8 melhores práticas para garantir a renovação de matrícula dos alunos

Buscar estratégias para garantir a permanência dos alunos é fundamental para o sucesso de uma escola. A renovação de matrícula é uma das etapas importantes nesse processo e precisa ser conduzida de modo atrativo e eficiente.

Ao se aproximar o início de um ano escolar, a atenção sobre esse assunto deve ser ainda maior. As estratégias para a gestão de permanência de alunos dão à instituição mais força para os próximos anos e estabilidade financeira. Quando esse trabalho não é realizado, os resultados são impactados e podem influenciar até mesmo a qualidade do ensino.

Neste artigo, vamos listar 7 práticas que ajudam a aumentar a taxa de renovação de matrícula. Mas, antes, esclarecemos os benefícios que a instituição ganha ao investir em um bom processo de renovação de matrícula. Continue a leitura!

Quais são os benefícios de facilitar a renovação de matrícula?

Você já deve ter visto a máxima de que “é mais barato manter um cliente do que conquistar um novo”. Quando a empresa é uma instituição de ensino, essa é uma norma ainda mais valiosa.

Os alunos de instituições de ensino superior estão cada vez mais exigentes na busca por um bom curso, assim como estão os pais quando escolhem uma escola para seus filhos. Todos estão conscientes sobre a necessidade de uma boa formação, e isso tem sido um contexto desafiador para as instituições de ensino.

Agregar vantagens competitivas, mostrando os diferenciais para o público, requer muito planejamento e bons investimentos. Mas não se trata apenas de investir em marketing, é preciso garantir processos internos cada vez mais ágeis para conquistar os alunos já matriculados.

Instituições de ensino que investem em processos fáceis, automatizados e simples saem ganhando e acabam conseguindo reter mais alunos. Do contrário, quando processos como a renovação de matrícula são longos e burocráticos, os alunos ficam facilmente aborrecidos e tendem a procurar por outras instituições que garantam mais simplicidade.

Em suma, podemos dizer que os benefícios de investir em um bom processo de renovação de matrícula são estes:

• ajuda a amenizar as causas que aumentam a taxa de evasão;
• agrega uma vantagem competitiva para a instituição de ensino;
• agiliza os processos internos como um todo;
• fideliza os alunos ou as famílias dos alunos, no caso das escolas.

Quais são as 7 melhores práticas para a renovação de matrículas?

Agora que você conhece os benefícios que uma renovação de matrículas eficiente pode trazer, ficará mais fácil compreender as práticas que levam a um processo capaz de facilitar a vida dos alunos e garantir bons resultados para as instituições de ensino. Confira logo abaixo e tire suas dúvidas!

1. Ofereça benefícios

Oferecer descontos ou outros tipos de benefícios é uma forma de atrair os pais e responsáveis pela matrícula. Portanto, pense em vantagens em relação aos concorrentes.

Algumas escolas retiram a taxa de matrícula para quem tem mais de um filho na instituição, por exemplo. O objetivo dessa ação é antecipar as matrículas, o que ajuda a garantir a renovação antes do fim do ano letivo.

Outra possibilidade é oferecer a participação em um sorteio para quem fizer a rematrícula até determinada data. Essa é uma forma de chamar atenção, que acaba trazendo benefícios para a escola.

2. Facilite o processo de renovação

O excesso de burocracia e a demora excessiva prejudicam muito a renovação das matrículas, pois os responsáveis perdem tempo em filas e deslocamento até a instituição. Portanto, o processo deve ser simplificado, buscando otimizar o tempo de atendimento e beneficiando os dois lados, alunos e escola.

A maioria das informações necessárias para rematricular um aluno que já estava na instituição já estão acessíveis para a escola. Em geral, não são necessários outros dados, o que facilita o processo.

Desse modo, é possível pensar em oferecer uma opção de renovação online, facilitando a vida dos responsáveis e garantindo a permanência dos alunos. Isso trará mais agilidade e o reconhecimento de que sua escola se importa com a qualidade do atendimento.

3. Busque um diferencial

Durante as campanhas de rematrículas, é essencial que a escola apresente seus diferenciais e novidades para o próximo ano. Um investimento em estrutura, a chegada de novos equipamentos e uso de metodologias ativas são alguns exemplos. Desse modo, os responsáveis compreenderão que a instituição está em constante desenvolvimento, o que é ótimo para os alunos.

Lembre-se de que, se os responsáveis e estudantes forem conquistados durante o ano, as campanhas de renovação de matrícula serão mais eficientes, além de menos custosas. Quando a família acredita que essa escola é a melhor para os filhos, a probabilidade de fazer a rematrícula aumenta.

4. Automatize os processos

A tecnologia é fundamental na gestão de permanência de alunos. As soluções atuais já permitem que as instituições automatizem uma série de processos internos, melhorando a comunicação com os responsáveis pelos alunos e agilizando as tarefas das equipes administrativa e financeira.

Quando a instituição de ensino trabalha com processos automatizados, as famílias podem receber informações relevantes sobre o desempenho dos estudantes com facilidade e rapidez. De modo geral, uma ferramenta de qualidade permite:

• gerenciar finanças;
• cadastrar novos estudantes;
• analisar processos com rapidez, entre outras questões importantes para a gestão da escola.

Um sistema eficiente que automatiza tarefas da gestão educacional também ajuda a instituição a identificar bons pagadores. Dessa forma, é possível oferecer descontos, por exemplo, na efetuação de uma nova matrícula, o que contribui para a permanência do aluno.

5. Invista em marketing educacional

Cada novo ano letivo requer a permanência dos atuais alunos, assim como a captação de novos estudantes. Portanto, invista em uma boa ação de marketing durante suas campanhas de rematrícula. Esse investimento pode ser feito durante o ano inteiro, porém, deve ser intensificado no fim do semestre.

Campanhas publicitárias em shoppings, outdoors, redes sociais e outros locais contribuem para estimular a renovação da matrícula. Aproveite para mostrar quais sãos as vantagens da sua escola, como diferencias, corpo docente qualificado e outros fatores.

Procure deixar clara a importância de permanecer na mesma instituição de ensino. Além de atrair os responsáveis para fazer a rematrícula, essa divulgação atinge potenciais novos alunos, ajudando na captação.

6. Estreite laços

O relacionamento entre pais e a escola é fundamental para que a renovação de matrícula aconteça de forma natural. Assim, demonstre, durante todo o ano letivo, que sua instituição de ensino é a melhor opção para os filhos deles.

Para isso, seja transparente, apresente o planejamento pedagógico no início do ano, explique como as avaliações serão realizadas e, principalmente, envolva os pais no processo de desenvolvimento dos alunos. A realização de eventos que integrem a comunidade escolar também contribui, pois permite que os responsáveis vejam as qualidades da escola.

Estar inserido na vida escolar é essencial para a maioria dos pais. Além de reconhecerem que a instituição oferece um ensino de excelência, as pessoas querem informações sobre como ele está sendo aplicado.

7. Tenha uma comunicação eficaz

Os prazos existem para ser cumpridos, portanto, ter um cronograma definido contribui para o sucesso nas rematrículas. É preciso definir as datas limite para a renovação, quando começará a divulgação dos valores, entre outros fatores.

Além disso, é preciso organizar como será feita a divulgação da campanha — afinal, os pais e responsáveis precisam saber que o período de renovação de matrícula está se aproximando. O envio de comunicados e avisos digitais e os encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre são boas estratégias de comunicação e ajudam a aumentar a permanência dos alunos.

Por que contar com a tecnologia nesse momento?

A tecnologia ganha ainda mais importância para a renovação de matrícula no contexto atual do país, no qual a recomendação dos principais órgãos de saúde é evitar eventos que gerem aglomeração. É uma medida que visa evitar uma nova onda de contaminação do novo coronavírus.

As instituições de ensino precisam se adequar a esse cenário da melhor forma possível. O processo online de matrícula e rematrícula é uma excelente alternativa, pois, além de permitir que os alunos realizem todas as etapas sem sair do conforto de casa (envio de documentos e pagamento), evita casos de aglomeração no ambiente escolar, mantendo a segurança de todos os envolvidos.

Para a realização do processo online de matrícula e rematrícula, sua instituição pode contar com o suporte de um sistema de gestão educacional. Por meio dessa tecnologia, é possível gerar boletos, fazer o controle de cobranças e gestão de recebíveis, além de realizar acordos online para negociar dívidas.

Contudo, saiba que um bom sistema de gestão educacional vai muito além da automatização de tarefas burocráticas. Também é possível, por exemplo, fazer o registro de notas e faltas dos alunos, criar planejamentos didático-pedagógicos e permitir que cada aluno acompanhe seu desempenho acadêmico.

Neste artigo, vimos algumas práticas que contribuem para aumentar as taxas de renovação de matrícula dos alunos. A escola não deve ignorar esse processo e pensar que os pais já sabem como acontece. Além disso, o bom trabalho feito durante o ano é fundamental para garantir a satisfação dos responsáveis, que perceberão que a instituição é a melhor opção de estudo.

Portanto, é preciso trabalhar para fazer campanhas efetivas e que chamem atenção dos responsáveis, pois isso ajuda a melhorar o índice de renovações e garante a permanência dos alunos.

Gostou das dicas que você viu até aqui? Então, aproveite a visita ao blog do Lyceum para conferir como um sistema de gestão pode melhorar o atendimento ao aluno.

Buscar estratégias para garantir a permanência dos alunos é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino (IE). A renovação de matrícula escolar é uma das etapas importantes nesse processo e precisa ser conduzida de modo atrativo e eficiente. Ao se aproximar o início de um ano letivo, a atenção sobre esse assunto deve ser ainda maior.

As estratégias de gestão para permanência de alunos dão mais impulso à instituição para atuar nos próximos anos e garantir estabilidade financeira. Já quando esse trabalho não é realizado, os resultados são impactados e podem influenciar até mesmo a qualidade do ensino.

Neste artigo, vamos listar as melhores práticas que ajudam a aumentar a taxa de renovação de matrícula. Mas, antes, esclareceremos como esse processo funciona, os benefícios em facilitar a rematrícula, cuidados a serem tomados e a importância de contar com a tecnologia nesse momento.

Boa leitura!

Como funciona o processo de renovação de matrícula escolar?

O processo de rematrícula pode variar dependendo da instituição de ensino. Em geral, envolve as seguintes etapas:

• notificação — a IE notifica os alunos sobre o período de rematrícula, por meio de e-mail, mensagens on-line ou comunicados impressos;
• escolha de cursos ou disciplinas — normalmente os alunos precisam optar por cursos ou disciplinas que desejam seguir no próximo período. Em instituições de ensino superior, isso pode incluir a seleção de disciplinas conforme o currículo do curso ou a elaboração de um plano de estudos;
• pagamento de taxas — em geral, a rematrícula inclui mensalidades, taxas de matrícula, seguro, bem como despesas relacionadas à educação;
• atualização de documentos — os alunos podem ser solicitados a atualizar a documentação, como comprovantes de residência, históricos acadêmicos ou documentos de identificação;
• assinatura de Termo de Compromisso — os alunos precisam assinar um termo concordando com o regulamento e regras da instituição;
• confirmação da matrícula — após a efetivação da rematrícula, os alunos recebem uma confirmação da matrícula para o próximo período letivo.

Na maioria das instituições de ensino, a rematrícula também pode ser realizada de modo totalmente on-line. Nesses casos, o processo é feito pela internet. Essa modalidade consegue oferecer mais facilidade, praticidade e comodidade para os alunos, já que permite realizar todos os procedimentos à distância, de maneira digital.

Nesses casos, os alunos fazem a rematrícula quando o período for aberto pela instituição de ensino. Para tanto, basta acessar o site da e seguir o passo a passo indicado. Isso tudo, sem sair de casa e no próprio tempo do aluno.

Quais são os benefícios de facilitar a rematrícula?

Você já deve ter visto a máxima de que “é mais barato manter um cliente do que conquistar um novo”. Quando se trata de uma instituição de ensino, essa é uma regra ainda mais valiosa.

Os alunos de instituições de ensino superior estão cada vez mais exigentes na busca por um bom curso, assim como estão os pais quando escolhem uma instituição para seus filhos. Todos estão conscientes sobre a necessidade de uma boa formação, e isso tem sido um contexto desafiador para as instituições educacionais.

Agregar vantagens competitivas, mostrando os diferenciais para o público, requer muito planejamento e bons investimentos. Mas não se trata apenas de investir em marketing, é preciso garantir processos internos cada vez mais ágeis para manter o interesse dos alunos já matriculados.

Instituições de ensino que investem em processos fáceis, automatizados e simples saem ganhando e acabam conseguindo reter mais alunos. Do contrário, quando processos como a renovação de matrícula são longos e burocráticos, os alunos ficam facilmente aborrecidos e tendem a procurar por outras instituições que garantam mais simplicidade.

Em suma, podemos dizer que os benefícios de investir em um bom processo de renovação de matrícula são os seguintes:

• ajuda a amenizar as causas que aumentam a taxa de evasão;
• agrega uma vantagem competitiva para a instituição de ensino;
• agiliza os processos internos como um todo;
• fideliza os alunos ou seus responsáveis aumentando a taxa de retenção.

Quais são as melhores práticas para a renovação de matrículas?

Agora que você conhece os benefícios que uma renovação de matrículas eficiente pode trazer, ficará mais fácil compreender as práticas que levam a um processo capaz de facilitar a vida dos alunos e garantir bons resultados para as instituições de ensino. Confira, a seguir, e tire suas dúvidas!

 1. Ofereça benefícios

Oferecer descontos ou outros tipos de benefícios é uma forma de atrair alunos,pais ou responsáveis pela matrícula. Portanto, pense em vantagens em relação aos concorrentes.

Algumas instituições de ensino retiram a taxa de matrícula para quem tem mais de um filho matriculado, por exemplo. O objetivo dessa ação é antecipar as rematrículas, o que ajuda a garantir a renovação antes do fim do ano letivo.

Outra possibilidade é oferecer a participação em um sorteio para quem fizer a rematrícula até determinada data. Essa é uma forma de chamar a atenção, o que acaba trazendo benefícios para a instituição.

2. Facilite o processo de renovação

Conforme comentamos, o excesso de burocracia e a demora excessiva prejudicam muito a renovação das matrículas, pois os responsáveis perdem tempo em filas e deslocamento até a instituição. Portanto, o processo deve ser simplificado, buscando otimizar o tempo de atendimento e beneficiando ambos os lados.

A maioria das informações necessárias para a rematrícula de um aluno, já se encontra disponível para a IE. Em geral, não são necessários outros dados, o que facilita muito o processo.

Desse modo, é possível pensar em oferecer uma opção de renovação on-line, facilitando a vida dos responsáveis e garantindo a permanência dos alunos. Isso trará mais agilidade e o reconhecimento de que sua IE se importa com a qualidade do atendimento.

3. Busque um diferencial

Durante as campanhas de rematrículas, é essencial que a IE apresente seus diferenciais e novidades para o próximo ano. Um investimento em estrutura, a chegada de novos equipamentos e uso de metodologias ativas são alguns exemplos. Desse modo, os responsáveis compreenderão que a instituição está em constante desenvolvimento, o que é ótimo para os alunos.

Lembre-se de que, se os responsáveis e os alunos forem conquistados durante o ano, as campanhas de renovação de matrícula serão mais eficientes, além de menos custosas. Quando os alunos ou suas famílias acreditam que uma determinada instituição de ensino é a melhor, a probabilidade de fazer a rematrícula aumenta.

4. Automatize os processos

A tecnologia é fundamental na gestão de permanência de alunos. As soluções atuais já permitem que as instituições automatizem uma série de processos internos, melhorando a comunicação com os alunos ou seus responsáveis, agilizando as tarefas das equipes administrativa e financeira.

Quando a instituição de ensino trabalha com processos automatizados, os alunos ou responsáveis podem receber informações relevantes sobre o desempenho nos estudos com facilidade e rapidez. De modo geral, uma ferramenta de qualidade permite:

• gerenciar finanças;
• cadastrar novos alunos;
• analisar processos com rapidez, entre outras questões importantes para a gestão educacional.

Um sistema eficiente que automatiza tarefas da gestão educacional também ajuda a instituição a identificar bons pagadores. Dessa forma, é possível oferecer descontos, por exemplo, na efetuação de uma nova matrícula, o que contribui para a permanência do aluno.

5. Invista em marketing educacional

Cada novo ano letivo requer a permanência dos atuais alunos, assim como a captação de novos alunos. Portanto, invista em uma boa ação de marketing durante suas campanhas de rematrícula. Esse investimento pode ser feito durante o ano inteiro, porém, deve ser intensificado no fim do semestre.

Campanhas publicitárias em shoppings, outdoors, redes sociais e outros locais contribuem para estimular a renovação da matrícula. Aproveite para mostrar quais sãos as vantagens da sua instituição, como seus diferenciais, corpo docente qualificado,m entre outros aspectos.

Procure deixar clara a importância de permanecer na mesma instituição de ensino. Além de atrair os alunos ou seus responsáveis para fazer a rematrícula, essa divulgação atinge potenciais novos alunos, ajudando na atração e captação.

6. Estreite laços

O relacionamento com alunos ou seus responsáveis é fundamental para que a renovação de matrícula aconteça de modo natural. Assim, demonstre, durante o ano letivo, que a sua instituição de ensino é a melhor opção.

Para isso, seja transparente, apresente o planejamento pedagógico no início do ano, explique como as avaliações serão realizadas e, principalmente, envolva-os no processo de desenvolvimento no aprendizado. A realização de eventos que integrem a comunidade escolar também contribui, por permitir demonstrar as qualidades da IE.

Estar inserido na vida educacional dos filhos é essencial para a maioria dos pais. Além de reconhecerem que a instituição oferece um ensino de excelência, as pessoas querem informações sobre como ele está sendo aplicado.

7. Tenha uma comunicação eficaz

Os prazos existem para serem cumpridos, portanto, ter um cronograma definido contribui para o sucesso nas rematrículas. É preciso definir as datas limite para a renovação, quando começará a divulgação dos valores, entre outros fatores.

Além disso, é preciso organizar como será feita a divulgação da campanha — afinal, os pais e responsáveis precisam saber que o período de renovação de matrícula está se aproximando. O envio de comunicados e avisos digitais e os encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre são boas estratégias de comunicação e ajudam a aumentar a permanência dos alunos.

8. Monitore e analise os motivos das transferências

Os motivos de transferências podem ser os mais variados. Caso o percentual de rematrícula seja menor que 70%, por exemplo, é importante analisar os possíveis aspectos que levaram a não renovação da matrícula escolar.

Para isso, você pode solicitar feedbacks e realizar pesquisas de opinião junto aos alunos ou seus responsáveis acerca dos motivos que levaram a não efetivação da rematrícula. Com as informações levantadas é possível verificar o que está levando à insatisfação e detectar os pontos que precisam ser melhorados.

Os dados coletados podem servir, inclusive, para a construção do Projeto Político Pedagógico do próximo ano letivo, bem como para o planejamento administrativo e financeiro.

Quais cuidados devem ser tomados no processo de rematrícula escolar?

O período de rematrícula sempre gera apreensão em torno da expectativa em relação ao próximo ano letivo. Para ter sucesso, é preciso ter alguns cuidados. Isso porque a área educacional é um setor altamente regulado, podendo levantar dúvidas e inseguranças entre os gestores.

A seguir, veja alguns cuidados essenciais que devem ser observados no período de rematrícula.

Faça uma análise da posição financeira do aluno

As instituições de ensino devem, por força de lei, aceitar toda rematrícula, desde que as mensalidades se encontrem em dia ou tenham sido quitadas até o final do ano letivo.

Cuidado com os descontos ofertados

Também é importante ter cuidado com a política de descontos oferecida. Proporcionar muito desconto pode gerar uma instabilidade financeira para a instituição de ensino. Dessa forma, antes de oferecer uma redução na mensalidade, é importante saber o quanto a IE pode dispor sem gerar prejuízos financeiros.

Faça as rematrículas com cautela

No momento da rematrícula é importante não ter pressa. Isso porque algumas IEs correm para fazer pré-matrículas já no meio do ano. Ocorre que, muitas vezes, pode acontecer de alguns alunos se tornarem inadimplentes ao longo do segundo semestre.

Além de fazer matrículas a qualquer preço, sem se apoiar em critérios objetivos, algumas instituições de ensino podem aumentar os riscos de sofrer com instabilidade financeira antes mesmo de iniciar o novo ano letivo. Exemplo disso, é quando há necessidade de negociar parcelas em atraso antes de efetuar a rematrícula.

Por que contar com a tecnologia nesse momento?

O processo on-line de rematrícula é uma excelente alternativa por permitir que os alunos ou seus responsáveis realizem todas as etapas do processo sem sair do conforto de casa.

Para a realização do processo on-line de rematrícula, sua instituição pode contar com o suporte de um sistema de gestão educacional. Por meio dessa tecnologia, é possível gerar boletos, fazer o controle de cobranças e gestão de recebíveis, além de realizar acordos para negociar dívidas.

Contudo, saiba que um bom sistema de gestão educacional vai muito além da automatização de tarefas burocráticas. Também é possível, por exemplo, fazer o registro de notas e faltas dos alunos, criar planejamentos didático-pedagógicos e permitir que cada aluno acompanhe seu desempenho.

Além disso, a adoção de soluções tecnológicas como metodologias que utilizam essas ferramentas pode ser uma ótima alternativa. Exemplo disso, é investir em gamificação para engajar os alunos e garantir que eles fiquem encantados com a experiência e desejem continuar em sua instituição, tornando-se defensores da marca.

Conforme comentamos ao longo deste artigo, há diversas práticas que podem contribuir para aumentar as taxas de renovação de matrícula dos alunos. A instituição de ensino não deve ignorar esse processo e pensar que alunos ou seus responsáveis já sabem como acontece. Além disso, o bom trabalho feito durante o ano é fundamental para garantir a satisfação com os serviços prestados.

Portanto, é preciso trabalhar para fazer campanhas efetivas, que chamem atenção dos alunos ou seus responsáveis, já que isso ajuda a melhorar o índice de renovação de matrícula escolar e pode garantir a permanência dos alunos.

Gostou das dicas que fornecemos neste artigo? Então, aproveite a visita ao blog do Lyceum para conferir como um sistema de gestão pode melhorar o atendimento ao aluno