7 melhores práticas para garantir a renovação de matrícula dos alunos

Buscar estratégias para garantir a permanência dos alunos é fundamental para o sucesso de uma escola. A renovação de matrícula é uma das etapas importantes nesse processo e precisa ser conduzida de modo atrativo e eficiente.

Ao se aproximar o início de um ano escolar, a atenção sobre esse assunto deve ser ainda maior. As estratégias para a gestão de permanência de alunos dão à instituição mais força para os próximos anos e estabilidade financeira. Quando esse trabalho não é realizado, os resultados são impactados e podem influenciar até mesmo a qualidade do ensino.

Neste artigo, vamos listar 7 práticas que ajudam a aumentar a taxa de renovação de matrícula. Mas, antes, esclarecemos os benefícios que a instituição ganha ao investir em um bom processo de renovação de matrícula. Continue a leitura!

Quais são os benefícios de facilitar a renovação de matrícula?

Você já deve ter visto a máxima de que “é mais barato manter um cliente do que conquistar um novo”. Quando a empresa é uma instituição de ensino, essa é uma norma ainda mais valiosa.

Os alunos de instituições de ensino superior estão cada vez mais exigentes na busca por um bom curso, assim como estão os pais quando escolhem uma escola para seus filhos. Todos estão conscientes sobre a necessidade de uma boa formação, e isso tem sido um contexto desafiador para as instituições de ensino.

Agregar vantagens competitivas, mostrando os diferenciais para o público, requer muito planejamento e bons investimentos. Mas não se trata apenas de investir em marketing, é preciso garantir processos internos cada vez mais ágeis para conquistar os alunos já matriculados.

Instituições de ensino que investem em processos fáceis, automatizados e simples saem ganhando e acabam conseguindo reter mais alunos. Do contrário, quando processos como a renovação de matrícula são longos e burocráticos, os alunos ficam facilmente aborrecidos e tendem a procurar por outras instituições que garantam mais simplicidade.

Em suma, podemos dizer que os benefícios de investir em um bom processo de renovação de matrícula são estes:

  • ajuda a amenizar as causas que aumentam a taxa de evasão;
  • agrega uma vantagem competitiva para a instituição de ensino;
  • agiliza os processos internos como um todo;
  • fideliza os alunos ou as famílias dos alunos, no caso das escolas.

Quais são as 7 melhores práticas para a renovação de matrículas?

Agora que você conhece os benefícios que uma renovação de matrículas eficiente pode trazer, ficará mais fácil compreender as práticas que levam a um processo capaz de facilitar a vida dos alunos e garantir bons resultados para as instituições de ensino. Confira logo abaixo e tire suas dúvidas!

1. Ofereça benefícios

Oferecer descontos ou outros tipos de benefícios é uma forma de atrair os pais e responsáveis pela matrícula. Portanto, pense em vantagens em relação aos concorrentes.

Algumas escolas retiram a taxa de matrícula para quem tem mais de um filho na instituição, por exemplo. O objetivo dessa ação é antecipar as matrículas, o que ajuda a garantir a renovação antes do fim do ano letivo.

Outra possibilidade é oferecer a participação em um sorteio para quem fizer a rematrícula até determinada data. Essa é uma forma de chamar atenção, que acaba trazendo benefícios para a escola.

2. Facilite o processo de renovação

O excesso de burocracia e a demora excessiva prejudicam muito a renovação das matrículas, pois os responsáveis perdem tempo em filas e deslocamento até a instituição. Portanto, o processo deve ser simplificado, buscando otimizar o tempo de atendimento e beneficiando os dois lados, alunos e escola.

A maioria das informações necessárias para rematricular um aluno que já estava na instituição já estão acessíveis para a escola. Em geral, não são necessários outros dados, o que facilita o processo.

Desse modo, é possível pensar em oferecer uma opção de renovação online, facilitando a vida dos responsáveis e garantindo a permanência dos alunos. Isso trará mais agilidade e o reconhecimento de que sua escola se importa com a qualidade do atendimento.

3. Busque um diferencial

Durante as campanhas de rematrículas, é essencial que a escola apresente seus diferenciais e novidades para o próximo ano. Um investimento em estrutura, a chegada de novos equipamentos e uso de metodologias ativas são alguns exemplos. Desse modo, os responsáveis compreenderão que a instituição está em constante desenvolvimento, o que é ótimo para os alunos.

Lembre-se de que, se os responsáveis e estudantes forem conquistados durante o ano, as campanhas de renovação de matrícula serão mais eficientes, além de menos custosas. Quando a família acredita que essa escola é a melhor para os filhos, a probabilidade de fazer a rematrícula aumenta.

4. Automatize os processos

A tecnologia é fundamental na gestão de permanência de alunos. As soluções atuais já permitem que as instituições automatizem uma série de processos internos, melhorando a comunicação com os responsáveis pelos alunos e agilizando as tarefas das equipes administrativa e financeira.

Quando a instituição de ensino trabalha com processos automatizados, as famílias podem receber informações relevantes sobre o desempenho dos estudantes com facilidade e rapidez. De modo geral, uma ferramenta de qualidade permite:

  • gerenciar finanças;
  • cadastrar novos estudantes;
  • analisar processos com rapidez, entre outras questões importantes para a gestão da escola.

Um sistema eficiente que automatiza tarefas da gestão educacional também ajuda a instituição a identificar bons pagadores. Dessa forma, é possível oferecer descontos, por exemplo, na efetuação de uma nova matrícula, o que contribui para a permanência do aluno.

5. Invista em marketing educacional

Cada novo ano letivo requer a permanência dos atuais alunos, assim como a captação de novos estudantes. Portanto, invista em uma boa ação de marketing durante suas campanhas de rematrícula. Esse investimento pode ser feito durante o ano inteiro, porém, deve ser intensificado no fim do semestre.

Campanhas publicitárias em shoppings, outdoors, redes sociais e outros locais contribuem para estimular a renovação da matrícula. Aproveite para mostrar quais sãos as vantagens da sua escola, como diferencias, corpo docente qualificado e outros fatores.

Procure deixar clara a importância de permanecer na mesma instituição de ensino. Além de atrair os responsáveis para fazer a rematrícula, essa divulgação atinge potenciais novos alunos, ajudando na captação.

6. Estreite laços

relacionamento entre pais e a escola é fundamental para que a renovação de matrícula aconteça de forma natural. Assim, demonstre, durante todo o ano letivo, que sua instituição de ensino é a melhor opção para os filhos deles.

Para isso, seja transparente, apresente o planejamento pedagógico no início do ano, explique como as avaliações serão realizadas e, principalmente, envolva os pais no processo de desenvolvimento dos alunos. A realização de eventos que integrem a comunidade escolar também contribui, pois permite que os responsáveis vejam as qualidades da escola.

Estar inserido na vida escolar é essencial para a maioria dos pais. Além de reconhecerem que a instituição oferece um ensino de excelência, as pessoas querem informações sobre como ele está sendo aplicado.

7. Tenha uma comunicação eficaz

Os prazos existem para ser cumpridos, portanto, ter um cronograma definido contribui para o sucesso nas rematrículas. É preciso definir as datas limite para a renovação, quando começará a divulgação dos valores, entre outros fatores.

Além disso, é preciso organizar como será feita a divulgação da campanha — afinal, os pais e responsáveis precisam saber que o período de renovação de matrícula está se aproximando. O envio de comunicados e avisos digitais e os encontros pessoais em reuniões de fechamento ou início de semestre são boas estratégias de comunicação e ajudam a aumentar a permanência dos alunos.

Por que contar com a tecnologia nesse momento?

A tecnologia ganha ainda mais importância para a renovação de matrícula no contexto atual do país, no qual a recomendação dos principais órgãos de saúde é evitar eventos que gerem aglomeração. É uma medida que visa evitar uma nova onda de contaminação do novo coronavírus.

As instituições de ensino precisam se adequar a esse cenário da melhor forma possível. O processo online de matrícula e rematrícula é uma excelente alternativa, pois, além de permitir que os alunos realizem todas as etapas sem sair do conforto de casa (envio de documentos e pagamento), evita casos de aglomeração no ambiente escolar, mantendo a segurança de todos os envolvidos.

Para a realização do processo online de matrícula e rematrícula, sua instituição pode contar com o suporte de um sistema de gestão educacional. Por meio dessa tecnologia, é possível gerar boletos, fazer o controle de cobranças e gestão de recebíveis, além de realizar acordos online para negociar dívidas.

Contudo, saiba que um bom sistema de gestão educacional vai muito além da automatização de tarefas burocráticas. Também é possível, por exemplo, fazer o registro de notas e faltas dos alunos, criar planejamentos didático-pedagógicos e permitir que cada aluno acompanhe seu desempenho acadêmico.

Neste artigo, vimos algumas práticas que contribuem para aumentar as taxas de renovação de matrícula dos alunos. A escola não deve ignorar esse processo e pensar que os pais já sabem como acontece. Além disso, o bom trabalho feito durante o ano é fundamental para garantir a satisfação dos responsáveis, que perceberão que a instituição é a melhor opção de estudo.

Portanto, é preciso trabalhar para fazer campanhas efetivas e que chamem atenção dos responsáveis, pois isso ajuda a melhorar o índice de renovações e garante a permanência dos alunos.

Gostou das dicas que você viu até aqui? Então, aproveite a visita ao blog do Lyceum para conferir como um sistema de gestão pode melhorar o atendimento ao aluno.

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