uma avaliação detalhada, definindo os valores mínimos e máximos de cada atividade e as suas prioridades.
Outro ponto importante a ser ressaltado é a estimativa de entrada de valores, que permita que todas as previsões de despesas da instituição estejam pautadas em valores sólidos, para que não haja dívidas. Em suma, o bom controle de gastos garante a segurança para que haja margem para os imprevistos.
Analise todos os cenários possíveis
Um dos fatores primordiais para um bom planejamento financeiro educacional é a avaliação do número de matrículas. Nesse cenário, é importante ter a média de alunos que foram matriculados em anos anteriores, sempre levando em conta a sazonalidade anual.
Com esses dados em mãos, é possível estimar a quantidade de alunos que vai frequentar a instituição no ano letivo atual, para começar uma avaliação financeira preditiva.
Outro dado importante na análise de cenários distintos é o nível de inadimplência, que está diretamente ligada à saúde financeira da instituição. Saber prever esse cenário permite a sustentabilidade, mesmo em condições desfavoráveis.
É importante manter a flexibilidade para se adaptar às metas estabelecidas de acordo com cada cenário, pois os objetivos poderão ser alcançados em maior ou menor tempo. Quanto mais cenários desfavoráveis forem analisados, maior será a capacidade da instituição em evitar surpresas indesejáveis que possam prejudicar o orçamento e, por consequência, a qualidade do ensino ofertado.
Utilize a tecnologia a seu favor
Em pleno 2022, não faz sentido, nem é viável, manter um bom planejamento financeiro sem o auxílio da tecnologia. Isso porque as ferramentas tecnológicas permitem a automação de praticamente todos os processos do setor.
Dessa maneira, além de contribuir para o ganho de produtividade, permite a redução na margem de erros e viabiliza a emissão de relatórios, gráficos e indicadores em tempo real.
Um bom sistema de gestão, dotado de um módulo de gestão financeira eficiente, deve, além de permitir a automação de processos, viabilizar métodos para dar mais autonomia para o estudante ou responsável.
Isso significa que eles devem ter acesso às mensalidades, baixar os boletos, acessar métodos de pagamentos alternativos, como cartão de crédito ou PIX, e fazer as negociações de forma autônoma.
Tudo isso reduz uma série de burocracias que contribuem para a diminuição da inadimplência, ao mesmo tempo em que libera os profissionais do setor para lidar com tarefas mais estratégicas, afinal, com os pais e alunos tendo mais autonomia, as requisições diminuem.
No fim das contas, o uso da tecnologia contribui para o planejamento financeiro internamente, otimizando os processos, e externamente, tornando a relação entre escola e alunos mais próxima em todos os processos.
Um bom exemplo de sistema de gestão que traz excelentes recursos para o planejamento financeiro educacional é o Lyceum — uma plataforma 100% desenvolvida para otimizar os processos em instituições de ensino.
Na aplicação, além de todos os recursos para otimizar a gestão financeira interna, o portal do aluno traz todos os recursos necessários para agilizar pagamentos e negociações, com vários métodos de pagamentos. Quanto mais dados e possibilidades o gestor financeiro tiver em mãos, mais fácil será se planejar e trabalhar de forma preventiva.
Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido como fazer um planejamento financeiro e a importância de contar com a tecnologia nesse processo. Lembre-se sempre: pensar apenas em captação, sem a contrapartida de bons serviços e boa infraestrutura, poderá causar uma má impressão da instituição por não entregar o que diz na propaganda. Sendo assim, o planejamento financeiro deve se basear no atendimento à melhora de toda a infraestrutura, para que haja sustentabilidade e saúde financeira.
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