A influência de um bom software de gestão na produtividade da comunidade acadêmica

O software de gestão é uma ferramenta capaz de automatizar os processos gerenciais e administrativos de uma empresa através do emprego de tecnologia. Sendo assim, esta tecnologia é de extrema importância também no âmbito educacional para aumentar a produtividade da comunidade acadêmica.

Isso se deve aos inúmeros processos gerenciados pelo software, que incluem desde a matrícula, a organização de documentos de alunos até o fornecimento de informações financeiras.

Ademais, pode-se destacar que essa ferramenta apresenta benefícios capazes de melhorar o desempenho da comunidade acadêmica, abrangendo não só os docentes e discentes, mas também coordenadores e funcionários técnico-administrativos.

Portanto, a fim de aumentar a produtividade dos funcionários e alunos, é essencial conhecer as vantagens de um bom software de gestão acadêmica para uma instituição de ensino superior. Pensando nisso, neste post vamos esclarecer qual a influência desse investimento. Acompanhe!

Oferta de uma Secretaria Virtual

A secretaria é um departamento de grande relevância para uma instituição de ensino. Afinal, nesse local estão armazenadas as informações dos alunos e que serão úteis para o processo de tomada de decisões dos gestores. Além disso, é um setor que exige muita organização, pois contém dados dos alunos, como a pasta do aluno, o histórico escolar, e é sempre o setor procurado pelos alunos para a solução de eventuais problemas.

Sendo assim, com um software de gestão acadêmica, a secretaria poderá funcionar de maneira organizada. Os melhores softwares permitem ainda que o aluno seja atendido de maneira virtual, sendo que neste caso o aluno não precisa permanecer em filas ou se deslocar fisicamente para que o atendimento seja realizado. Nas secretarias virtuais é possível armazenar e organizar eletronicamente os dados da instituição de forma que eles fiquem mais acessíveis.

Por meio dela, o aluno pode também solicitar serviços de forma eficiente e prática. Um exemplo é a otimização do tempo e redução da burocracia em processos de matrícula, que deverão ser feitos pela internet, como emissão de contrato e pagamento por boleto bancário.

Por fim, pode-se contar com uma central de relacionamento, que é um meio importante para o agendamento de horários, eventos e para que as pessoas entrem em contato com a instituição.

Praticidade no processo de interação

Um processo de comunicação educacional eficiente contribui para um bom convívio entre os integrantes da comunidade acadêmica. Por isso, um dos aspectos importantes do software é o fornecimento de um portal em que participantes da comunidade acadêmica conseguem se comunicar de forma prática.

Dessa forma, os alunos contam com a possibilidade de administrar as tarefas e a situação acadêmica. Dentro destes portais, o aluno pode consultar:

• notas;
• frequência;
• calendário acadêmico;
• horário de aulas;
• avisos;
• disciplinas matriculadas.

A plataforma também apresenta vantagens para os professores. Além de fornecer os materiais das aulas, eles têm acesso ao programa, aos horários de aula e ao diário de classe. Ademais, o sistema disponibiliza local para a publicação de avisos e mensagens e lançamento de notas e faltas. Sendo assim, a interação pode ocorrer de maneira virtual, em qualquer lugar e momento.

Utilização de indicadores de produtividade da comunidade acadêmica

Outra funcionalidade importante do software de gestão acadêmica é o fornecimento de indicadores de desempenho. A gestão por indicadores tem grande eficácia, especialmente para os coordenadores e diretores, afinal, por meio dela é possível acompanhar as notas, faltas, rendimentos das turmas e o cumprimento do planejamento pelo professor.

É comum que a responsabilidade pela queda das notas seja direcionada apenas aos educandos. No entanto, o educador pode estar utilizando um  método de ensino , ultrapassado, inadequado e que dificulta o aprendizado ou pode ter aplicado questões mal formuladas no processo de avaliação. Desse modo, o monitoramento permite identificar onde o problema está exatamente.

Sendo assim, ao observar queda no rendimento, os coordenadores poderão promover reuniões com os professores, de forma a identificar as causas e construir planos de ação, como por exemplo, investir em um treinamento eficiente para a equipe. Desta forma, o método de ensino pode ser aperfeiçoado e o nível de dificuldade das matérias pode ser adaptado aos alunos.

Ademais, para tomar decisões é necessário que a diretoria analise de forma crítica a avaliação que os discentes fazem dos seus docentes. Por isso, os softwares apresentam indicadores de qualidade úteis, onde os alunos apontam os pontos de melhoria desejados nos professores, nas matérias e na instituição como um todo (infraestrutura e qualidade dos serviços gerais).

O resultado é que a gestão orientada a indicadores de desempenho pode se tornar uma ótima estratégia de fidelização dos alunos, pois a instituição consegue implementar as demandas e sugestões da comunidade acadêmica, tornando os alunos mais satisfeitos. Com isso, os índices de evasão por dificuldade na absorção dos conteúdos caem, aumentando a aprendizagem.

Geração de impactos no lucro da instituição

Com a utilização do software e o consequente aumento da produtividade e qualidade no âmbito acadêmico, é possível destacar três aspectos que geram impactos positivos para o superávit de uma instituição de ensino superior privada. Observe:

1. Captação de alunos

Ao aumentar a produtividade da comunidade acadêmica no geral, a instituição pode ganhar maior visibilidade, e ser recomendada pelos próprios alunos. Dessa forma, é possível atrair e captar mais pessoas para estudarem no local.

O uso de um portal de captação de alunos online permite aos interessados a prospecção, escolha e matrícula nos cursos ofertados através de processos seletivos convencionais ou portais de vendas de cursos livres. Nestes portais, o prospecto encontra todas as informações necessárias para escolher um curso e se candidatar para uma vaga.

2. Diminuição da evasão durante os cursos

É comum turmas começarem com um número alto de alunos e, ao longo do tempo, essa quantidade diminuir devido à evasão, que pode ocorrer por dificuldades de aprendizado, questões financeiras, falta de disciplina do aluno, entre outros.

Como o software permite que o desempenho do aluno seja acompanhado todo o tempo, os gestores estarão aptos a observar quais são os alunos mais suscetíveis a abandonar o curso, adotando estratégias para mantê-los nos estudos.

3. Maior controle financeiro

Outro aspecto que pode ser monitorado é o financeiro, onde pode-se atuar de forma a diminuir a inadimplência na instituição. O software indica os alunos com mensalidade ou taxas não pagas e quais são os valores. Sendo assim, é possível implementar políticas de cobrança, segundo o valor e o tempo de inadimplência, o que inclui estratégia como o envio de alertas aos alunos, sobre a possibilidade de fazer renegociação das dívidas no portal ou até a de concessão de financiamento estudantil para estes alunos em dificuldades.

Por meio de um painel de controle, tem-se acesso online também a informações como:

• receita bruta;
• receita líquida;
• concessão de bolsas;
• recebimentos.

Finalmente, além dos benefícios oferecidos, o baixo custo financeiro para manter um software é um diferencial que compensa ao se fazer um investimento desse tipo.

Analisando todos esses fatores, percebe-se que o software de gestão acadêmica  apresenta dados importantes que auxiliam no planejamento estratégico e na elevação do nível de aprendizagem. O software ainda pode aumentar a produtividade dos colaboradores e auxiliar no aumento da aprendizagem dos alunos da organização.

Por isso, se ainda restou alguma dúvida ou se deseja conhecer um software de gestão acadêmica capaz de oferecer todos esses benefícios, entre em contato conosco e saiba mais!