Integração de sistemas: veja a importância e como é feito
Mais importante do que ter diversas tecnologias à disposição da instituição é garantir que elas trabalhem em conjunto, cada uma alimentando as funcionalidades da outra. Isso é possível quando a integração de sistemas é bem-feita.
Hoje, as melhores soluções tecnológicas atuam integradas. Não à toa, termos como “API”, sobre a qual falaremos adiante no texto, se tornaram tão debatidos. Ela é uma das ferramentas que proporciona a utilização conjunta de programas para que a instituição obtenha melhores resultados.
Neste post, falaremos mais sobre o conceito de integração de sistemas, os modelos pelos quais ela é feita e apresentaremos uma tecnologia que reúne todas essas características. Confira!
O que é a integração de sistemas?
A integração de sistemas pode ser definida como a conexão entre diversos softwares e plataformas, para que os diferentes setores da instituição possam trabalhar de maneira conjunta e automatizada.
Essa integração facilita a interação entre as ferramentas digitais e diferentes plataformas tecnológicas, de modo que uma complementa a outra. É como se ela unificasse softwares e funções diferentes: assim, esse modelo de trabalho garante que as informações estejam atualizadas e disponíveis em todos os sistemas.
De modo geral, a empresa que busca a integração conta com uma plataforma digital centralizada e eficiente, capaz de realizar operações e unir outras ferramentas digitais atualizadas e concentradas em uma solução.
Para instituições de ensino, um sistema integrado apresenta interfaces específicas para facilitar o acesso de estudantes, docentes, profissionais e responsáveis. Assim, será bem mais fácil unir diferentes camadas de informações e aproximar a organização dos seus alunos e as pessoas responsáveis por eles.
Um exemplo prático: os profissionais de uma instituição registram, na plataforma, informações sobre aprovações de alunos. Com a integração, esses dados podem ser acessados por outros setores da instituição para desenvolver campanhas, como o time de marketing.
Qual é a importância dessa integração?
O principal objetivo é melhorar a performance do negócio e facilitar o uso das ferramentas digitais pelos diversos setores. Assim, todos os profissionais trabalham alinhados e os bons resultados se espalham pela instituição. Agora, vamos conhecer outras melhorias específicas.
Mitigação de erros
Com a integração de sistemas, será mais fácil entender quais são as etapas que devem ser executadas para concluir um processo, uma vez que as ferramentas digitais trabalharão em conjunto. Assim, há a mitigação de erros e, consequentemente, menos retrabalho.
Otimização de processos
Os processos se tornam mais simples, uma vez que a execução dos procedimentos é feita de maneira integrada. Cada setor saberá exatamente o que fazer durante determinado processo — e isso terá reflexos nos resultados globais.
Melhora o desempenho da instituição
Todas as operações dentro da instituição de ensino passam a ser conduzidas com mais precisão, uma vez que os setores se comunicam melhor. Além disso, também é possível implementar e acompanhar indicadores de desempenho para checar se ainda há espaço para melhorias.
Redução de gastos
A integração de sistemas tem grande ênfase na automatização de tarefas repetitivas. Isso reduz os custos, uma vez que determinadas atividades que até então eram realizadas de maneira manual, como o envio de documentos para os responsáveis, serão feitas de maneira automática.
Os custos são reduzidos porque os colaboradores que desempenhavam tarefas como esta podem ser alocados em outros trabalhos, aumentando a eficiência operacional da instituição como um todo.
Quais são os tipos de integração de sistemas?
A integração de sistemas não é feita de maneira genérica, uma vez que podemos citar ao menos três tipos de modelos de integração. Vamos conhecê-los.
Banco a banco
Essa é a solução mais simples de integração, principalmente quando a comparamos às APIs, sobre as quais falaremos adiante.
Aqui, a empresa compartilha um banco de dados unificado entre diferentes sistemas, com a utilização de uma plataforma específica de extração de dados.
Ao fazer isso, é preciso que a segurança da informação seja muito bem pensada, já que há o risco de vazamento de dados (inclusive dos alunos) e atualizações que possam causar inconsistências à base de dados.
Em instituições de ensino, que lidam com milhares de informações de alunos e responsáveis, por exemplo, a implementação cuidadosa se torna ainda mais importante. O processo geralmente é feito por profissionais conhecidos como Database Administrators (DBAs).
Para isso, a empresa terá que conceder um acesso a diversas informações sensíveis de negócio. Por isso, antes de implementar essa solução, é preciso pesquisar bem a reputação do profissional.
Trocas de dados eletrônicos
Essa solução já é um pouco mais complexa em relação à anterior, uma vez que demanda um programa específico para “traduzir” os dados oriundos de outros sistemas.
Nesse sentido, a plataforma capta informações de outras ferramentas e as exporta para um sistema único, que trabalha com padronização de dados e fluxo contínuo.
No entanto, o sucesso da utilização dessa integração depende de uma boa gestão dos mecanismos de integração — que garantirá a tradução que possibilita a exportação de dados de um sistema para outro. Por isso, o software deve ser robusto e desenvolvido por profissionais experientes no mercado.
API
A API funciona como uma espécie de ponte entre aplicações, conectando os sistemas, transmitindo dados de um para o outro. Isso é feito de maneira ágil, mas com um nível de criptografia que torna esse processo seguro para as empresas.
A sigla vem do termo em inglês Application Programming Service, ou Interface de Programação de Aplicações. Ela é a responsável pela comunicação rápida entre os sistemas integrados. Isso é possível porque a API proporciona que as informações circulem de uma solução para outra em tempo real.
Entre os diferentes modelos de integração de sistemas, a API é o mais utilizado atualmente. Ela é usada até mesmo por grandes empresas de tecnologia: quando você coloca uma música do Spotify em um story do Instagram, por exemplo, essa ação só é possível por meio dessa “ponte” entre os programas.
Como escolher um bom sistema integrado?
O Lyceum é a melhor opção do mercado, justamente por ser totalmente adaptado para as necessidades das instituições de ensino. Além disso, a facilidade de integrá-lo a outros sistemas é outro dos seus diferenciais.
Um exemplo é a capacidade de integrar as ferramentas digitais presentes em todos os setores da instituição, o que otimiza a rotina dos profissionais que trabalham nesses departamentos.
Além de servir aos gestores e demais colaboradores, ele consegue integrar a secretaria virtual aos alunos, pais e aos docentes. Esse sistema educacional pode ser definido como um portal de comunicação integrado, que conecta alunos, responsáveis e profissionais da instituição.
O Lyceum é um sistema educacional completo, que possibilita integrações tanto com softwares de CRM e também com outras aplicações. Com ele, a educação se torna realmente digital.
Como se não bastasse, o Lyceum é conectado a múltiplos fornecedores e está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nesse sentido, ele promove a modernização da instituição e a otimização ininterrupta dos processos.
Como vimos no artigo, ele reúne todas as características importantes da integração de sistemas: praticidade, interface intuitiva, otimização do trabalho coletivo e um ecossistema de soluções diferentes trabalhando em conjunto.
E aí, gostou do artigo e se interessou pelo Lyceum? Então, entre em contato conosco agora mesmo!
