5 desvantagens de usar processos manuais!
As instituições de ensino lidam diariamente com um grande volume de dados. Matrículas de alunos, diários de classe, documentações diversas, solicitações de transferência, currículos acadêmicos, entre muitos outros. Diante dessa realidade, utilizar processos manuais pode ser um grande desafio e, inclusive, trazer muitas desvantagens que poderiam ser evitadas com um sistema de gestão educacional.
Veja, a seguir, algumas desvantagens de utilizar processos manuais na sua gestão acadêmica e como você pode evitá-las com uma solução simples e eficaz.
1. Perda de informações
Se você ainda utilizar arquivo de papel em vez do arquivo digital, há grandes chances que você sofra com a perda de informações importantes devido ao armazenamento inadequado.
Com o uso excessivo de papel para gerir documentos, os gestores acadêmicos podem se deparar com documentos com folhas faltando ou até mesmo pastas de alunos que sumiram, complicando os processos de gestão.
2. Baixa produtividade
Como os processos manuais estão sujeitos ao risco da perda de informações e ao sumiço de pastas e documentos, isso impacta diretamente na produtividade, diminuindo-a. Imagine quantas horas de trabalho são perdidas com a procura de uma pasta de documentos que desapareceu?
Por outro lado, ao utilizar a gestão digital, basta que você entre no diretório onde ela está armazenada e, em poucos cliques, você tem acesso imediato aos arquivos, dando prosseguimento ao trabalho e aumentando a produtividade.
3. Falta de inovação
O apego aos processos manuais e a falta de investimento em tecnologia e inovação também traz como desvantagem o impacto na competitividade de mercado. Na era digital, as pessoas buscam serviços que possam otimizar cada vez mais seu tempo.
Assim, diante de uma instituição de ensino capaz de gerir contratos e de gerar, em poucos cliques, relatórios detalhados de notas, presença, avaliações e outras informações pertinentes e outra que ainda mantém suas atividades com processos manuais, certamente, essa última ficará em desvantagem.
4. Aumento de erros e falhas
Se no meio digital é mais raro, mas ainda podem ocorrer alguns erros e falhas devido ao fator humano, essa possibilidade é potencializada com os processos manuais. Rasuras de documentos, folhas rasgadas ou em mau estado, cópias ilegíveis e outros fatores similares também podem ocorrer.
Por outro lado, com uma gestão acadêmica que automatiza os processos, você não precisa se preocupar com os boletos de mensalidade sendo enviados para as pessoas erradas nem com inconsistências nas informações cadastradas, pois o próprio sistema já otimiza os processos internos, diminuindo os gargalos.
5. Informações dispersas
A descentralização de informações é outra desvantagem causada pela utilização de processos manuais. Cada documento pode estar em um setor diferente e isso influencia na lentidão dos processos e no atendimento aos alunos.
No caso do sistema de gestão acadêmica digital, a tecnologia ajuda a reunir todas as informações referentes aos alunos, tanto no setor financeiro ou acadêmico, em um só lugar, facilitando a gestão e tornando os processos mais ágeis.
Como você viu, a tecnologia tem ganhado espaço em diversos segmentos e tem trazido inúmeras vantagens na gestão acadêmica no lugar dos antigos processos manuais, que já se mostram ineficientes pelas razões demonstradas.
Se você tem interesse em automatizar seus processos administrativos com um sistema de gestão educacional de qualidade, nós podemos ajudá-lo. Entre em contato conosco para saber mais.
