Gestão da permanência de alunos: confira 10 dicas!

Taxas altas de evasão estão entre os mais preocupantes desafios para gestores de instituições de ensino (IEs). Por isso, definir estratégias para fazer a gestão da permanência de alunos é uma ação valiosa que precisa ser constantemente revisitada.

O abandono dos estudos pode ocorrer por inúmeros motivos, mas ultimamente o que vem preocupando os diretores é, justamente, o agravamento da situação em decorrência do isolamento social. Mesmo diante de um cenário de incertezas, é fundamental que a escola tome decisões para minimizar os impactos da pandemia em todas as instâncias.

Neste texto, vamos compartilhar com você o que é gestão de permanência de alunos e mostrar 10 dicas que podem ser adotadas para ter sucesso na retenção de alunos. Continue a leitura e confira!

O que é a gestão da permanência de alunos?

Na maioria das instituições de ensino que sofrem com a evasão, as ações são tomadas pela direção apenas após uma crise relacionada a esse indicador: quando, por exemplo, o orçamento foi gravemente prejudicado ou quando a saída de estudantes refletiu na perda de confiança em relação à marca da instituição.

No entanto, o ideal é atuar de maneira preditiva, antecipando esse tipo de comportamento e evitando que ele se torne realidade. É disso que se trata a gestão de permanência: de saber como reter alunos em vez de consertar cenários em que já há evasão.

Essa subdivisão da gestão concentra esforços no estudo dos possíveis motivos de evasão, observando o comportamento da comunidade acadêmica e percebendo se existem insatisfações coletivas que podem provocar esse problema.

Para conseguir atuar com boas práticas de gestão educacional, é necessário se preparar para entender a visão dos alunos em relação ao estabelecimento. Indo além, é preciso engajá-los de maneira que se tornem não apenas fiéis como, também, defensores da marca.

Qual a importância da gestão da permanência em momentos de crise?

Com o avanço da pandemia do novo coronavírus, as aulas em diversas IEs do País foram temporariamente suspensas. O retorno das atividades presenciais ainda não tem data definida, o que fez com que muitas escolas rapidamente implementassem ferramentas virtuais para transmitir conteúdos e dar continuidade ao calendário escolar.

O cenário pode parecer desafiador em um primeiro momento, mas é preciso que haja um trabalho conjunto de professores e gestores para que realmente seja possível proporcionar uma experiência significativa de aprendizagem aos alunos.

Ou seja, o atual período de isolamento social exige que os diretores tomem ações urgentes para frear ou, até mesmo, minimizar a evasão escolar. A gestão da permanência, portanto, é uma das medidas mais eficientes nesse sentido, contribuindo diretamente para diminuir os impactos dos momentos de maior crise.

Quais são as melhores iniciativas para garantir a permanência de alunos?

Implementar uma estratégia de gestão de permanência pode ser uma excelente alternativa para garantir estabilidade nas finanças em tempos de crise e alta competitividade. Para isso, você deve saber como manter alunos de maneira eficiente.

O mais indicado nesse momento é planejar ações e atividades para se tornar ainda mais presente no cotidiano escolar. Por exemplo, conhecer os estudantes de perto e entender como o trabalho dos professores e funcionários influencia o processo de ensino é uma das boas práticas que podem ser implementadas.

Isso permitirá que o diretor avalie precisamente as causas da evasão e consiga elaborar soluções que auxiliem a reverter a situação. Portanto, é recomendado tomar medidas preventivas para evitar a desmotivação e, consequentemente, o abandono dos estudos.

Confira abaixo as 10 dicas que separamos com as melhores iniciativas para garantir a permanência da comunidade acadêmica na instituição de ensino.

1. Conhecer os alunos

Para saber como manter estudantes, é preciso entender primeiro o cenário social em que vivemos e no qual a maior parte dos alunos cresceu. Estamos em um momento de constantes mudanças na sociedade, em que tudo acontece de maneira muito veloz.

Além disso, a tecnologia é um fator de grande influência na mentalidade dos alunos atuais, que são nativos digitais. Eles são extremamente conectados e mais desejosos de agilidade em todos os processos.

Todo esse contexto faz parte do estudante moderno, de suas preferências e expectativas. Junto a isso, estão a localidade da instituição e o cenário socioeconômico da comunidade acadêmica.

Portanto, conhecer todos esses aspectos dos alunos que estão matriculados na IE é o trunfo que vai ajudar a gestão a pensar estratégias mais bem direcionadas e com maior grau de aceitação do público.

2. Apostar na presença on-line

Se não tiver presença digital, a IE simplesmente perde a oportunidade de estar nos mesmos espaços frequentados por seus alunos: as redes sociais. É nesses locais que eles interagem, compartilham interesses, criticam e absorvem diferentes conhecimentos.

A instituição é uma fatia importante da rotina educativa e, se ela não está inserida nesses locais de forma relevante, a conexão pode acabar se enfraquecendo entre as duas partes.

Para garantir presença on-line, além de investir na participação em redes sociais, é possível apostar em conteúdos relevantes que gerem autoridade para a instituição, como é o caso dos blogs e de alguns canais, como o YouTube.

O marketing digital também é um aliado, possibilitando a criação de campanhas personalizadas que podem ser direcionadas para públicos específicos. Esse tipo de iniciativa é interessante tanto para a captação quanto para a retenção de alunos.

3. Observar as tendências

Como mencionamos, o estudante atual é constantemente bombardeado por novidades e mudanças. Um dos grandes problemas institucionais, que pode provocar a evasão, é a falta de acompanhamento dessas transformações.

Estar em um espaço que parece continuar em uma década anterior pode causar um verdadeiro estranhamento ao aluno. Esse desconforto pode levar à falta de engajamento e ao desligamento.

Para lidar com essa questão, investir em tecnologias e sistemas modernos é fundamental, pois eles trazem recursos que já fazem parte da realidade do aluno dentro das salas de aula.

Determinadas ferramentas, como a realidade virtual, os games, os chatbots de atendimento, os ambientes virtuais de aprendizagem e as redes sociais são apenas algumas inovações que podem ser incorporadas para manter os alunos engajados e enxergando valor na sua instituição.

4. Ter uma cultura sólida

A criação de uma cultura institucional sólida é mais uma das dicas para conquistar alunos. De fato, diversos estabelecimentos de ensino têm visão, missão e valores. Porém, por vezes, muitos desses conceitos não saem do papel ou não são incorporados por todos os colaboradores.

Situações de evasão podem ter como origem o desânimo com atitudes localizadas que não representam a visão que a gestão tem. Garantir que todos falem a mesma língua é importante para evitar esse tipo de mal-entendido.

Ter uma cultura que seja constantemente propagada e reafirmada nas ações da IE pode garantir maior engajamento de toda comunidade acadêmica e melhores índices de satisfação dos alunos.

5. Trabalhar com um sistema de gestão educacional

Gerir a permanência de alunos é um processo estratégico, o qual pode se beneficiar muito da tecnologia, que hoje atua como parceira de qualquer gestão. No caso das instituições de ensino, um sistema especializado pode compor a iniciativa implementada.

Um sistema de gestão educacional traz como uma das principais vantagens a coleta e organização dos dados dos alunos. Isso possibilita que a direção tenha uma visão ampla sobre informações que são preciosas para a tomada de decisões.

Outro aspecto de um sistema dedicado é a agilidade na realização de processos comuns à rotina acadêmica. A rapidez em tarefas simples, como geração de boletos e declarações, acesso a notas e a calendários, é excelente para atrair a atenção positiva dos estudantes.

Sistemas assim também podem ser integrados a ferramentas de atendimento automatizadas. Esse é mais um recurso que favorece a conexão com os alunos, promovendo uma comunicação mais transparente.

6. Ter uma visão empática do aluno

É importante entender que a evasão escolar nas IEs é uma realidade e, por isso, a gestão deve analisar criteriosamente as maiores necessidades dos estudantes e elaborar formas de resolver ou minimizar suas demandas.

É preciso ter em mente que antecipar o problema, entendendo suas causas, é uma estratégia necessária para impedir o abandono dos estudos.

Existe uma série de ações que podem ser tomadas nesse sentido, como oferecer apoio psicológico para que os alunos se sintam mais acolhidos. O auxílio também é uma forma de demonstrar que os discentes sempre terão a quem recorrer, caso necessitem de ajuda com seus problemas.

A gestão da permanência também diz respeito ao tratamento empático que a direção tem com os estudantes. Portanto, estimular e manter práticas de assistência e que contribuem para o bom convívio da comunidade acadêmica é uma necessidade mais do que vital para combater a evasão escolar.

7. Criar condições para o engajamento

Outra grande dica é criar condições para que os alunos se sintam engajados a prosseguir os estudos na instituição de ensino, mesmo diante dos atuais desafios. Assim, é imprescindível que a escola oriente os estudantes sobre o novo cronograma e o prazo das atividades que serão realizadas, mantendo uma comunicação eficiente e transparente.

Estimular o diálogo e a troca de ideias também é outra forma de compartilhar expectativas e visões de como serão as aulas. Isso porque, quando a IE oferece oportunidades de fortalecimento do vínculo com a comunidade acadêmica, o processo de ensino acaba sendo mais interessante e atrativo.

A interação, além de humanizar a experiência, fornece informações valiosas para o corpo docente. Entendendo as necessidades dos alunos, fica mais simples para os professores elaborarem as aulas alinhadas às demandas de aprendizagem.

Outro fator que pode influenciar positivamente, não apenas o engajamento, mas também a retenção, é o acompanhamento constante do desempenho escolar.

A quantidade de acessos no ambiente virtual, o tempo de permanência na plataforma e os trabalhos entregues, por exemplo, podem ser utilizados pela gestão para identificar o nível de envolvimento dos estudantes.

8. Pensar na comunidade acadêmica ao tomar decisões estratégicas

É fundamental que a IE, antes de definir ações estratégicas, leve em consideração as necessidades dos alunos. Isso porque uma das formas de evitar a evasão escolar é, justamente, oferecer um espaço onde os estudantes têm oportunidade e segurança para se expressarem.

Existem diferentes formas de garantir a participação dos discentes nas decisões da escola. Diante desse cenário, a direção e os professores precisam oferecer formas para que os estudantes emitam suas opiniões, o que pode ser feito por meio de debates e discussões em sala de aula.

A IE também pode eleger representantes de turma para serem porta-vozes dos discentes, tendo maior facilidade para apresentar as causas, reivindicações e propostas dos demais colegas. Mesmo que pareçam trabalhosas em um primeiro momento, as práticas são fundamentais para a melhoria do relacionamento da escola com a comunidade acadêmica.

9. Adotar práticas adequadas para a nova realidade

Mais do que nunca, definir práticas que atendam às demandas da nova realidade é imprescindível para a continuidade das atividades pedagógicas. O gestor, portanto, deve incentivar o corpo docente a desenvolver competências para que a IE não sofra tantos impactos no cronograma de aulas.

Contar com o apoio dos professores nesse momento é fundamental para assegurar que os alunos tenham acesso a todos os conteúdos e que não percam nenhuma matéria importante.

Até porque os educadores sabem o que é melhor para as turmas, reconhecendo quais são as metodologias e os formatos que podem fazer diferença no processo de aprendizagem.

Com isso, a gestão terá mais chances de tomar decisões e optar por estratégias que estejam alinhadas às novas necessidades e, também, à atual realidade. Assim, será possível atender às expectativas dos alunos e manter o engajamento escolar por mais tempo.

10. Instruir os alunos sobre as tecnologias

Caso a IE implemente um sistema para dar seguimento ao calendário escolar, também será essencial instruir os estudantes em relação às tecnologias de ensino. Isso será vital para ter um melhor aproveitamento das aulas e para que os discentes cumpram com a entrega de trabalhos e atividades dentro do prazo estipulado pelo professor.

Mesmo que muitos estudantes tenham familiaridade com a tecnologia, é possível que alguns discentes apresentem dificuldade em relação às funcionalidades da plataforma de aprendizagem virtual. A situação pode representar a perda do desempenho e fazer com que alguns conteúdos não sejam tão bem explorados pelos alunos.

A IE, nesse caso, tem um papel essencial para garantir o alinhamento da comunidade acadêmica com o novo formato implementado para a continuidade das atividades pedagógicas.

Entendemos como fazer uma gestão da permanência de alunos com eficiência pode ser desafiador. No entanto, com ações e ferramentas certas, a gestão pode atuar com mais assertividade e proporcionar maior satisfação com o andamento das práticas de ensino.

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