Software de gestão escolar: 13 vantagens de usar uma secretaria virtual

Prestar um bom atendimento a alunos, pais e responsáveis é um desafio para as escolas. Como hoje, por influência da era digital, os consumidores estão muito mais voláteis e migram de uma empresa para outra por muito pouco, as instituições de ensino não podem arriscar perder alunos por conta de ineficiência administrativa.

O software de gestão escolar tem sido um importante aliado para oferecer esse atendimento de qualidade, pois facilita a vida dos funcionários e do corpo docente ao mesmo tempo que proporciona organização dos dados e rapidez nas respostas. Como consequência, o número de falhas diminui e há maior satisfação dos pais e alunos.

Ao tornar os processos da secretaria digitais, o departamento consegue automatizar boa parte de sua rotina, aumentar a produtividade e focar tarefas que contribuam efetivamente para reforçar a qualidade da prestação do serviço.

Para que os benefícios da implantação de um software de gestão escolar fiquem mais claros, nosso artigo aborda 13 vantagens da utilização dessa tecnologia. Confira quais são elas nas próximas linhas.

1. Centralização das informações dos alunos

A primeira vantagem do uso do software de gestão escolar é que todas as informações de cada estudante ficam armazenadas no sistema. Isso facilita o acesso por parte do corpo docente, dos coordenadores e dos funcionários.

Assim, sempre que precisarem, as pessoas autorizadas poderão verificar rapidamente os prontuários digitais do estudante e saber todo o seu histórico. Estamos falando de informações como:

• Dados pessoais;
• Notas;
• Faltas;
• Observações do corpo docente;
• Advertências;
• Pendências financeiras, entre outras.

2. Controle dos prazos de entrega dos documentos

O software de gestão escolar também é um excelente recurso para que os prazos de entrega dos documentos sejam controlados. Tal controle pode ser feito em inúmeras situações, porém duas das mais comuns são:

• Entrega das notas das avaliações de desempenho dos alunos, dos relatórios e dos programas de aula por parte dos professores;
• Separação dos documentos importantes para constar no prontuário de cada aluno, como certidão de nascimento, RG, histórico escolar de escolas anteriores (no caso de transferência), relatórios médicos (entre outros), por parte dos pais.

Isso é muito importante para evitar conflitos de comunicação e a perda dos prazos, além de tornar a rotina escolar mais fácil e organizada. A tecnologia nas escolas evita que professores e a equipe administrativa se sobrecarreguem com pilhas de papéis que podem ser perdidos a qualquer momento.

3. Facilidade na realização de transferências entre turmas

Da forma tradicional ou, digamos, analógica, qualquer movimentação de alunos de determinada turma para outra implica ampla reorganização de documentos e registros. Trata-se de um serviço demorado e que pode acarretar erros.

Com o software de gestão escolar, essa transferência entre turmas ou até do período de estudo torna-se muito mais simples, já que basta acessar o sistema e ajustar as matrículas de cada estudante. Depois, o próprio programa se encarrega de reorganizar as turmas e gerar as listas de alunos para controle de cada professor.

Além disso, a verificação da existência de vagas se torna muito mais simples. A secretaria e a direção conseguem saber rapidamente quais turmas estão inteiramente preenchidas e quantas permanecem em aberto.

4. Administração dos resultados das avaliações

O software de gestão escolar permite que os resultados das avaliações sejam administrados de maneira mais eficaz. Além dos boletins, é possível gerar relatórios de aprovados, alunos em recuperação e reprovados, bem como observar a curva de aprendizagem de cada turma.

Dessa forma, com uma administração otimizada dos resultados, há a possibilidade de correlacionar as razões para a diminuição do desempenho – tanto no âmbito individual quanto no coletivo –, tais como: questões comportamentais, dificuldade de compreensão dos conteúdos, faltas etc.

A informatização dos processos escolares traz mais organização para a secretaria, além de permitir segmentar os dados e definir prioridades. Isso é fundamental para o seu bom funcionamento.

5. Simplificação do processo de matrícula

Com o uso de um software de gestão escolar, as longas filas para a matrícula dos estudantes acabam. A menos que sejam alunos novos, os dados já estão todos cadastrados no sistema. Com isso, basta atualizá-los de um ano para outro, sem a necessidade de refazer todo o processo como se fosse a primeira vez.

Sem contar que, como o sistema pode ser atrelado ao serviço de nuvem, basta associar uma aba de rematrícula ao portal online do aluno para que os pais possam fazê-la a distância. Para tanto, é necessário apenas atualizar o cadastro dos filhos (e escolher a forma como deseja pagar as taxas, se houver).

É ótimo para a administração escolar, que é poupada de vários dias de atendimento, e também para as famílias, que contam com um serviço muito mais eficiente e do conforto de casa. Também é uma forma de evitar erros no cadastro, que podem acontecer quando ele é feito manualmente, já que o sistema indica quando há algum problema na matrícula.

6. Controle da inadimplência

Por meio do software de gestão escolar, é possível acompanhar integralmente a ficha financeira do aluno e prever casos de inadimplência.

Isso porque o sistema aponta quem está com mensalidades atrasadas e quais parcelas permanecem em aberto, assim como aquelas que estão em dia. As informações também podem ficar disponíveis para os pais ou responsáveis, a fim de que eles consigam controlar suas finanças e evitem a perda do prazo de pagamento.

Além disso, automatizar tal item da gestão financeira facilita inclusive a proposição de uma estratégia de relacionamento com os inadimplentes sem causar uma situação desconfortável. Como resultado, é possível garantir o recebimento dos débitos e evitar a evasão de alunos.

7. Eficiência no atendimento a pais e responsáveis

Vale ressaltar a eficiência no atendimento aos pais e responsáveis. Com o software de gestão escolar, cria-se uma secretaria virtual, que pode ser acessada por meio dos canais de comunicação online da escola – como o já citado portal do aluno ou os aplicativos para smartphone.

Algumas informações básicas, que seriam conseguidas apenas pelo contato presencial e via e-mail ou telefone, agora podem integrar a base de dados na nuvem. Por outro lado, o trabalho da equipe no atendimento presencial é otimizado, pois, como tudo está em um único sistema, o tempo de espera para respostas corriqueiras obviamente diminui, ao passo que o serviço ganha agilidade.

É uma forma de mostrar atenção com as famílias atendidas, pois a escola já tem informações completas sobre o aluno nos contatos realizados. Sentir que os filhos recebem um cuidadoso acompanhamento nos estudos é importante para que os pais estabeleçam uma relação de confiança com a escola.

8. Análise de dados de desempenho de alunos

Como vimos, o software de gestão escolar permite o acompanhamento dos resultados das avaliações. Além disso, é possível monitorar o impacto das ações realizadas no desenvolvimento dos estudantes.

É um recurso importante para observar os resultados das metodologias de ensino adotadas, afinal, a escola já terá um controle do desempenho esperado dos estudantes. Além disso, permite identificar alunos com necessidades de estratégias diferenciadas para que consigam aprender plenamente.

Da mesma forma, isso permite observar o desempenho dos educadores. Com esse controle mais objetivo, a gestão percebe a afinidade entre professores e estudantes e os resultados das turmas. Assim, é possível pensar em planos de carreira e treinamentos, entre outras estratégias para implementar melhorias.

9. Identificação dos pontos de atenção

Esse cuidadoso controle do desempenho dos alunos e dos professores é importante para que a escola identifique quais são os problemas existentes e, dessa maneira, possa pensar nas soluções mais eficientes.

Além disso, o software de gestão possibilita mensurar a satisfação dos alunos, pais e colaboradores, a partir de pesquisas elaboradas no próprio sistema. As informações colhidas são valiosas para as decisões da administração, pois podem revelar falhas na instituição que só são percebidas por quem atua em outros setores.

Nesse sentido, é importante considerar que para que a instituição evolua e ofereça uma boa educação, além de um espaço agradável e produtivo de trabalho para os colaboradores, ela precisa sempre buscar os pontos de atenção e as estratégias de melhoria. Contudo, isso deve ser feito a partir de dados completos e objetivos.

10. Elaboração de planos de desenvolvimento

Como acabamos de ver, o sistema de gestão escolar traz recursos eficazes para a identificação de problemas na instituição, bem como indicadores de desempenho dos estudantes e professores. Com isso, é possível fazer um plano de desenvolvimento da escola objetivo e baseado em dados concretos.

Trata-se de uma ferramenta de gestão que ajuda na melhoria da instituição. O plano reúne informações importantes sobre a escola, bem como os seus objetivos. Assim, ele traz uma orientação para os investimentos e as ações realizadas, com foco naquilo que se pretende alcançar.

Dessa maneira, ao observar os pontos de atenção, é preciso pensar em formas eficientes de solucioná-los. Assim, esse planejamento deve ter objetivos claros, baseados nas informações que podem ser obtidas no software de gestão e nas experiências compartilhadas pela comunidade escolar.

11. Menor tempo de atendimento

A redução do tempo de atendimento é essencial para o bom funcionamento da escola. Isso melhora o trabalho da equipe administrativa, que pode se concentrar em outras tarefas, além de ser uma vantagem para alunos e familiares.

Dessa forma, um bom atendimento, que seja ágil e completo, ajuda na captação e permanência de alunos. Quando o seu sistema funciona bem, as famílias interessadas conseguem tirar todas as suas dúvidas e estabelecem uma relação de confiança com a instituição, o que é essencial.

O sistema permite otimizar o processo de comunicação para enviar avisos de forma inteligente, compartilhar atividades, além de educar o público com informações completas e claras.

12. Redução de custos

Ter um software de gestão que atenda às necessidades da escola ajuda a reduzir muitos custos. Ao identificar as falhas na rotina escolar, o que envolve os procedimentos pedagógicos e administrativos, é possível direcionar os esforços e investimentos para ações que tenham melhor retorno. As finanças da instituição também podem ser controladas pelo sistema.

Além disso, a escola gasta menos com alguns materiais e adota uma rotina mais sustentável, com menor uso de papel. O espaço físico é mais bem aproveitado, pois as salas deixam de precisar de vários armários e passam a concentrar tudo em alguns computadores.

Dizer que a tecnologia deve fazer parte da rotina da escola não é nenhuma novidade, porém, é preciso destacar que isso deve acontecer desde a sua gestão. A transição dos procedimentos manuais para os digitais representa o melhor direcionamento dos recursos financeiros.

13. Maior acompanhamento da evasão escolar

A evasão de alunos é um grande problema para a educação. Como vimos, um sistema que atue com eficiência facilita a vida dos estudantes e das famílias e também permite um atendimento mais personalizado. Esse é um recurso para melhorar a satisfação dos estudantes e compreender as formas de oferecer um ensino mais adequado.

Assim é possível avaliar os motivos que levam os alunos a deixar a escola e pensar em soluções para que isso seja evitado. Com a melhor comunicação com a família, também é mais fácil coletar dados relevantes sobre a sua percepção a respeito dos serviços oferecidos pela instituição.

Como consequência, torna-se mais simples fazer a gestão da permanência dos estudantes, pois a instituição tem um panorama do impacto das suas ações e das práticas cotidianas. Tudo isso é feito a partir de um suporte inteligente e eficaz.

Mas, para que uma escola consiga usufruir de todos os benefícios que o software de gestão escolar pode oferecer, é preciso pesquisar as opções disponíveis. Priorize soluções que garantam um atendimento ágil e flexível, além de uma gestão escolar inteligente. Um exemplo é o Lyceum. O sistema gerencia dados de mais de dois milhões de alunos em renomadas instituições, como Colégio Miguel de Cervantes, Maristas Centro-Norte, Grupo Objetivo e FAAP.

Se você chegou até aqui, continue conosco e assista ao webinar Estratégias de Sucesso para Captação e Retenção de Alunos. A apresentação explica como esses dois temas estão relacionados, mostra de que forma captar mais alunos com qualidade, prevenindo a evasão, e apresenta cases de sucesso. Bons estudos!