Quais os principais métodos de organização no trabalho? Veja seus benefícios

Contar com métodos de organização no trabalho é fundamental para conseguir otimizar as demandas de toda a equipe dentro da instituição de ensino. Isso porque as atividades passam a ser executadas com mais eficiência e qualidade, sendo possível evitar falhas durante a execução de tarefas no dia a dia da empresa. A partir disso, ficará mais fácil fazer com que o empreendimento cresça de forma satisfatória, mantendo o equilíbrio na parte financeira, educacional e administrativa.

Quer descobrir como os métodos de organização ajudam a equipe a se organizar para realizar tarefas e lidar com documentos e dados? A seguir, confira alguns métodos e seus benefícios. Boa leitura!

Liste as tarefas e categorias

Elaborar listas de tarefas e categorias é fundamental para que o funcionário consiga visualizar as suas demandas de forma simples e prática durante o seu expediente de trabalho. Para isso, é preciso que haja organização diária das atividades, seja por meio de tabela online ou aplicativo, seja no papel, por exemplo. O importante é que todo o time entenda que esses processos vão facilitar o seu trabalho.

Defina o nível de prioridade de cada tarefa

Quando você consegue definir a prioridade de cada tarefa, é possível que suas atividades sejam executadas de forma mais produtiva. Isso porque o tempo estará sendo empregado corretamente nas demandas que requerem mais atenção.

Além de listar todas as entregas que precisam ser realizadas por ordem de prioridade, você também precisa incluir, em sua tabela, as possíveis eventualidades que podem ocorrer na programação, analisando a melhor forma de executá-las. Assim, conseguirá ter mais clareza na tomada de decisões junto com sua equipe, para que as demandas urgentes tenham um nível de prioridade ainda maior.

Evite distrações

Independentemente se você está trabalhando na empresa ou em casa, é preciso evitar distrações durante o período que está executando suas atividades para que não surjam erros durante a realização de determinados processos. Da mesma forma, conseguirá evitar que suas tarefas sejam entregues fora do prazo estipulado.

Por isso, tente não ficar olhando as redes sociais o tempo todo e nem ficar com muitas conversas desnecessárias durante o expediente. Mas isso não significa que você deve trabalhar as 8 horas diárias, por exemplo, sem interrupções. É preciso cronometrar o tempo para realizar as pausas de descanso, como tomar um café, dar uma conferida nas mensagens do smartphone etc.

Ao fazer isso, o seu cérebro conseguirá entender quais momentos devem ser dedicados exclusivamente para realizar as demandas e quais podem ser utilizados para fazer pausas de descanso. Dessa forma, fica mais fácil evitar a procrastinação e fazer com que os processos organizacionais sejam executados com eficiência.

Procure cumprir os prazos

Quando uma empresa não consegue cumprir os prazos estabelecidos, as demandas acabam virando uma bola de neve difícil de ser solucionada. Para evitar que isso aconteça, é importante tentar organizar o trabalho de forma que os impactos negativos sejam minimizados. Cada profissional deve ficar com as demandas que ele consegue cumprir, pois não adianta sobrecarregar um colaborador de tarefas se ele não vai entregá-las dentro do prazo estabelecido. É preciso ter bom senso na hora de delegar as funções do seu time.

Mantenha os itens de trabalho ao seu alcance

Antes de iniciar as atividades do trabalho, é importante fazer um checklist dos itens que você precisa para realizar as suas demandas diárias. Por exemplo, caso use diariamente um notebook, um celular, um bloco de anotações e uma caneta, é preciso que verifique se todos esses itens encontram-se na sua mesa. Ao organizá-los no ambiente, é possível aumentar sua produtividade e otimizar o seu tempo, pois evitará ficar se levantando várias vezes para pegar algo que falta.

Deixe os documentos em ordem

Organizar os documentos é essencial para garantir que o trabalho seja executado com qualidade, além de evitar perda de informações importantes da IE, dos alunos ou funcionários. Por isso, é fundamental que, além das pastas com documentos físicos, você também tenha os dados armazenados no computador em pastas na “nuvem” para que seja possível acessá-la em diferentes dispositivos, caso o equipamento no qual trabalha dê alguma pane, por exemplo.

Não acumule bagunça

Em um ambiente de trabalho, tanto home office quanto dentro da empresa, é comum os profissionais deixarem a mesa de trabalho bagunçada devido à preguiça de se levantar do local e descartar o que não serve mais no lixo. Além disso, há quem tire objetos do lugar e não os coloque onde foram encontrados, deixando mais itens acumulados sobre a mesa.

Essa bagunça tende a ser prejudicial para a realização das atividades organizacionais. Isso porque, quando a superfície fica com muitos objetos acumulados, é possível que as pessoas percam a concentração nas tarefas que estão sendo desempenhadas em determinado momento. Para evitar que isso aconteça, é importante deixar uma lixeira próxima à mesa de trabalho. Além disso, ao final do expediente, crie o hábito de deixar o espaço organizado.

Use ferramentas que melhoram a organização

Um dos principais métodos de organização no trabalho é utilizar ferramentas tecnológicas que otimizam os processos e contribuem para um melhor índice de produtividade entre os colaboradores da unidade educacional.

Ao contar com um software educacional que possibilita fazer uma conexão com múltiplos fornecedores, por exemplo, você conseguirá deixar os processos organizacionais mais ágeis. Ou seja, ficará mais fácil fazer a captação dos alunos, emitir nota fiscal eletrônica, efetuar pagamento por meio digital, disponibilizar secretária virtual, entre outros.

Para implementar esses métodos de organização no trabalho, é fundamental capacitar bem sua equipe para que os profissionais entendam como todos os processos organizacionais funcionam, de forma que a instituição de ensino consiga desenvolver suas atividades com excelência. Além disso, não esqueça de contar com um bom sistema de gestão acadêmica, para que as demandas sejam otimizadas com mais eficiência. Isso garante mais facilidade para o trabalho dos colaboradores da unidade educacional, além de simplificar a vida de estudantes, pais e responsáveis que desejam resolver suas pendências de forma simples e prática.

Gostou das informações que preparamos para você ao longo do artigo? Então, não deixe de conferir também como fazer a otimização de processos na escola. Garantimos que você vai adorar!

Contar com métodos de organização no trabalho é fundamental para conseguir otimizar as demandas de toda a equipe na instituição de ensino (IE). Isso porque as atividades passam a ser executadas com mais eficiência e qualidade, sendo possível evitar falhas durante a execução de tarefas no dia a dia.

A partir disso, fica mais fácil fazer com que a IE cresça de maneira satisfatória, mantendo o equilíbrio nos processos financeiros, educacionais e administrativos.

A seguir, confira alguns métodos, seus benefícios e como a tecnologia pode auxiliar nesse sentido. Boa leitura!

Quais os principais métodos e técnicas de organização no trabalho?

Há diversos métodos e técnicas de organização no trabalho. Alguns são mais voltados ao foco nas atividades, outros ajudam a organizar as tarefas a serem desenvolvidas considerando a prioridade.

Dessa forma, é interessante adotar mais de um método, selecionando os que mais se adequam às suas necessidades e objetivos. Veja, a seguir, as metodologias e técnicas que selecionamos para auxiliar em sua produtividade.

Liste as tarefas e categorias

Elaborar listas de tarefas e categorias é fundamental para o colaborador conseguir visualizar as suas demandas de maneira simples e prática durante o expediente de trabalho.

Para isso, é preciso haver uma organização diária das atividades, que pode ser feita em uma tabela on-line, aplicativo ou mesmo no papel. O importante é a equipe entender que esses processos vão facilitar o trabalho.

Defina o nível de prioridade de cada tarefa

Quando você consegue definir a prioridade de cada tarefa, é possível que suas atividades sejam executadas de modo mais produtivo. Isso porque o tempo será empregado corretamente nas demandas que exigem maior atenção.

Além de listar todas as entregas que precisam ser realizadas por ordem de prioridade, é importante incluir em sua tabela, as possíveis eventualidades que podem ocorrer na programação, analisando a melhor forma de executá-las.

Assim, conseguirá ter mais clareza na tomada de decisões com sua equipe, para as demandas urgentes terem um nível de prioridade ainda maior.

Evite distrações

Independentemente de trabalhar no ambiente da empresa ou em casa, é preciso evitar distrações para não ocorrerem erros na realização das tarefas. Assim, também é possível garantir o cumprimento de prazos. Dessa forma, procure não ficar olhando as redes sociais o tempo todo e nem ficar com conversas desnecessárias durante o expediente.

Mas isso não significa que você deve trabalhar 8 horas por dia sem interrupções. É importante cronometrar o tempo para realizar as pausas de descanso, como tomar um café, dar uma conferida nas mensagens do smartphone etc.

Utilize a técnica Pomodoro

Essa é uma técnica que cria sequências de trabalho divididas em blocos. O principal objetivo é aumentar o foco e a agilidade do cérebro. Um período ideal de duração para cada bloco é de 25 minutos, com pausas de 5 minutos a cada grupo.

Para utilizá-la, é necessário seguir o passo a passo:

• crie uma lista das atividades;
• programe um timer para 25 minutos;
• trabalhe na primeira tarefa;
• pause após 25 minutos e descanse por 5 minutos;
• volte a trabalhar na tarefa até completá-la, e assim por diante.

Ao fazer isso, o seu cérebro conseguirá entender quais momentos devem ser dedicados exclusivamente para realizar as demandas e quais podem ser utilizados para pausar e descansar. Dessa forma, fica mais fácil evitar a procrastinação e fazer com que os processos organizacionais sejam executados com eficiência (e no prazo).

Adote o método Ivy Lee

Esse método é dos mais antigos, criado em 1918, por Ivy Lee, especialista em produtividade, contratado para melhorar a eficiência de uma grande empresa.

Trata-se de um conceito simples e eficiente para organizar a rotina de trabalho, que funciona da seguinte maneira:

•  ao final fim de cada dia de trabalho, registrar as 6 tarefas mais importantes que precisam ser feitas no dia seguinte;
• anotar essas tarefas em ordem de importância;
• no dia seguinte, iniciar a primeira tarefa, sem se distrair com as demais;
• somente ao terminar a primeira tarefa, pode-se passar para a segunda mais importante, e assim, consecutivamente.

Esses passos devem ser repetidos, listando as próximas 6 tarefas para o dia seguinte. Embora apresente algumas falhas, como não considerar situações inesperadas, por exemplo, esse método ajuda a planejar e focar nos trabalhos previstos.

Procure cumprir os prazos

Quando uma empresa não consegue cumprir os prazos estabelecidos, as demandas acabam virando uma bola de neve difícil de ser solucionada. Para evitar que isso aconteça, é importante tentar organizar o trabalho de modo a minimizar os impactos negativos.

Cada colaborador deve ficar com as demandas que ele consegue cumprir, pois não adianta sobrecarregar algum se ele não vai entregá-las no prazo estabelecido. É preciso ter bom senso na hora de delegar as funções para a sua equipe.

Mantenha os itens de trabalho ao seu alcance

Antes de iniciar as atividades do trabalho, faça um checklist dos itens que você precisa para realizar as suas demandas diárias. Por exemplo, caso use diariamente um notebook, um celular, um bloco de anotações e uma caneta, é importante verificar se todos esses itens estão em sua mesa.

Ao organizá-los no ambiente, é possível aumentar a produtividade e otimizar o tempo, pois evitará a necessidade de se levantar várias vezes para pegar algo que falta.

Deixe os documentos em ordem

Organizar o fluxo de documentos é essencial para garantir que o trabalho seja executado com qualidade, além de evitar perda de informações importantes da IE, dos alunos ou colaboradores.

Por isso, é fundamental que, além das pastas com documentos físicos, você também tenha os dados armazenados no computador em pastas na “nuvem”. Dessa forma, poderá acessá-la em diferentes dispositivos, caso o equipamento no qual trabalhe sofra algum dano, por exemplo.

Não acumule bagunça

Em um ambiente de trabalho, tanto no home office quanto na instituição de ensino, é comum os profissionais deixarem a mesa de trabalho bagunçada devido à preguiça de se levantar do local e descartar o que não serve mais no lixo.

Além disso, pode haver colaboradores com o hábito de retirar objetos do lugar e não os colocarem de volta onde foram encontrados. Assim, deixam mais itens acumulados sobre a mesa.

Essa bagunça tende a ser prejudicial para a realização das atividades organizacionais. Isso porque quando a superfície fica com muitos objetos acumulados, é possível que as pessoas percam a concentração nas tarefas que estão sendo desempenhadas em determinado momento.

Para evitar que isso aconteça, é importante deixar uma lixeira próxima à mesa de trabalho. Além disso, é muito útil e produtivo criar o hábito de deixar o espaço organizado após o expediente, de modo a auxiliar na gestão administrativa.

Utilize o método Kanban

O método Kanban tem sua origem nas fábricas da Toyota, onde era utilizado para a gestão de estoque. Com o tempo, esse conceito ganhou adaptações para diferentes contextos, como o administrativo, auxiliando na organização da rotina.

Esse sistema pode ser aplicado no gerenciamento das tarefas, classificando-as por sua posição de progresso e nível de prioridade. É uma das ferramentas mais simples de serem utilizadas, o que a torna uma metodologia bastante acessível, podendo ser adotada em qualquer área, até mesmo em projetos pessoais.

Para utilizá-lo basta ter um quadro, um software ou qualquer outro meio que permita separar as tarefas por etapas, em três colunas:

• para fazer;
• em andamento;
• concluído.

As tarefas devem ser anotadas e fixadas nos espaços correspondentes. Assim, à medida que forem realizadas, deverão ser colocadas na etapa seguinte.

Dessa forma, é possível identificar mais claramente as suas tarefas, evitando a desorganização. Além disso, você consegue ter maior controle sobre as suas obrigações e entregá-las no prazo.

Quais são os benefícios de organizar o trabalho?

Os principais benefícios de organizar o trabalho é ter o controle do que precisa ser feito, conseguir cumprir prazos e gerenciar muito bem o tempo.

Além disso, a organização no ambiente de trabalho (e até na vida pessoal) proporciona:

• diminuição no risco de retrabalho;
• ·maior produtividade;
• melhores resultados.
• menos estresse;
• redução de sobrecarga de trabalho.

De que forma a tecnologia auxilia na organização do trabalho?

Um dos principais métodos de organização no trabalho é utilizar ferramentas tecnológicas que otimizam os processos e contribuem para um melhor índice de produtividade.

Exemplo disso é contar com um software educacional que possibilita uma conexão com múltiplos fornecedores. Dessa forma, é possível tornar os processos organizacionais mais ágeis.

Além disso, fica mais fácil fazer a captação dos alunos, emitir nota fiscal eletrônica, efetuar pagamentos online, disponibilizar secretária virtual, entre outros processos que poderão ser agilizados.

Como implementar esses métodos de organização?

Para implementar esses métodos de organização no trabalho, é fundamental capacitar bem as equipes. Isso contribui de maneira efetiva para os profissionais entenderem como todos os processos organizacionais funcionam. Desse modo, a instituição de ensino consegue desenvolver suas atividades com excelência.

Além disso, é importante contar com um bom sistema de gestão educacional, para as demandas serem otimizadas com mais eficiência. Isso garante mais facilidade para o trabalho dos colaboradores da unidade educacional, além de simplificar a vida de alunos, pais e responsáveis que desejam resolver suas pendências de modo simples e prático.

Como vimos, há diversos métodos de organização do trabalho e todos eles podem contribuir para o aumento da produtividade e cumprimento de prazos. Ao implementá-los, não esqueça de considerar a adoção de tecnologias que facilitam o dia a dia e liberam os colaboradores para trabalhar em estratégias de desenvolvimento da IE.

Gostou das informações que preparamos para você? Então, não deixe de conferir também como fazer a otimização de processos na escola. Garantimos que você vai adorar!