Veja como um sistema de gestão pode ajudar a melhorar o atendimento ao aluno!

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Encontrar maneiras de realizar o atendimento ao aluno de forma eficiente costuma estar no centro das estratégias de uma instituição de ensino. No entanto, nem sempre a gestão consegue efetivar o desejo de proporcionar a melhor experiência ao seu público-alvo.

Esse desafio integra a rotina da sua gestão? Neste artigo, queremos apresentar uma solução realmente eficaz para estabelecer uma comunicação com a comunidade acadêmica.

Estamos falando do sistema de gestão educacional. Quer saber mais? Então continue a leitura!

Qual a importância do bom atendimento ao aluno?

Nossa sociedade é regida por diversos processos de consumo, sejam eles de produtos ou de serviços. Uma peça importante dessas relações de consumo é o atendimento. Em nosso dia a dia, a todo momento nos deparamos com situações de atendimento insatisfatório ou ouvimos alguma história sobre um cliente decepcionado.

Por isso, sabemos qual é o impacto que o atendimento tem na percepção de uma pessoa sobre uma marca. No contexto de uma instituição de ensino, que precisa mostrar que valoriza a comunicação e o contato de qualidade com seu público, não é diferente.

Investir no atendimento ao aluno traz diversos benefícios à instituição de ensino (IE). Abaixo, separamos alguns.

Satisfação com a instituição

Eliminar as lacunas no atendimento vai proporcionar o aumento da satisfação dos alunos com a instituição. Isso é fundamental para garantir um clima saudável no ambiente da IE. Além disso, esse bom relacionamento entre a gestão e os alunos tem o poder de aumentar as taxas de retenção e rematrícula.

Engajamento dos alunos

Problemas na comunicação também podem fazer com que os alunos fiquem desmotivados. Esse fator pode ter impacto na frequência deles e até mesmo no rendimento. Otimizar o atendimento ao aluno contribui para que eles estejam mais integrados na instituição.

Fortalecimento da imagem

Se o atendimento ao aluno for satisfatório, a imagem da IE para os atuais e futuros alunos é impactada positivamente. Isso vai fazer diferença nos momentos de captação e rematrícula.

Como o sistema de gestão pode ajudar?

Se você acompanha nosso blog, já sabe como um sistema de gestão educacional é crucial para automatizar tarefas e otimizar os processos inerentes ao cotidiano de uma instituição de ensino. 

Porém, esse tipo de ferramenta também pode desempenhar um papel central na melhoria do atendimento ao aluno. Siga a leitura e entenda de quais maneiras um sistema de gestão é útil para a IE.

Rapidez no acesso a informações

Vivemos na era da instantaneidade, na qual estamos acostumados a acessar informações com poucos cliques. No entanto, muitas instituições de ensino ainda mantêm seus processos de acesso a informações e serviços com muita burocracia e lentidão.

Por conseguir reunir e administrar os dados dos alunos de forma otimizada em seu sistema, um software de gestão garante que documentos como boletos, declarações e formulários sejam disponibilizados em poucos segundos.

Acompanhamento do desempenho

As informações de desempenho também se tornam mais acessíveis ao estarem inseridas na rede da instituição. Em vez de precisar recorrer a um professor ou coordenador para solicitar notas e prazos, o aluno pode acompanhar de perto esses dados no sistema.

guia da gestão educacional

Além disso, informações sobre faltas, mensalidades, disciplinas a serem feitas, horas de estágio ou de atividades complementares, entre outras, são acessadas facilmente.

Isso permite que o aluno tenha maior controle de seu desempenho e faça melhor uso do seu tempo, sem a necessidade de se deslocar até uma secretaria para tirar dúvidas.

Disponibilização do material pedagógico

Tem se tornado cada vez mais comum o uso de materiais pedagógicos não impressos na rotina de estudos. No entanto, a descentralização na disponibilização desses conteúdos pode prejudicar tanto alunos quanto professores.

O sistema de gestão pode contar com um espaço dedicado ao armazenamento desse tipo de material, padronizando esse processo e tornando o acesso facilitado.

Aumento da proximidade entre aluno e instituição

Em instituições de ensino que ainda não digitalizaram suas operações, o atendimento ao aluno costuma ser demorado e, por vezes, confuso. É preciso que o aluno se dirija à secretaria, espere em filas, faça sua solicitação e ainda corra o risco de ter que voltar outras vezes para resolver um problema.

Usando um sistema de gestão que integre uma ferramenta de comunicação, essas diversas etapas podem ser eliminadas. A comunicação fica mais fluida e sem impedimentos.

Isso acaba aumentando a proximidade entre o aluno e a instituição, pois ele sente que as informações estão acessíveis de forma simples e transparente no momento que ele desejar.

Possibilidade de registro

Outra vantagem de contar com um sistema de gestão educacional é a possibilidade de manter registros fiéis dos processos de comunicação. Quando uma solicitação é realizada pelo sistema ou pela ferramenta de atendimento ao aluno, os dados ficam guardados.

Com isso, eles podem integrar um histórico dos atendimentos, evitando equívocos e trazendo mais segurança tanto para o aluno quanto para a instituição.

Como integrar o atendimento ao sistema de gestão?

Para conseguir tornar o atendimento ao aluno efetivo e satisfatório, é preciso garantir o uso de uma ferramenta de atendimento que esteja integrada ao sistema de gestão educacional. Assim, as informações solicitadas durante a conversa serão rapidamente acessadas no sistema, otimizando o tempo de resposta.

O Lyceum Chatbot é um exemplo de como a inteligência artificial pode transformar a comunicação entre a instituição e o público. Um chatbot utiliza um robô atendente virtual que consegue interpretar perguntas e oferecer respostas satisfatórias aos questionamentos do usuário.

Ao integrar o chatbot ao sistema de gestão, o atendente virtual terá acesso aos dados necessários para interagir com o aluno da mesma forma que um profissional da secretaria. As solicitações possíveis vão desde um boleto de pagamento até a inscrição em um curso ou renovação de matrícula.

Há ainda a vantagem desse atendimento poder ser feito durante 24 horas por dia, para diversos alunos ao mesmo tempo e com uma linguagem sempre amistosa e bem-humorada.

O desenvolvimento da tecnologia tem muito a oferecer de benefícios para uma instituição de ensino. O aprimoramento no processo de atendimento ao aluno é uma das vantagens que vai fazer a diferença nos resultados da sua gestão.

Quer levar essas inovações para sua instituição de ensino? Entre em contato conosco e descubra como o Lyceum pode transformar sua experiência de gestão educacional.

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